Flytte Kontorer ? Her Er Din Ultimate Sjekkliste

Akkurat som en familie kan vokse ut av et hjem, kan bedrifter vokse ut av et kontorlokal. Med forskning som tyder på at bedrifter flytter i gjennomsnitt hvert sjuende år, enten det er for vekst i virksomheten, selskapet flytting, eller bare en endring av scene, flytte kontorer kan ha en massiv innvirkning på de ansatte.

i kjølvannet av en global pandemi ønsker mange bedrifter å endre sitt fysiske arbeidsmiljø for å møte de nødvendige sosiale distanseringsforskriftene.

Uavhengig av organisatoriske forhold, som bedriften utvikler seg og utvides, vil det til slutt komme en tid når ditt nåværende kontor ikke er nok til å støtte alt personell og teknologi du trenger. Når det skjer, vil du finne deg selv overfor et komplekst, men nødvendig onde: endring. Mens endring kan være en verdifull ting i næringslivet, er det også noe som mange ansatte og bedriftsledere både har problemer med å administrere.

vi har satt sammen vår ultimate office flytting guide for å hjelpe deg å kjøre kontoret flytte jevnt, redusere de negative effektene av endring og posisjon flytte som en positiv, spennende utvikling for din bedrift og dine ansatte.

Step-by-step Office Move Checklist

vår nyttige step-by-step sjekkliste hjelper deg med å planlegge og forberede ditt store kontorflytt og undersøke hvordan du:

TRINN 1. Vurdere office move behov

før du forplikter deg til store flytte, er det viktig å vurdere behovene til bedriften. Det er mange grunner til å flytte kontorplassering, men å identifisere årsakene til flytting tidlig i prosessen kan hjelpe deg med å danne en mer strategisk, nøye vurdert kontorflyttingsprosess.

Flytting av kontorlokaler kan øke moralen til de ansatte, forbedre produktiviteten og åpne bedriften din for et nytt talentutvalg. Det er flere grunner til å flytte kontorplassering, men mange bedrifter flytter av følgende mulige årsaker:

• forretningsvekst

etter hvert som virksomheten din vokser, er det viktig å planlegge utvidelser når det gjelder ditt fysiske miljø. Flytting kan hjelpe deg med å tilpasse kontordesignet på en måte som passer til teamene dine på et praktisk nivå, men som også passer med organisasjonens etos og verdier. Enten du ønsker å introdusere flere arbeidsstasjoner, mer åpne samarbeidsrom eller gi mer tilgjengelighet til møterom, er det viktig å velge et nytt kontorlokal som passer til teamets behov på lang sikt for moderne bedrifter som ser etter det perfekte kontoret for vekst.

• Tiltrekke kunder

kontorlokalet fungerer som et butikkvindu for merkevaren din, så det må fortelle kundene hva du står for som organisasjon. Å ha et kontorsted som du føler deg stolt av, og behagelig å invitere kundene dine til, er viktig. Plassen du bor som en bedrift kan forlate en varig innvirkning på de som jobber Med Deg Å Velge et kontorlokal i en misunnelsesverdig plassering kan bidra til å gi bedriften mer tyngde, og i noen tilfeller kan også hjelpe deg å tiltrekke seg ny virksomhet.

• Forbedre produktiviteten

Velg en kontorplass med tanke på produktiviteten til de ansatte. Personalets velvære er nøkkelen til produktivitet og moral, så sørg for å vurdere balanse mellom arbeid og liv og helse og velvære som en viktig driver for å velge et nytt kontorsted. Har det et treningsstudio i nærheten? Er det mange grønne områder i nærheten? Er det steder i nærheten hvor ansatte kan kjøpe lunsj eller snacks? Selv mindre hensyn som naturlig lys og åpen planløsning kan ha stor innvirkning på moralen og produktiviteten til de ansatte. Flytte et kontor og flytte til et mer moderne miljø kan forbedre tilkobling, og kan motivere team og utvikle ansattes engasjement.

• Tiltrekke seg talenter

i tillegg til potensielt å tiltrekke seg ny virksomhet, kan flytting av kontoret potensielt hjelpe deg med å tiltrekke deg et bedre utvalg av talenter, for å hjelpe deg med å forme fremtidens ledere i organisasjonen. Hvis forretningskontoret ditt er vanskelig å komme til, i et uønsket område eller et spesielt landlig sted, kan det være vanskeligere for gode kandidater å se for seg sin fremtid som en del av organisasjonen. Som bedriftens ansikt utad, bør kontorlokasjonen din velges som et tilgjengelig knutepunkt for neste generasjon av din talentfulle arbeidsstyrke, slik at du kan tiltrekke deg de riktige personene til å spille en rolle i fremtiden.

TRINN 2. Planlegg office move

en godt organisert office move plan er avgjørende i enhver transformasjonsstrategi-enten du flytter til et nytt telefonsystem eller bytter til et annet kontor.

sørg for at du følger disse tipsene om hvordan du oppretter en plan for flytting av kontor:

• Opprett en tidsplan for kontorflyttingen med tidsfrister for når ny teknologi og systemer må etableres.
• Analyser den nye plasseringen din og sørg for at DU forstår IT-funksjonene, fasilitetene og verktøyene.
• Skriv ut kontorlokalene Dine Og tenk på endringene du må gjøre på arbeidsstasjoner, IT-infrastruktur og inventar.
• Vurder hvordan office-flyttingen vil påvirke eventuelle eksisterende prosjekter du har i gang.

TRINN 3: Identifisere kostnader og planlegge budsjettet

Flytte kontorer Kan være kostbart og kan også være en stor omveltning i form av kostnader påløpt av nedetid. Det er viktig å identifisere alle mulige kostnader for office flytting før du setter et budsjett. På denne måten kan office flytting prosjektleder fastslå hvilket nivå av budsjettet kan være rimelig og gjennomførbart.

for å begynne å undersøke kostnader og skjulte utgifter du kan støte på, har vi satt sammen en liste over typiske flytteutgifter for vurdering.

• Leie (inkludert leie vurderinger OG MVA)
• Innskudd og forfallsgebyr
• kontrakt pause avgifter
• Administrative/byrå avgifter
• Sikkerhet
• Flytting selskap/flytting leverandører
• Lagringsgebyr
• forsikring
• Serviceavgifter
• oppussings-/innredningsavgifter
• verktøy
• tilkoblings-og kommunikasjonsleverandøravgifter
• etter omdirigering

last ned sjekklisten for flyttekostnader på kontoret som en praktisk startpunktmal for å sortere nøkkelen kontor flytte kostnader.

TRINN 4: Opprette en sjekkliste for prosjektoppgave

når du bestemmer deg for å endre kontoret, trenger du en plan på plass slik at du ikke går glipp av viktige detaljer i flytteprosessen.

hvis det ikke håndteres effektivt, kan en office-flytting forårsake en rekke problemer og kan betydelig skade bunnlinjen. Med fokus på å beholde den høyeste produktiviteten og redusere avbrudd for ansatte og kunder, kan du gå tilbake tidlig for å strategisere og planlegge din store forretningsmanøver nøye, slik at ansatte ikke blir frustrerte, tapte fakturaer og skadede kunderelasjoner.

etter å ha etablert et budsjett og forventet kostnadene for kontorfjerning, må du sette sammen en omfattende prosjekt sjekkliste med klare mål og mål som lett kan følges av prosjektteamet og personalet. Inkluder målbare mål angående tidsrammer og minimering av nedetid, og inkluder dette i din omfattende og gjennomførbare oppgavesjekkliste.

Husk at du kan forberede alt på forhånd og gjøre flyttingen på dagen med minimal nedetid og minimal forstyrrelse for de ansatte er en viktig faktor når prosjektet administrere forestående kontor flytte.

Gjøre og ikke gjøre for å inkludere i sjekklisten:

Gjøre:

Utnevne office flytte manager

du må utnevne en person som kan head-up office flytting prosjektet. Mens du trenger innkjøp fra hele teamet ditt, og lederen din trenger folk til å delegere til, vil kontorflyttet ditt trenge en person som kan være ansvarlig for budsjettering, planlegging og svar på eventuelle spørsmål om kontorflyttet ditt.

Gi god tid til planleggingsprosessen

planleggingsprosessen for office-flyttingen bør virkelig starte rundt 3-6 måneder før office-flyttefristen. Pass på at du gir deg nok tid til å budsjettere, undersøke, delegere oppgaver og sikre at all logistikk er mulig i den tidsskalaen.

Etablere prioriteringer (men ikke bare i senior leadership team)

Sørg for at du vet hva du leter etter med office flytte. Du vil kanskje fokusere på å bare redusere leiekostnadene, mens de ansatte kanskje trenger bedre parkering eller et tryggere miljø når de forlater sent på kvelden. Gjennomføring av en undersøkelse med dine ansatte kan hjelpe deg med å føle flere ansatte engasjert og involvert i prosjektet, så vær sikker på å ta hensyn til deres behov når du sorterer dine prioriteringer.

Skissere budsjettkriteriene

når du har en generell ide om hva alt skal koste, bør det være lettere å fastslå hva det samlede budsjettet skal være. Husk å alltid overvurdere budsjettet ditt slik at du har et lite handlingsrom i tilfelle ting legger opp litt mer enn du forventet.

Lag en realistisk tidslinje og hold deg til den

Angi en rimelig tidslinje som tydelig beskriver tidsfrister og utnevner medlemmer av prosjektgruppen til bestemte oppgaver. Prøv å ikke gå glipp av frister; jo mer du klarer å krysse av sjekklisten tidlig, jo mindre stressende flyttedagen din (og ukene før den) vil være.

ikke:

ikke prøv å flytte deg selv

selv om det kan være fristende å spare kostnader på et kontorfjerningsfirma eller administrere prosjektet alene, må du sørge for at du deler belastningen. Ikke undervurder hvor omfattende et office move-prosjekt kan være. Sørg for å delegere og ansette en pålitelig flytting selskap for å hjelpe deg å gjøre de tunge løftene.

ikke undervurder budsjettet

ikke fortell deg selv at du kanskje kan kutte hjørner på de finere detaljene i office-flyttingen. Det er ikke benektes det vil være kostbart. Godta det og la deg være litt spillerom, slik at hvis ting blir dyrere, har du en buffer. Hvis de ikke gjør det, unn teamet ditt litt ekstra for å hjelpe alle med å feire sitt nye arbeidsmiljø.

ikke la alt til siste øyeblikk

Å Utsette med hensyn til flyttingsprosessen er ikke en god ide. Som det sies, flytting er den mest stressende livshendelsen vi må overvinne. Flytte kontorer absolutt ikke kommer uten betydelig stress heller, men hvis du holder deg til din tidsplaner og ikke stappe i logistikken på slutten, flytte dagen kan bare kjøre jevnere enn du forventer.

ikke ekskluder dine ansatte eller dine kunder

Dele dine planer og la de ansatte vet hvordan de kan bidra kan ha en stor innvirkning på de ansatte moral. Å få dine ansatte ombord med office-flyttingen er integrert i ditt ansattes engasjement er svært viktig når det gjelder å få masse innkjøp fra arbeidsstyrken din. På samme måte, kommunisere tidlig med kundene og la dem vite om kontoret flytte kan bidra til å styrke dine kunderelasjoner i det lange løp.

ikke glem de finere detaljene

Å sørge for at du brainstorm med prosjektgruppen din kan være nøkkelen til å sørge for at du har tenkt på alle de finere detaljene. Lag for eksempel en liste over de generelle forsyningene du kanskje trenger å anskaffe, for eksempel følgende:

• oppbevaringsbokser i varierende størrelser
• Emballasjepapir og bobleplast
• et pakkebord / dedikert pakkebord
• Permanente markører og etiketter
• luftfylt polstring

din ultimate sjekkliste for flytting av kontor

stage one: legg grunnlaget

• Utnevne office move prosjektleder og prosjektteam
• Gjennomgå din nåværende leieavtale og etablere eventuelle tidlige pausekostnader
• Angi kriteriene dine og utfør nødvendige personalundersøkelser
• Undersøkelseskostnader og angi budsjettet
• Opprett flyttefristen for kontoret
• office flytte forsikring kostnader
• begynne å søke på nettet for kontorlokaler som passer dine forretningsbehov
• dokumentere plan og tidslinje
• shortlist, diskutere og velg din nye office og fullfør nødvendig papirarbeid

Trinn to: kommuniser

• Sørg for at dine nåværende kundelister er oppdatert
• Kjør en detaljert revisjon av alt online og offline og listeinnhold som krever og oppdaterer til adressen
• Varsle postkontoret om den nye adressen
• Samarbeid med dine juridiske team for å oppdatere nødvendige kontrakter med den nye adressen
• oppdater dine sosiale medier og online kontoer (Inkludert google business etc.) Med den nye adressen
• Gjennomgå lister over partnere og interessenter for å informere om adresseendring (oppdateringslister der det er nødvendig)
• Kjør en revisjon på brevpapir og merkevaremateriale for å oppdatere adresser der det er nødvendig
• Gjennomgå Og oppdater alle leveringsabonnementer
• Kommuniser planene dine til dine ansatte (La dem få vite hvordan/hvis de kan bli involvert)
• gi varsel til gjeldende utleier/building manager
• angi en dato i dagboken for ansatte til å oppdatere adressen i e-signaturer
• bestill ditt valgte kontor flytting Selskap
• begynn å koordinere office move logistics med IT-teamet ditt for å diskutere IT-systemer og utstyrsbehov
• Send adresseendring til klienter, kunder, partnere, bransjeorganer og mediepublikasjoner som du er medlem av eller abonnent av
• Informer internett-tjenesteleverandørene om office move og diskuter internett-tilkoblingsbehov
• Informer teleleverandøren om office move og ordne med nødvendige oppdateringer av telefonnummer, telefonsystemer eller kablingsbehov

trinn TRE: forbered logistikken din

• Gjennomfør en revisjon av dine nåværende kontormøbler og identifiser eventuelle nye møbler du måtte trenge
• Kartlegg ditt nye kontordesign med en detaljert planløsning og dimensjoner
• Planlegg ditt nye rom i henhold til kontorlokaler og skrivebordsblokker
• Identifiser møterom og fellesarealer i det nye kontoroppsettet
• Ordne eventuelle eksterne lokaler. midlertidig lagring der det er nødvendig
• planlegg for alle skrivesaker og Utstyr for det nye kontoret
• opprett eventuelle sikkerhetsbehov for det nye kontoret
• Ordne/utnevne rengjøringstjenester (både for å sjekke ut av det gamle kontoret og regelmessig rengjøring for det nye rommet)
• Sjekk ut og bestill lasteplasser eller dedikert parkering for flyttedag
• Fullfør alle nye kontraktspapirer
• Diskuter OG lag ordninger for nytt IT-utstyr for det nye kontorlokalet og møterommene
• innsjekking med internett/telekommunikasjon og andre nødvendige leverandører for å sikre at stor dag går jevnt og Uten Overdreven nedetid

trinn 5: Klargjør kontorutstyr når du flytter kontorer

Hva planlegger du å gjøre med din fysiske maskinvare når du flytter til et nytt kontor? Hvis du planlegger å flytte til skykommunikasjon, eller du allerede har et vertsbasert system, er alt du trenger å gjøre, å transportere bordtelefonene og andre endepunkter til den nye plasseringen. Hvis du har et komplett forretningskommunikasjonssystem på plass, må du kanskje tenke på om det er på tide å oppgradere, eller om det er verdt å ta det med deg.

Husk å vurdere disse tingene når du forbereder kontorutstyr før du flytter kontorer:

• Lag en sjekkliste over ALLE IT-og telekommunikasjonsmidler du vil ta med til ditt nye kontor.
• Bestem om alle ressursene dine vil fungere godt med IT-infrastrukturen på den nye plasseringen.
• Bestem om det er på tide å oppgradere ulike deler av kommunikasjonsstrategien ved å bytte til skyen.
• Vurder eventuelle KOMMENDE IT / Telekommunikasjonsoppkjøp eller oppgraderinger og avgjøre om de kan oppnås samtidig som flyttingen.

TRINN 6: Adresse Ditt Telekommunikasjonssystem

som nevnt ovenfor er maskinvaren i telekommunikasjonssystemet bare en komponent for å adressere under kontorflyttingen. Du må også tenke på ulike andre deler av din forretningskommunikasjonsstrategi.

Vurder dette telekommunikasjonssystemet office move sjekkliste:

• Vurder hva du må Gjøre med taledataene i det nye systemet. Kommer du til å omfavne ny teknologi og skyløsninger?
• Bestem hvor mange telefonlinjer du trenger og varsle teleleverandøren din hvis du vil bli hos dem.
• Bestem hva du skal gjøre med dine eksisterende telefonnumre. Hvis kundene dine allerede kjenner dem, kan det være verdt å holde dem det samme.
• Utforsk eventuelle oppgraderinger som kan være tilgjengelige som en del av flyttingen. Gjør ekstra båndbredde nye kommunikasjonsalternativer tilgjengelige?
• lag sikkerhetskopier av tale-eller kommunikasjonsdata som du tar med deg. Sky lagring vil sikre at du kan komme tilbake opp og kjører raskt på den andre siden.

TRINN 7: Administrer Sikkerheten Din Når Du Flytter Kontorer

Til Slutt, husk Å ikke overse de administrative detaljene under kontorflyttingen. Nå er den perfekte muligheten til å vurdere nettverkssikkerheten og sørge for at alt er trygt.

ting du må huske på når du administrerer nettverkssikkerheten før du flytter et kontor:

• Lag en oversikt over alle dine eiendeler og ressurser og utvikle en plan for å beskytte informasjonen din i transitt.
• Opprett en liste over ansatte og nettverksadgangsrettighetene de skal ha.
• Detalj og oppdatere sikkerhetspolicyer om nødvendig før office flytting.
• Vurder kontrakter med sikkerhetsleverandører og se på sikkerhetsløsningene som er tilgjengelige fra teleleverandøren din.

Flytte kontorer kan være en komplisert opplevelse i de beste tider. Heldigvis, Med Ringcentrals fleksible skybaserte kommunikasjonssystemer, kan Du minimere stresset i flyttingen din og redusere forstyrrelsene i virksomheten din.