føler du deg frustrert over kompliserte prosesser som føles tungvinte, manuelle og langsomme? Ønsker du å øke avkastningen på investeringen fra digitale tiltak?
kartlegging Av Forretningsprosesser er et viktig første skritt i bedriftens digitale transformasjonsmål.
jeg har sett endringsinitiativer som involverer digital transformasjon lykkes og mislykkes. La oss snakke om hvorfor prosesskartlegging er et viktig skritt for å unngå feil, hvordan det påvirker budsjetter, og hvordan du begynner å bygge ditt første prosesskart.
i USA har vi et ordtak, » hvis det ikke er ødelagt, ikke fikse det.»Sannheten er at du sannsynligvis har mange prosesser i organisasjonen som ikke er bokstavelig talt ødelagte, men er helt ineffektive og holder bedriften tilbake fra høyere inntekter, fortjeneste, kundetilfredshet og ansattes lykke.
Hva Er Kartlegging Av Forretningsprosesser? Hvorfor Er Det Viktig?
tilordning Av Forretningsprosesser innebærer å gjøre arbeidsflytene for teamet eller organisasjonen visuelle for å effektivisere en samlet prosess og redusere syklustider dramatisk eller fjerne mindre effektiviteter og overflødige trinn.
de vanligste eksemplene på kartlegging av forretningsprosesser er flytdiagrammer eller arbeidsflytdiagrammer, med alt inkludert, fra innganger og utganger til godkjenningspunkter og betingede beslutninger, til dokumenter som blir introdusert eller endret, til interessentpåminnelser og mer.
(funnet på conceptdraw.com)
detaljnivået du legger inn i et prosesskart, avhenger av mengden ineffektivitet og kostnader du vil ta ut.
en grunn til at det er viktig å kartlegge prosessene dine før du selv implementerer quick-win-endringer som er åpenbare for deg, er at selve prosessen med å skissere arbeidsflyten din bringer flere interessenter sammen. Når du tar med andre teammedlemmer inn i prosesskartleggingen, er det mer sannsynlig at du sikrer at hvert trinn er dekket, at hver kostnad registreres, og at hver beslutning også er skissert. Alle er om bord.
en annen grunn prosess kartlegging er viktig er at dette gjør det mulig å identifisere alle kostnadene for din nåværende tilstand, slik at du kan identifisere kostnadene forbundet med å komme til ønsket tilstand.
Hvordan Prosesskartlegging Påvirker Budsjetter
det kan være harde kostnader forbundet med å utføre arbeid slik du gjør det for øyeblikket-for eksempel lønnskostnader, utskriftskostnader eller fraktkostnader — og det er alltid myke kostnader forbundet — for eksempel tid brukt på å utføre individuelle oppgaver, tid brukt på å skrive inn data fra fullført arbeid, tid brukt på å evaluere data og ta beslutninger og mer. Til slutt er det mulighetskostnader — for eksempel evnen (eller mangelen på evne) til å ta beslutninger i sanntid mens du venter på at fullført arbeid skal rapporteres.
Erp-programvare (Enterprise resource planning) kan hjelpe deg med å identifisere harde kostnader i produksjons-og produksjonsmiljøer. Myke kostnader er imidlertid vanskeligere å identifisere på denne måten, og likevel er de en viktig del av å påvirke budsjettpengene som skal tildeles for digitale transformasjonsinitiativer der prosesser vil bli dramatisk strømlinjeformet.
Tenk deg å dele med en avdelingsleder eller executive sponsor at du har identifisert hvert trinn i en prosess, og den nåværende kostnaden for å utføre hele prosessen en gang koster USD 17 000. Og la oss si at prosessen utføres 100 ganger hvert år. Denne prosessen koster organisasjonen USD 1.700.000 årlig.
forestill Deg nå å kunne presentere en alternativ tilnærming som kan koste 80,000 USD å implementere, men vil fjerne 4,000 USD fra den prosessen hver gang den utføres. Det er en investering på 80 000 USD for å spare 400 000 USD, eller en 5x avkastning.
slik påvirker prosess kartlegging budsjetter.
Hvordan Bygge Ditt Første Prosesskart
- Identifiser en bestemt arbeidsflyt som er manuell, kanskje papirbasert, Eller involverer mange trinn før ferdigstillelse (for eksempel omfattende arbeid eller dokumenter som må gjennomgås og/eller godkjennes). Gi denne prosessen et enkelt navn.
- med teamet ditt, brainstorm hvert trinn i prosessen involvert:
- Hva starter prosessen? Hvem er involvert i prosessen? Hvem tar en beslutning? Hvem vurderinger jobber for kvalitet? Hvem skriver inn data fra arbeidet? Hvem markerer arbeidet som fullført? Hvem arkiverer eller berører dokumenter relatert til arbeidet?
- Inkluder verdiøkende og ikke-verdiøkende trinn som krever tid og/eller en beslutning.
- Plasser hvert trinn i riktig rekkefølge.
- Uthev «avbruddspunkter» eller flaskehalser i prosessen:
- Trinn der prosessen er satt på pause på grunn av at andre venter på at prosessen skal rapporteres som fullført eller et dokument er fullført.
- Trinn der prosessen er stoppet på grunn av at en person trenger å gjennomgå kvaliteten på arbeidet som utføres.
- Trinn der duplikatarbeid oppstår — data skrives inn på nytt, dokumenter skannes på nytt.
- Beregn kostnaden for hvert trinn i harde kostnader eller myke/lønnskostnader.
- Projiser årlige kostnader basert på prosessens frekvens i løpet av ett regnskapsår.
prosesskartlegging er et viktig første skritt i arbeidet med digital transformasjon. Det krever ikke dyr programvare eller forplikte deg til å overhale en prosess, men det kan gi avgjørende økonomisk innsikt. Du må få team engasjement, sikre budsjett dollar, executive sponsing, og for å oppfylle dine mål for å snu manuelle prosesser i digitale seg for en mer strømlinjeformet, effektiv virksomhet.
