som eier av en liten bedrift, kan det hende at sporing av inventar og bestilling av forsyninger og salgbare varer ikke er din favorittoppgave, men det er absolutt viktig for bedriftens suksess. Innkjøpsordrer er avgjørende for en veldrevet innkjøpsprosess, selv om mange forretningsmenn og kvinner ikke forstår hva de egentlig er eller hvordan de skal brukes til økonomisk suksess.
I denne artikkelen vil vi dekke:
-
Hva en innkjøpsordre er
-
Hva du må inkludere i en innkjøpsordre
-
forskjellen mellom en bestilling og en faktura
hva Er En Innkjøpsordre
en innkjøpsordre (PO) er et juridisk bindende dokument opprettet Av en kjøper og presentert til en selger. Mye som din «handlevogn» på en e-handel, en innkjøpsordre er egentlig en liste over hva du ønsker å kjøpe. Den legger ut bestillingsdetaljer, inkludert antall og typer produkter kjøperen trenger, samt betalingsbetingelser og leveringsdetaljer.
forskjellen mellom en innkjøpsrekvisisjon og en innkjøpsordre er at sistnevnte fungerer som en kontrakt mellom kjøper og selger. Ved å sende inn en bestilling forplikter kjøperen seg til å kjøpe varer eller tjenester for avtalt beløp. Fordi bestillingen er fylt før kjøperen mottar regningen, gir en kjøpsordre selgeren forsikring mot manglende betaling.
Hvordan Fungerer En Innkjøpsordre?
Innkjøpsordrer brukes vanligvis av små bedrifter som bestiller varer i store mengder. For eksempel kan en dyrebutikk måtte kjøpe flere typer hundemat fra en leverandør, og bestille mange poser av hver type mat. Her er kjøpsordre prosessen pet shop eieren ville bruke for å få varene de trenger:
-
butikkeieren lager en innkjøpsordre som legger ut nøyaktig hva de trenger fra leverandøren.
-
hvis leverandøren har beholdningen til å fylle bestillingen, godtar de bestillingen, oppfyller den og leverer varene på avtalt forfallsdato.
-
leverandøren vil da sende en regning eller salgsfaktura for de kjøpte varene.
-
kjøperen betaler for varen, og salget behandles gjennom selgerens POS-system.
Kjøpere kan også opprette spesielle bestillinger for spesielt store forsendelser eller gjentatte kjøp. En stående innkjøpsordre tillater en kjøper å kjøpe de samme produktene mange ganger med samme PO-nummer.
en teppe innkjøpsordre er en avtale mellom begge parter for flere leveranser over en bestemt periode, for en fast pris. Teppe bestillinger brukes vanligvis mellom selskaper med et sterkt forhold og noen ganger kommer med rabatter eller andre insentiver.
Forskjellen Mellom En Innkjøpsordre Og En Faktura
fordi innkjøpsordrer og fakturaer begge er juridisk bindende dokumenter som utveksles mellom selgere og kjøpere, er det ikke overraskende at de ofte er blandet sammen. De to er også koblet sammen fordi en innkjøpsordre ofte brukes til å opprette en faktura, som referanse for varene som er kjøpt og deres priser. Hvert dokument brukes imidlertid på et annet tidspunkt i kjøpsprosessen og brukes ofte av forskjellige personer også.
her er noen forskjeller mellom innkjøpsordrer og fakturaer:
Innkjøpsordre
-
Laget av kjøperen
-
Opprettet før kjøp
-
legger ut varer som trengs
-
inkluderer foreslåtte betalingsdetaljer
Faktura
-
Laget av selgeren
-
Opprettet etter kjøp
-
Bekrefter leverte varer
-
Krever betaling på en bestemt dato
Når Du Skal Bruke En Innkjøpsordre vs. En Faktura
en innkjøpsordre brukes av en kjøper til å legge inn en bestilling og utstedes før levering.
en faktura utstedes av en selger ved hjelp av faktureringsprogramvare etter at en bestilling er levert. Det definerer beløpet kjøperen skylder for de kjøpte varene og datoen som kjøperen må betale.
Start fakturering gratis
Hvordan Lage En Innkjøpsordre
Bedriftseiere kan finne online programvare for å opprette innkjøpsordre, men du kan også bruke et Enkelt Word-eller Excel-dokument for å lage dine egne bestillingsskjemaer i stedet.
Her er hva du trenger å inkludere:
-
Utstedelsesdato
-
produkter som trengs og mengden av hvert produkt
-
Produktdetaljer inkludert VARENUMMER, modellnummer og merkenavn
-
Prisen på hvert produkt per enhet
-
Leveringsdato
-
PO-nummer
-
Forretningsinformasjon, inkludert frakt-og faktureringsadresse, firmanavn og kontaktinformasjon
-
Vilkår for betaling, for eksempel «betalt ved levering» eller bestemte alternativer for betalingsdato
Hva gjør en Innkjøpsordre Ser Ut Som?
Innkjøpsordrer ser også veldig ut som fakturaer – øverst har du kontaktinformasjon og detaljer for hvert selskap, pluss PO-nummer og dato. Nedenfor denne informasjonen er vanligvis en tabell med produkter, mengder, detaljer og priser i separate kolonner. Nederst i bestillingen plasserer du det totale bestillingsbeløpet, totalprisen og eventuelle andre ordre – eller betalingsbetingelser sammen med en autorisert signatur.
Fordeler Ved Å Bruke Innkjøpsordrer
for kjøperen er innkjøpsordrer nyttige for sporing av lager og kjøpshistorikk. I tillegg kan kjøperen bestille varer på forhånd uten å måtte betale med en gang. På samme måte for selgeren hjelper innkjøpsordrer med å spore beholdning, gjentatte bestillinger og mer. Best av alt, denne dokumentasjonen forplikter kjøperen til å betale når bestillingen er oppfylt, noe som gir selgeren trygghet og juridisk sikkerhet.
Likte du denne artikkelen? Sjekk ut flere tips og veiledninger for din bedrift:
-
En Introduksjon Til Sosiale Medier For Småbedriftseiere
-
9 Beste Verktøy For Forretningsanalyse For Sporing Av Ytelse
-
Beregning Av Risiko for Heltids Selvstendig Næringsdrivende