i Dag trenger hver bedrift et telefonsystem for å få kontakt med sine kunder. Ja, det er flere kanaler som tjener samme formål (live chat, sosiale medier, e-post, etc.). Men telefoner står fortsatt for 61% av alle støtteinteraksjoner.
et kontortelefonsystem kan gjøre det enklere å komme i kontakt med kundene samtidig som driftskostnadene reduseres og sikkerheten og produktiviteten forbedres. Og det handler ikke bare om å kommunisere med kunder. Et kontor telefonsystem forenkler også inter-team kommunikasjon, ytelse analyse, og strategi gjennomgang.
i de siste årene har kontortelefonsystemer gjennomgått en enorm transformasjon. Moderne kontortelefonsystemer som VoIP utnytter internett til å ringe og motta samtaler, senker kostnadene med så mye som 75%, er svært skalerbare og er enkle å vedlikeholde.
så, hvordan vet du hvilke business office telefonsystem er bra for din bedrift? Hva er fordelene med hvert telefonsystem? I denne artikkelen vil vi diskutere akkurat det. La oss komme i gang.
Hva Er Et Kontortelefonsystem?
et kontortelefonsystem er et nettverk av maskinvare-eller programvarebaserte telefoner som tillater komplekse telefonifunksjoner i et forretningsmiljø ved hjelp av internettprotokoll og tradisjonelle telefonlinjer.
Moderne kontortelefonsystemer lar deg koble til kundene dine over hele verden til en nominell pris. Dessuten kan du holde kontakten med dem døgnet rundt, takket være mobilappen til telefonsystemleverandører.
Typer Kontortelefonsystem
det finnes tre hovedtyper av kontortelefonsystemer.
1) Legacy Public Switched Telephone Network (PSTN)
OGSÅ kjent som fasttelefoner, PSTN har vært i bruk siden slutten av 1800-tallet. den bruker underjordiske kobberledninger for å koble telefonsamtaler. Når DU bruker PSTN, må du installere telefonlinjer over hele kontoret.
SELV om DE er mye brukt globalt, ER PSTN-systemer ikke en god passform for bedrifter. Du må ha en egen linje for hver ansatt. Og bortsett fra de høye ringekostnadene, må du bruke hundrevis av dollar på vedlikehold hvert år.
2 ) PBX Telefonsystemer
PBX (Private Branch Exchange) system er et privat telefonnettverk som gjør det mulig for bedrifter å drive et internt telefonsystem og bruke færre telefonlinjer. Den lar deg bytte samtaler mellom brukere på lokale linjer, og dermed gjør at alle ansatte til å dele et visst antall eksterne telefonlinjer.
TELEFONSYSTEMENE FOR PBX-kontor er basert på to komponenter-telefonsettet og PBX. Telefonsettet er koblet til PBX for å fullføre nettverket. I tillegg har kontortelefonsystemet noen iboende funksjoner som anropsoverføring, anropshold, tilpassede hilsener, etc.
PBXEN tillater i sin TUR nettverket å kommunisere i grupper med konferansesamtaler, foreta videosamtaler, arbeide med fakser og skrivere uten å betjene dem manuelt.
3 ) VoIP Telefonsystem
VoIP (Voice over Internet Protocol) programvare er et kontor telefonsystem som lar deg ringe og motta forretningssamtaler over internett. Det krever ingen maskinvare eller spesialutstyr for å muliggjøre forretningskommunikasjon. Alt du trenger er internett og en enhet(smarttelefon, bærbar pc, skrivebord eller softphone).
Det er en uttømmende liste over funksjoner som inkluderer samtalehåndtering, samtaleovervåking, viderekobling, tilpasset talepost, tale til e-post og mange slike funksjoner som gjør At VoIP kan omslutte en multifunksjonsrolle.
en av de ekstra funksjonene I VoIP office telefonsystemer er at du kan velge et telefonnummer du liker. Du kan også ta så mange tall som du trenger uten å pådra seg noen kapitalutgifter.
Du kan ta opp samtaler, overvåke dem i sanntid, og til og med lekter i mellom hvis du føler at agenten ikke klarer å håndtere kunden effektivt.
Merk: VoIP gir maksimal effekt sammenlignet med pstn og PBX telefonsystemer.
Hva Gjør VoIP Office Telefonsystem Bedre Enn Andre Office Telefonsystemer?
1-Kostnadseffektiv
Som diskutert ovenfor bruker VoIP et enkelt stemme-og datanettverk for å levere taletjenester og eliminerer kretskoblede nettverk for å redusere kostnadene. Som et resultat, gjør langdistanse telefonsamtaler også blir rimeligere når du bruker En VoIP-leverandør.
Enten du leter etter et lite kontor telefonsystem eller en enterprise-grade en, det er en løsning for deg i budsjettet.
2-Viderekobling
VoIP office telefonsystemer lar deg videresende anrop til et hvilket som helst nummer. Det kan være dine kollegers forlengelse, ditt personlige nummer eller et annet nummer av ditt valg. Oppringeren vil imidlertid bare se nummeret de har ringt, og vil ikke engang bli varslet om at anropet blir videresendt.
3-Anropsanalyse
Sporing av viktige anropsmålinger som samtalevarighet, antall innkommende anrop, utgående anrop, kundetilfredshetsnivåer og mer gjør at du bedre kan forstå agentens ytelse og finne forbedringsmuligheter. Call analytics gir deg en grundig forståelse av driften din, slik at du kan forbedre tjenestene dine over tid.
4-Talepost
Talepost lar kundene legge igjen en melding når du ikke kan velge anrop. Ledende VoIP kontor telefonsystemer som CallHippo sende talepost direkte til din e-post, slik at du kan lytte til kundene dine når du vil. Dette, i sin tur, kan du løse sine bekymringer og komme tilbake til dem så snart du er tilgjengelig.
5 – VoIP integreres enkelt med andre forretningssystemer
Integrering Av VoIP-systemet med andre forretningsverktøy lar deg automatisere kjedelige prosesser og utstyre agenter med all nødvendig informasjon de trenger for å gjøre jobben sin effektivt.
6-Bedre Kundeengasjement
Dagens marked er svært kundesentrisk i sin tilnærming, og hvis du ikke åpner flere kommunikasjonskanaler for kunder, vil de bevege seg mot dine forretningsrivaler. Å ha et eget andre telefonnummer for organisasjonen er den beste måten å presse opp kundeinteraksjon som det tillater dem å nå støttepersonell og representanter når som helst på dagen.
Så, hvis din bedrift ønsker å hoppe opp til toppen av kundetilfredshet rangering diagrammer, velge en pålitelig tjenesteleverandør for å få den beste VoIP kontor telefonsystem tidligst!
7-Profesjonelt Bilde
Kontortelefonnumre er en viktig plattform for å gi organisasjonen et profesjonelt bilde og forbedre bedriftens omdømme positivt. Du kan ta opp tilpassede hilsen meldinger for innringere. Det er også mulig å spille musikk eller talemeldinger for kunder mens de venter på å bli ivaretatt av supportteammedlemmer.
Automatiserte stemmeresponssystemer eliminerer behovet for resepsjonister døgnet rundt og gjør kundekommunikasjonen mer smidig, fleksibel og responsiv. Som et resultat, business telefonnumre endre måten kundene oppfatter organisasjonen og skape en robust bedriftens omdømme for bedriften.
8 – Økt Mobilitet
Mobilitet er navnet på spillet i denne nåværende digitale tidsalderen, Og VoIP-kontortelefonsystemer er det raskeste mediet for å forbedre kundens tilgjengelighet ved å fremme forretningskommunikasjon på farten! Office telefonnumre som er drevet Med VoIP-teknologi er et nyttig verktøy for selskaper som har eksterne arbeidere og opererer fra flere steder over hele verden.
Virtuelle telefonnumre gjør det også mulig for teammedlemmer å holde kontakten med eksterne partnere og ledere uavhengig av geografisk plassering-alt som kreves er en høyhastighets internettforbindelse for at ansatte skal være tilgjengelige.
9-Call Supervision
disse funksjonene er mye nyttige når du trener ansatte eller overvåker dem.
det er fire hovedmåter systemet hel=
- Overvåking: den lar deg lytte til en telefonsamtale. Ingen av partene på samtalen kan høre deg. Denne funksjonen er nyttig for å holde årvåkenhet over samtalekvaliteten.
- Whispering: Ledere kan kreve litt veiledning ved håndtering av enkelte kunder. Denne funksjonen hjelper deg med å snakke med organisasjonens interne medlemmer uten å la kunden vite hvem som snakker eller hva personen snakker.
- Barging: Denne funksjonen lar deg legge inn en pågående samtale som lar begge parter høre deg. Dette ligner på konferansesamtaler, men det kan startes når som helst. Anta for eksempel at en samtale foregår mellom en ansatt og en klient; du kan overvåke og hoppe inn for å kaste inn forslag når du vil.
- Opptak: Opptak er også mulig gjennom et enkelt trykk på en knapp. Dette opptaket kan lagres som en lydfil og hentes senere for opplæring eller juridiske formål.
Hvilke Funksjoner Bør Du Se etter i Et Kontortelefonsystem?
Å Velge et kontortelefonsystem med alle de essensielle funksjonene du trenger, hjelper deg med å få mest mulig ut av investeringen.
1-Overføring Av Anrop
vil du overføre samtalen når du ikke kan nås eller er opptatt? CallHippo tilbyr to typer samtaleoverføringsfunksjoner: Kald og Varm.
en kald overføring er når du overfører samtalen til kontakt uten å snakke med den nye kontakten. Ved hjelp av dette alternativet kan tilkoblingen du velger, velge å godta eller avvise forespørselen. Når anropet er mottatt, vil det bli droppet på slutten.
en varm overføring er når du snakker med den nye kontakten før samtalen overføres. Du kan også delta i og gjøre det til en 3-veis samtale.
2-Samtaleopptak
Det er bare et lite antall VoIP-telefonsystemer som tilbyr samtaleopptak. Lyden blir lagret i skyen, og du kan hente informasjonen når som helst når det passer deg.
Her er noen store fordeler med samtaleopptak for bedriften:
- Forbedre agent ytelse: Ved å overvåke samtaler, kan du gi tilbakemelding til agenter på do ‘s and don’ ts av kundeservice og hjelpe dem å forbedre over tid.
- Spor fremgang og forbedring: Det Er en god ide Å Sammenligne måten teamet ditt snakker med kundene dine nå med måten de pleide for en tid siden. Det gir deg en ide om hvorvidt noen forbedring oppnås eller ikke.
- Omfanget Av R & D: Cloud telefonsystemer som CallHippo lar deg dele dine samtaleopptak i organisasjonen. Ved å dele samtaler Med R & d avdeling, kan du få et bedre inntrykk av hvordan kundene bruker produktet, hvilke problemer de står overfor, og så videre. Slik informasjon resulterer i forbedringer i dine produkter og tjenester.
- Unngå Unødvendige problemer: det skjer ofte at misfornøyde kunder fil søksmål mot et selskap som deretter innebærer lov suiter og ting blir rotete. Dermed, å ha en samtale rekord database gir deg innflytelse mot slike problemer og løser dem uten irritasjon av involverer noen advokater. Dessuten holdes en slik anropsdatabase automatisk av et skybasert telefonsystem og hjelper deg med å overholde retningslinjer for teknisk, juridisk og servicenivå.
3- Samtale Konferanser
Drive forretninger er ikke en tur i parken. Ofte må du ansette en eller flere personer fra teamet ditt for å få jobben gjort. I slike tilfeller trenger du enhetlig kommunikasjon som tilbyr samtale konferanser.
Selv et lite kontortelefonsystem har en samtalekonferansefunksjon som lar deg samle inn personer selv om de ikke er på samme kontor. De kan ta imot anrop fra hvor som helst i verden så lenge de har kontortelefonnummeret. Dessuten hjelper call transfer folk til
4-Call queuing
Hvis du har mer arbeid i hånden enn du kan håndtere, kan en call queue lagre baconet ditt. Innringere trenger ikke å høre engasjerende pip mens du venter. I stedet vil de bli plassert i en linje. Du kan også sette en automatisk melding som forteller dem om dine produkter, tjenester, rabatter og andre tilbud, slik at sjansene for å henge opp samtaler redusere.
Anropskø reduserer utmattingsforholdet da det forteller den som ringer det nøyaktige tidspunktet for svaret og hindrer dem i å henge opp.
vi tilbyr call queuing i bronse og over planer. For priser, sjekk her.
5-Samtale Barging
Samtale Ledere kan bruke samtale barging å måle ytelsen til ringer agenter. Hvis de finner ut at en agent står overfor et problem mens de snakker med kunden, kan de hjelpe dem og håndtere situasjonen. Når de ser at en kunde ikke klarer å løse eventuelle spørsmål, kan de gripe inn og redde huden. Derfor bidrar det til å nippe problemet i knoppen.
Barging er en virksomhet telefon funksjon der ledere kan lytte til live samtaler i sanntid. Det hjelper deg å forstå dine kunder og tilby verdi til dem på en bedre måte. CallHippo tilbyr samtale barging funksjoner i sølv og over planer.
6-IVR
det er umulig å alltid ha en menneskelig resepsjonist til å svare på anrop. Dessuten, med teknologirevolusjonen, bedrifter som du ansette auto deltagere å administrere innkommende anrop.
denne funksjonen hilser kunder på flere språk og stiller spørsmål som hva de trenger. Det leder dem også til å utføre en bestemt handling som vil ta dem i ønsket retning.
CallHippo tilbyr flerspråklig IVR for å hjelpe deg med å hjelpe kundene dine. Du kan velge ditt foretrukne språk fra listen rett i kontoen din.
Godt å ha office phone system funksjoner:
- Kunngjøringer (Hilsener)
- automatisk ledsager
- opptatt lampestatus
- viderekobling
- samtaleparkering
- Samtaleopptak
- Samtalekonferanser
- Direkte Innad Oppringing (
- hold musikk
- Intern/Ekstern Samtaleoverføring
- direktemeldinger
- linjeutvidelser
- anrops-id
- støtte for flere enheter
- Sanntidsanalyse
- Overvåking Av Sanntidsanrop
- gratisnumre
Hvem Trenger et kontortelefonsystem?
Uansett hvilken bransje du er i eller størrelsen på firmaet ditt, vil du kreve et telefonsystem for kontoret for å administrere virksomheten din effektivt. Slik kan et kontortelefonsystem spille en viktig rolle i ulike bransjer:
IT-og Programvareselskaper
Å være ET IT-selskap snakker vi med personlig erfaring når vi sier at å ha et godt kontortelefonsystem kan spare opptil 20% av tiden din på kundeinteraksjoner. Funksjoner SOM IVR, velkommen og hold meldinger, og 24*7 samtale støtte gir kundene en jevn og herlig opplevelse. Det gir en profesjonell følelse til kundesupportteamet ditt og gir dem mulighet til å koble seg til kunder over hele verden.
Skoler Og Universiteter
med skjermer som erstatter tavler, blir utdanningsbransjen mer teknologisk avansert for å gi studenter utdanning av høy kvalitet. Med bruk av office telefonsystemet tar utdanning industrien et nytt skritt fremover på banen av teknologiske fremskritt. VoIP telefonsystemet har som mål å gi bedre og mer kostnadseffektiv kommunikasjon i utdanning industrien ved å ta telefonsystemet online. Det være seg foreldrene til en student, et familiemedlem av personalet eller en tredjepartsleverandør som ønsker å gjøre forretninger med utdanningsinstitusjonen din, det skybaserte VoIP-telefonsystemet for skoler og biblioteker fra CallHippo svarer alle innringer 24 * 7 for alle 365 dager i året.
Offentlige Institusjoner
Kjører et helt land Er ingen enkel prestasjon. Rask og sikker kommunikasjon er nøkkelen til en funksjonell regjering. Et skybasert kontortelefonsystem er den eneste løsningen for alle kommunikasjonsproblemer som regjeringen står overfor. CallHippo lover sikker og samarbeidende enhetlig kommunikasjon til lommevennlige priser. Lokale gratisnumre vil gi større tilgang til potensielle kunder og hjelpe dem med å utvide sin rekkevidde i sine respektive lokaliteter. CallHippo gir funksjoner som Dynamic Number Insertion (DNI) som analyserer online trafikk og peikt områder som krever mest oppmerksomhet.
Helsesektoren
et medisinsk kontortelefonsystem er Et VoIP-basert System som alle i helsesektoren bruker for å holde kontakten. Hele telefonsystemet lastes opp til skyen, hvorfra det kun kan nås av autorisert personell. Det gjør det mulig for helsepersonell å holde kontakten med sine medisinske team og imøtekomme pasientens behov. Det skybaserte kontortelefonsystemet Fra CallHippo tilbyr effektive kommunikasjonslinjer av høy kvalitet for helseinstitusjoner til rimelige og rimelige priser.
Serveringsbransjen
i en bransje der kundeservice er ryggraden, må man bruke state-of-the-art teknologi for å kommunisere med kunder, lytte til deres spørsmål eller klager og komme tilbake til dem med en løsning. Ved Hjelp Av VoIP-telefonsystemer kan personalet ta seg av kundesamtaler fra alle deler av hotellet eller restauranten. I tilfelle en medarbeider ikke er rundt, taleopptak OG IVR funksjonen vil være der for å ivareta kunden i stedet.
viderekoblingsfunksjonen og intercom-funksjonen gjør det mulig for hotellpersonalet å kommunisere effektivt på tvers av alle hjørner av hotellet. Dette gjør det lettere for lederen å koordinere hendelser, løse kundeklager og administrere hotellpersonalet, og dermed forbedre kundeservice og forbedre kundeopplevelsen.
Eiendomsbransjen
når det gjelder eiendomsmeglere, enten de er frilansere eller jobber for et etablert byrå, er fordelene med et skybasert kontortelefonsystem utallige. Bortsett fra å gi dem større fleksibilitet, det gir dem også døgnet rundt tilgang til potensielle kunder over hele byen. Et slikt forretningskontor telefonsystem er bærbart, dvs. agenten kan bære den rundt hvor han går. Videre krever det ikke noen fysisk telefonenhet eller TIL OG MED ET SIM-kort. Alt du trenger er en hvilken som helst enhet med en internett-tilkobling!
På CallHippo er forretningskontor telefonsystemer for eiendomsvirksomheten svært rimelige og funksjonsrike. Ikke bare For enterprise-nivå virksomhet, CallHippo tilbyr et kontor telefonsystem for små bedrifter også. Vi tilbyr fleksibilitet til å velge fra en rekke funksjoner og betale for de funksjonene du faktisk trenger. Vi I CallHippo gjør alt i vår makt for å sikre at din eiendomsvirksomhet klatrer opp stigen for vekst og forbedring!
Final Thoughts
Uansett størrelsen på organisasjonen eller bransjen du er i, kan et kontor telefonsystem gjøre forretningskommunikasjon enklere og mer effektiv. Det gjør det mulig å holde kontakten med våre kunder døgnet rundt (ved hjelp av auto-attendant).
funksjoner som anropsanalyse, anropsopptak, anropsoverføring og IVR gjør at du kan gi best mulig kundeopplevelse og forbedre merkevarens omdømme.
Leter du etter et kontortelefonsystem? Kontakt oss for å lære Hvorfor CallHippo kan være din beste investering!