et møte organisert på den beste måten er en fin måte å få virkelig arbeid gjort. Jeg følger denne regelen i min ledelse praksis når jeg ønsker å planlegge og spore mine prosjekter på en effektiv måte. Jeg vet sikkert at prosjektmøter (ledelse) spiller en viktig rolle i å utvikle teamkommunikasjon, ledelse og samarbeid. Jeg bekrefter også at prosjektmøter lar organisere formelle diskusjoner og workshops utpekt for å generere de beste gruppebeslutninger og løsninger.
så jeg bestemte meg For å skrive denne artikkelen som gir prosjektmøtedefinisjonen, forklarer hva kick-off-møtet betyr, og beskriver hvordan man skriver en agenda for et typisk møte. Jeg tror arbeidet mitt vil være nyttig for deg, spesielt hvis du utvikler din karriere som prosjektleder. Fordi prosjektledelsesmøter er nødvendige og regelmessige hendelser gjennomføres gjennom hele prosjektgjennomføringens livssyklus, antar jeg at det vil være svært viktig for deg å forstå definisjonen og vite hvordan du planlegger agendaer og arrangerer kick-off-møtet. Så kan du lese artikkelen og la dine kommentarer og forslag. Takk på forhånd!
Møtedefinisjon
Prosjektmøter refererer til en effektiv metode for å distribuere informasjon og kommunisere med teamet og interessentene. Det er mange typer og typer prosjektmøter, og noen ganger er det vanskelig å gi en omfattende prosjektmøtedefinisjon som kan dekke alle aspekter av arrangementet. I denne artikkelen presenterer vi en felles definisjon av prosjektmøter.
Et Prosjektmøte er en vanlig begivenhet som involverer alle, som deler eller er interessert i prosjektet, i å kommunisere med andre deltakere og interessenter ved å diskutere problemer, komme med forslag, godkjenne eller avvise tilbud, med det formål å generere gruppebeslutninger som bidrar til raskere prosjektleveranse, i henhold til planlagte mål og forventede resultater.
her er flere typer prosjektmøte:
- Regelmessige Teammøter Er de hyppigste møtene som kan organiseres og gjennomføres mange ganger i løpet av prosjektgjennomføringsprosessen. Regelmessige (daglige, ukentlige, månedlige) møter er planlagt og spesifisert i kommunikasjonsstyringsplanen.
- Change Control Møter er organisert av en change control board og ment for å gjennomgå endringsforespørsler. Styret fatter vedtak om å godkjenne alle endringene som har skjedd og kommunisere med interessenter for informasjon og oppfølgingstiltak.
- Statusvurderingsmøter organiseres regelmessig for å utveksle og analysere informasjon om gjeldende fremdrift av prosjektet og dets ytelse. Under et slikt møte distribuerer prosjektlederen ytelsesrapporter blant deltakerne for å la teamet og interessentene få synlighet i dagens ytelsesnivåer og oppgavefremgang. Statusgjennomgangsmøter kalles også resultatgjennomganger.
Kick-Off-Møte
Et Prosjekt Kick-off-møte er et planleggingsarrangement (vanligvis organisert og gjennomført i form av en workshop) som holdes helt i begynnelsen av prosjektet (eller dets spesifikke fase) for å sikre at hver person som er involvert i å levere prosjektet klart forstår målene, prosedyrene og planene.
kick-off-møtet regnes ofte som den formelle starten på teambyggingsprosessen når prosjektleder med hjelp av teamledere presenterer aktiviteter for teambygging og opplæring. Hvis møtet er organisert i begynnelsen av et prosjekts fase, fungerer det vanligvis som måten å justere teamets forståelse av prosjektmålene med faktiske planer og prosedyrer.
en typisk agenda for prosjektet kick-off møtet omfatter følgende elementer:
- Etablere styringsrammen, inkludert nøkkelfaser,mål, interessenter, suksesskriterier, forretningsbehov, leveranser etc.
- Gjennomgå og oppdater (om nødvendig) business case.
- Lage styringsstrukturen, herunder ledelsesansvar og roller, rapporteringsprosedyrer, kontroller, styringsdokumentasjon mv.
- Initiere planleggingsaktiviteter, inkludert viktige milepæler, oppgavesekvens, prioritering, oppgaveavhengigheter etc.
- Start risikostyringsprosessen ved å kjøre risikoanalyse.
- Bygg laget.
- Lag kvalitetsstyringsplanen, inkludert kvalitetskontroll og kvalitetssikringsprosedyrer.
Prosjekt Kick-Off Møte Agenda (Mal)
Tips Om Planlegging Status Møter
hvis du tar rollen som prosjektleder, må du være klar til å planlegge og gjennomføre prosjektmøter regelmessig. Dette vil være en del av din prosjektledelse oppgaver. Prosjektmøter hjelper deg med å sørge for at prosjektet går som planlagt, og at eventuelle problemer løses på riktig måte.
følgende prosjektmøteplanleggingstips er utformet for å hjelpe deg med å forstå hvordan du organiserer møtene og hvilke nødvendigheter som kreves for å gjøre innsatsen mer effektiv. Her er tipsene:
- Sett Mål. Dette prosjektmøte tips forutsetter at hvis du ikke angir klare møte mål, møtet er dømt til å mislykkes fordi det gir ingen resultater, og ingen løsning vil bli generert. Før du bestemmer deg for å planlegge en møtedato, må du sørge for at DU har satt EN rekke SMARTE mål. SMART betyr Spesifikk, Målbar, Oppnåelig, Relevant og Rettidig.
- Skriv En Møteagenda. Ved å utvikle og følge en agenda kan du gjøre statusmøtet kortere, men mer effektivt. Du får flere sjanser til å fullføre møtet med forventede resultater og i tide. Du må lage en agenda 2-3 dager før startdatoen og inkludere en liste over hendelser som er planlagt og prioritert. Møte planlegging programvare vil bidra til å gjøre det.
- Hold Dokumenter Organisert. Det betyr at du må gjøre møtedokumentene så kortere som mulig. Når du bruker bunker med papir til å holde møtet, vil du sannsynligvis mislykkes fordi flere dokumenter kan de-motivere og villede gruppen og forårsake rot. Derfor bør du prøve å holde 1 eller 2 ark papir for å opprettholde møtet. Det anbefales også å bruke en møtemal for gjennomgang som inneholder generelle elementer i agendaen og beskriver hvilke problemer som skal løses.
- Inviter De Riktige Personene. Medlemmer av teamet ditt er åpenbart de store deltakerne i prosjektledelsesmøtet. Men fra tid til annen krever noen møter noen fra de eldre. Etter dette prosjektet møtet planlegging tips, bør du vite på forhånd om deltakelse av toppledelsen er nødvendig, og deretter sørge for at alle berørte er varslet om det kommende møtet og problemene som skal løses. For enkelhets skyld kan du bruke møteplanleggingsprogramvare til å lage notater i gjøremålslisten og agendaen.
- Opprett Et Passende Og Komfortabelt Fysisk Miljø. Merk at prosjektmøtet skal gjennomføres i et komfortabelt og godt ventilert rom, spesielt hvis det er sommertid. Ikke glem å gi deltakerne iskaldt vann, te, kaffe eller / og noen alkoholfrie drikker som gjør at lytterne føler seg mer komfortable. Etter dette møteplanleggingstipset bør du legge til poster i gjøremålslisten og lage en liste over alle drikkene som skal tilberedes på forhånd før møtestart.
- Start Og Avslutt Møtet I Tide. Folk liker ikke om en hendelse gar ut av tidsplanen, og sannsynligvis er det ikke noe mer frustrerende enn sent moter. Dette prosjektet møte tips sier at du bør sørge for at hver deltaker er klar over start-og sluttidspunktet. Det anbefales å sende (enten muntlig eller skriftlig) varsler til deltakerne. Du kan også bruke møteplanleggingsprogramvaren til å angi e-postpåminnelser og sende elektroniske varsler.