Hva Er Lønn?
Lønn er prosessen der arbeidsgivere betaler en ansatt for arbeidet de har fullført. Enhver bedrift med ansatte bør ha en lønn management prosess etablert. En effektiv og effektiv lønnsprosess sikrer at ansatte blir betalt nøyaktig og konsekvent og gir HR muligheten til å fokusere på andre aspekter av jobben sin.
Lønn virker enkelt i sin kjerne, men blir komplisert på grunn av de ulike fradrag som spiller inn. Arbeidsgivere må grundig forstå hvordan du gjør lønn, hvordan å holde tilbake skatt fra hver lønnsslipp, og hvordan å sørge for at skatt er betalt til riktig offentlig etat. Arbeidsgivere kan også være ansvarlige for å trekke og betale premier for forsikring og sette inn midler til pensjonskonto eller til utvalgte veldedige organisasjoner.
Lønn ledelse plikter kan skape en stor byrde og uønsket stress for små bedrifter og kan være overveldende for store bedrifter. En savnet frist eller feil innlevering av skatter kan resultere i bøter eller fengsel. For å unngå disse problemene, bør alle små, mellomstore og store bedrifter bruke lønn programvare.
Hva Gjør Lønn Programvare?
en lønn styringssystem er et program utviklet for å organisere alle oppgavene til ansattes betaling og skatt innlevering. Disse oppgavene inkluderer å holde styr på timer, beregne lønn, spore oppmøte, kildeskatt og fradrag, skrive ut og levere sjekker, fullføre direkte innskudd, betale premier til forsikringsselskaper og / eller betale arbeidsskatt til regjeringen. Denne programvaren kan kjøpes gjennom EN HR programvareleverandør eller inkludert I EN HR programvarepakke som en modul i et omfattende system.
Lønn programvare krever arbeidsgivere å legge inn ansattes lønn informasjon og timer — men ikke mye utover det. Derfra bruker programvaren informasjonen til å beregne og trekke fradrag automatisk. De fleste lønn programvare oppdateres automatisk når en skatterett endringer og vil minne arbeidsgivere når du skal sende ulike skatteskjemaer.
Hvorfor Bør Små Bedrifter Skaffe Lønn Behandling Programvare?
Lønn Er noe som må gjøres nøyaktig og regelmessig, så det er fornuftig for bedrifter å investere i et system som automatiserer disse prosessene. Lønn programvare kan redusere feil, forbedre samsvar, og spare tid. Med stadig enklere å bruke alternativer, hjelper lønn programvare bedrifter overalt beholde kontroll over lønn prosesser samtidig som det gir større fleksibilitet enn med outsourcet lønn.
Lønn programvare er enkel å bruke og rimelig og kan redusere feil i lønn prosessen og redusere timene brukt beregning av ansattes timer, lønn og skattetrekk, spesielt for små bedrifter. Småbedriftseiere kan kjøpe et rimelig system på sin lokale datamaskin eller via en skytjeneste ved hjelp av en pay-as-you-go-modell. De kan også opprettholde mer kontroll over lønnsprosessen med denne programvaren, noe som gjør at de kan kompilere rapporter i eget tempo og gjøre endringer raskt hvis behovet oppstår.
Slik Gjør Du Lønn
NÅR HR-avdelinger velger å gjøre lønn manuelt, bruker det mye av tiden sin. Selv om det er kostnadseffektivt, krever det at ansatte lærer lønns-og skatterelaterte lover og gir mye rom for feil. Det er også en lang læringskurve for dette arbeidet.
HVIS du betaler manuelt, VIL HR-ansatte bruke mye tid på å spore informasjon om lønnssats og tilbakeholdelse av informasjon, ansattes data og mer. Når de får disse dataene, kan de beregne lønn ved å multiplisere ansattes tidskort med lønnssats, inkludert overtid eller tips opptjent. Til slutt vil de trekke skattefradrag og distribuere sjekker og direkte innskudd til ansatte.
med programvare for lønnshåndtering håndterer bedriften fortsatt egne lønnsprosesser, men de tidkrevende aspektene blir automatisert. Lønn programvare er litt dyrere enn å gjøre lønn manuelt, men pengene brukt vil være verdt redusert risiko for feil og tid spart i arbeidstimer.
Alt du trenger å gjøre er å kjøpe en lønn programvare av ditt valg, skriv inn i virksomheten og ansattes informasjon, styrke ansatte til å spore sin tid ved hjelp av online programvare, og la systemet kjøre lønn automatisk og distribuere sine lønninger.
Hvordan Velge Lønn Management Software For Dine Forretningsbehov
Velge et lønnssystem som passer best for din bedrift er viktig, og det er flere faktorer å huske på når du bestemmer.
- bedriftens budsjett: Først må du analysere størrelsen på virksomheten din og bestemme hvor mye du er villig til å bruke på lønnsbehandling. Å vite budsjettet og størrelsen klassifisering av virksomheten din vil begrense listen over lønn programvareleverandører. Små bedrifter som ikke forventer rask vekst kan ønske å investere i billigere lønn programvare som utfører grunnleggende lønn funksjoner.
- Leverandør omdømme og evner: Neste, sammenligne tilbud av levedyktige leverandører og lese anmeldelser fra noen av sine nåværende kunder. Store eller raskt voksende selskaper kan ønske å investere i lønn programvare systemer som er integrert med andre aspekter av planlegging og human resources management. Vurdere hvor mange ansatte lønn programvareløsning kan håndtere og faktor i potensiell vekst. Hvis tilgjengelig, be om demoer og se selv hvor lett programvaren er å jobbe med og hvor godt det passer med din bedrift. Pass på at programvaren er laget av et kjent merke og ikke et nytt eller ustabilt selskap.
- Sikkerhetsfunksjoner: når du velger et lønnssystem, vil du se etter sikkerhet. Å ha passordbeskyttet programvare beskytter din bedrift mot informasjon tukling og potensielle data brudd. Ideelt sett bør systemet ha gode sikkerhetsvurderinger og vurderinger. Leverandørrepresentanter bør også kunne svare på eventuelle spørsmål du har om sikkerhet.
- programvarefleksibilitet og kompatibilitet: Neste å vurdere er om programvaren viser seg å være kompatibel og fleksibel. Det er viktig å ha lønn programvare som fungerer godt med andre forretningssystemer og vil vokse med bedriften. Se etter integrasjonsfunksjoner og sørg for at systemet passer FOR HR-eller økonomisoftware du bruker for øyeblikket. Alternativt kan du vurdere å skaffe et system som håndterer lønn og andre funksjoner du vil automatisere.
- Rapport-og historikksynlighet: Til Slutt vil du ha et lønnsbehandlingssystem som lar deg beholde kontroll og vise rapporter og historisk informasjon. Mens lønn behandling programvare er mindre utsatt for feil enn manuelle systemer, er det fortsatt potensial for feil og glitches. Det kan være nyttig å kunne gjennomgå informasjonen og foreta rettelser manuelt til tider.
Fordeler Med Lønn Behandling Programvare
Investering i lønn programvare kan spare arbeidskraft dollar, eliminere feil, og unngå compliance problemer. Prosesser kan fullføres på en brøkdel av tiden, noe som frigjør ansatte for aktiviteter som bidrar til å generere inntekter. Lønn programvare gjør det også lettere for et selskap å tilpasse seg og ta på flere ansatte som det vokser.
Skifte fra tredjeparts outsourcing til lønn programvare sparer også penger, eliminerer potensialet for misforståelser angående lønn, og minimerer antall leverandører involvert. Hvis en lønnsløsning er en del AV ET OMFATTENDE HR-programvaresystem, vil prosesser bli strømlinjeformet, og det kan være lettere å kryssreferere informasjon for beslutningstaking.
Forbedrer Samsvar
Beregning av selskapsskatt og arkiveringsrapporter kan være forvirrende, og manglende frister for dette arbeidet kan gi store bøter og straffer. Lønn programmer gir informasjon og påminnelser om compliance behov. Programvaren oppdateres jevnlig, slik at selskapene alltid har den nyeste informasjonen om endringer i skatteregler og andre forskrifter. Noen programvare kan settes opp for å automatisk generere rapporter og filavgifter, slik at ledere og arbeidsgivere bare må sende inn en godkjenning før de fullfører.
Beregner Fradrag Og Nettoinntekt
etter at en ansattes bruttoinntekt er bestemt, beregner lønnsprogramvaren automatisk fradrag som skatter, forsikring og pensjonsbesparelser. Fradragsbeløp trekkes automatisk, og en sjekk trekkes eller direkte deponeres på en spesifisert bankkonto. Noen lønn programvareløsninger kan også konfigureres til å automatisk legge refusjon for kjørelengde, reiseutgifter, og andre ansattes utgifter.
Forbereder Skatteskjemaer
Lønn programvare lindrer noe av stresset på skatt tid ved automatisk å generere alle skatteskjemaer som trengs av ansatte, entreprenører og selskaper. Vanlige skatteskjemaer som kan genereres og skrives ut eller sendes med Et trykk på en knapp, inkluderer W2s, W3s, 1099-MISCs og 1099s.
Beregning og arkivering av skatter er vanskelig i beste tider. Når du gjør forretninger og har ansatte i flere stater, alle med forskjellige skattesatser, kan det raskt bli ET HR-mareritt. Ved hjelp AV EN HRIS kan HJELPE HR-avdelingen holde seg på toppen av forskjeller og endringer i skattesatser, som kan variere etter postnummer eller stat.
Holder Poster Uanstrengt
Å Holde poster med et manuelt system kan være vanskelig og krever mye plass til filer og papirarbeid. Holde poster med lønn programvare er uanstrengt og lagrer filer elektronisk. Gamle filer kan også nås eller slettes ved å trykke på en knapp, så bor organisert er enkel.
Tillater Selvbetjening For Ansatte
selv om det vanligvis ikke er behov for mindre selskaper, kan selvbetjeningsalternativer for ansatte gjøre livet enklere for hr-ledere i større selskaper. Selvbetjening gir ansatte tilgang til personlig informasjon om lønn historie, fradrag, arbeidstimer, fordeler, og time-off forespørsler. De kan automatisk be om endringer og gjennomgå informasjon i stedet for å måtte kontakte personalavdelingen.
Basert I Skyen
Skybasert programvare av alle slag blir stadig mer vanlig, og lønnsprogramvare er ikke noe unntak. Arbeidsgivere ser fordeler fra å kunne få tilgang til informasjon fra eksterne steder og betale for» software-as-a-service » på månedlig basis i henhold til deres behov i stedet for å komme opp med en stor sum for en komplett intern løsning.
programvareoppdateringer I Skyen automatisk når skatte-og samsvarslovene endres, mens lokal programvare må oppdateres manuelt. Dette sparer tid på forskning og tekniske oppdateringer og sikrer at ledere og arbeidsgivere har tilgang til nødvendig informasjon.
Eliminerer Lønnsfeil
Håndtering av lønn Er en annen viktig FUNKSJON I EN HR-avdeling — og det er utakknemlig arbeid. Ingen merker lønn med mindre noe er galt, og da er det stressende og tidkrevende å løse eventuelle feil som oppstår. Selv uten feil, kan in-house lønn ta OPP MYE AV HR tid og innsats. Ved hjelp AV EN HRIS kan frigjøre tid og lette stress ved å automatisere prosessen.
Varsler Ansatte Avvik
En HRIS vil varsle HR ansatte hvis det er noen avvik. Hvis noen legger inn feil pengebeløp eller antall timer, eller hvis noe er forskjellig fra tidligere lønnsslipp, kan systemet sende et varsel. På denne måten kan eventuelle feil bli fanget og korrigert umiddelbart.
Sikrer Rettidig Betaling
HRIS varsler er ikke bare for feil og avvik. Å betale dine ansatte i tide er viktig for virksomheten din. En HRIS kan sende ut påminnelser når det er på tide å gjøre lønn. Det kan også effektivisere og automatisere direkte innskuddsprosessen, noe som gjør rettidig lønn enda enklere.
Forhindrer Feilklassifikasjoner
i organisasjoner med mange ansatte er det enkelt å feilklassifisere. Entreprenører kan legges inn i systemet som ansatte og omvendt. Ansatte kan ansettes og legges inn i systemet, men ikke vises for den første dagen. Disse spøkelsesansatte, hvis ikke fanget, kunne tegne en lønnsslipp uten å jobbe en dag. Ved hjelp AV EN HRIS kan bidra til å fange og eliminere feil og feilklassifiseringer som disse.