Hva Er Office Layout? Mål, Prinsipper, Typer

Hva Er Office Layout?

Kontor layout kan defineres som arrangement av utstyr innenfor tilgjengelig gulvplass. Office layout omhandler design og oppsett av et kontor. Det tar hensyn til alt tilbehør og utstyr som trengs på et kontor.

detaljene i kontorarbeidet avhenger av hvilken type virksomhet som er involvert og aktiviteter som utføres. Funksjoner av et kontor som mennesker, plass, utstyr, møbler og miljø,må passe godt sammen for arbeidstakere å føle seg frisk og komfortabel og å kunne arbeide effektivt og produktivt.

Mål For Kontor Layout

som nevnt tidligere, er hovedmålet med kontor layout å sikre økonomi og effektivitet i kontorarbeid. De mer spesifikke målene for kontoroppsett er:

• for å gi maksimal mulighet for tilsyn.
• for å sikre maksimal utnyttelse av plass.
• å gi tilstrekkelig personvern og sikkerhet til personer med konfidensielt arbeid.
• å gi tilstrekkelig plass til bevegelse av menn og bruk av maskiner.
• for å tillate jevn flyt av arbeid.
• for å holde driftskostnadene på et minimum.

Visse prinsipper for layout kan følges for å oppnå disse målene. Tendensen til avdelingen å spre seg ut for å fylle ledig plass selv på bekostning av ulempe må forebygges. Det bør også tas hensyn til arbeidsplassens ordnede utseende, da det bidrar til å oppnå bedre ansattes moral.

Prinsipper For Office Layout

følgende prinsipper for office layout er utviklet for veiledning av office manager utforme office layout:

1. prinsipp for avdelingsforhold
2. prinsipp for arbeidsflyt
3. Prinsipp for maksimal utnyttelse
4. prinsipp for fleksibilitet
5. Prinsipp for servicefasiliteter
6. Prinsipp for godt miljø
7. Prinsipp for minst kostnad

Prinsipp for interdepartementelle forhold

Aktiviteter utført i noen av avdelingene på kontoret er nært forbundet. Disse avdelingene må plasseres ved siden av hverandre. Hovedkontoret bør være sentralt plassert slik at felles tjenester kan leveres beleilig til ulike avdelinger.

Skillevegger og lydisolerte vegger bør settes opp for å skille avdelinger ved hjelp av støyende maskiner som duplikater, skrivemaskiner etc.

Offentlig omgang som kan innebære å delta på henvendelser kvitteringer og betaling av kontanter, mottak av post, etc. bør være nær inngangen til kontoret. Berørte personer og avdelinger bør plasseres tilsvarende.

Prinsipp for arbeidsflyt

Før du utarbeider layoutplanen, er Det nødvendig å studere arbeidsflyten på kontoret. Systemene og prosedyrene som er etablert for ulike operasjoner, må også undersøkes nøye. Om oppsettet skal være et rettlinjearrangement eller V-formet, avhenger av arbeidsstrømmen. Så langt som mulig flyt av arbeid bør være kontinuerlig, glatt, rett, og uten bakover bevegelse.

Prinsippet om maksimal utnyttelse

Tilgjengelig plass bør utnyttes fullt ut. Tilstrekkelig plass bør gis for hvert enkelt personale. Ca 30 kvm. føtter plass er nødvendig for hver enkelt kontorist i en avdeling. Utstyr og arkivskap bør plasseres på en slik måte at de ansatte kan være i stand til å nærme seg dem uten tap av tid eller ulempe.

Prinsippet om fleksibilitet

kontor layout bør være så planlagt at tillegg til ansatte og utstyr som trengs for å takle økt volum av arbeid i fremtiden kan være mulig med liten justering.

Prinsipp for servicefasiliteter

ved planlegging av kontoroppsett bør det legges til rette for servicefasiliteter for ansatte som telefon, kantine, toalettrom, heiser, drikkevann, etc. Disse fasilitetene er avgjørende for effektiviteten av arbeidet og bidrar til komfort og velvære for ansatte.

prinsipp for tilsyn

med et stort antall kontoransatte på jobb, bør oppsettet være utformet slik at det letter effektiv tilsyn og kontroll.

Prinsipp for godt miljø

Riktig belysning og ventilasjon spiller En viktig rolle i kontorfunksjonen. Interiør og ytre utseende legger til mental stabilitet og moral.

Prinsippet om minst kostnad

Arrangement og re-arrangement av kontor layout bør innebære minimum utgifter. Som god layout tar sikte på å få mest mulig økonomisk og effektiv bruk av ledig plass, reduseres kostnadene for kontortjenester automatisk.

Typer Kontoroppsett

Det finnes Ulike typer kontoroppsett avhengig av kravene til kontoret. Det er i utgangspunktet to typer kontor, dvs. åpent kontor og privat kontor. Disse to typer layout kan videre segmenteres i tre forskjellige typer basert på de siste trendene i kontoroppsettet, som diskuteres som følger:

1. Åpent kontor
2. Privat Kontor

Open office

et åpent kontor refererer til et stort rom hvor alle avdelingenes ansatte og utstyr er plassert under et enkelt tak uten skillevegger.

fordeler med open Office

• Bedre plassutnyttelse er mulig.
• det gjør det mulig for folk å kommunisere med hverandre lett på kontoret.
• uten skillevegger eller separate rom i en stor hall, kan man ha bedre belysning og ventilasjon.
• oppsettet av et kontor kan ordnes og omarrangeres for å passe kravet til tiden.
• Effektiv veiledning er mulig av færre veiledere, da det ikke er noen fysiske hindringer for observasjon av personer i arbeid.

Ulemper Med Open Office

• Arbeidet vil bli påvirket av besøkende og bevegelse av de ansatte selv.
• det vil være intern støy av samtale av personalet selv eller med de besøkende.
• Infeksjon eller sykdommer kan spre seg raskt.
• Vekst og utvidelse av virksomheten, og tillegg av ansatte kan føre til overbefolkning og lunger.

Privat Kontor

Private kontorer er små rom okkupert av avdelinger. Hver avdeling vil bli plassert i hvert rom. Slike rom tildeles ved å vurdere arten av den konfidensielle saken som skal behandles, eller for topp tjenestemenn etc.

Fordeler Med Privat Kontor

• det er en økning i effektiviteten på grunn av fravær av støy.
• Konfidensialitet kan opprettholdes som større personvern er mulig.
• det fremmer en personlig atmosfære.

Ulemper Med Privat Kontor

• Mye plass er bortkastet for partisjon.
• det er dyrere å bygge separate kontorer.
• Rengjøring av kontoret blir en kjedelig jobb.

med hensyn til ovenstående kan vi ha noen variasjoner i måten kontorene er organisert på. Noen av dem er angitt nedenfor.

• Anlagt Kontor: Et anlagt kontor er et åpent kontor som arrangementet av rette linjer med skrivebord. Denne type struktur er egnet for teknisk spesialist, ledelse informasjonstjenester etc.
• Flyttbare Partisjoner: denne typen struktur brukes i private kontorer. Bevegelige skillevegger av tak, delvis eller mot høyde består av metall, tre, glass eller plastmaterialer brukes til å skille kontorlokaler.
• Modulære Enheter: De opptar mindre gulvplass; forbedrer arbeidseffektiviteten ved å eliminere unødvendige bevegelser. Den mest populære typen modulære skrivebord Er l-mønsterbordenheten med en flat overflate.

Fordeler Med God Kontor Layout

en layout utformet etter nøye observere trinnene nevnt ovenfor og med prinsipper og mål i sikte, bør gi følgende fordeler:

• da oppsettet er utformet etter å ha studert arten av aktiviteter og flytdiagrammer i hver avdeling, forventes effektiviteten til et enkelt medlem av kontorpersonalet å være høyt. Dette skal i sin tur forbedre kontorets generelle effektivitet.
• På grunn av forbedret effektivitet, kostnaden for kontorvirksomhet, bør være lavere med en tilsvarende økning i fortjenesten.
• det er mulig å ha optimal bruk av maskiner og utstyr på kontoret. Oppsettet gir felles bruk av maskiner og-utstyr som reduserer kapitalinvesteringer.
• det ordnede utseendet på arbeidsplassen er viktig for kontoransatte. Faktisk er kontorarbeidere så stolte av et imponerende kontor som lederne av selskapet. En spenningsløs og forfriskende arbeidsplass øker moralen til de ansatte på et kontor.
• et godt utformet kontorlay-out og de som jobber, forbedrer deretter organisasjonens goodwill. Besøkende og kunder er stolte av å være tilknyttet en slik organisasjon.
• et godt kontoroppsett gjør tilsynet mer effektivt. Ettersom arbeidsflyten tar den korteste ruten, reduseres det faktiske tilsynet til * minimum. Effektivt tilsyn med minimum cost.is sikret.

Kontorlokaler

hver kontorleder er opptatt av å få kontorarbeid utført med maksimal effektivitet og til minimal kostnad. Dette ville bare være mulig hvis han gjør et riktig utvalg av ansatte, gir dem riktig opplæring og veiledning, og plasserer dem i passende jobber.

men hvis kontorpersonalet skal jobbe effektivt, må det være riktig innkvartert, ha et godt arbeidsmiljø og være riktig utstyrt med egnet innkvartering. Moderne utstyr og riktige arbeidsforhold er ikke på noen måte mindre viktig faktor for å forbedre effektiviteten og redusere kostnadene.

arbeidsstedet og omgivelsene er viktige faktorer som i stor grad påvirker de ansattes effektivitet. Siden ansatte må være lange timer på kontoret, og siden det hovedsakelig gjør hjernearbeid og konsentrerer seg om repeterende og monotone aktiviteter for fylling, indeksering, forsendelse, rapportering etc., det er ineffektivitet vil normalt være større i de kontorene der overnatting er tilstrekkelig og miljø og arbeidsforhold er hyggelige.

Prinsipper for kontorinnkvartering

når du bestemmer deg for kontorinnkvartering, bør kontorsjefen ha følgende prinsipper i tankene

• kontoret må være plassert på et passende sted slik at det kan tjene hele organisasjonen på best mulig måte.
• Kontorlokaler bør være tilstrekkelig ut fra dagens og fremtidige behov i organisasjonen.
• tilbørlig bestemmelse skal gjøres for bekvemmeligheter og fasiliteter som kreves for komfort og velvære for de ansatte, f. eks vaskerom, toalett, vannkjølere, kantine, etc.
• Servicefasiliteter som telefon, heis, intern kommunikasjon, etc, bør være tilgjengelig på kontoret, mens andre som bank, transport, marked, postkontor, etc, bør være tilgjengelig i nærheten av kontorlokaler.

Kontorplassering

når kontoret er konfigurert, er det svært vanskelig å flytte til et annet sted. Så, før du starter kontoret riktig plassering bør velges for kontoret, som per kravene til ansatte, besøkende og kunder.

kontorlederen må vurdere et bredt spekter av faktorer som markeder, arbeidstilførsel, lokale lover, makt, skatter, trender i regional og lokal utvikling, transportfasiliteter og bedre infrastrukturanlegg etc. før du velger et sted.

valg av plassering avhenger også av kostnadsfaktoren. Den beste plasseringen er en som gir maksimal fordel til lavest mulig kostnad.

mens du velger plasseringen, følgende aspekter bør tas i betraktning:

• Komfort Til Kunder: kontorstedet skal være nær de partiene som virksomheten har nesten daglig kontakt med.
• Transport, Post Og Banktjenester Fasiliteter: Kontoret bør være plassert på et sted hvor det er god transport, post og banktjenester fasiliteter.
• Tilgjengelighet Av Tilstrekkelig Plass: stedet som er valgt for lokasjonskontor, skal ha tilstrekkelig plass og fremtidig utvidelsesområde.

Velge En Kontorplass

siden hovedformålet med et kontor er å legge til rette for virksomheten, avhenger riktig plassering hovedsakelig av hvor det kan være mest fordel for virksomheten. Kontorstedet kan enten være i urbane sted eller i forstadssted, avhengig av tjenesten de tilbyr.

I Utgangspunktet er det fem faktorer som påvirker valg av plassering:

• Nærhet Til Relatert Handel: det er ønskelig å ha et kontor i nærheten av andre kontorer som er engasjert i samme bransje.
• Nærhet Til Andre Avdelinger: Når alle funksjonene i en bedrift utføres på ett sted, bør kontoret være plassert på samme sted, slik at det fungerer på en mer effektiv måte.
• Nærhet Til Servicefasiliteter: kontoret bør være lokalisert nær slike servicefasiliteter som banker, innlegg og telegrafkontorer, jernbanestasjoner, markeder, handel eller børser etc.
• Nærhet Til Transportfasiliteter: lokaliteten der et kontor ligger må være tilstrekkelig betjent av transporttjenester av alle slag.
• Tilgjengelighet Av Arbeidskraft: Store kontorer der ulike typer ansatte er nødvendig bør vurdere denne faktoren.