«Procure to pay», ELLER P2P, er den fulle syklusen av handlinger og hendelser som en bedrift engasjerer seg i når de krever varer eller tjenester fra en ekstern leverandør. Denne syklusen beskriver trinnene som et selskap må ta for å skaffe varene og betale riktig overføring til leverandøren, minus eventuelle rabatter og justeringer.
selv om det er enkelt i teorien, er den moderne p2p-syklusen for bedrifter på bedriftsnivå et svært komplekst foretak med mange bevegelige deler. Etter hvert som bedrifter vokser og opererer i større skala, må P2P og relaterte leverandørgjeldsprosesser gå over fra enkle papirbaserte arbeidsflyter til viltvoksende innsats som ofte krever automatisering og datahjelpemidler.
la oss undersøke de grunnleggende trinnene i en moderne p2p-syklus, deres ineffektivitet og hvordan moderne, AI-bemyndigede programvareløsninger kan integreres med ledende ERP-plattformer for suksess og besparelser.
i denne hurtigveiledningen undersøker vi svar på følgende spørsmål:
- De 5 Store Procure-To-Pay-Prosesstrinnene
- Procure-To-Pay-Løsninger
- Hva ER P2p-Prosessen I SAP når Du Bruker Kofax ReadSoft-Integrasjon?
- Transformere Anskaffelse Til Betaling Med Avanserte Programvareløsninger
De 5 Store Procure-To-Pay Prosess Trinnene
i en typisk anskaffelses-til-betal-syklus er det fem trinn for en bedrift å nå en fullført transaksjon. I store bedrifter skjer ulike deler av denne syklusen hele dagen, hver dag. For multinasjonale selskaper er anskaffelsessyklusen en kilde til betydelig informasjon og omfattende ansvar.
Slik fungerer det.
Innkjøpsrekvisisjon
på dette stadiet identifiserer virksomheten et behov for en del, et ferdig produkt, en tjeneste eller noe annet som det kan kreve fra en ekstern leverandør. Avdelingen som har kravet definerer behovet og setter spesifikasjoner. Innkjøpsavdelingen tar deretter disse spesifikasjonene og identifiserer en leverandør, eller velger en foretrukket leverandør basert på tidligere bestillinger og erfaringer.
Innkjøpsordre
når en leverandør er identifisert, må kjøpere bestemme riktig pris og sørge for at den samsvarer med avdelingens kjøpekraft. Forhandlinger med nye leverandører kan ta tid med mindre bedriften allerede har en etablert kontrakt med klare vilkår. På dette stadiet oppretter avdelingen en innkjøpsordre (PO) for de nødvendige varene, registrerer PO som en unik post i sine bøker, og overfører bestillingen til leverandøren for oppfyllelse.
Ordrebekreftelse
leverandøren mottar innkjøpsordren og sender en bekreftelse på kvitteringen, ofte med en bekreftelse på at lagernivåene er passende for oppfyllelse. Leverandøren råder virksomheten av forventede behandlingstid og forsendelsesdatoer. Denne viktige informasjonen er avgjørende for effektiv forsyningskjede-og logistikkplanlegging, men å fange den og gjøre den tilgjengelig og nyttig kan være en utfordring med begrenset teknologi.
Leveringsvarsel
deretter kommer de kjøpte varene, og bedriften din må sende en leveringsbekreftelse til leverandøren. Et kritisk skritt på dette punktet er å sjekke forsendelsen mot innkjøpsordren for å sikre at alt har kommet i god stand. Det er viktig å merke unntak, for eksempel skadede eller manglende varer, for å unngå å betale for varer som ikke mottas. Din bedrift kommuniserer all denne informasjonen tilbake til leverandøren.
Fakturabetaling
med informasjonen du har oppgitt, bruker leverandøren eventuelle nødvendige fradrag og sender deretter en faktura til bedriften din. DET mest kritiske trinnet I P2P finner sted her: treveis-kampen, som avstemmer den opprinnelige PO, leveringskvitteringen og fakturaen for å sikre at all informasjon er riktig.
Tradisjonelt er det en tidkrevende prosess. Sporing av feil kan føre til potensielt kostbare forsinkelser. Ekstra forsinkelser oppstår ofte når kampen er fullført, men du trenger autorisasjon for betaling. Bare når alle disse elementene er på plass, kan virksomheten din betale betaling, legge inn den endelige økonomiske informasjonen i hovedbøkene og lukke transaksjonen.
Procure-To-Pay Løsninger
med så mange bevegelige deler og så mye informasjon å forene på en kontinuerlig basis, bedrifter krever avanserte løsninger for håndtering av prosesser som involverer leverandørgjeld OG P2P syklus. Disse løsningene kommer ofte i EN ERP-plattform, FOR EKSEMPEL SAP og spesifikke moduler I SAP, kombinert med ekstra programvare utviklet for å redusere feilrater og redusere friksjon.
I SAP er disse prosessene ofte en» anskaffe å bestille » arbeidsflyt.
Hva Er «Anskaffe Å Bestille»?
Se tilbake til trinnene innkjøpsrekvisisjon, bestilling og ordrebekreftelse. Innenfor EN ERP-plattform, som de som ER opprettet AV SAP, kan en bedrift bruke en programvareløsning designet for å automatisere denne tidlige fasen av kjøpsprosessen. Avdelinger kan heve sine forespørsler, og systemet kan liste egnede leverandører og lage en standardisert PO med et begrenset antall menneskelige berøringer.
slike automatiserte systemer reduserer både sannsynligheten for feil og øker tilgjengeligheten av informasjon som er kritisk for forretningsanalyse. VED Å bruke SAP som en del AV DIN P2P prosessflyt, kan du elektronisk integrere med leverandørsystemer og automatisere en stor del av innkjøpet. BRUK AV SAP P2P-prosessen sikrer effektiv datafangst og gjør det mulig for bedriften å utføre analytiske operasjoner for å identifisere muligheter for besparelser og forbedringer.
la oss utforske disse trinnene.
Hva ER P2p-Prosessen I SAP Når Du Bruker Kofax ReadSoft-Integrasjon?
kraften og allsidigheten TIL SAP for å håndtere elementer AV P2P syklusen er uovertruffen, men de riktige verktøyene kan utvide plattformens grunnleggende funksjonalitet inn i det 21.århundre. Avanserte programmer bygget på maskinlæring og kunstig intelligens, for Eksempel Kofax ReadSoft, kan forvandle delvis papirbaserte arbeidsflyter til helt digitale strømmer som gir klare og konsistente resultater.
ReadSoft bruker kognitiv fangstteknologi til å klassifisere dokumenter og trekke ut informasjon på en intelligent måte, for eksempel PO-tall, varetyper, antall og mer. Den samme programvaren kan også kvantifisere informasjon fra fakturaer og, MED SAP, effektivisere treveis matching prosessen.
med verktøy Som Kofax Process Director kan bedrifter automatisere innkjøp, betaling og nye leverandører samtidig som de gjør det enkelt å rette feil tidlig—før de kan forårsake problemer.
SAP-arbeidsflyten er mer avansert enn den grunnleggende p2p-syklusen, OG tar de grunnleggende stadiene og segmenterer dem i viktige øyeblikk for dataakkumulering og kommunikasjon.
Fastsettelse Av Krav
avdelingen som kommer fra en kjøpsforespørsel, gjør en klar bestemmelse av kravene basert på kommende prosjekter, eksisterende inventar og andre faktorer. ERP-data hjelper disse avdelingene med å gjøre smarte vurderinger for å unngå unødvendige rekvisisjoner.
Bestemmelse Av Leverandør/Forsyningskilde
teamet ditt må finne ut hvor de skal finne egnede leverandører eller leverandører for de nødvendige varene hvis det ikke finnes noen eksisterende registreringer av egnede leverandører.
Leverandørvalg
SAP hjelper teamet ditt med å velge blant de tilgjengelige leverandørene som er definert i systemet. Med Process Director-integrasjon er disse trinnene umiddelbart tilgjengelige i et kjent system med brukervennlige grensesnitt.
Ordrebehandling
innkjøpsavdelingen oppretter eller utsteder en bestilling. Med kofax verktøy, kan denne prosessen skje helt elektronisk, holde po prosessen papirløs. Du kan også skanne papirkopier inn i systemet. ReadSoft intelligente algoritmer automatisk klassifisere dokumentet, fil det til riktig system, og logge informasjonen i ERP.
Overvåking Av Innkjøpsordre
Overvåking Av POs innebærer å se etter viktige hendelser knyttet til en ordre, for eksempel endringer i antall, mangel på lager Fra en leverandør eller oppfyllelsesinformasjon. Effektiv overvåking og fakturamatching med POs kan redusere flaskehalser og sikre at alle følger de samme reglene for kjøpsautorisasjon. En enklere arbeidsflyt for godkjenning betyr mer kostnadseffektivt arbeid.
Varemottak
ved mottak av varene kan Du bruke ReadSoft og ANDRE ap-automatiseringsverktøy av Kofax til å fange opp all informasjon relatert til leveransen. Gjennom procure-to-pay-systemet kan du elektronisk sende et kvitteringsvarsel til leverandøren.
Fakturabekreftelse
Når leverandøren overfører en faktura til bedriften din, kan ReadSoft automatisk kategorisere den og trekke ut nødvendig informasjon. Med Process Director eller DINE EGNE SAP-verktøy aktiverer du automatisk PO-matching. Sammen, disse verktøyene dramatisk forenkle målrettet prosess. Med økt hastighet og en stor reduksjon i menneskelige feil, kan bedriften din enkelt kapitalisere på besparelser fra rabatter for tidlig betaling og unngå hodepine som dobbeltbetalinger.
Transformere Procure To Pay Med Avanserte Programvareløsninger
ved å strukturere innkjøps-og PO-prosessene dine nøye, kan bedriften din spare penger, forbedre resultatene og effektivisere innsats som tradisjonelt har vært en viktig kilde til flaskehalser og hodepine. Med effektiv AP-automatisering kan du enkelt etablere avdelingen din som en pålitelig bidragsyter til selskapets suksess.
hvis Du vil vite mer om integrering Av kofax-løsninger som ReadSoft og automatisering av leverandørreskontro i EN ERP SOM SAP, kan du be om et tilbud som er utviklet for bedriften din i dag.