Jeg skal ikke lyve for deg: denne artikkelen var vanskelig å skrive fordi det er et så tørt emne. Men likevel tror jeg du bør være klar over hvilken rolle antagelser har i prosjekter. Og å forstå deres innvirkning vil hjelpe deg med å unngå noen vanlige prosjektrisiko.
så la oss se på hvilke prosjektforutsetninger som er og hvorfor de fortjener din oppmerksomhet.
hva er prosjektforutsetninger?
Prosjektforutsetninger er visse ting vi anser som sanne som påvirker måten vi planlegger eller styrer et prosjekt på (se PMI definisjon). Vi anser disse faktorene for å være sanne for å gi oss et grunnlag for planlegging. Hvis vi ikke kunne være sikre på noe, kunne vi ikke gjøre noen spådommer om varigheten og kostnaden for prosjektet vårt.
Forutsetninger kan omfatte ulike områder, inkludert vår egen rolle og ansvar, kundens ansvar, lovbestemmelser, kundens behov samt fremtidige hendelser som vi forventer å finne sted.
Helvete, Dette var mye abstrakt babbling.
La oss gjøre ting klart med noen praktiske eksempler:
Praktiske eksempler på prosjektforutsetninger
du forstår best begrepet forutsetninger ved disse eksemplene:
- Forutsetninger om ferdigheter: du diskuterer ET it-systemutskiftingsprosjekt med en potensiell klient. Klientens CIO forteller deg at de har et» veldig erfarent «IT-team som har gjort «hundrevis av migrasjoner». Du er derfor enig med klienten om at de skal utføre dataoverføringen selv. Kunden er glad for at de kan spare kostnader.
- Planlegging forutsetninger: prosjektgruppemedlemmene er også involvert i et annet prosjekt. Derfor har du planlagt viktige aktiviteter (f. eks. forretningsreiser) slik at de ikke kolliderer med det andre prosjektet. For planlegging og ressursallokering antar du at det andre prosjektet vil følge sin opprinnelige tidsplan.
- Kostnadsforutsetninger: for et byggeprosjekt kjøper du 5 tonn sement I Mai, og du skal kjøpe samme mengde igjen i oktober. Du antar at sementprisen kommer til å forbli stabil i løpet av de neste månedene.
- Forutsetninger om det juridiske miljøet: for å gjøre klienten et attraktivt tilbud, du planlegger å ansette utenlandske vikarer Fra India til å jobbe på kundens kontor for et par måneder. I henhold til gjeldende arbeids-og innvandringslover er dette mulig. Du antar at de juridiske reglene vil forbli de samme i løpet av dette 24-måneders prosjektet, og dette gjenspeiles i prosjektplanen og budsjettet som er basert på lavere lønnskostnader.
hvorfor prosjektforutsetninger tikker tidsbomber
Gjennom eksemplene har du sannsynligvis lagt merke til problemet med forutsetninger: hvis de viser seg å være feil eller hvis miljøet endres, kan prosjektet komme i alvorlige problemer.
Ta eksemplet ovenfor om å ansette utenlandske arbeidstakere:
- du antok at (billigere) eksternt personale skal utføre arbeidet. Derfor er kostnadsestimatene dine mye lavere enn i et scenario som involverer husarbeidere. Hvis regjeringen nå bestemmer seg for å forby utenlandske vikarer, har du et stort problem.
- Du må levere til klienten, men du må bruke (dyrere) innenlands ansatte som gjør 3-5x mer enn arbeidere Fra India. Til slutt vil du gjøre et tap på prosjektet. Hvis du er et stort selskap, vil dette ikke skade deg mye. Men hvis du er en liten entreprenør, kan selv et slikt prosjekt avslutte virksomheten din.
Eksploderende kostnader er bare en av konsekvensene av å basere arbeid på ugyldige forutsetninger. I andre tilfeller kan prosjektets omfang eksplodere (dette er det som kalles omfang krype) eller prosjektet kan kjøre inn i en alvorlig forsinkelse.
Les mine tips om hvordan du kan unngå prosjektforsinkelser
Spot forutsetninger før de forårsaker problemer
Takeaway fra denne artikkelen: Vær oppmerksom på forutsetninger og problemene de kan forårsake i prosjekter. Utfordre alltid antagelser fra andre, og vær bevisst på antagelsene du gjør deg selv (dette er enda vanskeligere). Det tar litt ferdighet og praksis å legge merke til når folk gjør forutsetninger, men å be om bevis for en ide eller uttalelse er alltid et godt utgangspunkt for å avdekke potensielle forutsetninger.
Til Slutt vil Jeg peke på en teknikk som er nyttig for å identifisere forutsetninger. Det er å lage en antagelsesliste sammen med prosjektgruppen din-i utgangspunktet en brainstorming-økt med de involverte.