hvordan planlegge en akademisk konferanse

Angi dato

vi foreslår at du velger dato som faller på sikt-tid-dette kan alltid forlenges senere – Ikke glem å sjekke om det vil være noen lignende konferanser i samme år, for å unngå overlapping.

Velg et tema

hvis du tenker på å organisere en akademisk konferanse, har du sannsynligvis allerede fått et veldig godt emne i tankene. Men hvis du ikke har det, prøv å velge en som setter en ny vri på et populært emne for å være mer sikker på å tiltrekke høyttalere, delegater og deltakere. For smale og ikke nok folk vil ønske å komme, for bred og konferansen vil ikke være fokusert nok.

Få hjelp fra institusjonen

hvis du er en postgraduate eller medarbeider, sørg for at du lar universitetet ditt vite hva du gjør! Snakk med administrativt ansatte i avdelingen din og universitetets arrangementsteam, hvis det er en. De er bundet til å ha mange råd og er mest sannsynlig kommer til å være villig til å hjelpe deg med å organisere ting.

Få profesjonell hjelp

hvis du ikke er tilknyttet et bestemt universitet, foreslår vi at du får litt profesjonell hjelp til å organisere den praktiske siden av tingene. Deretter kan du fokusere på den akademiske siden av ting. Enten det er et eget dedikert arrangementsteam som det vi har På Senathuset eller en konferanseplanlegger, vil deres veiledning hjelpe konferanseplanleggingen til å gå jevnt.

Angi budsjettet

• Budsjetter kan virke ganske skremmende hvis Du ikke har håndtert en før. Her er noen gode fremgangsmåter for å administrere budsjettet for konferansen:
• Vet hvordan du skal betale for alt og hvor fortjeneste vil gå – vil du bruke avdelingskontoen din, trenger du en spesiell kode–
• aldri gjette kostnader, alltid beregne expending med up-to-date sitater.
• anta alltid det verste fallet når det gjelder både utgifter og inntekter (det høres pessimistisk, men det vil gjøre for lykkelig budsjettering.)
• Vit hva du må betale for på forhånd og hva du må betale for etter konferansen.
• Tar sikte på å tjene penger, da dette kan brukes til å finansiere en annen begivenhet.
• Sikre registreringsavgifter og eventuell finansiering dekker dine utgifter pluss en beredskap.
• Sørg for at registreringsavgiften gjenspeiler hva som tilbys på dagen(spesielt for akademiske konferanser som er mer enn en dag).

hvordan finne finansiering til faglige konferanser

Ekstra finansiering er alltid en god ting. Her er noen steder vi foreslår at du ser:

• avdelingsfinansieringsorganer
• Fagforeninger
• Tilskudd Til videreutdanning innen kompetanseutvikling
• Utgivere
• Høyere Utdanningsakademi
• Relevante bedrifter og organisasjoner
• Kommersielle selskaper
• lokale bedrifter med forbindelser til din disiplin

tips: ikke glem å opprette en konferanse e-postadresse

keynote speakers eller call for papers?

når det gjelder oppgaven med å få folk til å snakke på konferansen har du to hovedalternativer. Du kan invitere store navn eller personer fra din egen institusjon til å presentere. Sistnevnte er et flott alternativ hvis du vil ha kontroll over programmet fra starten, og hvis du vil foreslå emnene dine høyttalere dekker. Men inviterte høyttalere kan være dyrt, og de har ofte svært travle hverdag. Sende inn en samtale for papirer er en annen måte å finne høyttalere, og det fungerer også som markedsføring for konferansen. Selvfølgelig har dette alternativet også ulemper, da du ikke kan kontrollere hvem som foreslår et papir.

hvis du sender inn en samtale for papirer, foreslår vi at du alltid:

• Bruk falske tidsfrister.
• Angi hvilken type presentasjon du godtar, og antall ord.
• Angi om du søker innleveringer fra en bestemt disiplin eller ikke.
• tydelig markere dine kontaktdetaljer og detaljer om hvordan du sender inn papirer.

når det gjelder å velge papirer/høyttalere alltid sørge for at du:

• Bekreft akseptene dine før du sender ut avslag.
• Velg en keynote speaker hvis arbeid vil appellere til flertallet av publikum.
• Påminn delegatene om tiden som er tildelt papiret før konferansen.

ikke bli frustrert hvis noen faller ut eller ber om en endring av dagen for deres papir – disse tingene skjer. Ha alltid en reserveliste for å imøtekomme dette.

Utarbeide et program

du bør utarbeide programmet for konferansen ved siden av å velge innhold. Ikke undervurder hvor lang tid denne prosessen vil ta; det er en vanskelig oppgave tross alt!

de viktigste praktiske tingene å vurdere er:

• formatet: hvor mange spilleautomater har du? Vil du ha en enkelt tråd av høyttalere eller parallelle økter? Det er fordeler og ulemper til begge, parallelle økter tillater flere høyttalere, men kan være frustrerende for delegater hvis de mangler viktige økter.
• Sørg for at konferansen er i godt tempo, men fortsatt har mange forfriskningspauser og muligheter for delegater å sosialisere.
• hvis du har paneløkter, må du avklare øktformatet og regler for timing med de valgte panelstolene.
• Hvem skal lede? Å gjøre den siste speaker of the day chair konferansen er en fin måte å sikre dagen går til timings.

ikke glem å ta hensyn til delegatenes reisearrangementer og reisetider når du planlegger økter.

før du fullfører programmet, sørg For at du går gjennom det fra deltakernes perspektiv. Kvalitetspapirer og en god keynote-høyttaler er skjelettet til konferansen din, men sørg for at du har bygget mange muligheter for deltakerne til å bygge nettverk, utveksle ideer og kose seg rundt de intellektuelle greiene.

Å Velge et faglig konferansested

Å Velge et flott sted for konferansen er en annen viktig del av planleggingsprosessen. Her er de viktigste tingene å vurdere:

• Sted: velg et sted som er enkelt og praktisk for folk å reise til.
• transportforbindelser: pass på at du velger et sted nær offentlige transportforbindelser.
• Fasiliteter: sørg for at lokalet har oppdatert AV-teknologi og WiFi. Et internt teknisk supportteam er også en massiv hjelp.
• Størrelse: husk hvor mange personer du trenger å imøtekomme når du velger ditt sted; et overfylt eller halvt tomt rom er ikke ideelt.
• Catering: en arena med in-house catering betyr en ting mindre å organisere tross alt.
• Overnatting: hvis konferansen varer mer enn en dag, sørg for at det er rikelig med overnatting i nærheten.

Andre viktige ting å vurdere…

Sikkerhet – trenger du å ansette noen sikkerhet for ditt arrangement?

Overnatting

hvis konferansen skal vare mer enn en dag, bør du vurdere om du trenger å organisere overnatting for noen av deltakerne. Hvis du ikke betaler for overnatting, må du sørge for å gi en liste over foreslåtte hoteller Og B&Bs i ulike prisklasser.

Catering

ikke glem spesielle diettbehov når du organiserer mat. Vi anbefaler alltid prøvetaking menyen for å sikre kvalitet.

Priser og billettsalg

når det gjelder priser, vil du dekke kostnadene dine, men vær forsiktig med å belaste for mye for billetter.

hvis du planlegger å selge billetter til konferansen online, her noen viktige hensyn du bør ta hensyn til når du velger en online billettsystem plattform:

Kontroller at det er…

• Enkel å bruke-ideelt sett bør deltakerne kunne registrere og kjøpe billetter på samme side
• Tilpassbar – slik at du kan opprette en egendefinert side for konferansen din (du bør også ha en egendefinert URL)
• mobilvennlig – da folk er like sannsynlig å registrere seg via mobil som på en stasjonær

Sørg for at den har…

• God kundestøtte
• Gode rapporteringsverktøy og datafangst – slik at du enkelt kan holde oversikt over hvor mange registreringer/billetter som er solgt
• Flere prisalternativer-flott for å sette forskjellige prisnivåer og tilby forskjellige billettyper

Husk at du vil gjøre å si JA så raskt og enkelt som mulig, så bare ta med viktige felt i registreringsprosessen. Det er god praksis å gi delegater en frist som de kan trekke seg fra konferansen og motta refusjon.

Tips om salg av billetter-spesialtilbud og rabatter

Å Tilby spesialtilbud (spesielt for gruppebestillinger) og en tidsfølsom early bird-rabatt er en flott måte å sikre konsekvent billettsalg på.

hvordan fremme din akademiske konferanse

Du har jobbet hardt med å organisere din akademiske konferanse til dette punktet; nå vil du sørge for at hardt arbeid lønner seg ved å få bums på seter. Det er viktig å begynne å markedsføre konferansen tidlig. Programmet trenger ikke å være ferdig før du begynner å få ord ut.

Meldinger:

meldingen skal være klar, overbevisende og fordel drevet. Inkluder alltid tema, sted og tid, samt angi hvem konferansen er for.

Bilder

Bilder sender ut et sterkere budskap om arrangementet enn noen smarte ord noensinne kunne. Så sørg for at du velger dem med omhu!

Oppfordring til handling

Sørg for at en oppfordring til handling er åpenbar og fremtredende på alle markedsføringsmateriell.

hvordan markedsføre konferansen din online

Det er mange metoder både online og offline du kan bruke til å markedsføre din faglige konferanse. Veier for markedsføring faller inn i tre hovedkategorier: eide medier, opptjente medier og betalte medier. Å bruke en blanding av alle tre er den beste måten å virkelig rope om arrangementet ditt til dine jevnaldrende.

Eide medier (kanaler som du direkte eier eller kontrollerer)

Å dra nytte av kanaler du eier (for eksempel et nettsted, en blogg eller en e-postliste) for å markedsføre konferansen, er en god ide fordi du ikke trenger tillatelse, og det er gratis.

Opptjente medier

Opptjente medier er en gratis kampanje som ligger på et tredjepartsnettsted. Å fremme din akademiske konferanse gjennom opptjente medier gir deg potensialet til å markedsføre til et mye bredere publikum enn din direkte sirkel av innflytelse.

Fortjente mediekanaler å vurdere å inkludere:

Sosiale medier

det er viktig å være autentisk, engasjerende og gjennomsiktig hvis du vil tjene folks oppmerksomhet på sosiale medier. Velg det sosiale nettstedet som flertallet av publikum bruker, for å fokusere innsatsen din på i stedet for å starte flere sosiale sider for arrangementet ditt. Dette er viktig av to grunner: en, det oppfordrer mer samhandling på ett sted og to, kjører en sosial mediekonto er svært tidkrevende. Hvis du er villig til å sette tid i, er dette en veldig givende måte å fremme din faglige konferansen. Våre 28 regler for markedsføring av arrangementet ditt På Twitter (legg til hyperkobling) er et flott sted å starte for flere råd.

Bloggere og influencers

hvis du har et godt forhold til bloggere eller influencers innen din bransje, kan de kanskje hjelpe deg med å markedsføre arrangementet ditt. Ikke kontakt bloggere for første gang med det formål å få dem til å markedsføre arrangementet ditt. En mye bedre måte å bygge et forhold kan være noe som å invitere dem sammen gratis.

Betalte medier

Betalte medier kanskje mindre budsjettvennlige, men Det er en mye mer tidseffektiv måte å markedsføre arrangementet på. Betalte mediekanaler å vurdere inkluderer:

• PPC annonsering – du kan sette opp pay-per-klikk tekst reklame ved hjelp av søkemotorer søk Som Google Og Bing å målrette folk søker etter faglige konferanser eller vilkår knyttet til ditt fagområde.
• Display – du kan også opprette visuelle annonser som vises på Tvers Av Googles nettverk for nettsteder. Du kan filtrere hvilke typer nettsteder Google viser annonsene dine på, basert på en rekke faktorer for å sikre at du når de riktige personene.
• Sponsede Innlegg (på sosiale medier og andre nettsteder)
• Reklame i akademiske tidsskrifter

Andre salgsfremmende verktøy

ikke glem å lage plakater for din faglige konferanse for å spre ordet rundt institusjonen din.

Få store navn til å delta

hvis du vil tiltrekke førsteklasses lærde til konferansen, må du sørge for at du begynner å markedsføre det i god tid. Det er også viktig at du har et sterkt program, så vel som å gjøre fordelene ved å delta på din faglige konferanse virkelig tydelig i all din markedsføring.

hvordan kjøre en akademisk konferanse

det viktigste rådet vi kan gi deg om å kjøre en akademisk konferanse er: ikke prøv å gjøre alt selv. Prøv å få hjelp av institusjonens arrangementsteam eller organiser et team av frivillige. Du vil være veldig opptatt i løpet av konferansen, så prøv å delegere oppgaver som å kjøre registreringsskranken og forberede konferansepakker.

Pass på at du ikke har glemt å organisere:

• Registreringspakker
• Navneskilt
• Rikelig med te og kaffe

på dagen:

• Kom tidlig
• Gjør deg kjent med bygningen
• Sjekk at du har nok stoler
• Sjekk at du har nok te og kaffe.
• Sjekk at programvaren din er kompatibel med arenaene
• Ta med back-ups for all teknologi (USB-pinner, ekstra plugger, kabler etc.)
• Introduser deg selv til noen in-house ansatte
• Hold styr på tid
• Puste, slappe av, og nyte innsatsen til hardt arbeid.