Kalendere er nyttige verktøy for å holde oversikt over kommende møter, tidsfrister og milepæler. De kan hjelpe deg med å visualisere timeplanen din og minne deg om viktige hendelser, for eksempel helligdager og ferietid.
det er ikke rart at folk ofte har en rekke kalenderverktøy å velge mellom, inkludert alt fra en papirkalender på kontormuren til et kalenderstyringsverktøy, for eksempel Calendly.
problemet er at folk for ofte administrerer flere kalendere samtidig. Når disse kalenderne ikke er integrert med arbeidet ditt og synkronisert med hverandre, kan dette føre til masse forvirring, hodepine og tapte tidsfrister.
hvorfor du bør bruke en prosjektstyringsprogramvarekalender
Hvis du allerede administrerer og oppdaterer en eller flere kalendere, kan du ikke vurdere kalenderfunksjonalitet som en viktig funksjon i prosjektstyringsprogramvaren. En prosjektstyringsprogramvareløsning som inneholder kalendere, tilbyr imidlertid flere fordeler som andre kalenderalternativer ikke gjør.
for eksempel er tradisjonelle kalendere gode for å planlegge dagen, men forferdelig for planlegging, visualisering og deling av prosjektarbeid.
selv om nettkalenderen din kan minne deg om en kommende tidsfrist, er den ikke laget for å fortelle deg hvilke oppgaver som kreves for å oppfylle tidsfristen, hvem som jobber med dem, og hva deres nåværende status for ferdigstillelse er. Du må gå utenfor det programmet (eller sende en e-postforespørsel) for å finne den kritiske informasjonen.
prosjektstyringsprogramvarekalendere svarer på disse underliggende spørsmålene ved å koble direkte til prosjektfremdrift og informasjon.
her er syv funksjoner som prosjektstyringskalendere tilbyr som tradisjonelle ikke gjør:
- Gjør det mulig å spore og planlegge kritisk arbeid manuelt
- automatisk spore bestemt arbeid For prosjekter, grupper eller mapper
- Fargekode etter status, kanal, målgruppe og mer
- La deg lagre kalendere for å få det store bildet på tvers av flere prosjekter eller mapper
- la deg vise kalendere etter måned, kvartal og/eller år
- lar deg åpne prosjektoppgaver Direkte Fra kalenderen
- lar deg enkelt dele kalendere I sanntid med andre interessenter
kalendere for prosjektledelse lar deg vise planlagte oppgaver som inneholder all relatert informasjon, filer og samtaler. Denne funksjonaliteten lar deg enkelt hoppe fra kalenderen rett inn i arbeid uten å navigere gjennom andre verktøy eller programmer.
i tillegg til å ha en delbar prosjektstyringskalender, kan du vise oppgaver og prosjektplaner for flere lag og prosjekter i hele virksomheten. Denne synligheten hjelper deg med å identifisere potensielle konflikter og koordinere arbeid på tvers av enkeltpersoner og team.
Prosjektstyringsprogramvarekalendere lar deg dele oppdatert informasjon raskt med interne og eksterne interessenter. Denne funksjonaliteten betyr at ledere og kunder enkelt kan få tilgang til et fugleperspektiv av prosjektplanen og kommende nøkkeldatoer, alt i et enkelt, visuelt format.
hvordan prosjektstyringskalendere fungerer
i Motsetning til tradisjonelle kalendere, kobler prosjektstyringsprogramvarekalendere direkte til underliggende prosjekter og oppgaver i programvaren. Dette betyr at kalenderen oppdateres automatisk etter hvert som oppgaver og tidsplaner endres.
i tillegg tilbyr disse kalenderne toveis synkronisering. Dette betyr at hvis du må utsette eller planlegge en oppgave på nytt, kan du gjøre endringen direkte i kalendervisningen. Alt du trenger å gjøre er å dra og slippe oppgaven over til den nye datoen. Ikke bare vil det oppdatere oppgaven, men det vil også automatisk justere alle avhengige oppgaver.
eventuelle oppgaver eller prosjektendringer gjenspeiles umiddelbart i både prosjektplanen og kalenderen i sanntid, noe som betyr at du aldri trenger å bekymre deg for motstridende data, og hele teamet ditt kan stole på en enkelt sannhetskilde.
en annen måte at prosjektledelse programvare kalendere tillate deg å opprettholde en kilde til sannhet er ved å støtte opprettelsen av individuelle kalendere uten å duplisere data. For eksempel kan du opprette separate kalendere for alle slags forskjellige visninger som:
- Ulike prosjekter, team eller avdelinger
- Separate prosjektfaser
- Arbeid etter målgruppe
- arbeid etter kanal
- Ulike arbeidsflytstatuser
hver kalender trekker fortsatt fra samme datakilde, så eventuelle endringer i prosjektet vil fortsatt bli reflektert umiddelbart i alle kalendere.
denne funksjonen lar deg forenkle kalendervisninger slik at mengden data ikke blir overveldende og ingenting blir savnet. I tillegg kan du trekke de separate kalendere sammen for å se det store bildet.
Klassisk vs smart kalendere
det finnes to typer prosjektledelse programvare kalendere:
- klassiske kalendere
- smarte kalendere
Klassiske kalendere opprettes manuelt av deg eller teamet ditt. De tilbyr en fleksibel løsning som lar deg vise bare de oppgavene du har valgt individuelt.
Klassiske kalendere er nyttige hvis du har mange oppgaver spredt over flere prosjekter, og du bare ønsker å overvåke de viktigste eller høyt prioriterte. På samme måte kan gruppemedlemmer velge å opprette sin egen klassiske kalender, slik at de bare kan håndtere et smalt utvalg av oppgaver, for eksempel sine egne oppgaver og de som går direkte foran deres.
Smarte kalendere oppretter automatisk kalendervisninger som viser alle oppgaver i et bestemt prosjekt eller en bestemt mappe. Du kan også bruke filtre til å opprette smarte kalendere som bare oppfyller angitte kriterier, for eksempel hvis et teammedlem bare vil se sine tildelte oppgaver.
Smarte kalendere er nyttige hvis oppgavene du ønsker å overvåke er alle innenfor samme prosjekt eller mappe, og hvis du enkelt kan filtrere for oppgavene du ønsker å spore. Den største fordelen med smarte kalendere er at de kan opprettes med bare noen få klikk og kan oppdateres etter hvert som prosjektet endres.
hvis for eksempel en ny aktivitet legges til i prosjektet, kan en smart kalender trekke den inn i skjermen (forutsatt at den oppfyller filterkriteriene.) Mens med en manuell kalender, må du manuelt legge til den nye oppgaven i kalenderen din. Dette øker risikoen for at nye oppgaver blir oversett.
Kalenderintegrasjoner
mens en prosjektstyringskalender tilbyr mye ekstra funksjonalitet og fordeler, kan du likevel ønske å bruke det gjeldende kalenderverktøyet, spesielt hvis du også sporer ikke-prosjektrelaterte hendelser, møter og tidsfrister.
av denne grunn er det viktig å velge prosjektstyringsprogramvare som kan integreres med populære kalenderapper som Google Kalender, Outlook og Apple Kalender. Denne integrasjonen vil tillate deg å opprettholde din egen kalender uten å måtte administrere og oppdatere to separate verktøy.
Husk at tradisjonelle kalendere ikke er laget for å håndtere alle detaljene en prosjektstyringsprogramvarekalender kan tilby. Du bør se etter en løsning som lar deg velge hvilket detaljnivå som publiseres i din tradisjonelle kalender. I nettkalenderen kan du for eksempel bare se oppgavens forfallsdatoer, eller du vil kanskje ekskludere delaktiviteter.