for å friske opp minnet, evaluerer en BPR gjeldende prosesser og identifiserer måter å gjøre dem mer effektive, noe som betyr mindre bortkastet innsats og mer tid brukt på verdifullt arbeid. En BPR må fullføres grundig, så det er best å ansette en ekspert for å gjøre mesteparten av arbeidet for deg. En konsulent vil ‘skygge’ hver forretningsprosess, og stille spørsmål til de ansatte som er involvert. Dette vil gjøre dem i stand til å:
-
gi en oversikt over hele organisasjonen
-
identifisere mangler og ineffektivitet, f. eks. dobbel-håndtering av data, dupliserte prosesser
-
identifisere potensielle områder for effektivisering av prosesser eller automatisering
-
undersøke hvilke prosesser som ikke kreves eller ikke produserer det de skal
BPR suksess kommer ikke lett. Det krever alles engasjement, og for at det skal skje, må toppledelsen være engasjert, ansatte må føle seg bemyndiget, og det må være strategisk retning og et sluttmål.
slik gjennomfører du en gjennomgang av forretningsprosesser i fire trinn:
1. Identifiser og kartlegg dine nåværende prosesser.
Start med å definere forretningsprosessen ‘som den er’. Dette betyr alle delene i en typisk forretningsprosess, for eksempel:
- liste over roller
- liste over trinn
- handoff poeng
- unntak
målet her er å forstå nøyaktig hvordan forretningsprosessen fungerer i dag, kinks og alt.
på dette stadiet må de involverte i prosessen bli intervjuet. Spør dem ved å stille spørsmål, for eksempel:
- Hvorfor ble dette skrittet tatt?
- trenger du noen andres godkjenning for å ta det skrittet eller ta den avgjørelsen?
- Er det noen unntak fra regelen?
Det er ikke godt nok at de bare beskriver det – de må vise deg hvordan de gjør det. Du må også oppmuntre disse ansatte til å forklare eventuelle problemer med den eksisterende prosessen.
Vurder følgende spørsmål:
- Hva i prosessen er ødelagt?
- hvilke trinn i prosessen skaper veisperringer?
- Hvilket trinn krever mest tid å fullføre?
- Hvilket trinn forårsaker flest forsinkelser?
- er det noen trinn som forårsaker kostnader / ressurser å gå opp?
- er det noen trinn som fører til at kvaliteten går ned?
Det bidrar også til å utarbeide en visuell representasjon av forretningsprosessen fra start til slutt og samspillet med mennesker, avdelinger og programvare. Dette gjør det enklere å analysere og identifisere potensielle hull og overbelastningspunkter.
2. Analyser Dem ved å snakke Med Interessenter (ikke glem kundene dine).
når du har kartlagt prosessene, kan du ordne en rekke møter med personalet for å brainstorm hvorfor problemene eksisterer og hvordan du løser dem. Å snakke med kunder vil også gi deg god innsikt i hvor du går galt.
fra funnene lager du en rapport, som skal bestå av et prosesskart, med hver prosess knyttet til en detaljert diskusjon som består av:
- trinnene i prosessen
- problemer knyttet til trinnet
- typen problem
- virkningen av problemet
- systemkravene
3. Kartlegge din nye plan og mål.
nå kommer forbedringsplanen-i hovedsak en handlingsplan for å sette de ønskede prosessene på plass.
her må du sette realistiske og målbare mål som samsvarer med dine overordnede forretningsmål.
Inkluder de viktigste handlingene som må tas for å komme dit du vil være, hvordan de skal oppnås, og eventuelle økonomiske og ressursmessige implikasjoner.
4. Finn ut hvordan teknologien passer inn i den nye planen.
Teknologi er den siste delen i alt dette – BPR skal kjøre teknologi, ikke omvendt.
dette vil helt avhenge av situasjonen din, men eksempler på teknologier som skaper mer effektive prosesser er:
- Customer relationship management (CRM)
- et fildelings-og prosjektstyringssystem som Microsoft Office
Høste fordelene:
en detaljert BPR vil redusere risikoen, bidra til å administrere budsjettet og produsere en vellykket implementering av nye systemer.
Det har også den ekstra bonusen å redusere siloer i organisasjonen.
en uavhengig og objektiv visning hjelper åpenbart, så å ansette en konsulent for å administrere anmeldelsen er din beste innsats.
Dette Vil Typisk være EN IT-partner som har erfaring på dette området, som vil gi anbefalinger, gi råd om den teknologien som passer best til bedriftens behov, og hjelpe deg med å implementere endringene.
hvis du gjør leksene dine, kan du virkelig ikke gå galt!