Det er en tid med enestående endring i den juridiske industrien, og som svar, mange advokater gjør store karriereendringer. Fra erfarne advokater forgrening ut uavhengig til nye advokater inn i yrket i midten av en pandemi-økende antall jurister åpner sin egen praksis. Men midt i disse prekære tider, fysisk kontorlokaler kan ikke være det beste alternativet. Gjort riktig, kan et virtuelt kontor ordning være like effektiv samtidig som det gir et ekstra lag av forholdsregel.
dette innlegget vil utforske nødvendigheter av å lansere og sette opp en virtuell advokatfirma. Fra administrative hensyn til å sikre nødvendige ressurser, fortsett å lese for 8 tips for å starte din egen virtuelle praksis.
Tips #1 Lag En Forretningsplan
enhver vellykket innsats trenger en handlingsplan, og ditt nye virtuelle advokatkontor er ikke noe unntak. Enten du åpner en helt ny praksis eller overgang fra et fysisk kontor, ta litt tid til å skrive en detaljert forretningsplan som leder deg gjennom hele prosessen og proaktivt adresserer utfordringer. Din plan bør inneholde ulike komponenter, for eksempel:
- En Executive Summary som inneholder din formålsparagraf, en generell firma beskrivelse og finansiell informasjon.
- en markedsanalyse som vurderer tilbud og etterspørsel etter dine juridiske tjenester innenfor din praksis og geografiske område(er).
- et organisasjonskart som legger ut strukturen i firmaet, inkludert hver av stillingene i praksis.
- en tjenestebeskrivelse av firmaets fagområder, inkludert timepriser og gebyrplaner.
- en markedsføringsplan som legger ut hvilke anstrengelser som skal gjøres for å markedsføre firmaet, tiltrekke potensielle kunder og sikre nye saker.
- en financial projections seksjon som viser de økonomiske målene for firmaet, samt inntjening og kostnadsprognoser.
Tips #2 Opprett Et Arbeidsområde
du har kanskje ikke et kontor i murstein og mørtel, men du trenger fortsatt en fysisk plassering for å fullføre dine profesjonelle oppgaver hver dag. Bestem hvor du vil finne arbeidsområdet ditt. Har du et dedikert kontor i hjemmet ditt, eller vil du multipurpose et annet område av huset? Uansett, tenk på hva du trenger for å gjøre dette arbeidsområdet til en produktiv en. Noen av disse hensynene inkluderer:
- Skrivebordet og stolen
- Belysning
- Lagringsplass for kontorrekvisita
- Personvern og konfidensialitet
- Internett-tilgang
- omgivelsene dine for virtuelle møter
Tips #3 Opprett Prosessene Dine
effektiv og effektiv flyt i et advokatkontor er avgjørende for suksess. Uten de riktige prosessene på plass, kan faste medlemmer kaste bort betydelige timer på å gjenoppfinne hjulet og finne ut administrative oppgaver. Enda mer utfordrende er det faktum at i et virtuelt miljø er faste medlemmer ikke innenfor samme plass for enkelt å dele ideer og informasjon. Av denne grunn er det ekstremt viktig å ha klart definerte administrative prosesser på plass helt fra starten av ditt nye firma.
Tenk på hvordan du og dine ansatte vil håndtere situasjoner som:
- Potensielle klientkonsultasjoner
- nye klientinntak
- Postdistribusjon
- Dokumentlagring
- Intern kommunikasjon
- Ekstern kommunikasjon
- tidssporing
- klientfakturering
når du har tatt disse viktige beslutningene, reduser du dem til å skrive ved å lage faste håndbøker og driftsstandarder.
Tips # 4 Fremme En Forent Firmakultur
med faste medlemmer som arbeider fra forskjellige steder, kan det være vanskelig å etablere en enhetlig firmakultur. Når du arbeider hjemmefra, noen ansatte opplever følelser av isolasjon og depresjon. Arbeid mot disse risikoene ved å skape aktiviteter og praksis som fremmer en enhetlig kultur og inkluderer hvert fast medlem. Virtuelle arrangementer som lagkonkurranser, lunsjchatter og bokklubber kan fremme sammenhengende og positive virtuelle arbeidsmiljøer.
Tips #5 Tenk På Kundene Dine
Du og dine faste medlemmer er ikke de eneste som opplever firmaet ditt på en ny eller annen måte. Dine kunder er også å måtte håndtere situasjoner som er langt fra deres forventninger om å jobbe med en advokat. Sørg for at den virtuelle naturen til firmaet ditt ikke reduserer kundeopplevelsen eller firmaets evne til å gi kundene stellar juridiske tjenester. Tenk på omstendigheter som:
- hvordan du vil holde kundemøter
- hvordan dokumenter vil bli sikkert levert til klienter
- hvordan vil du holde klienter oppdatert konsekvent?
- hvilke tekniske ressurser trenger du for å møte kundens behov i et virtuelt miljø?
Tips # 6 Bruk Effektiv Teknologi
Teknologi er viktig innen ethvert advokatkontor, men det blir avgjørende for advokatfirmaer som opererer nesten. Du trenger verktøy på plass som kan nås og benyttes av aktuelle medlemmer av firmaet som de jobber fra ulike steder. Noen vanlige juridiske tech alternativer inkluderer:
- Praksis programvare
- Skybasert dokumentlagring
- online forskningsverktøy
- tid sporing programvare
- Skybasert juridisk fakturering plattform
- Klient Programvare
TimeSolv juridisk fakturering programvare tilbud en rekke funksjoner for å hjelpe advokatfirmaet ledere administrere sin praksis, spore tid, lage fakturaer, og samle betalinger effektivt. Med sin skybaserte teknologi og mange integrasjoner, Hjelper TimeSolv virtuelle advokatfirmaer å holde seg på sporet og lønnsomt.
Tips # 7 Intern & Ekstern Kommunikasjon
hvis ditt nye virtuelle advokatkontor vil inkludere et team av advokater og støttepersonell, trenger du interne kommunikasjonsverktøy som gjør at alle medlemmer kan samhandle med hverandre raskt og enkelt gjennom dagen. Fremveksten av virtuelle arbeidsmiljøer har innledet en rekke kommunikasjonsalternativer, inkludert chat-apper Som Slack og samarbeidsverktøy som Microsoft Meetings. Gjør litt forskning for å finne det beste alternativet for firmaet ditt.
det er også viktig å vurdere hvilke verktøy du vil bruke for ekstern kommunikasjon med klienter og andre jurister. Med alle som arbeider fra forskjellige steder, kan bruk av ulike hjem og mobiltelefoner gjøre et advokatfirma vises uprofesjonelt til potensielle og eksisterende kunder.
VoIP-teknologi tillater advokatfirmaer å sømløst kommunisere med sine kunder og kolleger i et virtuelt miljø. Samtaler rutes over internett-protokollnettverk. Derfor, uavhengig av hvor firmaets medlemmer initiere samtaler, mottakeren ser en konsekvent telefonnummer for firmaet. I tillegg, når klienter ringer inn i firmaet, bruker de ett standardnummer som kan rutes til faste medlemmer uansett hvor de fysisk jobber.
en klientportal kan også bistå med ekstern kommunikasjon ved å tilby et verktøy for å spre informasjon og oppdateringer til klienter på en sikker og virtuell måte. Med denne teknologien kan kundene dine selvstendig logge seg på sine sikre kontoer for å se oppdateringer, gjennomgå fakturaer og betale sine juridiske regninger.
Tips # 8 Online Betalingsalternativer
et virtuelt advokatfirma trenger verktøy på plass for å samle inn online betalinger. I en alder av sosial distansering, mange forbrukere foretrekker online transaksjoner fordi de ikke har reise til et kontor eller sette en sjekk i posten. Enten du godtar betalinger via kundeportalen eller inkluderer en betalingsknapp på nettstedet ditt, oversetter online betalingsalternativer til raskere kompensasjon for firmaet ditt og færre ressurser brukt på å samle inn ubetalte fakturaer. Din advokatfirma ansatte bare sender ut fakturaer elektronisk og klienter kan betale dem ved mottak.