et prosjekt profesjonell i dag lever i en stadig mer virtuell verden, noe som resulterer i behovet for å lede virtuelle prosjekter. Dynamikken til et eksternt team krever at prosjektledere kommuniserer med sine lag annerledes. I denne artikkelen presenterer vi dagens situasjon og deler beste praksis og praktiske strategier. Disse vil hjelpe en prosjektleder bro over kultur, tid og språkbarrierer, og bidra til å eliminere avstanden på tvers av virtuelle team, begge lagene i en organisasjon, og de som inkluderer frilansere og partnere fra ulike organisasjoner.
Nøkkelord: virtuelle team, virtuelt lederskap
INTRODUKSJON
Virtuelle prosjektteam er De Der minst ett medlem av teamet er fjernt fra de andre. På grunn av en kombinasjon av globalisering, outsourcing, bruk av de mest talentfulle menneskene uansett hvor de er basert, fleksibelt arbeid og mer, er virtuelle prosjekter på vei oppover. Dagens prosjektleder må kunne levere prosjekter virtuelt, og dette papiret har som mål å hjelpe dem med å gjøre det.
UNDERSØKELSEN
først vurderer vi resultatene Av Dr. Penny Pullans undersøkelse av fagfolk fra hele verden, og får en dypere innsikt i hva som gjør virtuelt arbeid en utfordring for mange i dag. Deretter, basert på resultatene, presenterer vi våre kombinerte forslag til beste praksis og praktiske strategier som dagens prosjektleder kan søke om å få sine virtuelle prosjekter til å fungere.
Så, la oss dykke inn. Penny kjørte et webinar om virtuelt lederskap med 205 prosjektprofessorer i juli 2015 (Pullan, 2015) og fikk svar på hennes første spørsmål om dette emnet. Hun åpnet deretter en undersøkelse som spurte mer detaljerte spørsmål, som løp fra juli 2015 til februar 2016 med 168 deltakere. Disse kom fra 24 land, hovedsakelig Storbritannia med 66%, Hvor Penny er basert. Andre land representert inkluderte Usa (10%), etterfulgt Av Belgia, Italia, Tyskland, Australia, Sveits og Finland, alle rundt 2%. Flertallet av deltakerne jobber for multinasjonale selskaper (60%), mange for store organisasjoner med mer enn 250 ansatte (46%), selv om det også var personer som svarte som var fra mikrobedrifter med ti eller færre ansatte (18%). Litt over halvparten var medlemmer av virtuelle team og i underkant av halvparten føre virtuelle arbeider.
Deltakerne ble bedt om å markere alle utfordringene ved virtuelt arbeid som de fant brukt på deres situasjon og å kommentere hva de personlig fant vanskelig når de jobbet virtuelt. «Engasjerende eksterne deltakere» stod ut som hovedutfordringen, krysset av 76% av undersøkelsene.
neste på listen som utfordringer var en gruppe kommentarer, alle vurdert på samme måte:
- Gå Glipp av dynamikken og nyansene i samtalen (58%)
- Arbeide på tvers av tidssoner (56%)
- Arbeide på tvers av ulike kulturer (56%)
- Bygge tillit (55%)
dette er viktige spørsmål for prosjektledere, spesielt når du arbeider med minutt detaljer om prosjekter.
den neste grupperingen inkludert:
- Overvåking arbeid gjort (47%)
- Forskjellig forståelse av samme begrep eller ord (44%)
- Oppdage og håndtere konflikter (42%)
- jeg får ikke tilbringe mye tid med eksterne mennesker, og jeg kjenner dem ikke så vel som lokale lagmedlemmer (42%)
- Arbeide på tvers av ulike språk (41%)
- Bruke teknologi (41%)
undersøkelsen spurte hva som var de tingene som gjorde virtuelle team jobber sammen mer produktivt. Svarene var fri form og det mest populære svaret langt var å møte ansikt til ansikt, enten en gang i starten av prosjektet, en gang i året eller mer regelmessig. Andre vanlige forslag inkludert:
- regelmessig, klar kommunikasjon, uten lange hull i mellom
- klare roller og ansvar
- bruk av møteagendaer
- å være tydelig på hvordan teamet vil jobbe sammen i møter, og generelt
- felles visjon, utfall og følelse av hensikt
- en åpen teamkultur, med hver person som lytter å be om hjelp fra de andre
- tid til å bli kjent med hverandre og bygge rapport og tillit
- forstå hvert teammedlems perspektiver og hvordan de foretrekker å jobbe
- teknologi bør være enkel å bruke og opp til utfordringen
- bruk av video over lyd alene
- utbredt bruk av skjermdelingsteknologi
- bruken av et felles depot som alle kan få tilgang til lett
Interessant, mens noen foretrekker å bruke telefonen, foretrekker andre å bruke instant messenger. Kanskje disse menneskene var fra forskjellige generasjoner? Annet enn pa dette punktet var tilbakemeldingen veldig konsistent.
STRATEGIER for SUKSESS
som vi har sett, er vellykkede lag de der medlemmene er engasjert, og de samarbeider og stoler på hverandre, jobber sammen effektivt for å oppnå teamets visjon og resultater. Virtuelle team tillater organisasjoner å bruke de beste menneskene, med de riktige ferdighetene og talentene, uansett hvor de befinner seg i verden. Mange virtuelle team inkluderer ansatte i outsourcede partnerfirmaer og frilansere (EFIP, 2013) (FUED, 2014). Men å bygge tillit og utvikle samarbeid eksternt og på tvers av grenser av kultur, språk, organisasjon, tidssoner og generasjoner kan være litt av en utfordring!
Sikkert, vår 21. århundre teknologi kan hjelpe. e-post, instant messenger, telefon og videokonferanser, muligheten til å dele skjermer med hverandre, og samarbeidsprogramvare som støtter kommunikasjon og gir informasjon repositories, er veldig nyttig. Men selv med all denne teknologien er kommunikasjon tøff i forhold til et effektivt ansikt-til-ansikt-team, som kan hente hverandre ved å gå over til hverandres skrivebord. Altfor ofte er tilbakemelding fra kolleger sakte og kommunikasjon er vanskelig. Uten umiddelbar tilbakemelding av kroppsspråk, folk er mer sannsynlig å feiltolke informasjon, noe som kan føre til misforståelser i et virtuelt miljø.
la oss utforske noen beste praksis som vil hjelpe prosjektledere til å bli effektive virtuelle ledere.
KJØR EFFEKTIVE VIRTUELLE MØTER fra STARTEN
Virtuelle teammøter er kjernen i gode virtuelle team, og dårlige møter påvirker virkelig produktiviteten. I undersøkelsen var hovedutfordringen for prosjektledere å engasjere eksterne deltakere. Regelmessig kontakt mellom eksterne kolleger vil hjelpe dem til å føle seg som en del av teamet, men effektive, engasjerende møter trenger mer.
Klare måter å arbeide avtalt i starten av møtet vil hjelpe alle å vite hvordan å arbeide sammen effektivt. Vanligvis, disse inkluderer sier navnet ditt når du bidrar og sørge for at folk dempe hvis de er i et støyende miljø, slik at alle som deltar kan høre godt.
En annen nyttig strategi for virtuelle møter er å avstemme folk. Polling betyr å spørre deltakerne i sin tur for sine kommentarer. Penny gjør dette et par ganger i hennes en times konferansesamtaler, ofte på rundt tjue minutter og førti minutter inn i samtalen. Det hjelper virkelig å informere dine egne deltakere i starten av ditt virtuelle møte at du vil gjøre dette, da folk er langt mindre tilbøyelige til å sjekke ut og gjøre andre ting.
SAKTE NED FOR Å ØKE hastigheten
mens det er fristende å løpe fremover, gir sakker ned prosjektledere tid til å forstå hva som trengs, hva gjør hvert teammedlem huke, hvordan ting fungerer, og hva som kan hjelpe teamet til å operere sømløst. Det er veldig nyttig å ta tid på forhånd for å bygge et team charter som en gruppe og bli enige om hvordan teamet skal operere sammen, og dermed unngå mange fallgruver fremover. En felles visjon og mål, med felles mål og en sterk hensikt, vil hjelpe teammedlemmer til å finne sin plass og å jobbe sammen med sine virtuelle kolleger.
ved å bremse ned foran som dette i et virtuelt miljø, har teamlederen satt grunnlaget for teamet til slutt å gå videre til mer effektiv og rask prosjektleveranse.
KOMMUNISER FOR Å ENGASJERE TEAMET ditt
Prosjektledere er allerede kjent med bruk av kommunikasjonsplaner for interessenter på sine prosjekter. Det er fornuftig å ta så mye omsorg i planlegging kommunikasjon innenfor sine virtuelle team. Basert på de individuelle behovene og preferansene til hvert teammedlem, bør denne planen også vurdere hvordan teammedlemmer samhandler i løpet av prosjektet. Det bør også dekke teknologi, både for virtuelle møter og samarbeidsverktøy for deling av informasjon og lagring av dokumenter. Sørg for at teknologien oppfyller kravene til teamet og er enkel å bruke. Nyttige alternativer inkluderer muligheten til å gjøre opptak slik at folk kan ta opp hvis de går glipp av møter. Husk å få innspill fra teamet ditt og oppdatere planen etter hvert som prosjektet utvikler seg.
i ditt virtuelle arbeid hjelper det å bruke flere strategier for å engasjere folk. Bruk historier, bilder og bilder av teammedlemmenes ansikter for å hjelpe folk med å holde seg engasjert.
BYGG INDIVIDUELLE FORBINDELSER med TEAMET ditt
En del av kommunikasjonen med teamet ditt vil inkludere en-til-en-interaksjon med medlemmer av teamet. Ta deg tid til å lytte til folks bekymringer og hjelpe dem med å overvinne problemer de står overfor. Dette vil hjelpe folk til å engasjere seg i prosjektet ditt og prioritere det blant de mange oppgavene de trenger å fullføre. Det bidrar til å bygge tillit, begge veier! Noen ganger kan et personlig preg som et håndskrevet kort for å si «Takk» være veldig kraftig for å få folk til å føle seg verdsatt og en del av teamet ditt.
BRUK VIDEO
en viktig utfordring for folk i Pennys undersøkelse var » Glipp av dynamikk og nyanser av samtale.»En måte å engasjere folk på og få så mye av kroppsspråket og nyansene i samtalen som mulig, er å bruke ansikt til ansikt møter når det er mulig. Disse trenger ikke å være colocated, men kan oppnås gjennom video. Dette hjelper folk til å se hva du mener og hjelper deg å plukke opp så mye av kommunikasjonen som du kan.
HOLD ØYNE OG ØRER ÅPNE for KONFLIKT
Konflikt ser ut til å være mer sannsynlig i virtuelle lag enn colocated lag, ofte på grunn av en bredere flerkulturell blanding og geografisk adskillelse (Lui et al., 2008) (Mortensen & Hinds, 2001). I colocated team, det er lettere å se en konflikt dukker opp og å ha en prat med enkeltpersoner involvert for å løse problemene. I et eksternt team, med mindre prosjektlederen er oppmerksom på konflikt, er det sannsynlig å vokse ubemerket og forårsake problemer! Selv om det kan være fristende å ignorere konflikt og late som om det ikke skjer, trenger virtuell konflikt rask oppmerksomhet, uten hvilken den vil vokse ut av kontroll.
VIT HVA DU VIL NÅR DU REKRUTTERER VIRTUELLE TEAMMEDLEMMER BÅDE I OG UTENFOR ORGANISASJONEN
Virtuelle prosjektledere kan være i stand til å rekruttere teammedlemmer fra hele verden, og bringe inn utenforstående så vel som interne ressurser. For å kunne velge riktig person for rollen, må prosjektledere eller DERES HR-kolleger ha en god forståelse av kunnskapen, erfaringen og personlige egenskaper som trengs for teamet, samt de spesifikke ferdighetene som trengs. Se opp for folk som vil kunne kommunisere godt på tvers av kulturer og vil være fleksible for å jobbe på tvers av tidssoner hvis du trenger dette. Det kan være lurt å ha noen reserver tilgjengelig også, for å dekke risikoen fremover.
HUSK Å UTVIKLE TEAMMEDLEMMENE
for vellykkede prosjekter er det fornuftig å hjelpe teammedlemmene til å utvikle sine ferdigheter for fremtiden, så vel som for ditt eget prosjekt. Kjenne deres nåværende ferdigheter og deres potensial og søke å hjelpe dem til å realisere og anvende sine talenter.
I SAMMENDRAG
i denne artikkelen har du hørt synspunktene til et stort antall prosjektledere og våre ideer om praktiske strategier for dos and don ‘ ts av virtuelle team. Vi ønsker deg alt det beste i fremtiden, som vil inneholde et økende antall virtuelle team. Vi håper at du vil være i stand til å sette våre ideer ut i praksis for å hjelpe deg å få de riktige personene i virtuelle team og til å arbeide effektivt sammen.
OM FORFATTERNE
Penny Pullan, PhD, Pmp, direktør For Making Projects Work Ltd, hjelper folk på tvers av bransjer som griper med vanskelige prosjekter(risikable, tvetydige krav, virtuelle lag og frakoblede interessenter). Pennys bok om virtuelt lederskap kommer ut i år. Andre bøker fokuserer på å legge til rette for risiko, forretningsanalyse og ledelse. Hennes kongressøkter er utfordrende og morsomme, og hun håper at litt av det kommer over til leserne av dette papiret.
Evi Prokopi, MA, er en sertifisert arbeidsplass assessor, spesialiserer seg på prosjekt human resource management For Fortune 100 selskaper, og jobber som et program management konsulent For Palo Alto Networks, en prosjektledelse diplom assessor For Paradigma Løsninger, og en prosjektledelse trener For Lloyd ‘ S Register. Hun reiser mye og jobber med folk fra nesten alle kontinenter, noe som gjør henne til en flerkulturell ekspert.
KOM I KONTAKT MED OSS!
 |
Penny Pullan Evi Prokopi |
| |  @pennypullan |
| |
Gjør Prosjekter Arbeid |
| |
Penelope Pullan Evi Prokopi |
Det Europeiske Forum For Uavhengige Fagfolk (EFIP). (2013). Fremtidig arbeid: fremveksten Av Europas uavhengige fagfolk (IPROS). Hentet frahttp://wp.efip.org/wp-content/uploads/2014/03/Future_Working_Full_Report.pdf
Frilansere Union & Elance-Desk. (2014). En nasjonal undersøkelse av den nye arbeidsstyrken og freelancing I Amerika. Hentet fra http://fu-web-storage-prod.s3.amazonaws.com/content/filer_public/c2/06/c2065a8a-7f00-46db-915a-2122965df7d9/fu_freelancinginamericareport_v3-rgb.pdf
Liu, Y., Luo, M., & Wei, X. (2008). Effektene av kulturelt mangfold, konflikt og konflikthåndtering på ytelse i globale virtuelle team. 4. Ieee Internasjonale Konferanse Om Trådløs Kommunikasjon, Nettverk Og Mobil Databehandling, Dalian, Kina.
Mortensen, M., & Hinds, S. (2001). Konflikt og felles identitet i geografisk distribuerte team. Internasjonal Tidsskrift For Konflikthåndtering, 12 (3), 212-238.
Prosjektledelse Institutt. (2013). En guide til prosjektledelsen kroppen av kunnskap – pmbok® guide) – Femte utgave. Newtown Square, PA: Forfatter.
Pullan, P. (2015). Ledende virtuelt prosjektarbeid. Hentet fra https://www.apm.org.uk/news/webinar-recording-penny-pullan-talks-through-leading-virtual-projects Princes Risborough, Bucks, England: Forening For Prosjektledelse.
Pullan, P (2016) Virtuelt Lederskap: Praktiske Strategier for Å Få Det Beste Ut Av Virtuelt Arbeid og Virtuelle Lag. London: Kogan Side