av alle prosessene finansgruppen dekker, fortjener månedsluttprosessen spesielt din oppmerksomhet. Hvis du jobber i en regnskapsavdeling, vet du at regnskapet sikkert betyr noe, men like viktig er en konsekvent, oppdatert post, slik at ingen fakturaer, kvitteringer eller annen viktig dokumentasjon blir etterlatt.
Regnskapsteam bør gjennomgå den månedlige avslutningsprosessen, utvikle en sjekkliste over oppgaver for å sikre at den går jevnt og riktig, følge beste praksis og bruke programvareverktøyene som er tilgjengelige for dem. Denne guiden er ment å hjelpe deg hoppe starte denne reisen.
Hva Er Månedens Slutt?
Bedrifter bryr seg om å sende inn regnskapet i tide fordi Det bidrar til å opprettholde en sunn kontantstrøm, legge til rette for økonomisk planlegging, bistå med å ta strategiske forretningsbeslutninger og måle fremgang mot langsiktige mål.
på slutten av hver måned sørger selskaper ofte for at bøkene deres er stengt slik at postene er satt i stein. Denne oppgaven, kjent som månedens slutt, resulterer i:
- et pålitelig og nøyaktig regnskapssystem
- mer informerte forretningsbeslutninger
- Sterkere synlighet i bedriftens økonomiske helse
- Enklere finansiell revisjon
- Forenklet skatteinnsendelse
du kan være sikker på at eventuelle transaksjoner i slutten av hver måned har skjedd enten før eller etter avslutningen og at månedsskiftet er nøyaktig og oppdatert. Et komplett sett med økonomi fra forrige måned kan også brukes som grunnlag for neste måneds forretningsbeslutninger, da en sluttperiode fremhever områder der du kan forbedre.
med andre ord, du gjør en fullstendig gjennomgang av finansiell aktivitet og ytelse for hele måneden og har tillit til at posten for den måneden er usannsynlig å endre seg i fremtiden. Den nøyaktige informasjonen du» lukker » her inkluderer:
- Balanser, som trenger sertifisering og en forsikring om ingen avvik.
- Konsernintern handel og alle transaksjonene du gjør med andre selskaper.
- Regelmessige posteringer som skal valideres, godkjennes og posteres.
- en full sjekkliste som vi skal snakke om senere.
Andre relevante dokumenter inkluderer ikke-inntastede fakturaer, bank-eller kredittkortutskrifter, boliglånsoppføringer og forsikringsregninger. Datainnsamling er helt klart en stor del av prosessen, og noe av informasjonen som skal samles inn inkluderer:
- totale inntekter bankkontoer
- Finansregnskap og balanse
- Anleggsmidler og lagernivåer
- Bankkontoinformasjon
- Inntekter og utgifter
- Smålig kontantfond
- hovedbok data
den nøyaktige tilnærmingen til den månedlige avslutningsprosessen varierer avhengig av type virksomhet og dens spesifikke regnskapsmetodikk. Og noen firmaer praktiserer den årlige versjonen kjent som årsskiftet.
månedsavslutningsprosessen, til gjennomgang, er å justere oppføringer for å korrigere kontoer for den lukkede perioden. Det er kjent alternativt som » record å rapportere.»
Trinnene I Slutten Av Måneden Lukkeprosessen
finansavslutningen trenger ikke å være en hodepine for regnskapsteamet. Etter riktig sett av trinn når du arbeider med finansielle poster på slutten av hver måned vil resultere i en positiv innvirkning på organisasjonen som helhet.
Samle Informasjon
Å Lukke bøkene Er en dataintensiv oppgave. Start med å samle inn ulike datapunkter om den aktuelle regnskapsperioden:
- Lagertelling
- resultatregnskap
- Påløpte utgifter
- finans
har Alltid en oversikt over daglige driftstransaksjoner, ideelt sett øyeblikket de er laget i stedet for å vente til slutten av måneden.
Kombiner Delene Av Regnskap
Regnskapssystemer er ikke homogene enheter; De kommer vanligvis i moduler som dekker spesifikke formål som en leverandørgjeld og en kundefordringsavdeling. En del av avslutningsprosessen er å forene alle disse komponentene sammen.
Kontroller at leverandørbalansen, for eksempel, faller i tråd med finans. Til det formål, organisere kvitteringene og skriv ned alle dine kjøp. Kryss-sjekk postene dine under dette trinnet for å sikre at alt er betalt.
for kundefordringer, se på alle inntektskilder fra lån til fakturabetalinger. Har en kunde ikke fullført en betaling ennå, eller har du glemt å sende en faktura? Få disse oppføringene sortert ut før slutten av måneden.
Avstemme Kontoer
Avstemme alle kontoene dine er et hovedtrinn i avslutningen. Kryss-sjekk kontoutskrifter med kvitteringer, bankskjemaer og andre eksterne oppføringer. Kontoer som trenger denne behandlingen er:
- Kontanter, kontroll og besparelser
- Forhåndsbetalte kontoer
- andre balansekontoer
- Smålig kontanter
Avstem kontantkontoene dine først, som er enklere å behandle siden avvik og feil er tydelige når du arbeider med kontanter. Dette trinnet gjør deg også oppmerksom på hvor mye penger du har på hånden som en bedrift.
Derfra går du videre til avstemming av balansekontoer. Ikke glem å gjennomgå inntekter og utgifter kontoer samt å sørge for at alle oppføringer har blitt nøyaktig reflektert.
Vurder Lager Og Anleggsmidler
ikke alt av verdi i organisasjonen kan settes til et kontantbeløp. Anleggsmidler—som kan inkludere utstyr, eiendom og kjøretøy-legger til langsiktig verdi for virksomheten din. Husk at de kan svekke seg i verdi over tid.
utfør en lagertelling hver måned som en del av lukkingen på samme måte. Har du behov for påfyll av lager. Hvis ja, hvor mye? Er noen gjenstander forgjengelige eller trenger erstatning?
Skriv Opp Regnskapet
når hovedboken er oppdatert, er neste trinn å utarbeide regnskapet, som kan gjøres enten med kompilerte data i et regneark eller automatiseringsverktøy. Emner som dekkes i disse dokumentene er vanligvis et sammendrag av hovedbok, resultatregnskap og balanser.
bare handlingen om å gå over regnskapet ditt kan gi deg intel i hva du kjøper og om du får en skikkelig avkastning på investeringen. De er også en indikator på overforbruk og andre budsjettproblemer.
Organisering av uttalelsene er like viktig, slik at du ikke krypterer for å finne dem i de siste dagene i måneden. De fleste former for regnskap programvare har funksjoner innebygd for dette formålet.
Endelig Gjennomgang
all relatert dokumentasjon sendes til ledelsen for gjennomgang. Personen som gjennomgår de avsluttende dokumentene, er ikke direkte knyttet til lukkeprosessen frem til dette punktet, og har en sjanse til å se på alt med friske øyne.
månedsavslutningen avsluttes når forrige måned er satt i stein og ingen nye transaksjoner registreres på den.
Hva har du lært i løpet av denne prosessen, og hva kan du søke om å gjøre neste måned enklere? Når du får en ny start neste måned, dedikere deg til å bygge en finansiell kalender for å holde tritt med bøkene. Skriv ned frister for:
- Samle alle transaksjonene
- mottak og registrering av nye rapporter
- Postering av alle inntekter og utgifter
- en generell tidslinje for justering av hovedboken
Kommuniser planene dine til andre teammedlemmer som er involvert i månedsskiftet, for å få alle om bord. Du kan justere kalenderen som tiden går for å passe den rundt tidsplanen.
Månedens Slutt Lukk Sjekkliste
etter å ha lest den listen over trinn, kan det være litt skremmende å lukke regnskapet. Den finansielle regnskaps rolle går utover bare transaksjoner, som dekker inntekt kontanter, banklån, sparekontoer, månedlige utgifter, og andre viktige deler som påvirker hele organisasjonen.
hvordan sørger du for at du ikke har gått glipp av noe? En feilplassert faktura eller uttalelse kan resultere i nysgjerrige tap som du ikke vil kunne gjøre rede for. Følgende er en sjekkliste for å gå over hvis du finner deg selv ansvarlig for den månedlige avslutningsprosessen.
- Kontanter: Juster for eventuelle utestående sjekker eller innskudd til din slutt kontantbalanse samsvarer med hva kontoutskriften sier. Innskudd eventuelle ubesatte midler fra forrige måned.
- Lager og anleggsmidler: riktig dokument depreciating verdi og utdatert / utløpt lager.
- Leverandørgjeld og fordringer: Se etter ubrukte kreditter eller forfalte saldoer for å skrive av.
- Notater betales med banken: Vurdere amortiseringsplaner og riktig dokumentere kostnadene for månedlige renter.
- Konserninterne kontoer: Gjeld og fordringer bør samsvare mellom begge virksomheter. Sjekk også forhåndsbetalte utgifter.
- påløpte ferie og lønn: for ansattes refusjon.
- Påløpte skatter: Inkludert de som gjelder for eiendom, salg og lønn.
- Utgifter: inkludert forsyninger og vedlikeholdskostnader.
denne sjekklisten må ikke fylles ut i rekkefølge. Faktisk kan noen oppgaver delegeres til en annen avdeling. Identifisering av aktivitetsavhengigheter vil uunngåelig være et ekstra skritt for større organisasjoner.
Beste Praksis
På toppen av en lagt ut plan og en sjekkliste, la oss gå over noen beste praksis for å gjøre denne viktige forretningsprosessen så glatt som mulig.
- ofre aldri nøyaktighet for fart: Å Lukke bøkene kan være tidkrevende, Men dataene du jobber med vil gjenspeile i fremtidige forretningsbeslutninger. Behandle dine forventninger tilsvarende ved å ikke rushing arbeidet og ved et uhell utelate viktige uttalelser eller oppføringer. En god tommelfingerregel er å planlegge å fullføre prosessen i 10 dager etter at måneden slutter.
- men husk å styre tiden din godt: Effektivitet betyr Noe i regnskapsavdelingen. Hvis du har en sluttdato, dedikere deg til å møte den etter beste evne. Diskuter med teammedlemmer om realistiske tidslinjer og kommuniser riktig for å unngå sjansen for forsinkelser.
- Lær langsomt av feil: du lukker på slutten av hver måned, så det er alltid en ny sjanse til å forbedre tilbakeslag sett i forrige måned. Nye regnskapsførere vil trenge litt tid til å bli kjent med de relaterte verktøy og programvare, og bør dra nytte av alle tilgjengelige treningsprogrammer.
- Lag relasjoner med andre lag, selv de som ikke er i økonomi: Hvis flere mennesker er klar over hva du gjør, kan andre avdelinger bidra med nødvendige økonomiske data og forstå hvor innsatsen går. Toppledelsen bør spesielt ha en ide om dine mål.
- Dra nytte av automatisering: Teknologi har strømlinjeformet regnskapsoppgaver sterkt. Programvareverktøy kan brukes til å samle inn data og kjøre beregninger raskt uten risiko for menneskelige feil, blant annet optimaliseringer.
vi vil snakke mer om automatisering i regnskapsområdet og månedsavslutningsprosessen spesielt senere. Men om du er en erfaren profesjonell eller en ny regnskapsfører tar på seg oppgaven med å lukke bøkene, har disse praksis i tankene vil hjelpe deg å treffe bakken kjører.
Fallgruver Og Utfordringer
denne regnskapsprosedyren er ikke uten utfordringer. En av de mest fremtredende problemene som er kjent for bedriftsadministratorer, er ineffektiviteten ved å samle all nødvendig informasjon.
problemet her er at økonomiske data kommer fra flere ulike kilder, og når de er hentet, må regnskapsførere rydde opp og gjøre det til et konsistent format. Å måtte opprette flere regneark for å dekke arbeidskrevende datarensing bremser prosessen og øker administrasjonskostnadene.
En annen flaskehals koordinerer arbeidet blant alle avdelinger som er involvert i økonomiske data. Større bedrifter må spesielt håndtere komplekse gjensidige avhengigheter som er et rot for å løsne de siste dagene i en måned. Hvordan sikrer du at du ikke faller bak eller mister oversikten over hvor du er i sjekklisten?
dette tidkrevende arbeidet tar bort forretningstid som kan settes inn i mer nyttige applikasjoner som risikostyring, administrasjon av interne kontroller og ytelsesanalyse.
Å Finne Løsningen Med Automatiseringsverktøy
Regnskapsprogramvare i dag er mer enn i stand til å akselerere mange av de kjedelige oppgavene knyttet til månedens slutt, inkludert å samle regnskapsdata, utarbeide rapporter og sikre at alt er arkivert og rapportert innen sluttdatoen. Fordelene med å gå etter disse løsningene er mange.
Mindre Manuelt Arbeid
eliminering av manuell dataregistrering er vanligvis det første salgsargumentregnskapet ser frem til, men fordelen her strekker seg utover det.
Noen oppgaver må planlegges i henhold til en dato eller et klokkeslett eller må utløses av avhengigheter. Takket være automatisering er det ikke nødvendig å kontinuerlig overvåke hver oppgave og varsle ansvarlige personer om de neste trinnene.
Teknologi kan også brukes til å standardisere konto avstemminger og automatisere etablering og behandling av tusenvis av bilag bedrifter uunngåelig arbeide med.
Forbedret Synlighet
Se sjekkliste for månedsslutt. Hvert element på listen gjøres ofte gjennom et eget regneark av isolerte personer som er spesifikke for deres avdelinger. Når det gjøres på den tradisjonelle måten, er disse oppgavene usynlige for den bredere finansfunksjonen, og det kan være vanskelig å integrere arbeidet med den månedlige avslutningsprosessen som helhet.
enda større organisasjoner sliter med fragmentering og koordinering av bedriftsomfattende økonomisk arbeid, da de er spredt ut over flere geografiske steder. Frustrasjonen forverres ytterligere av det høye antallet gjensidige avhengigheter å ta hensyn til.
målet med regnskapsprogramvare er å bygge et enhetlig, digitalt miljø der hvert lag kan samarbeide for å fullføre sjekklisten. Dashboards og varsler overvåker i tillegg fremdriften i sanntid og gir ledelsen en ide om hva de skal gjøre neste gang. Dette nivået av synlighet sikrer at alle er på samme side, og at problemer blir oppdaget før de blir betydelige problemer.
Forenklet Revisjon
Programvaren registrerer enkelt avsluttende aktiviteter, hvem som utførte dem, og hvilken tid, noe som resulterer i et praktisk revisjonsspor. Regnskap fagfolk er i stand til å kontrollere at beste praksis blir fulgt og kan spore tilbake ansvar når feil er gjort.
En Mer Raffinert Tilnærming Til Regnskap
Store problemer i løpet av månedsskiftet avslutningsprosessen kan være en indikasjon på underliggende problemer med bedriftens tilnærming til regnskap. For eksempel, hvis en leverandørgjeld team ikke klarer å bli involvert i kjøpsprosessen i tide, vil det ha å spille fange opp på slutten av måneden for å utstede alle de tapte betalinger og dobbeltsjekke etterslep av dokumenter og fakturaer.
Automatiseringsprogramvare gir disse teamene bevissthet om finansiell aktivitet i hele firmaet, noe som gir dem en sjanse til å gi innspill til innkjøpsbeslutninger tidlig.