* * MIT event organizers, vennligst se MIT Nå for all aktuell informasjon og FAQ tilgjengelig nederst på siden for arrangementspolicyer.**
i hendelsesplanlegging refererer protokoll generelt til regler for atferd og form man bør følge når man er vert for eller samhandler med offentlige tjenestemenn eller andre organisatoriske ledere/representanter; det kan også omfatte saker av kulturell etikette. (Se denne forklaringen av en organisasjonsprotokoll offiser.) Formålet med protokollen i sammenheng med VÅRT arbeid på MIT er å fremme en atmosfære av respekt og velkommen — en atmosfære som gjør at folk kan fokusere på å gjøre sitt beste arbeid.
Protokollen gjelder når enkeltpersoner eller enheter samhandler, men spørsmål har en tendens til å oppstå bare når det er forskjeller i offisiell rang eller kultur eller funksjon mellom dem (dvs.når folk ikke er sikre på reglene). Mulige scenarier på campus inkluderer (men er ikke begrenset til!)
- en gruppe studenter invitere en ansatt til å spise
- et søk komiteen gjennomføre en rekke siste intervju dager med kandidater
- en fremtredende ekspert på besøk for en forelesning + møter med kolleger
- et besøk av individuelle, bedrifts, eller offentlige støttespillere
- et besøk av en offentlig tjenestemann eller delegasjon
her er noen spørsmål å stille når du føler protokollproblemer kan oppstå.
- hva er de organisatoriske eller uformelle rekkene til de involverte?
- er det tilrådelig å engasjere Andre Instituttkollegaer og Dlc-Er, enten på grunn av protokoll eller aktuelle problemer? Hvem skal ta kontakt?
- kreves en formell invitasjon? Hvem er den rette underskriveren? Dette betyr ikke at en papirkopiinvitasjon er nødvendig-e-post fra riktig person kan være bra. Uansett, det er nyttig å inkludere i en invitasjon en logistisk eller program kontakt, spesielt hvis signataren er en senior leder.
- hva er riktig adresseform?
- Hvem vil sende en takk etter hendelsen?
- Hvem er det riktige valget for å hilse på og eskortere en besøkende og å utføre introduksjoner? Disse menneskene kan eller ikke kan være det samme. Hvor finner hilsen sted?
- er en gave anbefalt? Trenger det bli presentert formelt eller kanskje ved avslutningen av et møte? Av hvem?
- hvis det er et taleprogram på arrangementet ditt, hvem vil åpne programmet / introdusere honoree (e) / sitte med gjesten (e) i publikum?
- Er det andre reserverte eller tildelte seteproblemer å vurdere?
- hva er behovene til en delegasjon eller medfølgende personale-separat program og overnatting eller bor de hos rektor?
- vil noen oppfølging være nødvendig, annet enn en takk? Hvem skal være ansvarlig og hvem skal inkluderes i samtalen?
Institutthendelser er tilgjengelige for å gi råd om noen av disse problemene, inkludert spørsmål om hvorvidt en forespørsel du mottok, må gjennomgås utover DLC-nivået. Andre ressurser inkluderer Kiss, Bow eller Shake Hands Av Terri Morrison; US Department of State; Emily Post Institute; Ære & Respekt Av Robert Hickey; og online former for adresse levert av Protocol School Of Washington. Du kan også ønske Å konsultere GlobeSmart, MIT-lisensiert ressurs som gir detaljert informasjon om hvordan du kan arbeide effektivt på tvers av kulturer.