Dette er DEN FØRSTE bloggen i serien vår som forklarer hvordan Du kan utnytte Service og Endringsledelse for Samsvar ved å fange all nødvendig informasjon for å behandle endringsgodkjenninger og etablere reviderbare poster. I denne artikkelen forklarer vi hvorfor Overholdelse Av Forretningsprosesser er en viktig del av grunnlaget for å bygge en vellykket organisasjon. Vår andre artikkel forklarer hvordan Overholdelse Av Regelverk på Tvers Av Bransjer gir viktig veiledning for organisasjoner når de streber etter å nå sine forretningsmål. I vår tredje og siste artikkel (publisert 29. juni 2021) forklarer vi hvordan Revisjon for Samsvar ikke bare brukes til å vurdere om selskapet følger eksterne forskrifter, men også avgjøre om det følger egne interne prosedyrer og retningslinjer.
hvis Du ikke har Et Service-Og Endringsstyringssystem som kan håndtere arbeidsflyter for samsvar, er det en rekke faktorer du bør vurdere før du bestemmer deg for å kjøpe en. Help Net Security snakket med flere fagfolk for å få innsikt i emnet, Og SunView Software Senior Vice President, Michael W. Hechler, veide inn med noen verdifulle anbefalinger. Det er mange leverandører som tilbyr løsninger som kan håndtere Forretningsprosesser. Det er viktig å huske at du bygger et langsiktig partnerskap, så du må føle deg komfortabel med produktet i tillegg til å finne et selskap som du kan stole på. «Når Du velger en itsm-løsning, «Ifølge Michael W. Hechler, Senior VP, SunView Software,» bør du alltid starte med dine nåværende forretningsbehov.»For å lese hele intervjuet, gå Til Hvordan velger jeg en itsm-løsning for bedriften min?
Hva er En Forretningsprosess?
akkurat som ‘compliance’ kan bety mange ting for forskjellige mennesker, trenger forretningsprosesser en klar definisjon og forståelse også. I denne artikkelen er en forretningsprosess en rekke trinn utført av en gruppe interessenter for å oppnå et bestemt mål. Hvert trinn i en forretningsprosess angir en oppgave som er tildelt en deltaker. Hver oppgave er en grunnleggende byggestein for flere relaterte ideer som forretningsprosessstyring, prosessautomatisering og mer. Organisasjoner av alle størrelser drar nytte av klart definerte prosesser, men fordelene ved å ha gode forretningsprosesser er mest merkbare i skalerbare organisasjoner. Prosesser danner grunnlaget for de fleste bedrifter og bidrar til å effektivisere individuelle aktiviteter, slik at ressursene utnyttes med optimal effektivitet.
Vellykkede bedrifter fokuserer sin virksomhet på å oppnå klart definerte og målbare mål. For å nå disse målene, er prosesser og prosedyrer satt på plass for å sikre at kvalitetsprodukter og tjenester er tilgjengelige i tide og oppfyller kundenes forventninger. Godt utformede prosessplaner kan hjelpe bedriften din:
- Utvikle kvalitetsprodukter og tjenester
- Produsere konsistente og effektive resultater
- Reduser tid til marked
- Oppfylle kundenes behov og forbedre tilfredsheten
- Forbli i samsvar med regulatoriske krav
Hvorfor Motstår Folk Å Følge Nye Prosesser?
har du noen gang følt deg helt trygg på at du opprettet «den perfekte» forretningsprosessen – bare for å bli skuffet over resultatene? Du brukte den nyeste teknologien til å automatisere arbeidsflyten og utviklet dokumentasjonsvolumer for å beskrive hvert trinn, i omhyggelig detalj. Hva skjedde da du prøvde å implementere denne prosessen? Virket det? Kanskje et bedre spørsmål er, fulgte alle i avdelingen eller organisasjonen prosessen slik du hadde tenkt at den skulle følges? Hvis svaret på det siste spørsmålet er «nei», klarte ikke de relevante interessentene å oppfylle kravene i forretningsprosessen din-av en rekke årsaker.
Manglende overholdelse kan være skuffende og frustrerende for ledere, spesielt hvis mye tid og penger ble kastet på et prosjekt spesielt utviklet for å implementere nye prosedyrer. Her er noen av grunnene til at du kan få pushback på den nye prosessen:
- Creatures Of Habit-Folk er skapninger av vane og generelt ikke liker endring. Hvis dine ansatte har gjort jobben sin på en bestemt måte i lang tid, har de sannsynligvis pakket seg inn i mange lag med arbeidsrelaterte vaner som er vanskelige å bryte.
- Tviler På Den Nye Prosessen – hvis dine ansatte allerede tror at de gjør en god jobb, kan de lure på hvorfor du vil at de skal endre seg. Vil din nye prosedyre bremse dem ned? Er målet med prosessen å eliminere jobber eller erstatte visse arbeidstakere?
- Frykt For Mer Ansvar-Ansatte kan føle at De ikke har tid og / eller ferdigheter som trengs for å ta på seg mer ansvar.
- Ikke Forstå Den Nye Prosessen-dine ansatte kan ikke forstå hva deres rolle vil være i den nye prosessen. Komplekse prosesser må kanskje implementeres ved hjelp av små, inkrementelle endringer for å få aksept.
- Ser Ikke Effekten På Kunder—Ansatte som ikke samhandler med kunder, forstår kanskje ikke hvordan den nye prosessen vil påvirke selskapets produkter, tjenester og kundetilfredshet.
- Den Nye Prosessen Er Ineffektiv-Dette kan være vanskelig For deg å akseptere, men ansatte kan «jobbe rundt» den nye prosessen fordi den er ødelagt. Viktige trinn kan mangle, eller du har kanskje ikke de riktige personene som er tilordnet de riktige oppgavene.
- Mangel På Ledelsesstøtte-Ansatte kan føle seg forlatt hvis toppledelsen ikke fullt ut støtter den nye prosessen, eller hvis ledelsen ikke er villig til å vente lenge nok for fordelene å materialisere seg.
- Konflikter Med Andre Aktiviteter—Ansatte må kanskje avvike fra den nye prosessen for å fullføre spesielle forespørsler, eller ressurser kan trekkes bort fra prosessen for å arbeide med andre aktiviteter.
selv om det er mange grunner til at ansatte kan være motvillige til å vedta en ny prosess, er det første trinnet i å veilede organisasjonen din til å forberede, utstyre og støtte sine ansatte til å lykkes med å vedta endring og drive positive resultater.
Hvordan Kan Du Forbedre Prosessoverholdelse?
Moderne organisasjoner krever En Endringsløsning optimalisert for å støtte den dramatiske økningen og kompleksiteten av endring. Gjennom avansert automatisering og arbeidsflyt, Har ChangeGear blitt designet for å effektivisere hele endringsledelse og compliance prosesser som gjør det mulig for organisasjoner å møte revisjon og compliance krav.
et sentralt element i vellykket Endringsledelse er å forstå at ingen endring noen gang skjer isolert. På en eller annen måte påvirker endringen hele organisasjonen og alle menneskene i den. Med Et Godt Endringsledelsessystem kan du oppmuntre alle til å tilpasse seg og omfavne din nye måte å jobbe på. Vellykket Endringsledelse er avhengig av fem viktige trinn:
Trinn 1-Forstå Endringen
for å kunne fremme fordelene med endringen, må du forstå disse fordelene selv. Spør deg selv hvorfor du tror denne prosessen må endres. Hva er dine mål? Hvordan vil din bedrift dra nytte av endringen? Hvordan vil endringen påvirke de ansatte positivt? Hvordan vil det påvirke måten folk jobber og oppfatter jobbene sine? Hva må folk gjøre for å fullføre endringen? Det kan også være viktig å tenke på hva som vil skje hvis endringen ikke er implementert. For endring til arbeid, må det være tilstrekkelig misnøye med den gamle måten å gjøre ting på. Men folk må også føle seg trygge på at den nye tilnærmingen vil bli bedre enn den gamle, og at det er en klar vei for migrasjon.
Trinn 2-Planlegg Endringen
Effektiv endring skjer ikke bare ved en tilfeldighet—Den må være konstruert for å passe din organisasjon. Måten endringen styres på varierer fra en organisasjon til en annen. Noen selskaper har svært stive endringsmetoder, mens andre er mer åpne og fleksible i sin tilnærming. Ledere må forstå begrunnelsen bak deres nåværende miljø før de forsøker å gjøre noen betydelige endringer.
du må vurdere sponsing,engasjement, innkjøp og innvirkning på endringen. Studier har vist at en stor medvirkende faktor for et vellykket endringsledelsesprosjekt er hvor synlig sponsoren er blant de andre interessentene. Du må sørge for at sponsoren er effektiv og er aktivt engasjert gjennom hele prosessen.
Utilstrekkelig planlegging og forsømmelse av endringens innvirkning på personell kan føre til tapt produktivitet, frakoblede ansatte, høy omsetning og motstand. Disse negative konsekvensene og risikoene har også økonomiske konsekvenser. Det kan ta lengre tid for ansatte å begynne å bruke det nye systemet, lengre tid å mestre trinnene i prosessen, samt lengre tid for bedriften å se en god AVKASTNING på Investeringen (ROI).
Trinn 3-Bruk Vedlikeholdsvinduer, Blackout-Perioder Og Endre Vinduer
Et Vedlikeholdsvindu er en planlagt tidsramme der eiendeler eller tjenester (Konfigurasjonselement (CI) FOR ITIL-kompatible organisasjoner) kan endres. Da endringer kan innebære nedetid, kan disse vinduene brukes til å minimere forstyrrelser i kritiske forretningsprosesser. Generelt bør planlagte endringer skje i et vedlikeholdsvindu.
En Blackout-Periode er en planlagt tidsramme der det kan være redusert støtte som en ferie, bedriftsarrangement, kontraktsforpliktelse med en klient eller kritisk forretningstid som regnskapsårsskiftet. Planlagte endringer skal ikke forekomme i avtalte blackout-perioder. Blackout-perioder angir tidspunkter der normal endringsaktivitet ikke skal planlegges, men de forhindrer ikke at det skjer en endring. Vanligvis er det unntak for nødsituasjoner, men de bør være sjeldne og krever godkjenning på utøvende nivå før implementering.
Et Endringsvindu angir vanligvis at bestemte ressurser eller tjenester kan avbrytes for endringsrelatert aktivitet. Noen selskaper definerer for eksempel bestemte tidsblokker (dvs. hver onsdag fra 2:00 am-4: 00 AM ET) i samråd med forbrukerne av tjenesten og relaterte kunder eller avdelinger. Endre windows hjelper deg med å planlegge endringer for å minimere innvirkningen på kritiske forretningsprosesser.
Trinn 4-Kommuniser Endringen
Kommuniser tidlig og ofte gjennom hele endringsprosessen. Sørg for at ansatte eller kunder fullt ut forstår hva virkningen vil være, hvor lenge og hva deres rolle kan være etter at implementeringen er fullført. Kommunikasjon kan være en make-or-break komponent av endringsledelse. Endringen du vil implementere må være klar og relevant, slik at folk forstår hva du vil at de skal gjøre og hvorfor de trenger å gjøre det. Hvis ansatte blir fortalt hva endringen er uten å høre hvorfor det blir gjort, vil de være tilbøyelige til å motstå og ikke gjøre noe.
Trinn 5-Implementere Endringen
Ledere spiller en viktig rolle i gjennomføringen av endringsprosessen. For å være effektive må ledere forstå endringen og hvordan det påvirker teamet deres. Med riktig engasjementsnivå blir ledere utvidelser av endringsteamet, hjelper med aksept, forstår virkningen og øker potensielle bekymringer for å bidra til å forbedre sannsynligheten for suksess. I tillegg bør ledere legge til rette for tilbakemelding mellom prosjektteamet og ansatte på tvers av organisasjonen. Å vite at enkelte ansatte eller tett sammensveiset grupper av ansatte håndtere endring på ulike måter, ledere bør trene dem gjennom endringsprosessen og forsterke verdien av endringene etter at de har blitt gjort.
Det er mange forskjellige strategier du kan bruke til å sette endringen i bevegelse. Hvis du vil skape en følelse av haster for å bygge fart og oppmuntre folk til å komme bak ideen din, må du være oppmerksom på visse ting underveis:
- Sørg for at alle som er involvert i endringen forstår hva som må skje og hva det betyr for dem.
- Bli Enige om suksesskriterier for endringen din, og sørg for at de regelmessig måles og rapporteres om.
- Identifiser de viktigste interessentene som vil være involvert i endringen din og definer deres nivå av engasjement.
- Identifiser eventuelle treningsbehov som må gjennomføres før, under og etter implementering av endringen.
- Utnevne «endringsagenter», som er klare, villige og i stand til å bidra til å sette den nye prosessen på plass og fungere som en rollemodell for andre å følge.
- Finn måter å endre folks vaner, slik at den nye prosessen blir den nye normen.
- Kontroller at alle støttes gjennom hele endringsprosessen.
Neste uke forklarer Vi Hvordan Overholdelse Av Regelverk på Tvers Av Bransjer gir viktig veiledning for organisasjoner når de streber etter å nå sine forretningsmål.