Hva er et papirløst kontor?
det papirløse kontoret er et samlebegrep for forretningspraksis som forbedrer arbeidsplassen ved å redusere avhengigheten av papir.
mens det papirløse kontoret kan brukes til å beskrive en arbeidsplass der papirprosesser er fullstendig eliminert, er det mer vanlig å beskrive metoder som bedrifter kan redusere kostnader og øke effektiviteten ved å gjøre overgangen fra tradisjonelle papirprosesser til digitale prosesser som styres gjennom dataprogramvare eller tjenester. Disse scenariene er ofte avhengige av enterprise content management (ECM) eller samarbeidsprogramvare for å dele, redigere eller på annen måte administrere bedriftsdokumenter som tidligere var papirbaserte.
Fordeler med en papirløs office-tilnærming
i praksis tar bedrifter vanligvis en trinnvis tilnærming for å oppnå et papirløst kontor, med fokus på å eliminere papir fra en bestemt arbeidsflyt eller forretningsprosess. For eksempel kan et selskap digitalisere dokumentgjennomganger og godkjenninger.
i dette tilfellet, å lage en post digitalt og fullføre hele arbeidsflyten i et digitalt format reduserer papir-og utskriftskostnader, eliminerer behovet for å skanne dokumentet til digital form, og sparer tid og krefter-og potensielt de tilknyttede kostnadene-for å transportere de fysiske dokumentene til personer som er involvert i arbeidsflyten. Reduserte papirkostnader samt arealet som kreves for arkivering er også vanlige fordeler med den papirløse tilnærmingen.
Et annet viktig aspekt ved et papirløst kontor er å revidere papirprosesser, utnytte digitale muligheter til å automatisere eller på annen måte forbedre effektiviteten av samarbeid, arbeidsflyter og andre forretningsprosesser. Ved å revidere prosesser finner bedrifter ofte at de kan fjerne trinn i den nye digitaliserte prosessen, eliminere bortkastet tid og unødvendige trinn. I en reiseregning godkjenningsprosessen, kan et selskap finne noen mennesker ikke trenger å godkjenne bekostning og kan tas ut av arbeidsflyten.
Papirløse prosesser kan også utvides utenfor virksomheten, men behovet for å skrive ut/signere / skanne dokumenter er en vanlig veisperring der. E-signaturteknologi kan eliminere behovet for en fysisk signatur og bidra til å konvertere tradisjonelle papirprosesser, for eksempel kontraktsignering, til digitale prosesser.
Utfordringer i et papirløst kontor
et papirløst kontor kan også gi noen utfordringer. Digitalisering krever et sentralt lager som letter lagring og samarbeid-vanligvis ET ECM-system eller-tjeneste. Lansering av et papirløst initiativ krever at ansatte skal revurdere hvordan de jobber, sammen med muligens å vedta ny teknologi. For å få maksimalt utbytte, kan ledelsen også vurdere om eksisterende prosesser bør revideres for å dra full nytte av digitale evner.
VPN-teknologi har vært en vanlig veisperring til sentralisering. Ansatte har ofte omgått digitalisering fordi det krever pålogging TIL EN VPN for å få tilgang til sentraliserte dokumenter.
et papirløst kontor er noen ganger beskrevet som en hellig gral type mål, ved at den representerer et ideal som fagfolk innen informasjonsstyring strever etter, men i de fleste tilfeller er det ikke praktisk eller til og med ønskelig å fjerne alle papirprosesser.