Innholdsfortegnelse
Enkel og effektiv formatering er et kraftig verktøy i forfatterens verktøykasse. Det kan bidra til å forvandle en lang, overflødig og kjedelig (gisp!) forretningsdokument til en kortfattet og visuelt tiltalende presentasjon. Lær hvordan du gjør det riktig og se dine skriveferdigheter dramatisk forbedre.
Hvorfor Behovet For Å Formatere
din oppgave er å utdanne og informere leserne eller publikum. Og du må gjøre det på en måte som gir en optimal leseopplevelse. Bruk derfor formatering for å gjøre teksten leselig, informativ og interessant (men aldri distraherende) slik at leseren raskt og enkelt kan fordøye informasjonen.
Formateringsteknikker
det er noen grunnleggende formateringsteknikker som du kan bruke universelt i forretningsskriving. De inkluderer:
- Kuler og talllister
- Infographics
- Underoverskrifter
- Fonter
la oss grave litt dypere inn i hvordan du bruker hver av disse effektivt.
Kuler Og Tall
La oss være ærlige: Folk leser ikke som de pleide å. De kryper ved synet av lange avsnitt og begynner å rive opp bare å tenke på å måtte lese gjennom en 16-siders håndbok. Så, som forfatter av teksten, vær snill mot leseren din ved å myke slaget ved å bruke kuler og nummererte lister.
Pare ned skrivingen din til bare det viktigste ved å bruke punkt eller nummererte lister. Dette er hva leseren ønsker-klar retning som kommer rett til poenget. Her er et eksempel på hvordan et langt avsnitt ble oppgradert til første klasse med bare en setning og noen få punkter:
Det er enkelt å bli Med I Et Zoom-møte. Her er hvordan:
- Åpne Zoom på telefonen eller laptop.
- Klikk På «Bli Med i Et Møte.»
- Skriv inn møte-IDEN og passordet du ble oppgitt.
- Velg å koble til lyd/video og klikk På «Bli med.»
hvis du foretrekker utseendet på en nummerert liste, bare bytte ut kulene. Uansett hva du velger, er nøkkelen å holde listen enkel og fokusert.
Bruk Infografikk
Infografikk omfatter bilder, diagrammer og tekst som visuelt kommuniserer informasjon. De fange din oppmerksomhet, lære hovedpoengene, og er lett å huske. De kan demonstrere tidslinjer, øke merkekjennskap, fremme hendelser, markere resultater i rapporter, og så mye mer. Du kan få maler gratis, kjøpe tilpassede design, eller lage din egen.
Underoverskrifter
Underoverskrifter bryter effektivt opp lange avsnitt. De kan introdusere et nytt emne eller svare på et spørsmål. En underposisjon på slutten av artikkelen kan markere konklusjonen.
Underoverskrifter krever egen formatering. Du kan velge å få dem til å skille seg ut ved å bruke en større skrift eller en annen skriftstil. Eller bare gjør det dristig.
selvfølgelig, når skrivingen din skal presenteres på nettet, husk å bruke overskrifter riktig (H1, H2, H3, etc.) for å forbedre SEO. De vil også tillate leserne å raskt bla gjennom teksten for å finne det de leter etter.
Bruk underoverskrifter for å fange leserens oppmerksomhet. Start med et verb eller et spørsmål, hold det kort og kraftig, eller bruk som et veikart for å skissere innholdet. Her er noen eksempler:
- Hvordan Bruke QuickBooks Som En Pro
- Ansette En Konsulent
- Hvorfor Du Ikke Har Råd Til Å Gå Glipp Av Dette Seminaret
- Pakke Det Hele Opp
- Avsluttende Tanker
Velg De Riktige Skriftene
Velge de riktige skriftene for et forretningsdokument bør være basert på enkel lesbarhet. Hvis leseren blir distrahert av skrifter som er opptatt, vanskelig å lese, klønete, eller bare dekorative, vil du miste publikum. (Og kanskje troverdigheten?)) De vil være mer fokusert på hvordan ordene ser ut enn på meldingen du prøver å formidle.
velg derfor skrifter som er enkle, profesjonelle og sammenhengende(bruk en eller to skriftstiler per dokument). To grunnleggende skrifttyper som brukes i virksomheten er serif og sans serif. Generelt aksepterte skrifter for virksomheten inkluderer New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial og Calibri.
La Oss Oppsummere
etter at du har skrevet kopien for forretningsdokumentet, ta en titt på det for å se hvor du kan bruke følgende formateringsteknikker:
- Gjør hovedpoengene skiller seg ut med kuler eller tall.
- Bruk infografikk for å forbedre undervisningen.
- Bryt opp tekst med underoverskrifter og bruk overskrifter for å forbedre SEO.
- Velg skrifter som er enkle og passende for forretningsskriving.
når det gjøres riktig, kan formatering gi liv til forretningsdokumenter eller presentasjoner. Lær å bruke de riktige teknikkene, og skrivingen din vil fortsette å forbedre seg.