balansen i en virksomhets kundefordringer hovedbok, inkludert alderen gjeld og dager salg utestående (DSO), kan gi innsikt i ineffektivitet I O2C prosessen som kan tas opp for å forbedre kontantstrømmen.
disse ineffektivitetene har en tendens til å komme fra manuelle prosesser, og disse påvirker kundefordringsteamets evne til å håndtere fakturaoppretting, presentasjon og distribusjon. Som et resultat vil en ineffektiv O2C-prosess ha en negativ innvirkning på betalingstidsrammer, som potensielt driver OPP DSO og hemmer kontantstrømmen.
den gode nyheten er at det finnes løsninger. Ved å automatisere hele prosessen for kundefordringer, fra kreditthåndtering til fakturering og betalingsavstemming, kan bedrifter optimalisere HVERT trinn I o2c-prosessen for bedre kontantstrøm ved å bringe penger inn i organisasjonen raskere.
Hva er ordre-til-kontanter og hvor passer dette inn i pengesyklusen?
bestill-til-kontanter-prosessen omfatter alle trinn fra når en kundeordre er plassert frem til virksomheten er betalt (kontanter). Disse trinnene inkluderer ordrehåndtering og ordreoppfyllelse, til kredittstyring, deretter fakturering og til slutt betalingsinnsamling.
O2C har en implisitt tilknytning til levering av varer og ordreoppfyllelse, og driver derfor et behov for gode forsyningskjedehåndteringsprosesser for å være på plass.
Fordeler ved å optimalisere order-to-cash-prosessen
det største hinderet for kundefordringer produktivitet er det faktum AT ar prosesser er ofte for komplisert, med for mange ulike finansielle systemer, for lite standardisering, og for mange manuelle trinn. Disse prosessene blir ofte forsterket av avbrudd som følge av problemer som krever rask oppløsning.
som enhver bedriftsleder vet, er fri kontantstrøm den viktigste beregningen for å bestemme helsen til sin virksomhet. AR-avdelingen har en unik innflytelsesrik rolle i å lette kontantstrømmen. Ved å forkorte tiden fra kjøp til ordre og faktura levering, samt forenkle betalingsprosessen, kontantstrømmer lettere. Derfor er vurdering og justering AV o2c-prosessen det mest åpenbare stedet for å løse kontantstrømutfordringer.
i tillegg til kontantstrømforbedringer, inkluderer de beste fordelene ved å optimalisere ordre-til-cash-prosessen følgende:
- en strømlinjeformet kjøps-og oppfyllelsesprosess, rask, nøyaktig fakturering og enkel betaling, forbedrer kundetilfredsheten og oppfordrer til gjentatte kjøp samt kundeforsvar. Disse faktorene kan ha en positiv innvirkning på salgsveksten.
- customer experience hryvnias kundeforhold kan vinnes eller gå tapt på opplevelsen av ordreoppfyllelse, fakturering og betalinger. Et pålitelig o2c-system for å håndtere fakturering og oppfyllelse, i tillegg til tvister og kredittinnsamling, fremmer nøyaktighet og aktualitet, og bidrar til forbedret kundeopplevelse.
- kostnadsbesparelser ─ Sterkere internkontroll gjennom en automatisert o2c-prosess reduserer eller eliminerer feil betydelig og gjør det enklere å støtte rabatter for tidlig betaling. Med forbedring av forretningsprosesser kan ethvert selskap redusere kostnader, noe som resulterer i lavere driftskostnader og støtte operasjonell innflytelse.
Trinn tatt i Rekkefølgen Til Kontantprosesser
1. Ordrebehandling
Alt starter med en bestilling. En kunde legger inn en bestilling via e-handel, direkte salgsordreprosesser eller på annen måte. Når bestillingen er plassert, kontrolleres beholdningen av ordrebehandlingssystemet for å bekrefte at varene kan sendes. Når bekreftet, en levering tidsramme er utstedt. Kundens kredittfasilitet vil bli sjekket for å avgjøre om bestillingen ble akseptert på eksisterende kredittvilkår. Ordren registreres deretter i hovedboken og varene sendes. Til slutt utløses automatisk re-bestilling via ERP-systemet i forsyningskjeden for å sikre at lageret fylles på for fremtidig salg.
2. Credit management
det store flertallet AV b2b-salg gjøres på kreditt, noe som gir tid til at en faktura kan genereres, sendes og betales, uten å redusere oppfyllelsen av hver ordre. Men kreditt må tildeles basert på en vurdering av hver kjøpers betalingsevne. Nøye å bestemme kreditt på dette tidlige stadiet forhindrer betalingsrisiko når fakturaer forfaller.
3. Kundefaktureringssystem
Kunder faktureres for hver bestilling for å be om betaling innen en angitt tidsramme for varene de har kjøpt. De beste kundefakturasystemene genererer og leverer automatisk fakturaer til kunder når de kjøper. Fakturaautomatisering må imidlertid ta hensyn til et stort antall nyanser og variabler, inkludert fakturaformat, leveringsmekanisme og media, mottaker, godkjenningsprosess, tilhørende dokumentasjon og mange andre faktorer.
4. Kundefordringer
når et salg er gjort og varer er sendt, starter kundefordringsprosessen. Dette omfatter fakturagenerering og levering, sporing og avstemming av betalinger mot hovedboken.
Kunnskapsrike kundefordringer team vil automatisere sending av betalingspåminnelser, eller uttalelser, før fakturaer forfaller. Det er kundens ansvar å undersøke og løse fakturafeil, gjenutstede fakturaer til riktig beløp hvis det har oppstått feil.
5. Betalingsinnkreving
prosessen for kundebetalinger skal gjøres klart på kjøpstidspunktet og i fakturaen (eller tilhørende dokumentasjon). Betalingsinnsamling skjer enten gjennom kunder som foretar elektroniske betalinger, bankoverføringer eller sender inn betalinger i et annet format. Et bestillingsnummer er en typisk sporingsreferanse som sikrer at hver betaling er riktig tilpasset den tilsvarende bestillingen. Utestående fakturaer jages direkte til et forhåndsdefinert punkt, da de enten skrives av som dårlig gjeld eller sendes til et tredjeparts inkassobyrå.
6. Data management
på TVERS AV o2c-prosessen er god datahåndtering nøkkelen. Ordrehåndteringssystemet må kobles i sanntid til lagerstyring via et enterprise resource planning (eller ERP) system. På denne måten kan organisasjonen arbeide på tvers av systemer for å bestemme lagernivåer og oppfylle ordrer eller utløse omorganiseringer.
faktureringssystemet må godta en utløser for å opprette en faktura når ordrer er oppfylt, systemet trekker deretter inn data om bestillingen, kontrollerer kundens kredittgrenser og avtalte betalingsbetingelser, før det genereres og leveres en faktura til riktig kontakt.
betaling samlinger prosessen må deretter koble tilbake til kjøp-finans for å sikre betalinger avstemmes mot riktig rekkefølge. Hvert trinn kan, og bør, automatiseres for å forbedre effektiviteten og nøyaktigheten.
Optimaliser ordre-til-kontanter med automatisering
en helhetlig tilnærming til optimalisering AV o2c-prosessen vil kombinere teknologi, rådgivende tjenester og finansielle tjenester. Mange organisasjoner utnytter teknologi fordi det kan automatisere kundekredittavgjørelser eller AR-og Treasury-prosesser i o2c-syklusen. Automatisering reduserer eller eliminerer manuelle og papirbaserte prosesser. De tilhørende kostnadsbesparelsene og feilreduksjonen gir vanligvis en positiv AVKASTNING. Automatisering AV o2c-prosessen gir et vell av fordeler, inkludert følgende:
Tidsbesparelser: Faktura opprettelse og levering kan være svært manuelle prosesser, forbruker verdifulle dyktige medarbeidere timer. Ved å automatisere utskrift og postlevering, eller e-post av fakturaer og levering av oppfølgingskommunikasjon for å jage betalinger, KAN AR-teamet fokusere på mer forretningsorienterte problemer. Automatisering kan til og med ta utdata fra ET ERP-system og koble dette direkte til fakturaportaler for leverandørreskontro – utenom behovet for manuell re-key eller copy-paste fakturaer inn i disse.
Forbedret Kontantstrøm: Automatisering sparer ikke bare prosesstid, det forhindrer flaskehalser i fakturalevering, betalingsbehandling og avstemming. Disse faktorene redusere friksjon i å bringe penger inn i virksomheten, og dermed bedre kontantstrøm.
Forbedret Nøyaktighet: Automatisering har en positiv innvirkning på nøyaktigheten i HELE o2c-prosessen. Når maskinsystemer snakker med hverandre, ved direkte dataoverføring, er det ingen risiko for at kopi-lim eller andre menneskelige feil oppstår.
Kostnadsreduksjon: Tidsbesparelsene fra prosessautomatisering, samt reduksjon i spørringer og helpdesk-samtaler, kan være så betydelige at de ofte investerer i aspekter AV o2c-automatisering, for eksempel ar-automatisering, betaler seg selv innen få måneder.
Forbedre Kundeopplevelsen: Kunderelasjoner drar nytte av forbedringene automatisering bringer til prosess konsistens, oppfyllelse pålitelighet, merkevare oppfatning og enkel betaling.
Få Synlighet I Sanntid: Automatisering av ordre-til-kontanter-prosesser betyr at hvert trinn håndteres digitalt, derfor enkelt spores og presenteres på et øyeblikk via styringsinformasjonsdashboards eller andre metoder.
Forenkle Rapportering Og Revisjoner: ved å automatisere o2c-prosessen er alle handlinger og data tilgjengelige for gruppering og analyse som rapporter eller som revisjonsspor ved å trykke på en knapp.