Un reparto ricambi redditizio dovrebbe essere una priorità, indipendentemente da ciò che sta accadendo con le vendite di nuovi veicoli. E in tempi di crollo vendite di veicoli, può essere ciò che mantiene la vostra concessionaria a galla. Pertanto, è fondamentale assicurarsi che funzioni al massimo dell’efficienza.
Uno dei modi per farlo è prestare attenzione ai dettagli sfruttando la tecnologia.
Gestione dell’inventario
I vantaggi di vendor-managed Inventory (VMI) sono stati propagandati per un certo numero di anni, ma ancora non viene utilizzato da tutti i rivenditori. E anche i concessionari che lo utilizzano potrebbero non raccogliere il suo pieno valore.
Secondo Keith Ely, managing partner, KEA Advisors, ” È fondamentale che il reparto ricambi si assicuri che i conteggi a portata di mano siano corretti, che le vendite perse siano registrate, che i conteggi dei bidoni siano eseguiti e che tutto l’inventario sia controllato per mantenere un inventario accurato e perpetuo piuttosto che fare un inventario fisico una volta all’anno.”
Ha aggiunto, ” Queste cose diventano ancora più vitali come ci si sposta in VMI.”I livelli di stoccaggio e gli ordini delle parti sono determinati dal sistema VMI in base alle informazioni fornite. Se vengono forniti dati imprecisi o incompleti, i vantaggi del sistema non saranno pienamente realizzati.
Inoltre, Ely ritiene che i produttori stiano cercando di passare a un processo di inventario just-in-time per i loro rivenditori, ma che ci siano problemi con lo spostamento delle informazioni su e giù per l’intera catena di fornitura.
“Alcuni produttori stanno cercando di passare a un sistema di inventario di tipo Wal-Mart per i loro rivenditori in cui fondamentalmente quando una parte viene venduta dallo scaffale, ne appare un’altra il giorno successivo”, dice Ely.
“I produttori hanno la capacità di farlo, ma i sistemi dei rivenditori di ottenere informazioni accurate e tempestive ai produttori e su e giù per la catena di fornitura dal produttore ai loro fornitori è la sfida più grande.”
Parte del problema è che per questo tipo di sistema per funzionare i concessionari devono acquisire i dati della domanda, tra cui ciò che viene venduto e ciò che non viene venduto, ma è richiesto. “Le classiche informazioni di vendita perse e altri dati devono essere registrati in modo coerente e accurato”, afferma.
” C’è un enorme equivoco su come registrare i dati della domanda. Quando si inizia a guardare i programmi VMI, alcuni di loro pesantemente sconto capacità del sistema di monitorare e generare vendite perse a causa dell’incapacità di molti rivenditori di registrare dati di vendita persi accurati.”Questo, a sua volta, influisce sulla capacità del fornitore di gestire correttamente l’inventario per il rivenditore.
Misurazione delle prestazioni
I concessionari devono essere a conoscenza di diversi importanti indicatori di performance per quanto riguarda i turni di inventario. Il primo è turni di inventario lordi. I giri lordi equivalgono al costo annualizzato delle vendite di parti diviso per l’inventario totale delle parti. Ely consiglia ai concessionari di sparare per 8 + turni lordi. “Abbiamo un cliente che è a 8.6 giri anno fino ad oggi, con un massimo di 9.95 giri un mese.”
Il difetto con parti lorde gira è che non ti dice quanto si sta vendendo dal vostro inventario.
True turns è un altro numero chiave. True turns misura quali vendite stanno uscendo dal tuo stock esistente. “Probabilmente è un calcolo più accurato e migliore”, dice, “perché ti dà una sensazione migliore per quanto spesso il tuo inventario scorre attraverso le vendite dal tuo magazzino esistente”, spiega.
True spire è uguale al costo (annualizzato) delle vendite di parti, meno gli acquisti di emergenza e gli ordini dei clienti, diviso per l’inventario delle parti. “La nostra linea guida è 6+, ma abbiamo un cliente che è a 7.1 giri veri”, spiega Ely.
Aggiunge che i concessionari che hanno abbracciato tutta la tecnologia e messo in atto processi di tracciamento adeguati hanno visto miglioramenti drammatici nei loro tassi di svolta reali.
Anche il tasso di riempimento è fondamentale perché ti dice le vendite che provengono dal tuo inventario rispetto a tutte le parti richieste. Il tasso di riempimento è uguale al costo delle vendite di parti, meno gli acquisti di emergenza e gli ordini dei clienti, diviso per il costo delle vendite più le vendite perse. La linea guida di Ely è del 90 percento o più.
“Se hai una richiesta per una parte 100 volte e puoi andare allo scaffale e tirarlo senza doverlo ordinare 85 volte di quanto tu abbia un tasso di riempimento dell ’85 percento”, spiega.
Un atto di bilanciamento
Gestire correttamente l’inventario non è l’unica sfida che il reparto parti deve affrontare. Bilanciare le esigenze dei clienti esterni con quelle del cliente interno (il servizio di assistenza) può essere piuttosto un’impresa.
“Dal mio punto di vista, la prima responsabilità di qualsiasi reparto ricambi è quella di servire il reparto assistenza a causa dei margini lordi che possono essere prodotti nel negozio”, afferma Ely.
In genere, il reparto ricambi vedrà un margine dal 32% al 34%, mentre i tecnici del reparto assistenza possono generare un margine lordo del 75%, secondo Ely. “E ogni volta che vendi manodopera, probabilmente vendi anche parti insieme ad essa.”
Spiega che le cause principali dei tecnici inefficienti sono o l’incapacità del reparto parti di riempire gli ordini dagli scaffali, o una disconnessione di comunicazione tra il reparto parti e il reparto assistenza che impedisce il flusso ordinato di informazioni.
Se esiste una comunicazione corretta tra lo scrittore di servizio e il contatore posteriore, è possibile pianificare molto su quando le parti sono effettivamente necessarie per una riparazione.
Ad esempio, il service writer può determinare quando la riparazione sarà in una determinata fase e quindi il reparto parti può assicurarsi che le parti necessarie siano disponibili quando necessario. Ciò può aiutare a eliminare la necessità di ordini di parti di emergenza.
Tuttavia, il rivenditore non può distogliere lo sguardo dal cliente esterno. “È importante comprendere le esigenze dei clienti interni ed esterni”, afferma Ely.
Ma ha aggiunto che è necessario determinare se un cliente ha bisogno di una parte immediatamente perché ha un camion giù situazione, o se si tratta di una parte che non ha bisogno per un giorno o due.
Se si tratta di un cliente di carrozzeria che sta appena iniziando a strappare il camion, potrebbe non aver bisogno di una parte particolare per una settimana o più.
” Ho un cliente che vende da 20 a 30 cappe all’anno e secondo i classici criteri 3-in-12 il rivenditore dovrebbe avere cappe come parti immagazzinate. Ma tutti sanno che non c’è motivo di immagazzinare un cappuccio perché se gestisci le cose correttamente, avrai il tempo di ordinare la parte quando il cliente ne ha effettivamente bisogno”, dice.
” Si potrebbe desiderare di magazzino uno o due, ma probabilmente non c’è bisogno di magazzino quattro o cinque.”
Il ruolo della tecnologia
VMI ha permesso ai concessionari di andare oltre l’essere interessati al movimento di parti in cose come le strategie di prezzo. I rivenditori possono stabilire punti di prezzo per parti come guarnizioni e filtri delle ruote-cose che sono molto competitive nel loro mercato-mentre stabiliscono diversi punti di prezzo per le parti proprietarie, che consentono loro margini più elevati.
Il controllo remoto dell’inventario dei clienti-spostando l’inventario gestito lungo la catena-è abilitato dalla tecnologia.
Anche le vendite di parti Internet sono in crescita. Questo può essere qualcosa di semplice come prendere richieste su Internet da qualcuno dicendo che hanno bisogno di una pompa dell’acqua, a qualcuno inserendo il numero di parte e in realtà ordinare la parte.
“Penso che più sei tecnologicamente esperto, il lavoro migliore che farai gestendo il reparto ricambi in modo efficiente”, afferma Ely.
Detto questo, aggiunge, ” L’intero successo del reparto ricambi risale alla capacità del responsabile ricambi e del suo staff di gestire l’inventario in modo che giri rapidamente e in modo che il tasso di riempimento sia alto. Questi sono fondamentali di blocco e affrontare i fondamentali.”
People Still Key
Nonostante la tecnologia, un reparto ricambi gestito correttamente è ancora molto laborioso. “Non è come se si può fare affidamento sulla tecnologia per uscire e contare i bidoni o spostare le parti in rapido movimento al contatore posteriore”, spiega Ely.
Ciò significa che è necessario disporre del personale del reparto parti correttamente. Secondo Ely la cosa più importante da cercare in un responsabile delle parti è qualcuno di cui ti puoi fidare. Devi avere fiducia che la persona non sta ordinando una quantità eccessiva di parti al fine di ottenere un regalo speciale da un fornitore e la fiducia che sanno cosa stanno facendo in termini di prezzi del prodotto.
Per quanto riguarda le competenze che dovresti cercare, Ely dice che dipende in parte dalle dimensioni della tua operazione. Se si dispone di un reparto di 25 a 30 persone, il vostro responsabile parti può essere più di un generalista che capisce il quadro generale, ma non deve scavare nei dettagli perché ha altri che possono farlo per lui.
” Quando entri nei negozi più piccoli, devi avere qualcuno che abbia la capacità di comprendere i dettagli in termini di movimento dell’inventario e le basi del costo dell’inventario, ecc.”, dice Ely.
Qualcuno nell’organizzazione delle parti deve anche avere competenze di servizio al cliente. “Se si dispone di una potente forza vendita esterna e di un ottimo banco frontale o di una sala telefonica in grado di gestire i clienti, probabilmente è necessario aggiungere una persona più orientata ai dettagli in grado di gestire le pratiche burocratiche. E se hai una persona nel dipartimento che è brava a gestire l’inventario, ma non è così brava con i clienti, è meglio avere qualcuno che capisce come trattare con i clienti”, consiglia.
Avere venditori esterni è un buon modo per rimanere in contatto con i clienti e, secondo Ely, è estremamente importante perché se fatto correttamente, genererà vendite in altre aree della concessionaria. Tuttavia, se fatto in modo errato ti costerà denaro.
Secondo Derek Jarboe, parts manager, Vanguard Trucks di Houston ,” La funzione principale dei venditori di parti esterne è quella di essere un intermediario tra la concessionaria e i clienti. Dovrebbero assicurarsi che tutto vada liscio e controllare se i clienti hanno problemi o problemi con i loro camion.”
Uno degli elementi per farlo correttamente è concentrarsi sull’area immediatamente attorno alla concessionaria. Ely suggerisce venditori esterni iniziano con i clienti che si trovano entro un raggio di 10 miglia della concessionaria. “Alcuni rivenditori che non hanno avuto tanto successo con le vendite esterne partono dai confini della loro area di mercato e lavorano di nuovo piuttosto che guardare dove si trova la concentrazione dei loro clienti e spostarlo.”
Un altro fattore di successo nelle vendite di parti esterne per assicurarsi che i venditori non diventino agenti di consegna. “Hai intenzione di farli consegnare? Assolutamente, dovranno consegnare a volte, ma più puoi tenerli in vendita, meglio saranno.”
Ely suggerisce anche di collaborare con una persona esterna con una persona interna, quindi c’è fiducia anche dal cliente alla persona interna. Dopo un po’, la persona interna può diventare proattiva nella vendita.
Successo finale
Qual è la cosa più significativa che deve essere fatta per portare a un reparto parti redditizio e ben funzionante?
“La cosa più grande è tuffarsi in esso ogni giorno. Controllare costantemente i vari rapporti e rimanere in cima di aggiornamenti, numero di parte modifiche e prezzi,” dice John Still, parts manager, Vanguard Trucks di Atlanta.
Una prospettiva di leasing
Anche le società di leasing devono affrontare sfide nella gestione delle loro operazioni di parti. Secondo Roger Welling, vice presidente senior delle operazioni di leasing per NationaLease, fermare l’acquisto di maverick è una delle maggiori sfide affrontate dalle società di leasing. La maggior parte delle società di leasing hanno istituito programmi con i fornitori che sono costruiti intorno ad avere determinati livelli di rimborso dei prezzi in atto sulla base di determinati importi in dollari spesi. Se si dispone di più sedi, si desidera assicurarsi che le parti vengano acquistate in base ai fornitori approvati designati al fine di massimizzare gli sconti e gli sconti sui prezzi.
” C’è una tendenza a livello locale ad avere un rivenditore locale di pneumatici o un distributore di lubrificanti, ad esempio, con un prezzo che potrebbe apparire migliore in superficie al responsabile delle parti locale”, spiega Welling.
Tuttavia, il gestore locale potrebbe non essere a conoscenza di ciò che è stato negoziato a livello nazionale e potrebbe non essere a conoscenza di sconti e incentivi aggiuntivi e quindi potrebbe finire per pagare di più per una parte.
Un’altra sfida è avere troppi fornitori per un particolare prodotto. “Idealmente, non si desidera avere un solo fornitore, ma non è necessario averne quattro o cinque. Vuoi concentrare i tuoi acquisti solo in un paio di posti diversi”, dice.
La tecnologia gioca un ruolo importante nella gestione delle parti di successo presso le società di leasing. In effetti NationaLease sta intraprendendo un’iniziativa che consentirà ai suoi membri di vedere cosa sta succedendo nella loro organizzazione giorno per giorno. Saranno in grado di vedere le tendenze di acquisto e monitorare cose come il numero di pneumatici sono stati acquistati, quando sono stati acquistati, quanto spesso vengono acquistati, quali dimensioni del lotto vengono acquistati, ecc. “Possono quindi prendere queste informazioni in tempo reale e usarle per massimizzare prezzi, sconti e così via”, afferma Welling.
Una delle altre iniziative su cui NationaLease sta lavorando è un programma di fatturazione elettronica e pagamento. Utilizzando la presentazione e il pagamento di fatture elettroniche, le aziende presentano fatture tramite Internet ed effettuano pagamenti reciproci per beni e servizi. “Viviamo in un mondo digitalizzato e la tecnologia sta giocando un ruolo più importante. Se riesci a ottenere tutte le tue informazioni elettronicamente, riduce i costi di elaborazione, i costi di pagamento delle fatture, ecc.”, dice.
La tecnologia avrà un impatto anche il tipo di persona la società di leasing ha bisogno di eseguire il suo reparto parti. “Prima che la tecnologia entrasse in gioco, avevi bisogno di qualcuno che fosse un buon meccanico e capisse quali prodotti erano migliori di altri e qualcuno che potesse osservare quando l’inventario di una parte raggiungeva il livello in cui doveva essere riordinato”, dice Welling.
“Andando avanti hai bisogno di qualcuno in grado di sviluppare e gestire un processo che utilizza la tecnologia per massimizzare l’efficienza nell’acquisto di parti. Hai bisogno di una persona esperta di camion che comprenda i fornitori e i fornitori, ma che capisca anche quale ruolo può giocare la tecnologia nell’aiutarlo a gestire tutto questo.”
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