I calendari sono strumenti utili per tenere traccia delle prossime riunioni, scadenze e traguardi. Possono aiutarti a visualizzare il tuo programma e ricordarti eventi importanti, come vacanze e vacanze.
Non c’è da meravigliarsi che le persone spesso hanno una varietà di strumenti di calendario tra cui scegliere, tra cui tutto da un calendario di carta sulla loro parete ufficio a uno strumento di gestione del calendario, come Calendly.
Il problema è che le persone gestiscono troppo spesso più calendari contemporaneamente. Quando questi calendari non sono integrati con il tuo lavoro e sincronizzati tra loro, questo può portare a confusione di massa, mal di testa e scadenze perse.
Perché utilizzare un software di gestione del progetto calendar
Se si sta già gestendo e aggiornando uno o più calendari, è possibile che non si consideri la funzionalità del calendario una caratteristica importante del software di gestione del progetto. Tuttavia, una soluzione software di gestione del progetto che include calendari offre diversi vantaggi che altre opzioni di calendario non lo fanno.
Ad esempio, i calendari tradizionali sono ottimi per pianificare la tua giornata, ma terribili per pianificare, visualizzare e condividere il lavoro del progetto.
Mentre il tuo calendario online potrebbe ricordarti una scadenza imminente, non è progettato per dirti quali attività sono necessarie per rispettare la scadenza, chi sta lavorando su di esse e qual è il loro stato attuale di completamento. Dovresti uscire da quel programma (o inviare una richiesta e-mail) per trovare quelle informazioni critiche.
I calendari del software di gestione dei progetti rispondono a queste domande sottostanti collegandosi direttamente allo stato di avanzamento e alle informazioni del progetto.
Ecco sette funzioni che i calendari di gestione del progetto offrono che quelli tradizionali non lo fanno:
- Consentono di tenere traccia e piano di lavoro critico manualmente
- Automaticamente traccia di lavoro specifico per i progetti, gruppi di lavoro, le cartelle
- Colore codice di stato, il canale pubblico, e più
- Consentono di livello calendari per ottenere il grande quadro in progetti più o cartelle
- consente di visualizzare i calendari per mese, trimestre, e/o anno
- Consentono di aprire attività di progetto direttamente dal calendario
- permetterà di condividere in tempo reale gli aggiornamenti del calendario con le altre parti interessate
software di gestione del Progetto calendari consente di visualizzare le attività pianificate che contengono tutte le informazioni, i file e le conversazioni correlate. Questa funzionalità ti consente di passare facilmente dal calendario al lavoro senza navigare tra altri strumenti o applicazioni.
Inoltre, avere un calendario di gestione dei progetti condivisibile consente di visualizzare attività e piani di progetto per più team e progetti in tutta l’azienda. Questa visibilità consente di identificare potenziali conflitti e coordinare il lavoro tra individui e team.
I calendari del software di gestione dei progetti consentono di condividere rapidamente informazioni aggiornate con gli stakeholder interni ed esterni. Questa funzionalità consente a dirigenti e clienti di accedere facilmente a una visione a volo d’uccello del programma del progetto e delle prossime date chiave, il tutto in un formato semplice e visivo.
Come funzionano i calendari di gestione dei progetti
A differenza dei calendari tradizionali, i calendari del software di gestione dei progetti si collegano direttamente ai progetti e alle attività sottostanti all’interno del software. Ciò significa che il calendario si aggiornerà automaticamente al variare delle attività e delle pianificazioni.
Inoltre, questi calendari offrono una sincronizzazione bidirezionale. Ciò significa che se è necessario ritardare o riprogrammare un’attività, è possibile apportare la modifica direttamente nella visualizzazione del calendario. Tutto quello che dovete fare è trascinare e rilasciare il compito verso la nuova data. Non solo aggiornerà l’attività, ma regolerà automaticamente anche tutte le attività dipendenti.
Qualsiasi modifica di attività o progetto si riflette istantaneamente sia nella pianificazione del progetto che nel calendario in tempo reale, il che significa che non devi mai preoccuparti di dati in conflitto e che l’intero team può operare basandosi su un’unica fonte di verità.
Un altro modo in cui i calendari del software di gestione dei progetti consentono di mantenere una fonte di verità è supportare la creazione di singoli calendari senza duplicare i dati. Ad esempio, puoi creare calendari separati per tutti i tipi di viste diverse, ad esempio:
- Diversi progetti, team o dipartimenti
- Fasi di progetto separate
- Lavoro per target di riferimento
- Lavoro per canale
- Diversi stati del flusso di lavoro
Ogni calendario è ancora tirando dalla stessa origine dati, quindi qualsiasi cambiamento nel progetto sarà ancora immediatamente riflessa in tutti i calendari.
Questa funzionalità consente di semplificare le viste del calendario in modo che la quantità di dati non diventi schiacciante e non venga perso nulla. Inoltre, è possibile tirare i calendari separati insieme per vedere il quadro generale.
Classic vs. smart calendars
Esistono due tipi di calendari software di gestione dei progetti:
- calendari classici
- calendari intelligenti
I calendari classici vengono creati manualmente da te o dal tuo team. Offrono una soluzione flessibile che consente di visualizzare solo le attività selezionate individualmente.
I calendari classici sono utili se hai molte attività distribuite su più progetti e desideri solo monitorare quelli più importanti o ad alta priorità. Allo stesso modo, i membri del team possono scegliere di creare il proprio calendario classico in modo da poter gestire solo una ristretta gamma di attività, come le proprie attività e quelle che precedono direttamente le loro.
I calendari intelligenti creano automaticamente viste calendario che visualizzano tutte le attività all’interno di un progetto o di una cartella specifica. È inoltre possibile utilizzare i filtri per creare calendari intelligenti che soddisfano solo i criteri specificati, ad esempio se un membro del team desidera visualizzare solo le attività assegnate.
I calendari intelligenti sono utili se le attività che si desidera monitorare sono tutte all’interno dello stesso progetto o cartella e se si può facilmente filtrare per le attività che si desidera monitorare. Il più grande vantaggio dei calendari intelligenti è che possono essere creati con pochi clic e possono essere aggiornati man mano che il progetto cambia.
Ad esempio, se viene aggiunta una nuova attività al progetto, un calendario intelligente può inserirla nel display (supponendo che soddisfi i criteri di filtro.) Mentre con un calendario manuale, dovresti aggiungere manualmente quella nuova attività al tuo calendario. Ciò aumenta il rischio che nuovi compiti vengano trascurati.
Integrazioni di calendario
Mentre un calendario di gestione del progetto offre molte funzionalità e vantaggi aggiuntivi, potresti comunque voler utilizzare lo strumento calendario corrente, specialmente se stai monitorando anche eventi, riunioni e scadenze non correlati al progetto.
Per questo motivo, è importante selezionare il software di gestione del progetto che è in grado di integrarsi con le applicazioni di calendario popolari come Google Calendar, Outlook e Apple Calendar. Questa integrazione vi permetterà di mantenere il proprio calendario senza dover gestire e aggiornare due strumenti separati.
Tieni presente che i calendari tradizionali non sono progettati per gestire tutti i dettagli che un calendario software di gestione del progetto può offrire. Dovresti cercare una soluzione che ti consenta di selezionare il livello di dettaglio pubblicato nel tuo calendario tradizionale. Ad esempio, nel tuo calendario online, potresti voler vedere solo le date di scadenza delle attività o potresti voler escludere le attività secondarie.