złe zarządzanie przepływami pieniężnymi jest jednym z głównych powodów, dla których małe firmy zawodzą.
stare powiedzenie „gotówka jest królem” nadal jest prawdziwe dzisiaj bardziej niż kiedykolwiek. To siła napędowa każdej firmy i jedna z najważniejszych rzeczy, o których MŚP muszą zdawać sobie sprawę.
w tym artykule wymieniamy 12 strategii zarządzania przepływami pieniężnymi, które możesz wykorzystać jako część swojego planu finansowego.
wielu właścicieli małych firm popełnia błąd, koncentrując się tylko na zyskach i sprzedaży, nie zastanawiając się nad swoim kapitałem obrotowym.
jednak bez napływu gotówki liczby te nie zawsze odzwierciedlają sytuację finansową Twojej firmy. Jest to całkowicie możliwe dla dochodowego biznesu walczyć ze względu na prosty fakt, że jest więcej gotówki wychodzi niż przychodzi.
bez dużej ilości kapitału obrotowego małe firmy będą miały trudności z korzystaniem z nowych możliwości rozwoju.
posiadanie dobrej strategii zarządzania przepływami pieniężnymi jest niezbędne do sukcesu twojego biznesu.
jeśli brakuje Ci gotówki, Twoje finanse mogą wymknąć się spod kontroli, pozostawiając świetne wyniki sprzedaży, ale stos niezapłaconych faktur i wierzycieli pukających do Twoich drzwi.
dlaczego potrzebujesz strategii zarządzania przepływami pieniężnymi
kluczem do skutecznego zarządzania środkami pieniężnymi jest pełne zrozumienie niektórych kluczowych terminów. Przepływy pieniężne to zasadniczo przepływ środków w Twojej firmie i poza nią.
istnieją dwa rodzaje przepływów pieniężnych-dodatnie i ujemne. Dodatnie przepływy pieniężne są wtedy, gdy pieniądze przychodzące do Twojej firmy ze sprzedaży lub działań finansowych są większe niż kwota opuszczająca Twoją firmę w postaci wydatków, wynagrodzeń i zobowiązań.
ujemne przepływy pieniężne są odwrotne. To wtedy, gdy wydatki są większe niż przychodzące pieniądze. Problem z tym polega na tym, że pozostajesz bez gotówki, aby zapłacić pracownikom, kupić zapasy, dokonać inwestycji i tak dalej.
gdzie wiele firm wymyka się tylko patrząc na zyski. Zyski i przepływy pieniężne to dwie różne rzeczy, więc jeśli patrzysz tylko na rachunek zysków i strat, będziesz brakowało kluczowych informacji.
Fakturowanie Klienta będzie liczone do twojej sprzedaży, ale dopóki nie otrzymasz tej gotówki (co może trwać miesiące), sprzedaż nie wpłynęła jeszcze na twoje przepływy pieniężne.
ponieważ opóźnienia w płatnościach stanowią ogromny problem dla firm, oznacza to, że wiele firm starało się utrzymać na powierzchni, ponieważ po prostu nie mają płynności, aby kontynuować.
Dysponowali jedynie 29 mln zł w gotówce, a bankom zawdzięczali ponad 1,3 mld zł.
dlatego tak ważne jest posiadanie strategii zarządzania przepływami pieniężnymi, aby kontrolować swoje pieniądze.
przeprowadzaj regularną analizę przepływów pieniężnych
pierwszym krokiem do zarządzania przepływami pieniężnymi jest przeprowadzenie regularnej analizy przepływów pieniężnych. Ważne jest, aby wiedzieć, gdzie stoi Twoja firma pod względem przepływów pieniężnych, więc staraj się robić to w regularnych odstępach czasu przez cały rok. Może to być każdy miesiąc lub kwartał lub tak często, jak chcesz.
jednym z łatwych sposobów jest użycie oprogramowania księgowego online. Oprogramowanie księgowe ułatwia pogodzenie kont i wygenerowanie rachunku przepływów pieniężnych. Zaletą korzystania z rachunku przepływów pieniężnych jest to, że można zidentyfikować wszelkie problemy z przepływami pieniężnymi lub wykorzystać te informacje do tworzenia budżetu gotówkowego w przyszłości.
wspaniałą rzeczą w wielu programach księgowych jest to, że automatycznie wyświetli listę transakcji, jeśli zostanie podłączony do twojego firmowego konta bankowego. Pozwala to na pracę z zawsze aktualnymi informacjami. Dzięki aktualnym transakcjom możesz uzyskać jasny obraz swoich przepływów pieniężnych w dowolnym momencie.
zmniejsz wydatki
jeśli w analizie przepływów pieniężnych stwierdzisz, że wydatki są większe niż przychody, może nadszedł czas na cięcia. Zmniejszenie niepotrzebnych wydatków pomoże nieco zrównoważyć wagę.
Dokonywanie cięć nigdy nie jest łatwe w biznesie. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie wszystkich wydatków biznesowych i zamówienie ich w kategoriach priorytetu. Możesz znaleźć rzeczy, których po prostu nie możesz przyciąć, ale możesz zobaczyć rzeczy, które można wyciąć.
inne rzeczy na liście wydatków mogą po prostu wymagać innego podejścia lub tańszej alternatywy. Na przykład, jeśli wydajesz dużo na koszty drukowania, uczynienie biura wolnym od papieru może być sposobem na proste cięcie. Inne bardziej drastyczne środki mogą obejmować przeprowadzkę do tańszego biura lub nawet stanie się firmą zdalną.
inną krótkoterminową alternatywą jest finansowanie zamówień zakupu, jeśli potrzebujesz tylko kilku dodatkowych dni, aby zapłacić. Możesz to zrobić bezpośrednio ze swoimi dostawcami, jeśli to możliwe, lub skorzystać z linii kredytowej.
radź sobie z opóźnieniami w płatnościach z zachętą
jedną z najlepszych strategii, których możesz użyć, aby poprawić swoje przepływy pieniężne i zmniejszyć należności, jest silny proces ścigania opóźnień w płatnościach. Opóźnienia w płatnościach to problem, z którym boryka się w pewnym momencie większość małych firm, ale istnieje kilka sposobów, aby je ograniczyć.
jedna taktyka obejmuje posiadanie premii za wcześniejsze płatności, która stanowi zachętę dla klientów do wcześniejszego płacenia, zamiast czekania do ostatniej minuty.
alternatywnie, niektóre firmy zawierają opłatę za zwłokę w płatnościach jako środek odstraszający od opóźnień w płatnościach. Korzystanie z jednej lub obu tych taktyk może pomóc utrzymać przepływy pieniężne o wiele łatwiejsze w zarządzaniu i skrócić czas, aby otrzymać wynagrodzenie.
ułatwiaj płacenie klientom
poza zachętami i odstraszaczami, inną strategią szybkiej poprawy przepływu środków pieniężnych jest ułatwienie klientom płacenia. Idealnie, chcesz, aby klient był w stanie zapłacić ci tak szybko i łatwo, jak to możliwe.
za pomocą wielu programów księgowych możesz tworzyć faktury z przyciskami „Zapłać Teraz”. Jest to metoda płatności za pomocą jednego kliknięcia, która pozwala klientom płacić bezpośrednio za pośrednictwem faktury, co oszczędza czas wszystkich, a Twoja firma bierze na siebie więcej należności niż chcesz.
innym sposobem na ułatwienie płatności jest oferowanie planów płatności. Klienci mogą być bardziej skłonni do dokonywania szybkich płatności, jeśli istnieje łatwiejszy w zarządzaniu plan płatności, z którego mogą korzystać. Jeśli to zrobisz, prawdopodobnie będziesz chciał pobrać niewielką opłatę odsetek.
Skonfiguruj automatyczne przypomnienia o płatnościach
czasami ludzie po prostu zapominają zapłacić. Jeśli twoi klienci sami są firmami, prawdopodobnie będą zajęci setkami innych rzeczy i mają długą listę osób do zapłaty.
aby uniknąć zagubienia faktury w masowych wiadomościach e-mail, możesz skonfigurować automatyczne przypomnienia o płatnościach za pomocą większości programów księgowych.
to wysyła automatyczną wiadomość e-mail w odstępach czasu, aby przypomnieć klientowi o zaległej fakturze. Jest to prosty krok, który może pomóc zmniejszyć opóźnienia w płatnościach i pomóc w rozwiązaniu problemu należności.
również świetną strategią jest sprawdzenie ratingu kredytowego każdego nowego klienta, który składa duże zamówienie. Jeśli mają słaby kredyt, mogą również mieć słabe saldo gotówkowe, więc możesz nie być w stanie otrzymać zapłaty lub zrealizować dużego zamówienia.
poproś o zmianę warunków płatności
Jeśli zauważyłeś, że klienci stale płacą z opóźnieniem, możesz oficjalnie powrócić do warunków płatności. Korzystanie z zachęt, odstraszaczy i automatycznych przypomnień o płatnościach jest zwykle wystarczające dla większości ludzi. Jeśli jednak żadna z tych taktyk nie zadziałała, możesz chcieć oficjalnie zmienić warunki płatności z konkretnym klientem.
na przykład możesz chcieć przełączyć się na system płatności z góry lub wpłaty przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy. Możesz również poprosić o ustanowienie polecenia zapłaty dla bieżących płatności.
ważne jest, aby zrozumieć, że złe zarządzanie fakturami może wykopać dziurę w rezerwach pieniężnych, jeśli nie zwracasz uwagi. Na przykład, jeśli zaoferujesz swoim klientom 60 dni na zapłatę, ale twoi dostawcy poproszą Cię o 30, będziesz mieć lukę w przepływach pieniężnych.
otrzymanie zapłaty zajmie ci dwa razy więcej czasu, zanim będziesz mógł zapłacić rachunki, więc zawsze chcesz uniknąć takich sytuacji i odpowiednio ustawić warunki płatności.
użyj finansowania faktur i faktoringu faktur
innym sposobem zarządzania przepływami pieniężnymi przez firmy jest wykorzystanie finansowania faktur. Finansowanie faktur to metoda utrzymywania dobrych przepływów pieniężnych poprzez otrzymywanie zaliczki na niezapłacone faktury. Pożyczkodawca zasadniczo zapłaci Ci fakturę, która jest należna, a gdy faktura zostanie zapłacona przez Klienta, spłacisz pożyczkodawcę odrobiną ekstra.
podczas gdy dodatkowe koszty nie są idealne, finansowanie faktur może zapewnić bardzo potrzebną pomocną dłoń, aby upewnić się, że przepływ środków pieniężnych nie zmaga się.
z drugiej strony, faktoring fakturowy, bezpośrednio sprzedajesz swoje należności firmie faktoringowej za niższą kwotę niż pełna faktura.
firma, która wykupuje należności, ponosi pełną odpowiedzialność za pobieranie płatności w przyszłości. Dzięki tej metodzie jednak prawdopodobnie dostaniesz mniej niż z finansowania, więc najlepiej zbadać swoje opcje wcześniej.
zwiększ marże zysku
podczas gdy walka z opóźnionymi i brakującymi płatnościami jest ogromną częścią zarządzania przepływami pieniężnymi, nie jest to jedyny obszar, na który należy zwrócić uwagę.
aby zwiększyć marże i sprzedaż powinny być idealnie celem każdego rozwijającego się biznesu w celu utrzymania dobrych przepływów pieniężnych. Unikanie niedoboru gotówki jest tak samo istotne dla rozwoju, jak to jest dla kondycji finansowej Twojej firmy.
posiadanie realnej strategii ciągłej pracy nad rosnącymi marżami może pomóc w tworzeniu stabilnych przepływów pieniężnych w dłuższej perspektywie.
aby zwiększyć sprzedaż, warto spojrzeć na marketing. Aby zwiększyć marże zysku, możesz chcieć obniżyć koszty przy jednoczesnym zwiększeniu sprzedaży.
użyj biznesowej karty kredytowej
inną strategią skuteczniejszego zarządzania przepływami pieniężnymi jest użycie biznesowej karty kredytowej jako bufora przepływów pieniężnych. Korzystanie z karty kredytowej do zapłaty za wydatki oznacza, że nie grzebać w swoich rezerw gotówkowych natychmiast.
to samo można powiedzieć o twoich płatnościach. Jeśli to możliwe, opóźnij płatność do faktycznego terminu płatności, a nie wcześniej.
daje to większą kontrolę nad tym, kiedy płacisz za swoje wydatki, co pozwala opóźnić płatności, dopóki nie otrzymasz zapłaty samodzielnie.
Zbuduj rezerwę gotówkową w nagłych wypadkach
dobrą praktyką jest utrzymywanie funduszu awaryjnego o wartości kilku miesięcy wydatków zarówno jako jednostka, jak i firma, ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy sytuacja może się zmienić. Dobre zarządzanie przepływami pieniężnymi małych firm jest również o przygotowywaniu się na nieprzewidziane wydarzenia.
kryzys COVID-19 jest tego najlepszym przykładem.
chociaż może być trudno przyczynić się do rezerwy gotówkowej, spróbuj nabrać nawyku oszczędzania trochę w czasie, gdy pieniądze przychodzą. Z czasem powinieneś dążyć do posiadania rezerwy gotówkowej, która może pokryć kilka miesięcy wydatków.
prognozowanie przepływów pieniężnych
prognozowanie przepływów pieniężnych jest praktyką uzyskiwania oszacowania przyszłej sytuacji finansowej firmy. Jest to oparte na przewidywanej sprzedaży firmy, aby zapewnić, że Twoja firma ma wszystkie niezbędne środki, aby kontynuować działalność. Pozwala to zaplanować, ile oczekujesz zarabiać i wydawać.
prognozowanie przepływów pieniężnych można wykonać, patrząc na zysk i stratę, sprzedaż i wydatki, aby przewidzieć przyszłą sprzedaż i przepływy pieniężne. Ten artykuł z Startups.co.uk zawiera więcej szczegółów na temat tego, jak złożyć prognozę.
możesz to zrobić samodzielnie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, oprogramowania takiego jak Float lub zatrudniając profesjonalistę, który stworzy dla ciebie prognozę. Korzystanie z oprogramowania takiego jak Float ma zaletę integracji z oprogramowaniem księgowym, takim jak Xero, Quickbooks i FreeAgent, co może pomóc zaoszczędzić czas podczas tworzenia wielu budżetów gotówkowych dla scenariuszy.
Zatrudnij księgowego
jedną z najlepszych strategii zarządzania przepływami pieniężnymi w małej firmie jest zatrudnienie profesjonalnego księgowego. Księgowy może pomóc Ci przeanalizować przepływy pieniężne i zidentyfikować sposoby na szybsze zarabianie lub zmniejszenie wydatków. Księgowy zapewni również, że wszystkie Twoje zobowiązania podatkowe zostaną spełnione i że pozostaniesz tak efektywny podatkowo, jak to możliwe.
postępując zgodnie ze strategiami zarządzania przepływami pieniężnymi, które wymieniliśmy powyżej i będąc proaktywnym w uzyskiwaniu pomocy, zwiększysz szansę na pozytywne przepływy pieniężne i zgromadzisz więcej gotówki niż wydasz.
Jeśli szukasz nowego księgowego w Londynie, BrooksCity oferuje niedrogie usługi księgowe w Londynie po stałej cenie. Oferujemy indywidualne podejście do księgowości małych firm i staramy się dodawać wartość, aby pomóc ci się rozwijać.
skontaktuj się z nami, aby uzyskać bezpłatną wycenę na 020 7100 6150 lub poproś o jedną tutaj, a jeden z naszych zespołów chętnie Ci pomoże.