jedno z pytań, które najczęściej zadaję, gdy ludzie słyszą, że zasiadam w zarządach firm, nie dotyczy pakietów wynagrodzeń dla kadry kierowniczej. Zamiast tego chcą wiedzieć, jak przedstawić zarządowi, aby jego członkowie powiedzieli tak.
pytanie zawsze przywodzi na myśl prezentację, która poszła źle. Kilka lat temu dość dandified kolega z wewnątrz firmy dał prezentację do zarządu, na którym siedziałem. Czasami był złośliwy, zrobił kilka Nie kolorowych żartów,mrugnął do członków zarządu i wyraził swoje polityczne pochylenia z uwagami ubocznymi na temat rządu dnia. Kiedy nie znał odpowiedzi na zadawane przez nas pytania, próbował je odrzucić jako nieistotne. Kiedy krzesło w końcu zakończyło prezentację, patrzyliśmy na siebie z niedowierzaniem. Nie tylko nie byliśmy pewni co do propozycji, ale również nie byliśmy pewni osoby, która ją wniosła. Zgadnijcie, jak głosowaliśmy.
nie pozwól, żeby to był ty.
osoby obecne w zarządach spółek z wielu powodów-mogą sugerować nowy kierunek dla firmy, wyjaśniać złożony problem prawny, który należy szybko rozstrzygnąć, lub po prostu informować o trwającym projekcie. Ale tablice są w różnych kształtach i rozmiarach, czy to tablice szkolne, tablice strażnicze, tablice mieszkalne, tablice non-profit lub komitety pracownicze.
bez względu na kontekst, Zasady przedstawiania organom decyzyjnym są takie same, a poprawienie tego jest kluczowe. To nie jest tak trudne, jak się wydaje, o ile masz na uwadze pewne wytyczne. Oto dziewięć do 'S i sześć don’ ts być skuteczne:
Board Presentations Do ’ S:
- wiedz, w co się pakujesz. Posiedzenia zarządu są często zapakowane w długi program. W ciągu ostatnich kilku miesięcy byłem na spotkaniach, które trwały do 8 godzin, obejmujących do 20 tematów. Twój temat jest dla ciebie wyjątkowy, ale masz skończoną ilość czasu, aby uzyskać niezbędne informacje.
- odrób pracę domową. Kto jest w zarządzie? Jakie jest ich pochodzenie? Pomaga to być w stanie dostosować prezentację, gdy ma to zastosowanie, więc nie mówisz im rzeczy, które już wiedzą, ani nie zakładasz wiedzy, której mogą nie mieć.
- wysyłaj dokumenty w bardzo krótkim czasie. Staram się, aby członkowie zarządu otrzymali swoje dokumenty z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Jeśli jest termin, dotrzymaj go z kilkoma dniami do stracenia w przypadku, gdy pojawi się informacja zwrotna, zanim trafi ona do zarządu. Proszę nas nie „zaskakiwać”, jak w przypadku”nie dostarczyłem Papierów z góry, ponieważ chciałem utrzymać cię w napięciu”. To nie jest powieść Agathy Christie, to zebranie Zarządu. Daj nam narzędzia potrzebne do podjęcia decyzji.
- wiedz z góry, ile masz czasu. Nie Przeglądaj swojej działki. Jeśli krzesło uważa, że więcej czasu jest uzasadnione, on lub ona wydłuży go. Pamiętaj, aby zostawić dużo czasu na pytania.
- zapytaj, jak zarząd chciałby, aby przedstawione informacje. Na przykład, zapytaj fotela :” czy mam przedstawić całość, czy uderzyć w szczytowe punkty?”. Inne podejście: zaproponuj, aby „wziąć dokumenty jak już przeczytane”. Oznacza to, że zakładasz, że wszyscy przejrzeli przesłane wcześniej dokumenty, a ty po prostu zajmiesz się najważniejszymi punktami i unikniesz powtarzania każdego szczegółu.
- bądź przygotowany. Bądź profesjonalistą. Bądź zwięzły. Członkowie zarządu będą oceniać treść Twojej prezentacji, ale także pewność, z jaką ją dostarczasz.
- Zachowaj spokój i odpowiedz na zadane pytanie. Jeśli nie znasz odpowiedzi, nie denerwuj się, nie próbuj udawać. Zamiast tego obiecaj, że wrócisz z odpowiedzią tak szybko, jak to możliwe. Następnie wykonaj szybko. Ponadto, i to jest bardzo ważne, nie daj się wyrzucić, jeśli masz wiele trudnych pytań. Gdybyśmy nie myśleli, że Twoja propozycja ma wartość, nie zadawalibyśmy sobie pytań, po prostu odmówilibyśmy. Członkowie zarządu zadają pytania inaczej-jedni meandrują, inni od razu do tego dochodzą. Bez względu na styl, Zachowaj spokój i odpowiadaj jasno i zwięźle. Nie podchodź też do pytań, które uważasz za „głupie” lub oczywiste-wykonujemy swoją pracę. Często najciekawsze lub najważniejsze informacje pochodzą z pozornie uproszczonych pytań.
- bądź jasny i zwięzły o wyniku. Jeśli jest decyzja, którą należy podjąć przed końcem prezentacji, upewnij się, że opcje są bardzo jasne. Nigdy nie zaszkodzi podać opcje z góry, wyjaśnić je, a następnie ponownie je przedstawić.
- koniec z grace. Kiedy przyjdzie czas, żebyś poszedł, podziękuj i wyjdź. Nie zwlekaj.
prezentacje plansz:
- możesz czekać-nie narzekaj. Spotkania mogą się opóźnić w zależności od porządku obrad. Jeśli to zamknięte spotkanie, będziesz czekał na zewnątrz. Jeśli nie, będziesz tam obserwował innych ludzi prezentujących się lub słuchał debat na temat innych punktów porządku obrad. Pod żadnym pozorem nie narzekaj na to, ponieważ spowoduje to skażenie widoku Twojej prezentacji przed jej rozpoczęciem. Radosne „nie ma problemu” przechodzi długą drogę.
- nie zanudzaj nas. Ostatnio przeglądałem raport, który w zasadzie powiedział wszystkim w pokoju coś, co wszyscy już wiemy. Prezenter szybko stracił naszą uwagę. Co gorsza, wszyscy sprawdziliśmy psychicznie, zanim dostał się do „zapytaj”.
- nie lobbuj. Twoja prezentacja nie jest okazją do zajęcia stanowiska w innych obszarach. Jeśli jesteś tam, aby porozmawiać o modernizacji infrastruktury IT, rzucanie w „while I’ m here I 'd like To make a pitch for better parking facilities” nie jest pomocne dla Ciebie lub nas.
- nie używaj żargonu. Niekoniecznie jesteśmy ekspertami w twojej dziedzinie. Używaj jasnego języka, który wszyscy wokół stołu zrozumieją. Za pierwszym razem wyjaśnij, co masz na myśli przez ESG, grok i API, w przeciwnym razie brzmi to jak ciąg bezsensownych liter i słów. Staraj się unikać przesadnych stwierdzeń-lepiej, aby” całkowita zmiana morza ” była dość duża. Również słowa napędzane trendami, które sprawią, że ludzie przewrócą oczami. „Thinkfluencer” przychodzi na myśl.
- nie wszyscy jesteśmy tacy sami-nie pokazujcie swoich uprzedzeń i skłonności politycznych. Przy odrobinie szczęścia Grupa wokół stołu jest zróżnicowana, o zróżnicowanych opiniach. Przekolorowe dowcipy i komentarze polityczne nie mają miejsca w Twojej prezentacji i mogą obrazić ludzi, których próbujesz przekonać.
- nie przesadzaj z dzwonkami i gwizdkami. Nie ma potrzeby rozdawania kwiatów lub zabawnego filmu, chyba że jest to bezpośrednio związane z tematem. Przydatne: „oto próbka tego, o czym mówimy.”Dziwne:” oto kwiat dla was wszystkich kochanych ludzi.”I tak, byłem na spotkaniu, gdzie ktoś wręczył kwiaty „wszystkim członkom zarządu uroczej pani”.
jasne, zwięzłe i do rzeczy
pomyśl o swojej prezentacji jako notatce, a nie powieści. Członkowie zarządu czerpią korzyści z faktów przedstawionych w jasny, zwięzły sposób. Nawet jeśli opuścisz prezentację bez uzyskania odpowiedzi „tak”, na którą liczyłeś, przynajmniej zostawisz ludzi przy stole z dobrym wrażeniem. I to będzie długa droga, jeśli wrócisz do zarządu ze zmienioną propozycją.
daj znać, czy pomogło, a jeśli znasz kogoś, kto przygotowuje się do wygłoszenia prezentacji, napisz to i wyślij do niego. Są szanse, że nie tylko będą wdzięczni, ale także członkowie zarządu, którzy usłyszą prezentację.
opublikowany we współpracy z LinkedIn. Ten post pojawił się również w BBC Capital Column, Above Board with Lucy Marcus.
autor: Lucy P. Marcus, założyciel i dyrektor generalny Marcus Venture Consulting, Ltd., jest profesorem przywództwa i Zarządzania w IE Business School, dyrektorem niewykonawczym Atlantia SpA, dyrektorem niewykonawczym Mobius Life Sciences Fund i dyrektorem niewykonawczym BioCity.
Zdjęcie: studenci Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie biorą udział w prezentacji na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie 15 września 2008 r. REUTERS / Peter Andrews