często zapominamy, że kiedy mówimy o uproszczeniu, mówimy o zmniejszeniu czegoś. Naprawdę?
tak, zobacz: jaka jest różnica między pokojem jednoosobowym a dwuosobowym?
pokój dwuosobowy posiada 2 łóżka!
w słowniku Merriam-Webster mamy taką definicję:
proste: łatwo zrozumiałe lub wykonane.
dlatego, jeśli chodzi o uproszczenie procesów biznesowych, celem jest zminimalizowanie działań i zadań, przy jednoczesnym zachowaniu wydajności, efektywności i produktywności, a także dostarczaniu wartości dla klienta.
to jest dylemat!
bo trudno zdecydować, co można stłumić bez wpływu na proces.
w tym kontekście niektóre techniki mogą pomóc w powstrzymaniu niektórych zadań i działań (tych, które nie dodają wartości).
w rzeczywistości te techniki upraszczania procesów biznesowych wskazują na sposoby zmniejszenia zadań i działań, które są najbardziej zagrożone nieprawidłowym wykonaniem.
dlatego czynności i zadania niekoniecznie są eliminowane (niektóre są, jak powiedzieliśmy: te, które nie dodają wartości), ale są wykonywane w inny, bardziej asertywny sposób.
rezultatem jest uproszczenie procesów biznesowych niekoniecznie poprzez drastyczne zmniejszenie liczby działań, ale poprzez ograniczenie ryzykownych działań z procesu, poprzez wykonywanie ich w inny sposób.
Zobacz: 3 techniki mapowania, analizy i doskonalenia procesów
techniki upraszczania procesów biznesowych w Twojej firmie
te pięć pomysłów na uproszczenie procesów biznesowych jest szeroko stosowanych w modelowaniu procesów za pomocą narzędzi do modelowania BPMN.
ale wpatrywanie się w mapę procesu nie pokazuje, gdzie jest ryzyko lub bezpośredni kontakt z klientem (co zawsze musi być Wow!).
więc przyjrzyj się, jak zidentyfikować te możliwości, aby usprawnić proces organizacyjny.
1 – interakcja między systemami
gdy dwa systemy lub pakiety oprogramowania współdziałają ze sobą, musi nastąpić wymiana danych. W większości przypadków odbywa się to ręcznie, z zastrzeżeniem literówek, a nawet zwlekania.
klasycznym sposobem na zmniejszenie ryzyka takiej wymiany danych jest stworzenie interfejsu integracji pomiędzy tymi dwoma systemami.
przykład zastosowania tego uproszczenia procesów biznesowych występuje bardzo często w oprogramowaniu do projektowania graficznego.
istnieje kilka różnych programów na rynku. A większość z nich ma funkcję o nazwie „eksport plików”.
dlatego pakiety oprogramowania „rozmawiają ze sobą”. Jeśli projektant musi zaimportować plik z obrazu utworzonego w innym oprogramowaniu do użycia w swoim systemie, musi tylko użyć tego polecenia i będzie działać bez żadnych problemów.
automatyzacja 2 – procesowa
automatyzacja to kontrola działań „ludzkich” i systemowych.
zobacz ten film o automatyzacji procesów biznesowych:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- standaryzacja procesów
jednym z najbardziej obiektywnych sposobów uproszczenia procesów organizacyjnych jest standaryzacja powtarzających się i identycznych procesów.
na przykład: wyobraź sobie firmę prawniczą.
ma kilka różnych procesów, każdy z odrębnymi zadaniami i działaniami oraz ich osobliwościami, w zależności od instancji, przyczyny itp.
ale w każdym z nich nadejdzie czas, kiedy będziesz musiał zbierać i uwierzytelniać podpisy. Jeśli ten proces zostanie znormalizowany, będziesz w stanie znacznie uprościć działalność firmy, powielając je tylko w razie potrzeby.
Zobacz więcej: standaryzacja procesów biznesowych: wszystko, co musisz wiedzieć.
4 – definiowanie reguł biznesowych
podstawowym celem zbioru reguł biznesowych jest ułatwienie podejmowania decyzji. Powinny być proste, omijając przepływ procesu bez zwłoki lub niezdecydowania.
klasycznym przykładem jest definicja przydziału kredytów bankowych. Zasada biznesowa jest prosta: Do kwoty X tysięcy dolarów, kierownik agencji może udzielić pożyczki autonomicznie. Każda kwota powyżej tego i muszą skonsultować się ze swoim menedżerem.
5 – Outsourcing
Outsourcing był w przeszłości szeroko rozpowszechniony, a dziś powrócił w innym kontekście: ze względu na zaplecze komunikacyjne i integracyjne wśród profesjonalistów z wykorzystaniem technologii cloud computing.
dwa przykłady tego uproszczenia procesu biznesowego to rozpowszechnianie firm SaaS (które widzą usługę, która była wcześniej wykonywana w firmie) oraz liczba specjalistów zewnętrznych, którzy pracują w biurze domowym jako freelancerzy.
chcesz zastosować te techniki w swojej firmie? Korzystaj z opartego na chmurze oprogramowania do automatyzacji procesów biznesowych z notacją BPMN i co najważniejsze-to nic nie kosztuje!
odwiedź Stronę HEFLO już teraz i rozpocznij modelowanie procesów szybko i intuicyjnie!