jako właściciel firmy, istnieje wiele rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas prowadzenia firmy. Listy płac, zatrudniania, księgowości … lista jest długa. I Ta lista obejmuje monitorowanie wszystkich danych biznesowych. Jakie są najważniejsze rekordy biznesowe do śledzenia?
rejestry biznesowe do śledzenia
Urząd Skarbowy wymaga prowadzenia pewnej liczby rejestrów przez określony czas (np. rejestrów podatkowych). Ale jakie są rodzaje prowadzenia dokumentacji, na które powinieneś mieć oko, nawet jeśli nie jesteś zobowiązany do ich przechowywania? Istnieje sześć rejestrów biznesowych do monitorowania:
- Ewidencja księgowa
- wyciągi bankowe
- kredyty dla firm
- dokumenty prawne
- zezwolenia i licencje
- dokumenty ubezpieczeniowe
zapisy księgowe
dokumentujesz wszystkie transakcje swojej firmy w zapisach księgowych. Niezbędne zapisy księgowe dla biznesu obejmują wszystkie informacje o dochodach, kapitale własnym i wydatkach. Z zapisów księgowości finansowej, można skompilować dane do sprawozdań finansowych i obliczyć wskaźniki małych firm.
musisz śledzić swoje zapisy księgowe do:
- Sprawdź kondycję finansową swojej firmy
- Zmierz rentowność swojej firmy w czasie
- Analizuj wzorce, aby podejmować lepsze decyzje finansowe
- Określ, czy masz wystarczająco dużo kapitału, aby pokryć swoje wydatki
- dowiedz się, czy obecny budżet jest udany
monitoruj swoją dokumentację finansową w regularnych odstępach czasu (np. kwartalnie). I sprawdź, czy śledzisz wszystkie wydatki i źródła dochodów. Bez wszystkich danych księgowych twoje zapisy są niekompletne i zawierają niedokładne informacje. Zachowaj wszystkie paragony i kopie faktur, aby wykonać kopię zapasową swoich rejestrów.
rząd federalny wymaga, aby zachować dokumenty finansowe, które pokazują swoje dochody i wydatki. Użyj dokumentacji księgowej, aby złożyć zeznanie podatkowe firmy.
po złożeniu zeznania podatkowego zachowaj dokumentację podatkową. Dlaczego? Ponieważ Urząd Skarbowy wymaga przechowywania tych zapisów przez określony czas. Jeśli nie złożysz zeznania, musisz prowadzić ewidencję podatkową bezterminowo. Skontaktuj się ze swoim księgowym, stanem lub urzędem skarbowym, aby potwierdzić, jak długo musisz przechowywać Indywidualne zapisy.
szukasz łatwego rozwiązania do tworzenia i przechowywania dokumentacji księgowej? Oprogramowanie do księgowości online Patriot umożliwia przechowywanie i dostęp do danych finansowych w dowolnym miejscu i czasie. Wypróbuj za darmo przez 30 dni!
wyciągi bankowe
wyciągi bankowe wyszczególniają wszystkie konta w banku. Konta mogą obejmować czeki, oszczędności, inwestycje i zapisy kart kredytowych. I możesz pogodzić swoje konta bankowe z zapisami księgowymi, które musisz śledzić.
Porównaj wyciągi bankowe z danymi finansowymi i sprawdź je pod kątem potencjalnych błędów. Jeśli wyciągi bankowe nie pasują do zapisów księgowych, może wystąpić błąd w księgach.
wyciągi bankowe pomagają również śledzić postępy Twojej firmy. I używasz wyciągów bankowych do składania podatków.
kredyty dla firm
czy masz kredyt dla firm? Jeśli tak, śledzenie kredytu ma kluczowe znaczenie. Chcesz śledzić takie rzeczy jak:
- kwota pierwotnej pożyczki
- Data zatwierdzenia pożyczki
- Data wypłaty
- oczekiwana data spłaty
- terminy spłaty pożyczki
- zmiany stóp procentowych (jeśli dotyczy)
Przechowuj wszystkie dokumenty dotyczące pożyczki gdzieś, gdzie możesz łatwo uzyskać do nich dostęp. Jeśli zdecydujesz się spłacić pożyczkę wcześniej lub potrzebujesz przedłużenia, dostarcz dokumentację do pożyczkodawcy.
śledź spłatę kredytu biznesowego w swoich księgach. Debetuj konto pożyczkowe, aby zmniejszyć odpowiedzialność w księgach i kredytuj konto gotówkowe za płatności.
celem śledzenia kredytu biznesowego jest zapewnienie, że nie przegapisz płatności i zarządzasz ryzykiem. Dzięki odpowiedzialnym planom spłaty kredytu możesz zwiększyć swoje szanse na otrzymanie pożyczek w przyszłości. Nie brakujące płatności i spłata całej pożyczki, jak określono w umowie pożyczki, Pomaga zwiększyć wynik kredytowy firmy. A wyższa ocena kredytowa firmy mówi pożyczkodawcom, że jesteś odpowiedzialnym kredytobiorcą o niższym ryzyku.
dokumenty prawne
dokumenty prawne Twoja firma zależy od struktury firmy. C corporation) muszą zachować statut spółki. Inne dokumenty prawne obejmują umowy partnerskie dla spółek osobowych lub DBA (aka doing business as) dla jednoosobowych.
musisz zachować wszystkie dokumenty prawne potwierdzające, że jesteś właścicielem firmy. Przechowuj te dokumenty w bezpiecznym miejscu na wypadek, gdybyś musiał przedstawić dowód własności.
pamiętaj, że śledzenie dokumentów prawnych różni się od śledzenia dokumentacji finansowej. Musisz wiedzieć, gdzie przechowujesz dokumenty, dzięki czemu możesz je łatwo wyciągnąć, gdy ich potrzebujesz.
zezwolenia i licencje
władze państwowe i lokalne mogą wymagać uzyskania różnych zezwoleń lub licencji na prowadzenie działalności. W zależności od branży Twojej firmy może być konieczne ubieganie się o pozwolenia lub licencje branżowe i otrzymywanie ich.
na przykład firmy sprzedające żywność lub napoje mogą wymagać uzyskania zezwolenia zdrowotnego na sprzedaż tych produktów. A jeśli zdecydujesz się sprzedawać alkohol w swojej firmie, musisz ubiegać się o licencję na alkohol.
Śledź swoje zezwolenia i licencje, ponieważ może być konieczne ich okresowe odnawianie. Miej oko na wszelkie zmieniające się przepisy dotyczące zezwoleń lub licencji, które posiada Twoja firma. Jeśli zmieni się prawo, gdzie musisz opublikować lub jak często musisz odnowić zezwolenie lub licencję, natychmiast zastosuj się do przepisów, aby uniknąć kar lub grzywien.
dokumenty ubezpieczeniowe
istnieją różne rodzaje polis ubezpieczeniowych, które możesz potrzebować wykupić podczas prowadzenia firmy. Przykładowe rodzaje ubezpieczeń, które możesz kupić, to:
- ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w biznesie
- ubezpieczenie najemców
- ubezpieczenie samochodowe
- ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej pracowników
- ubezpieczenie dochodów z działalności gospodarczej
- ubezpieczenie od Odpowiedzialności Zawodowej
- polisy cybernetyczne
ale aby skorzystać z ubezpieczenia, musisz dostarczyć dowód ubezpieczenia. Śledź, gdzie znajdują się Twoje polisy ubezpieczeniowe. W ten sposób możesz mieć numer polisy ubezpieczeniowej i inne dane identyfikacyjne pod ręką, jeśli chcesz złożyć roszczenie.
polisy ubezpieczeniowe mogą pomóc w ochronie Twojej firmy w przypadku:
- klęski żywiołowe (np. powódź)
- pozwy sądowe
- pracownicy chorują lub doznają obrażeń podczas pracy
- naruszenia danych
- wypadki samochodowe
- uszkodzenie miejsca prowadzenia działalności (np. pożar)
rozważ przechowywanie kopii polis ubezpieczeniowych w miejscu, w którym nie można ich uszkodzić. Możesz na przykład przechowywać rekordy cyfrowo w chmurze lub fizycznie w ognioodpornej skrzynce. Zapytaj również swojego ubezpieczyciela, czy Oferuje on konto cyfrowe, aby pobrać lub wyświetlić ubezpieczenie online zamiast dokumentów papierowych.
nie jest to porada prawna; aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj.