dni tętniącego życiem piętra biurowego z dziesiątkami pracowników w stroju formalnym już dawno minęły. Tradycyjne metody pracy zostały zastąpione przez nowsze, bardziej opłacalne metody pracy, takie jak wirtualne biuro.
wirtualne biuro zapewnia funkcje i usługi zwykłego biura, ale bez fizycznej lokalizacji. Jest to idealne rozwiązanie dla początkującej firmy, ponieważ pozwala zaoszczędzić na kosztach ogólnych. To sprawia, że wirtualne biura są popularne wśród małych firm lub start-upów. Mogą zaoszczędzić koszty związane z fizycznym biurem, ale nadal korzystać z zalet typowego adresu biura. Więc jakie są inne korzyści?
wraz z redukcją wydatków, wirtualne biuro zapewnia niezrównaną elastyczność. Dzięki połączeniu z Internetem, wszędzie może być Twoje biuro!Zastanówmy się, dlaczego potrzebujesz wirtualnego biura i co jest wymagane podczas tworzenia wirtualnego biura.
po co Ci Wirtualne Biuro?
ze względu na wczesne trudności finansowe, nowe firmy chcą obniżyć swoje koszty, gdzie tylko mogą. Płatności biurowe stanowią główny wydatek i muszą być najpierw ograniczone. Na przykład przestrzeń coworkingowa w centrum biznesowym, takim jak Nowy Jork, może kosztować do 500 USD miesięcznie.
jeśli preferujesz samodzielne aranżowanie powierzchni biurowej, bardziej istotna jest zasada 3-30-300. Daje rzeczywisty koszt eksploatacji powierzchni biurowej. Za każde 3 USD wydane na płatności za media, 30 usd jest wydawane na koszty wynajmu, a kolejne 300 USD na wydatki na płace za metr kwadratowy powierzchni roboczej rocznie.
w przypadku firmy, która na początku stara się znaleźć swoje stopy, koszty te mogą stanowić wyzwania i hamować wzrost. Weź pod uwagę niedawne badania, że prywatne biura pozostają niezamieszkane przez 77% czasu. Przy takim marnowaniu zasobów sprawa stworzenia wirtualnego biura staje się jeszcze bardziej znacząca.
7 kroków do utworzenia Wirtualnego Biura
teraz, gdy wiemy, dlaczego potrzebujemy wirtualnego biura, zapoznajmy się z „jak”. Oto kilka kroków:
-
miej strategię
-
Zatrudnij odpowiednich ludzi
-
Skonfiguruj adres biura
-
Skonfiguruj Telefon biurowy
-
zdobądź niezbędne narzędzia
-
mieć wirtualnego asystenta
-
pozostań w kontakcie ze swoim zespołem
miej strategię
strategia dźwiękowa oszczędza cię od konieczności walki później w dół drogi. Podczas tworzenia wirtualnego biura zanotuj swoje zadania i upewnij się, że cały proces został zaplanowany.Nawet jeśli nie pracujesz w zwykłej przestrzeni biurowej, nadal musisz opracować strategię.
nie różni się to zbytnio od tego, co zwykle masz, gdybyś pracował tradycyjnie. Podstawy biznesu nie ulegają zmianie, podobnie jak cele.
niektóre obszary wymagające planowania to:
•Analiza rynku
•analiza konkurencji
•propozycje wartości
•struktura firmy
•rynek docelowy
•Strategia marketingowa
•wpływy finansowe
Zatrudnij odpowiednich ludzi
pomysł może być oparty na jednym umyśle, ale musi być wdrożony przez zespół. Dzięki niekonwencjonalnemu sposobowi pracy znalezienie odpowiednich osób może być trudne. Niektórzy pracownicy mogą trochę potrwać, aby dostosować się do nowego systemu, podczas gdy niektórzy mogą nie dostosować się w ogóle.
dzięki wirtualnemu Biuru Pula talentów, z której możesz wybrać swój zespół, znacznie się rozszerza, być może nawet staje się globalna. Elastyczność w pracy jest czymś, czego szuka większość pracowników i może zachęcić talenty do pracy dla Ciebie.
Skonfiguruj adres biura
nawet jeśli pracujesz wirtualnie, nadal musisz odbierać pocztę. Ta poczta może być oficjalnymi dokumentami lub korespondencją z klientem. Ponadto mogą wystąpić przeszkody regulacyjne, które mogą wymagać posiadania fizycznej lokalizacji biura i danych kontaktowych.
poza biurokracją korzystny jest publiczny wizerunek firmy. Istnieje wielu dostawców usług dla adresu Wirtualnego. Dają one fizyczny adres do odbioru poczty i innych dokumentów. Za każdym razem, gdy otrzymają pocztę przeznaczoną dla Ciebie, otrzymujesz powiadomienie lub wiadomość z Digital mailroom.
następnie możesz wybrać dalsze działania dotyczące pakietu. Możesz go otworzyć, zeskanować i wysłać do ciebie, zatrzymać lub zniszczyć. Teraz wiesz, jak utworzyć wirtualny adres biura.
Skonfiguruj Telefon biurowy
podobnie jak adres, numer telefonu jest czymś, co jest koniecznością. Systemy telefonii wirtualnej wykorzystują technologię Voice over Internet Protocol (VoIP), a cała komunikacja odbywa się przez internet. Dzięki VoIP otrzymujesz zwykły numer telefonu, ale bez konieczności fizycznego stacjonarnego.
możesz używać systemów VoIP na telefonach komórkowych z systemem Android/iOS lub laptopach i komputerach z systemem Windows lub Mac. Oszczędza to konieczności zakupu dodatkowego sprzętu, takiego jak telefon stołowy.
zdobądź niezbędne narzędzia
ważne jest, abyś był dobrze wyposażony i przygotowany do prowadzenia wirtualnego biura jak dobrze naoliwiona maszyna. W tym celu potrzebujesz narzędzi pod ręką, które mogą pomóc w płynnym postępie pracy. Mogą to być programy zwiększające produktywność, usługi pamięci masowej, platformy planowania i wiele innych. Omówmy przykład!
Przechowywanie w chmurze jest czymś, czego potrzebujesz, jeśli pracujesz poza wirtualnym biurem. Dbaj o bezpieczeństwo swoich danych, jednocześnie będąc łatwo dostępnym w całej firmie. Narzędzia takie jak Trello pomagają utrzymać zespół na tej samej stronie i skutecznie zarządzać wieloma zadaniami personelu. Inne usługi oferują również narzędzia do fakturowania online i wskaźniki wydajności. Mogą one pomóc w śledzeniu godzin pracy pracowników i czasu wolnego.
miej wirtualnego asystenta
wirtualny asystent pomaga delegować niekrytyczne zadania i oszczędza czas na ważne sprawy. Zadania te mogą być związane z zasobami ludzkimi, harmonogramem zadań lub innymi działaniami organizacyjnymi. Wirtualni asystenci mogą specjalizować się w jednym konkretnym obszarze lub wziąć wszystko pod swój parasol.
niezależnie od przypadku, mogą okazać się nieocenione w zmniejszaniu obciążenia pracą, dzięki czemu możesz skupić się na szerszej perspektywie.
pozostań w kontakcie
Praca w wirtualnym biurze, choć ma swoje zalety, stanowi również szereg wyzwań. Musisz być w kontakcie ze swoim zespołem, wiedzieć, co planuje, koordynować pilne sprawy i ogólnie być na tej samej stronie. Może to być trudne podczas pracy z wielu lokalizacji, dlatego skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie.
aby usunąć ewentualne nieporozumienia, możesz użyć narzędzi takich jak Slack i Zoom dla swojego wirtualnego zespołu. Pozwalają na stały kontakt z pracownikami.Możesz także użyć narzędzi do zarządzania produktywnością, aby efektywnie koordynować pracę w zespole.
Koniec!
wirtualne biura zapewniają elastyczność, możliwość adaptacji i skalowalność. Wszystkie te czynniki są istotne dla rozwijającej się firmy i stanowią siłę napędową wzrostu. Lepiej być na bieżąco z wymaganiami wirtualnego biura i wiedzieć, z jakich narzędzi korzystać. Możesz spać spokojnie i mieć całkowitą pewność, że Twoje wirtualne biuro będzie skuteczne.