co to jest biuro bez papieru?
biuro bez papieru to ogólne określenie praktyk biznesowych, które poprawiają miejsce pracy poprzez zmniejszenie polegania na papierze.
chociaż biuro bez papieru może być używane do opisania miejsca pracy, w którym procesy papierowe zostały całkowicie wyeliminowane, jest bardziej powszechnie używane do opisania metod, za pomocą których firmy mogą obniżyć koszty i zwiększyć wydajność poprzez przejście od tradycyjnych procesów papierowych do procesów cyfrowych, które są zarządzane za pomocą oprogramowania komputerowego lub usług. Scenariusze te często polegają na enterprise content management (ECM) lub oprogramowaniu do współpracy, aby udostępniać, edytować lub w inny sposób zarządzać dokumentami firmowymi, które wcześniej były papierowe.
korzyści płynące z podejścia biurowego bez papieru
w praktyce firmy zazwyczaj stosują podejście przyrostowe, aby uzyskać biuro bez papieru, koncentrując się na wyeliminowaniu papieru z określonego przepływu pracy lub procesu biznesowego. Na przykład firma może digitalizować przeglądy i zatwierdzania dokumentów.
w tym przypadku utworzenie zapisu cyfrowego i ukończenie całego obiegu pracy w formacie cyfrowym zmniejsza wydatki na papier i druk, eliminuje potrzebę skanowania dokumentu do postaci cyfrowej oraz oszczędza czas i wysiłek-i potencjalnie związane z tym koszty-związane z transportem dokumentów fizycznych do osób zaangażowanych w przepływ pracy. Mniejsze koszty utylizacji papieru, a także powierzchnia wymagana do przechowywania dokumentów to również powszechne zalety podejścia bez użycia papieru.
kolejnym kluczowym aspektem biura bez papieru jest ponowne zapoznanie się z procesami papierowymi, wykorzystanie możliwości cyfrowych do automatyzacji lub w inny sposób poprawy efektywności współpracy, przepływów pracy i innych procesów biznesowych. Powracając do procesów, firmy często zauważają, że mogą usuwać kroki w nowym zdigitalizowanym procesie, eliminując marnowanie czasu i niepotrzebne kroki. W procesie zatwierdzania kosztów podróży firma może znaleźć pewne osoby, które nie muszą zatwierdzać wydatków i mogą zostać usunięte z obiegu pracy.
procesy Bezpapierowe można również rozszerzyć poza przedsiębiorstwo, ale konieczność drukowania/podpisywania/skanowania dokumentów jest tam powszechną blokadą. Technologia podpisu elektronicznego eliminuje potrzebę fizycznego podpisu i pomaga przekształcić tradycyjne procesy papierowe, takie jak podpisywanie umów, w procesy cyfrowe.
wyzwania biura bez papieru
biuro bez papieru może również stanowić pewne wyzwania. Digitalizacja wymaga centralnego repozytorium, które ułatwia przechowywanie i współpracę-zazwyczaj System lub usługa ECM. Uruchomienie inicjatywy bez papieru wymaga od pracowników przemyślenia sposobu pracy, a także ewentualnego przyjęcia nowych technologii. Aby uzyskać maksymalne korzyści, kierownictwo może również chcieć ocenić, czy istniejące procesy powinny zostać ponownie przeanalizowane, aby w pełni wykorzystać możliwości cyfrowe.
technologia VPN jest powszechną przeszkodą w centralizacji. Pracownicy często omijali cyfryzację, ponieważ wymaga zalogowania się do VPN, aby uzyskać dostęp do scentralizowanych dokumentów.
biuro bez papieru jest czasami opisywane jako cel typu Świętego Graala, ponieważ reprezentuje ideał, do którego dążą specjaliści ds. zarządzania informacją, ale w większości przypadków usunięcie wszystkich procesów papierowych nie jest praktyczne, a nawet pożądane.