„Procure to pay” lub P2P to pełny cykl działań i wydarzeń, w które firma angażuje się, gdy wymagają towarów lub usług od zewnętrznego dostawcy. Cykl ten opisuje kroki, które firma musi podjąć, aby nabyć przedmioty i zapłacić odpowiedni przekaz dostawcy, pomniejszony o wszelkie rabaty i korekty.
choć teoretycznie prosty, nowoczesny cykl P2P dla przedsiębiorstw na poziomie przedsiębiorstwa jest bardzo złożonym przedsięwzięciem z wieloma ruchomymi częściami. W miarę jak firmy rozwijają się i działają na większą skalę, P2P i powiązane procesy rozliczania muszą przejść od prostych przepływów pracy opartych na papierze do rozległych wysiłków, które często wymagają automatyzacji i pomocy komputerowych.
przyjrzyjmy się podstawowym krokom nowoczesnego cyklu P2P, ich nieefektywności oraz temu, w jaki sposób nowoczesne, oparte na sztucznej inteligencji oprogramowanie może integrować się z wiodącymi platformami ERP w celu osiągnięcia sukcesu i oszczędności.
w tym krótkim przewodniku zbadamy odpowiedzi na następujące pytanie:
- 5 głównych etapów procesu Procure-to-Pay
- rozwiązania Procure-to-Pay
- Co To jest proces P2P w SAP podczas korzystania z integracji Kofax ReadSoft?
- przekształcanie zamówień w płatności dzięki zaawansowanym rozwiązaniom programowym
5 głównych etapów procesu Procure-to-Pay
w typowym cyklu od zakupu do zapłaty firma może osiągnąć ukończoną transakcję w pięciu etapach. W dużych firmach różne części tego cyklu często występują przez cały dzień, każdego dnia. Dla przedsiębiorstw wielonarodowych cykl zamówień jest źródłem znacznej ilości informacji i rozległych obowiązków.
oto jak to działa.
zapotrzebowanie na zakup
na tym etapie firma identyfikuje potrzebę części, gotowego produktu, usługi lub czegokolwiek innego, czego może wymagać od zewnętrznego dostawcy. Dział, który ma wymagania, określa potrzeby i określa specyfikacje. Dział Zakupów następnie wykonuje te specyfikacje i identyfikuje dostawcę lub wybiera preferowanego dostawcę na podstawie poprzednich zamówień i doświadczeń.
zlecenie zakupu
po zidentyfikowaniu sprzedawcy nabywcy muszą określić odpowiednią cenę i upewnić się, że jest ona zgodna z siłą nabywczą swojego działu. Negocjacje z nowymi dostawcami mogą zająć trochę czasu, chyba że Twoja firma ma już ustaloną umowę z jasnymi warunkami. Na tym etapie dział tworzy zamówienie zakupu (PO) Dla wymaganych towarów, rejestruje PO jako unikalny zapis w swoich księgach i przesyła zamówienie do sprzedawcy w celu realizacji.
potwierdzenie zamówienia
sprzedawca otrzymuje zamówienie zakupu i przesyła potwierdzenie jego otrzymania, często z potwierdzeniem, że ich stany magazynowe są odpowiednie do realizacji. Sprzedawca doradza firmie przewidywane czasy realizacji i daty wysyłki. Te istotne informacje są niezbędne do skutecznego planowania łańcucha dostaw i logistyki, ale ich przechwycenie i udostępnienie i wykorzystanie może stanowić wyzwanie przy ograniczonej technologii.
powiadomienie o dostawie
następnie zakupiony towar przybywa, a Twoja firma musi przesłać potwierdzenie dostawy do sprzedawcy. Kluczowym krokiem w tym momencie jest sprawdzenie przesyłki przed zamówieniem, aby upewnić się, że wszystko dotarło w dobrym stanie. Ważne jest, aby pamiętać o wyjątkach, takich jak uszkodzone lub brakujące przedmioty, aby uniknąć płacenia za towary, które nie zostały otrzymane. Twoja firma przekazuje wszystkie te informacje z powrotem do dostawcy.
Płatność faktury
na podstawie podanych przez Ciebie informacji sprzedawca stosuje wszelkie niezbędne potrącenia, a następnie przesyła fakturę do Twojej firmy. Najważniejszy etap P2P ma miejsce tutaj: dopasowanie w trzech kierunkach, które godzi oryginał zamówienia, potwierdzenie dostawy i fakturę, aby upewnić się, że wszystkie informacje są poprawne.
tradycyjnie jest to czasochłonny proces. Śledzenie błędów może powodować potencjalnie kosztowne opóźnienia. Dodatkowe opóźnienia często występują po zakończeniu meczu, ale wymaga autoryzacji płatności. Tylko wtedy, gdy wszystkie te elementy są na miejscu, Twoja firma może przekazać płatność, wprowadzić ostateczne informacje finansowe do ksiąg rachunkowych i zamknąć transakcję.
rozwiązania od zakupu do zapłaty
przy tak wielu ruchomych częściach i tak wielu informacjach do pogodzenia na bieżąco, firmy wymagają zaawansowanych rozwiązań do obsługi procesów obejmujących zobowiązania i cykl P2P. Rozwiązania te często są dostarczane w ramach platformy ERP, takiej jak SAP i określonych modułów w systemie SAP, w połączeniu z dodatkowym oprogramowaniem zaprojektowanym w celu zmniejszenia liczby błędów i zmniejszenia tarcia.
w systemie SAP procesy te są często przepływem pracy „od zamówienia do zamówienia”.
Co To jest „zamówienie na zamówienie”?
zapoznaj się z krokami zgłoszenia zapotrzebowania, zamówienia zakupu i potwierdzenia zamówienia. W ramach platformy ERP, takiej jak te stworzone przez SAP, firma może korzystać z oprogramowania zaprojektowanego do automatyzacji tej wczesnej fazy procesu zakupu. Działy mogą zgłaszać swoje prośby, a system może wymieniać odpowiednich dostawców i tworzyć ustandaryzowane PO z ograniczoną liczbą ludzkich akcentów.
takie zautomatyzowane systemy zarówno zmniejszają prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, jak i zwiększają dostępność informacji krytycznych dla analityki biznesowej. Korzystając z SAP jako części procesu P2P, możesz elektronicznie zintegrować się z systemami dostawców i w pełni zautomatyzować dużą część zakupów. Korzystanie z procesu SAP P2P zapewnia wydajne przechwytywanie danych i pozwala Twojej firmie na prowadzenie operacji analitycznych w celu zidentyfikowania możliwości oszczędności i ulepszeń.
przyjrzyjmy się tym krokom.
jaki jest proces P2P w SAP podczas korzystania z integracji Kofax ReadSoft?
moc i wszechstronność SAP do zarządzania elementami cyklu P2P są niezrównane, ale odpowiednie narzędzia mogą rozszerzyć podstawową funkcjonalność platformy na XXI wiek. Zaawansowane programy oparte na uczeniu maszynowym i sztucznej inteligencji, takie jak Kofax ReadSoft, mogą przekształcać częściowo papierowe przepływy pracy w w pełni cyfrowe przepływy, które dają jasne i spójne wyniki.
ReadSoft wykorzystuje technologię cognitive capture do inteligentnej klasyfikacji dokumentów i wyodrębniania informacji, takich jak numery zamówień, typy artykułów, ilości i inne. To samo oprogramowanie może również kwantyfikować informacje z faktur, a dzięki systemowi SAP usprawnić proces dopasowywania w trzech kierunkach.
dzięki narzędziom, takim jak Kofax Process Director, firmy mogą zautomatyzować zaopatrzenie, płatności i wprowadzanie nowych dostawców, jednocześnie ułatwiając wczesne korygowanie błędów—zanim mogą one spowodować problemy.
bardziej zaawansowany niż podstawowy cykl P2P, przepływ pracy SAP obejmuje podstawowe etapy i dzieli je na kluczowe momenty w celu gromadzenia danych i komunikacji.
określenie wymagań
dział, który wysłał zapytanie o zakup, jasno określa swoje wymagania w oparciu o nadchodzące projekty, istniejące zapasy i inne czynniki. Dane ERP pomagają tym działom dokonywać inteligentnych ocen, aby uniknąć niepotrzebnych wymagań.
określenie dostawcy / źródła dostaw
Twój zespół musi określić, gdzie znaleźć odpowiednich dostawców lub dostawców niezbędnych towarów, jeśli nie ma istniejących rejestrów odpowiednich dostawców.
wybór dostawcy
SAP pomaga zespołowi wybierać spośród dostępnych dostawców zdefiniowanych w systemie. Dzięki integracji z Process Director kroki te są natychmiast dostępne w znanym systemie z łatwymi w użyciu interfejsami.
przetwarzanie zamówień zakupu
Dział Zakupów tworzy lub wydaje zamówienie zakupu. Dzięki narzędziom Kofax proces ten może przebiegać całkowicie elektronicznie, dzięki czemu proces PO nie jest papierowy. Możesz również skanować zamówienia zakupu w wersji papierowej do systemu. Inteligentne algorytmy ReadSoft automatycznie klasyfikują dokument, przesyłają go do odpowiedniego systemu i rejestrują informacje w systemie ERP.
monitorowanie zamówień zakupu
monitorowanie POs polega na obserwowaniu istotnych zdarzeń związanych z zamówieniem, takich jak zmiany ilości, brak zapasów od dostawcy lub informacje o realizacji. Skuteczne monitorowanie i dopasowywanie faktur z POs może zmniejszyć wąskie gardła i zapewnić, że wszyscy przestrzegają tych samych zasad autoryzacji zakupu. Łatwiejszy proces zatwierdzania oznacza bardziej opłacalną pracę.
odbiór towaru
po otrzymaniu towaru możesz użyć ReadSoft i innych narzędzi automatyzacji AP firmy Kofax, aby przechwycić wszystkie informacje związane z dostawą. Za pośrednictwem systemu od zamówienia do płatności możesz elektronicznie przesłać powiadomienie o paragonie do sprzedawcy.
weryfikacja faktury
gdy dostawca wyśle fakturę do Twojej firmy, ReadSoft może automatycznie ją skategoryzować i wyodrębnić niezbędne informacje. Dzięki process Director lub własnym narzędziom SAP możesz włączyć automatyczne dopasowywanie PO. Razem narzędzia te znacznie upraszczają proces dopasowywania. Dzięki większej szybkości i dużej redukcji błędów ludzkich Twoja firma może łatwo wykorzystać oszczędności wynikające ze zniżek na wcześniejsze płatności i uniknąć bólów głowy, takich jak podwójne płatności.
przekształcanie Procure to Pay dzięki zaawansowanym rozwiązaniom programistycznym
starannie dopasowując zamówienia do procesów płatności i zamówień publicznych, Twoja firma może zaoszczędzić pieniądze, poprawić wyniki i usprawnić wysiłki, które tradycyjnie były głównym źródłem wąskich gardeł i bólów głowy. Dzięki efektywnej automatyzacji AP możesz łatwo ustanowić swój dział jako niezawodny czynnik przyczyniający się do sukcesu firmy.
aby dowiedzieć się więcej o integracji rozwiązań Kofax, takich jak ReadSoft i accounts payable automation z systemem ERP, takim jak SAP, poproś o wycenę opracowaną dla Twojej firmy już dziś.