czas czytania: 4 minuty
każda firma, która prowadzi księgowość, musi gdzieś rejestrować swoje transakcje. Gdy masz wielu klientów i dostawców, konsolidacja wszystkich sprzedaży i zakupów w jednym notebooku może być gorączkowym zadaniem. Potrzebujesz organizacji, więc kiedy zbliża się sezon podatkowy lub kontrolny, nie jesteś pozostawiony w ostatniej chwili. Zapisy transakcji są ważne, ponieważ są dowodem na to, jak Twoje pieniądze są wymieniane, jak regularnie i z kim. Ale gdzie rejestrujesz przepływ pieniędzy do i z Twojej firmy? Ponadto, w jaki sposób można rejestrować nietypowe transakcje, takie jak amortyzacja, nieściągalne długi i sprzedaż aktywów? W tym miejscu pojawiają się dzienniki i księgi. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o nich i jak można je wykorzystać w swojej firmie.
dziennik. O co chodzi?
Jest to miejsce, w którym transakcja biznesowa jest rejestrowana po raz pierwszy. Dziennik może być fizyczny lub elektroniczny, a sprzedaż, zakupy lub jakikolwiek przepływ pieniędzy do lub z firmy jest rejestrowany w porządku chronologicznym. Czasopismo zawiera następujące informacje:
- data transakcji
- rachunek lub rachunki, które są obciążane, i kwota, której dotyczy
- rachunek lub rachunki, które są obciążane, i kwota, której dotyczy
- Krótki opis i odniesienie do transakcji
złote zasady rachunkowości
każdy wpis w dzienniku musi być zgodny ze złotymi zasadami rachunkowości. Zasady te mają zastosowanie do trzech konkretnych kont. Zdefiniujmy te konta i przyjrzyjmy się ich zasadom:
rachunek rzeczywisty-rachunek, który dotyczy aktywów i pasywów.
- złota zasada: Debetuj to, co wchodzi do biznesu, a kredytuj to, co wychodzi z biznesu.
konto osobiste-obejmuje wszystkie konta związane z osobami fizycznymi, firmami i stowarzyszeniami.
- złota zasada: obciążaj odbiorcę, a kredytuj dawcę.
- złota zasada: obciążanie kosztów lub strat i kredytowanie dochodu lub zysku.
wpisy do dziennika – format & przykład
korzystając z powyższych kont i zasad, zobaczmy, jak są dokonywane wpisy w dzienniku.
5 marca kupisz meble do swojego biura warte 5000 dolarów w gotówce. Meble są uważane za atut, więc ma to wpływ na rzeczywiste konto. Złota reguła mówi, że aktywa są obciążane, więc dodajesz $5,000 do kolumny debetowej dziennika. Równy kredyt musi być zapisany na koncie gotówkowym, więc dodajesz $5,000 do strony kredytowej dziennika. Na koniec notujesz opis transakcji jako zakup mebli wartych 5000 dolarów.
w dniu 30 marca rachunek nominalny został obciążony kosztami wynagrodzenia, a rachunek bankowy firmy został zapisany w celu odzwierciedlenia tego. Widać, że transakcje wprowadzane do dziennika są zgodne ze złotymi zasadami rachunkowości.
the ledger. O co chodzi?
księga jest również znana jako Księga drugiego wpisu lub Główna księga rachunkowa. Księga zawiera wykres kont, który jest listą wszystkich nazwisk i numerów kont w Księdze. Księga jest szczególnie ważna przez audytorów i musi być „zrównoważona”, gdzie suma obciążeń zawsze równa się sumie kredytów. Jeśli obciążenia przewyższają kredyty, nazywa się to Saldem debetowym. Jeśli kredyty są większe niż obciążenia, istnieje saldo kredytu.
wpisy w Księdze – format & przykład
transakcje w dzienniku są pogrupowane według rachunków w kolejności aktywów, pasywów, kapitału własnego, przychodów i wydatków. Są one następnie przenoszone do księgi głównej. Wpisy w księgach księgowych pojawiają się w kolejności kont w stosunku do chronologicznego porządku czasopisma.
co jest po dzienniku i księdze?
po skategoryzowaniu transakcji na odpowiednie konta i zapisaniu ich w Księdze, musisz sprawdzić, czy Twoje książki są zrównoważone. Balans próbny Ci w tym pomaga. Pokazuje salda końcowe wszystkich kont, które pojawiają się w bilansie. Saldo próbne zawiera opis, numer konta, nazwę konta, saldo debetowe i saldo kredytowe. Po skonsolidowaniu informacji z księgi rachunkowej w bilansie próbnym księgowy może łatwo wykryć nierównowagę między obciążeniami a kredytami. Jest zwięzły, uporządkowany i pomaga usunąć rozbieżności, okazując się poręcznym narzędziem w utrzymaniu równowagi książek.
Twoje książki są zrównoważone. Co teraz?
gdy twoje książki są zrównoważone, nadszedł czas, aby wygenerować raporty finansowe, aby lepiej zrozumieć, jak Twoja firma działa. Każda firma musi być świadoma swojego rozwoju i pozycji w danym momencie. Raporty finansowe zapewniają ten wgląd. Rachunek przepływów pieniężnych przedstawia trendy przepływów pieniężnych, pokazując, w jaki sposób pieniądze wchodzą i wychodzą z Twojej firmy. Bilans mówi, ile Twoja firma jest właścicielem, ile jest winna i kapitał własny akcjonariusza. Rachunek zysków i strat lub rachunek zysków i strat koncentruje się na przychodach i wydatkach poniesionych przez firmę w czasie. Są to trzy raporty, na które firmy muszą zwracać największą uwagę.
znaczenie czasopism i ksiąg rachunkowych
dlaczego tak duży nacisk kładzie się na korzystanie z czasopism i ksiąg rachunkowych? Odpowiedź jest prosta. Możesz łatwiej osiągnąć swoje cele księgowe, gdy masz pełne zapisy wszystkich transakcji. Sprawozdania finansowe, takie jak rachunek przepływów pieniężnych, bilans i rachunek zysków i strat, dostarczają istotnych informacji na temat trendów biznesowych i mogą być generowane tylko przy użyciu informacji z czasopism i ksiąg. Rejestrowanie i śledzenie nietypowych transakcji, takich jak amortyzacja, złe długi i sprzedaż aktywów, jest łatwiejsze dzięki dziennikom. Dzienniki i księgi pomagają również uchwycić zarówno debetową, jak i kredytową stronę transakcji. Jest to często pomijane, gdy firmy nie korzystają z książek.
dolna linia
rejestrowanie transakcji biznesowych stanowi rdzeń Twojej księgowości. Rejestrowanie ich nie ma sensu tylko wtedy, gdy podatki i audyty są tuż za rogiem. Zapewnienie dokładnej księgowości firmy wymaga starannego prowadzenia dzienników i ksiąg. Są to ważne i użyteczne narzędzia, które utrzymują cię na dobrej drodze i umożliwiają wyznaczanie celów wydajności. Co najważniejsze, pomagają one właścicielowi firmy zrozumieć operacje finansowe firmy, dzięki czemu można ocenić wzrost i utrzymać zdrową i prężnie rozwijającą się organizację.