system informacji o zasobach ludzkich (HRIS) można zdefiniować jako oprogramowanie lub rozwiązanie online, które jest używane do wprowadzania danych, śledzenia danych i zarządzania danymi wszystkich operacji związanych z zasobami ludzkimi organizacji. W świecie pracy w stanie ciągłego, cyfrowego przepływu, systemy i procesy HR muszą dostosować się do świata opartego na danych, technologii i zorientowanego na ludzi. Systemy informacji o zasobach ludzkich ewoluowały w ciągu ostatniej dekady, aby objąć te nowe trendy w pracy. Przyjrzyjmy się, czym jest HRIS w dzisiejszym kontekście, co może zrobić i co może pomóc organizacji osiągnąć.
spis treści
-
- Co To jest system informacji o zasobach ludzkich (HRIS)?
- Systemy HRIS i elementy robocze
- modele HRIS
Co To jest system informacji o zasobach ludzkich (HRIS)?
system informacji o zasobach ludzkich (HRIS) jest zdefiniowany jako oprogramowanie lub rozwiązanie online, które jest używane do wprowadzania danych, śledzenia danych i zarządzania danymi wszystkich operacji związanych z zasobami ludzkimi organizacji.
jest to zatem dostępna, użyteczna baza danych, która umożliwia płynne działanie wszystkich systemów HR hostowanych na serwerze organizacji, w chmurze lub na serwerze dostawcy zewnętrznego. HRIS jest często określany jako HRMS (system zarządzania zasobami ludzkimi), ponieważ pomaga w skutecznym zarządzaniu zasobami ludzkimi i planowaniu.
HRIS obejmuje pod swoim parasolem szeroką gamę systemów. Obejmuje on na przykład wszystkie aspekty zarządzania Bazą Danych i katalogiem pracowników, śledzenie kandydatów, zarządzanie korzyściami, procesy płacowe, planowanie pracy, czas i obecność, śledzenie urlopów, podpisy elektroniczne, protokoły zgodności, konfigurowalne raporty dot. wniosków, samoobsługa pracowników, zarządzanie wydajnością i procesy HR obsługiwane w aplikacjach mobilnych.
ta lista, jak długo może być, nie jest napisana w kamieniu. Różni się zarówno w organizacjach klientów, jak i dostawców w zależności od potrzeb kapitału ludzkiego, który wymaga zarządzania, siły pracowników, geograficznego rozprzestrzenienia organizacji, podstawowych protokołów funkcjonowania, których przestrzega, i jej mapy na przyszłość.
dowiedz się więcej: Czym jest zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM)? Definicja, proces, Platformy (narzędzia) z przykładami
procesy i Komponenty robocze HRIS
obecnie wszystkie funkcje zasobów ludzkich mają do czynienia z dość dużym zrzutem danych, ponieważ każda interakcja kandydata lub pracownika z organizacją jest rejestrowana i przechowywana jako dane. System informacji o zasobach ludzkich staje się zatem kluczowy w rozumieniu wszystkich tych danych – aby nie tylko skutecznie gromadzić i przechowywać dane, ale także gromadzić informacje, które umożliwiłyby efektywny przepływ pracy i poprawiłyby wydajność.
większość rozwiązań HRIS oferuje dziś systemy dostosowane do indywidualnych potrzeb i planów rozwoju organizacji. Przyjrzyjmy się sześciu kluczowym procesom HRIS i działającym komponentom, których większość organizacji wymaga w pewnych kombinacjach.
zarządzanie bazami danych
podstawową ofertą większości rozwiązań systemu informacji o zasobach ludzkich jest gotowa baza danych, w której wszystkie informacje o pracownikach mogą być przechowywane i skutecznie zarządzane. Zespół HR (lub każda osoba zarządzająca portalem) może łatwo wprowadzić wszystkie dane osobowe do systemu. Chodzi o to, aby mieć dostęp do wszystkich tych danych i odpowiednich danych na żądanie z dowolnego miejsca na świecie.
rodzaj danych przechowywanych w systemie obejmuje informacje o odszkodowaniach, dane kontaktowe w nagłych wypadkach i historię edukacji, a także informacje kontaktowe, wskaźniki uczenia się i wyniki oceny wydajności. Baza danych stanowi serce wszystkich funkcji HR i może okazać się skutecznym backupem online lub hostowanym w chmurze dla biura w dużej mierze bez papieru.
zarządzanie czasem i pracą
monitorowanie taktowania godzin każdego pracownika jest zadaniem czasochłonnym. Ponieważ większość biur pozwala dziś pracownikom na biometrię lub logowanie się w celu wprowadzenia własnych godzin, Ta codzienna dawka danych wymaga skutecznego zarządzania.
menedżerowie mogą teraz zatwierdzać wnioski o urlop, a dane mogą być bezpośrednio powiązane z listą płac. Nieinwazyjny, ale wydajny system informacji o zasobach ludzkich może zatem mieć ścisłą kartę punktualności i frekwencji.
dowiedz się więcej: Czym jest zarządzanie ludźmi? Kompletny proces z najlepszymi praktykami
funkcje płacowe
płace to jedna z najważniejszych funkcji HR. dzięki systemowi lean human resource information umożliwiającemu łatwe pobieranie lub przesyłanie godzin pracy pracowników i danych o frekwencji, crunch liczby może być znacznie prostszy, a depozyty dla pracowników bardziej bezproblemowe. Prowadzi to również do zmniejszenia liczby błędów poprzez ograniczenie interwencji człowieka. Co więcej, większość oprogramowania HRIS payroll prowadzi do poprawy zgodności z przepisami podatkowymi, szczególnie dla organizacji, które zajmują się wieloma poziomami podatków.
Zarządzanie świadczeniami
Zarządzanie świadczeniami Nie dotyczy tylko świadczeń medycznych i Inwestycji emerytalnych, ale wszystkich zapytań, opinii, danych i komunikacji związanych ze świadczeniami. Takie aplikacje zapewniają kompleksową platformę dla wszystkich pracodawców i pracowników, dodają przejrzystości i umożliwiają płynniejsze operacje.
każdy pracownik ma wpływ na przepisy i strategię świadczeń, a sposób zarządzania wpływa na całkowite doświadczenie, które pracownik ma w pracy.
interfejs pracownika
większość oprogramowania systemu informacji o zasobach ludzkich umożliwia ograniczony dostęp Użytkownika do pracowników, ale nawet umiarkowany poziom samoobsługi pracowników jest krokiem naprzód w tworzeniu kultury, w której pracownicy mają większą swobodę działania. Interfejs, który pozwala pracownikom aktualizować swoje dane osobowe, przeglądać skale płac, zmieniać programy świadczeń emerytalnych, aktualizować informacje o depozytach bezpośrednich lub pobierać dokumenty wyboru świadczeń, musi zapewnić łatwą, zintegrowaną i oszczędzającą czas obsługę.
pozyskiwanie i zatrzymywanie talentów
pozyskiwanie i zatrzymywanie odpowiednich talentów to sposób, w jaki organizacja może mieć nadzieję na rozwój. Mając to na uwadze, Rekrutacja i retencja są kluczowymi elementami każdego HRIS i są klasyfikowane przez większość organizacji jako niezbędne funkcje.
zdobycie odpowiedniego talentu na pokładzie to tylko pierwszy krok do układanki talentów. Pracownicy muszą również mieć zapewnione odpowiednie szkolenia, ścieżki kariery i plany wynagradzania, aby umożliwić wzrost, zwiększyć morale i stworzyć szczęście w pracy. Narzędzia HRIS mogą poprawić doświadczenie kandydata, a jednocześnie ułatwić rekruterom pozyskiwanie, śledzenie i angażowanie odpowiednich talentów.
dowiedz się więcej: Talent Acquisition Specialist: 10 Key Skill Requirements for 2020
modele HRIS
teraz, gdy przyjrzeliśmy się systemom i działającym komponentom, które poruszają maszynami systemu informacji o zasobach ludzkich, przyjrzyjmy się modelom HRIS, które kierują funkcjonowaniem jego procesów.
model wejścia i wyjścia podstawowego HRIS
ten model wylicza podstawowe funkcjonowanie HRIS – od wejścia do wyjścia. Zarówno źródła środowiskowe, jak i wewnętrzne dostarczają danych dla podsystemów wejściowych, które są następnie interpretowane jako informacje i wykorzystywane w rekrutacji, planowaniu zatrudnienia, zarządzaniu pracownikami/talentami, wynagrodzeniach, świadczeniach oraz w różnych częściach kanału raportowania.
Rysunek 1. Model wejściowy i wyjściowy podstawowego modelu HRIS
do przyjęcia modelu HRIS
z mnóstwem opcji dostępnych na rynku (do punktu, w którym rynek wydaje się przepełniony), wybór odpowiedniego HRIS jest ważną decyzją. Ale kiedy to nastąpi, aby zapewnić, że organizacja zainwestowała w zwycięski system, konieczne jest właściwe przyjęcie HRIS. Oto model, który wylicza różne aspekty przyjęcia WŁAŚCIWEGO HRI i adaptacji do nowych procesów.
Rysunek 2. Model adopcji HRIS
dowiedz się więcej: przyszłość pracy: 10 kluczowych trendów na najbliższe 10 lat
model sukcesu HRIS
poniższy rysunek przedstawia zintegrowany model sukcesu HRIS. Ma to na celu przypomnienie, w jaki sposób na postrzeganie systemu przez użytkowników wpływa jakość procesów systemowych, dostęp do informacji i aplikacji, Łatwość użytkowania i użyteczność.
postrzegana użyteczność HRIS jest interesującym czynnikiem, ponieważ jest dość subiektywna i musi mieć sens dla pracownika. Wszystkie te czynniki razem przyczyniają się do poziomu zadowolenia użytkowników i ostatecznie do sukcesu HRIS.
Rysunek 3. HRIS success model
dowiedz się więcej: Czym jest talent Pipeline? Definicja, zarządzanie z przykładami
system informacji o zasobach ludzkich zawiera trzy główne aplikacje – pozyskiwanie talentów, zarządzanie talentami i optymalizację talentów – wszystko to ze skutecznym wsparciem danych. W ramach tych szerszych filarów, następujące klocki aplikacji przynoszą wiele korzyści i pomagają w budowaniu silniejszej organizacji:
-
- zmniejszenie kosztów przechowywania danych, ponieważ jednorazowa inwestycja jest wystarczająca
- zwinność w pozyskiwaniu i analizowaniu danych
- ograniczenie powielania procesów, co oszczędza czas, pieniądze i energię
- dostępność właściwych danych na żądanie we właściwym czasie
- silniejsza analiza, a tym samym bardziej inteligentne decyzje
- odpowiednie planowanie kariery, które można lepiej komunikować
- poprawa jakości raportów i analiz
- zwiększona zdolność dostosowywania się do organizacji, ponieważ dostęp do właściwych informacji, zwiększa świadomość zarówno środowiska wewnętrznego, jak i zewnętrznego
- większa przejrzystość prowadząca do bardziej uczciwego i angażującego doświadczenia pracowników
więcej informacji: 5 najważniejszych funkcji oprogramowania do zarządzania Kapitałem Ludzkim (HCM) na rok 2019
większość organizacji korzysta obecnie z rozwiązań HRIS lub HCM, aby uprościć procesy HR, dopasować je do potrzeb biznesowych i oczekiwań pracowników. Organizacje są rozpieszczane wyborem na rynku, który oferuje szereg rozwiązań i kombinacji rozwiązań, więc musimy wybierać, ale wybieraj mądrze!
jakich modeli i procesów HRIS używasz? Jakie funkcje, Twoim zdaniem, należy uaktualnić w najbliższej przyszłości? Opowiedz nam o tym na Facebooku, LinkedIn lub Twitterze. Zawsze słuchamy.