spotkanie zorganizowane w najlepszy sposób to świetny sposób na wykonanie prawdziwej pracy. Kieruję się tą zasadą w mojej praktyce zarządzania, gdy chcę efektywnie planować i śledzić moje projekty. Wiem na pewno, że spotkania projektowe (zarządzanie) odgrywają istotną rolę w rozwijaniu komunikacji zespołowej, przywództwa i pracy zespołowej. Potwierdzam również, że spotkania projektowe pozwoliły na zorganizowanie formalnych dyskusji i warsztatów służących generowaniu najlepszych grupowych decyzji i rozwiązań.
postanowiłem więc napisać ten artykuł, który podaje definicję spotkania projektu, wyjaśnia, co oznacza spotkanie inauguracyjne i opisuje, jak napisać agendę typowego spotkania. Wierzę, że moja praca będzie dla ciebie pomocna, zwłaszcza jeśli rozwiniesz swoją karierę menedżera projektu. Ponieważ spotkania zarządzania projektami są niezbędne i regularne wydarzenia są prowadzone przez cały cykl realizacji projektu, przypuszczam, że bardzo ważne będzie, aby zrozumieć definicję i wiedzieć, jak zaplanować agendy i zorganizować spotkanie inauguracyjne. Więc proszę przeczytać artykuł i zostawić swoje komentarze i sugestie. Z góry dzięki!
definicja spotkania
spotkania projektowe odnoszą się do skutecznej metody rozpowszechniania informacji i komunikacji z zespołem i interesariuszami. Istnieje wiele rodzajów i rodzajów spotkań projektowych, a czasami trudno jest podać kompleksową definicję spotkania projektowego, która mogłaby obejmować wszystkie aspekty wydarzenia. W tym artykule przedstawiamy wspólną definicję spotkań projektowych.
spotkanie projektowe to cykliczne wydarzenie, które angażuje wszystkich, którzy dzielą się lub są zainteresowani projektem, w komunikację z innymi uczestnikami i interesariuszami poprzez omawianie problemów, składanie wniosków, zatwierdzanie lub odrzucanie ofert, w celu generowania decyzji grupowych, które przyczyniają się do szybszej realizacji projektu, zgodnie z planowanymi celami i oczekiwanymi rezultatami.
oto kilka rodzajów spotkań projektowych:
- regularne spotkania zespołu są najczęstszymi spotkaniami, które mogą być organizowane i prowadzone wielokrotnie w trakcie procesu realizacji projektu. Regularne (dzienne, tygodniowe, miesięczne) spotkania są zaplanowane i wyszczególnione w planie zarządzania komunikacją.
- spotkania kontroli zmian są organizowane przez Radę kontroli zmian i przeznaczone do przeglądania wniosków o zmianę. Rada podejmuje decyzje o zatwierdzeniu wszystkich wprowadzonych zmian i komunikuje się z zainteresowanymi stronami w celu uzyskania informacji i działań następczych.
- regularnie organizowane są spotkania w celu wymiany i analizy informacji o bieżących postępach projektu i jego realizacji. Podczas takiego spotkania kierownik projektu rozdziela raporty wydajności między uczestników, aby umożliwić zespołowi i interesariuszom uzyskanie wglądu w bieżące poziomy wydajności i postępy zadań. Spotkania przeglądu stanu są również znane jako przeglądy wydajności.
spotkanie inauguracyjne
spotkanie inauguracyjne projektu to wydarzenie planujące (zazwyczaj organizowane i prowadzone w formie warsztatów) odbywające się na samym początku projektu (lub jego konkretnej fazie), aby zapewnić, że każda osoba zaangażowana w realizację projektu wyraźnie rozumie cele, procedury i plany.
spotkanie inauguracyjne jest często uważane za formalny początek procesu budowania zespołu, gdy kierownik projektu z pomocą liderów zespołów przedstawia działania na rzecz budowania zespołu i szkolenia. Jeśli spotkanie jest organizowane na początku jakiegoś etapu projektu, zwykle służy jako sposób na dostosowanie zrozumienia przez zespół celów projektu do rzeczywistych planów i procedur.
typowy program spotkania inauguracyjnego projektu obejmuje następujące punkty:
- ustanowienie ram zarządzania, w tym kluczowych faz, celów, interesariuszy, kryteriów sukcesu, potrzeb biznesowych, rezultatów itp.
- Przejrzyj i zaktualizuj (w razie potrzeby) przypadek biznesowy.
- tworzenie struktury zarządzania, w tym obowiązków i ról kierowniczych, procedur sprawozdawczych, kontroli, dokumentacji zarządzania itp.
- inicjowanie działań planowania, w tym kluczowych kamieni milowych, sekwencji zadań, priorytetyzacji, zależności zadań itp.
- rozpocznij proces zarządzania ryzykiem poprzez przeprowadzenie analizy ryzyka.
- Zbuduj zespół.
- stwórz plan zarządzania jakością, w tym procedury kontroli jakości i zapewnienia.
projekt rozpoczęcie spotkania Agenda (szablon)
Wskazówki dotyczące planowania spotkań statusowych
jeśli obejmujesz funkcję kierownika projektu, musisz być gotowy do regularnego planowania i prowadzenia spotkań projektowych. Będzie to częścią twoich obowiązków związanych z zarządzaniem projektami. Spotkania projektowe pomagają upewnić się, że projekt postępuje zgodnie z planem i że wszelkie problemy są rozwiązywane we właściwy sposób.
poniższe wskazówki dotyczące planowania spotkań projektowych mają na celu pomóc ci zrozumieć, jak organizować spotkania i jakie elementy są wymagane, aby twój wysiłek był bardziej efektywny. Oto wskazówki:
- wyznacz cele. Ta wskazówka dotycząca spotkania projektu zakłada, że jeśli nie określisz jasnych celów spotkania, spotkanie jest skazane na niepowodzenie, ponieważ nie daje rezultatów i nie zostanie wygenerowane żadne rozwiązanie. Przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu daty spotkania upewnij się, że ustawiłeś serię inteligentnych celów. SMART oznacza konkretny, mierzalny, osiągalny, odpowiedni i terminowy.
- napisz agendę spotkania. Opracowanie i przestrzeganie agendy pozwala skrócić spotkanie statusowe jeszcze bardziej skuteczne. Masz więcej szans, aby zakończyć spotkanie z oczekiwanymi wynikami i w odpowiednim czasie. Musisz przygotować agendę 2-3 dni przed datą rozpoczęcia i dołączyć listę wydarzeń, które są zaplanowane i priorytetowe. Pomoże w tym oprogramowanie do planowania spotkań.
- Porządkuj Dokumenty. Oznacza to, że musisz skrócić dokumenty spotkania, jak to możliwe. Gdy używasz stosów papieru do zorganizowania spotkania, prawdopodobnie nie uda ci się, ponieważ wiele dokumentów może zmotywować i wprowadzić w błąd zespół i spowodować bałagan. Dlatego należy starać się zachować 1 lub 2 arkusze papieru, aby utrzymać spotkanie. Zaleca się również użycie szablonu przeglądu spotkania, który zawiera ogólne elementy agendy i opisuje, jakie problemy mają być rozwiązane.
- zaproś odpowiednich ludzi. Członkowie Twojego zespołu są oczywiście głównymi uczestnikami spotkania zarządzania projektami. Jednak od czasu do czasu niektóre spotkania wymagają kogoś z seniorów. Po tym spotkaniu projekt planowania Wskazówka, Należy wiedzieć z wyprzedzeniem, czy udział kierownictwa wyższego szczebla jest wymagane, a następnie upewnij się, że każda osoba zainteresowana jest powiadomiony o zbliżającym się spotkaniu i problemów, które należy rozwiązać. Dla wygody możesz użyć oprogramowania do planowania spotkań, aby robić notatki na liście zadań i porządku obrad.
- stwórz odpowiednie i komfortowe środowisko fizyczne. Pamiętaj, że spotkanie projektowe powinno odbywać się w wygodnym i dobrze wentylowanym pomieszczeniu, zwłaszcza jeśli jest lato. Nie zapomnij podać swoim uczestnikom lodowatej wody, herbaty, kawy lub / i niektórych napojów bezalkoholowych, które sprawią, że słuchacze poczują się bardziej komfortowo. Zgodnie z tą wskazówką dotyczącą planowania spotkania, należy dodać rekordy do listy zadań i utworzyć listę wszystkich napojów, które należy przygotować z wyprzedzeniem przed rozpoczęciem spotkania.
- Rozpocznij i zakończ spotkanie na czas. Ludzie nie lubią, gdy wydarzenie wychodzi poza harmonogram i prawdopodobnie nie ma nic bardziej frustrującego niż późne spotkania. Ta wskazówka dotycząca spotkania projektowego mówi, że powinieneś upewnić się, że każdy uczestnik jest świadomy godziny rozpoczęcia i zakończenia. Zaleca się wysyłanie (ustnych lub pisemnych) powiadomień do uczestników. Możesz także użyć oprogramowania do planowania spotkań, aby ustawić przypomnienia e-mail i wysyłać powiadomienia elektroniczne.