komunikacja to proces wysyłania wiadomości do odbiorcy w celu odzyskania informacji zwrotnej. Z drugiej strony, feedback jest odpowiedzią lub odpowiedzią odbiorcy na przekazujący wiadomość.
sprzężenie zwrotne jest ostatnim etapem komunikacji, a także istotną częścią—bez niego proces komunikacji staje się niekompletny. Dlatego feedback może być wiadomością pisemną, ustną, działaniem, a czasem milczeniem.
wysłanie wiadomości to tylko połowa etapu komunikacji. Gdy wysłana informacja dotrze do odbiorcy, musi on ją zdekodować i odpowiedzieć nadawcy, aby zakończyć cykl komunikacji.
informacja zwrotna jest niezbędna, ponieważ pomaga nadawcy wiadomości ocenić jakość i skuteczność udostępnionych informacji. Odpowiedź jest zawsze konieczna, aby wyjaśnić wszelkie problemy, zwłaszcza gdy strony w procesie komunikacji nie zrozumiały wiadomości.
przyczyny słabej komunikacji sprzężenie zwrotne
zgadzam się-sprzężenie zwrotne jest kluczową częścią komunikacji, ponieważ sprawia, że jest kompletna. Odbiorca wszelkich informacji musi przekazać informację zwrotną, gdy informacje są z nimi. Innymi słowy, bez informacji zwrotnej proces komunikacji nie będzie kompletny. To powiedziawszy, spójrzmy na niektóre przyczyny słabych informacji zwrotnych i dlaczego warto ich unikać:
- nadmierna zależność od formalnych procesów komunikacji-w typowej konfiguracji biura większość pracowników komunikuje się kanałami formalnymi. Kanały formalne to świetny sposób na osiągnięcie profesjonalizmu w celu zapewnienia wysokiej jakości usług. Jednak zbyt duże wykorzystanie formalnych kanałów może zniechęcić niektórych klientów, a nawet pracowników do udzielania odpowiednich informacji zwrotnych.
- usankcjonowana Komunikacja – zbyt duża formalizacja procesu komunikacji za pomocą wiązań, zasad i przepisów jest określana jako usankcjonowana komunikacja. Takie przepisy i zasady odstraszają skuteczne informacje zwrotne, ponieważ pracownicy są zmuszeni do ukrywania pewnych informacji. Większość pracowników nie będzie chciała być karana za lekceważenie określonych przepisów, więc zamiast tego zdecydują się wstrzymać swoją opinię.
- zły klimat organizacyjny – gdy wewnętrzne środowisko funkcjonowania, organizacja klimatu społecznego i relacje interpersonalne prowadzą do swobodnego przepływu procesu komunikacji, łatwo będzie napotkać nieskuteczne informacje zwrotne. Cały proces komunikacji będzie również zagrożony, ponieważ informacje zwrotne są wymagane do skutecznego procesu komunikacji.
21 przykłady informacji zwrotnej w komunikacji
informacje zwrotne mają na celu głównie zapewnienie i pomoc nadawcy w weryfikacji wiadomości. Może to być poprzez codzienną nieformalną komunikację lub nawet formalny proces, który obejmuje umowy biznesowe. Poniżej znajdują się przykłady opinii, które powinny pomóc w usprawnieniu procesów komunikacyjnych w miejscu pracy.
1.Obowiązkowe pozytywne
spójrzmy prawdzie w oczy, gdy mamy do czynienia z kolegą lub współpracownikiem. Trudno zawsze być szczerym ze swoją opinią, gdy prezentują projekt przed tobą, nawet jeśli może nie być zgodny ze standardem. Przez większość czasu będziesz dawać pozytywne opinie, aby nie dostać się po ich złej stronie.
obligatoryjny pozytyw zawsze odbywa się poprzez skupienie się głównie na pozytywach lub częściach, które wykonali wzorowo i poświęcając mniej uwagi swoim awariom.
pozytywne
pozytywne opinie mają na celu prawdziwe komunikowanie się i prezentowanie naszych talentów i wzorowego wkładu w każde zadanie, które wykonujemy. Może to być każdy, kto lubi rozwiązywać problemy, ma dobry stosunek pracy lub jest poświęcony głównie temu, aby wszyscy wokół niego doskonalili swoje umiejętności i techniki.
konstruktywna
konstruktywna informacja zwrotna pomaga głównie ludziom zidentyfikować lub opracować sposoby poprawy siebie i rzeczy wokół nich. Konstruktywne informacje zwrotne powinny być postrzegane jako okazja, a nie jako krytyka, aby kogoś uśpić. Aby przyjąć konstruktywne sprzężenie zwrotne pozytywnie, musimy mieć otwarty umysł, abyśmy mogli być lepsi.
bezpośrednia krytyka
bezpośrednia krytyka jest zawsze przekazywana bez obawy o to, co wydana informacja może komuś zrobić. Jest używany głównie tam, gdzie ktoś nie poprawia się pomimo wielu prób poprawy swojej sytuacji poprzez konstruktywne sprzężenie zwrotne. Kiedy problem utrzymuje się, bezpośrednia krytyka jest jedynym wyjściem.
Oszczędzanie twarzy
usuwanie informacji zwrotnych z twarzy ma sprawić, że ktoś poczuje się lepiej, pomimo porażki w konkretnym projekcie lub zadaniu. Jest to narzędzie zachęty, które, gdy jest odpowiednio używane, może zdziałać cuda w podnoszeniu kogoś, budując jego pewność siebie i wiarę w siebie.
pomiar dodatni
w większości przypadków formalne informacje zwrotne zawierają pomiary, takie jak metryki biznesowe, które pomagają pokolorować liczby za pomocą języka, aby zobrazować sposób ich mapowania do wydajności. Jest to istotne, nawet jeśli są bagatelizowane.
mierzone ujemne
mierzone ujemne sprzężenie zwrotne jest zwykle przedstawiane negatywnie, gdy ktoś często nie zamyka znaczących transakcji. Prawda jest taka, że nie jest to zwykle zabawne, ponieważ jest głównie bezpośrednie i bezpośrednie. Osoby w tej sytuacji powinny pozytywnie odbierać opinie i poprawiać się.
techniczne
informacje techniczne są ogólnie związane z umiejętnościami technicznymi i pracą. Służy głównie do rozwiązywania problemów w celu rozwiązania krytycznych spraw w odpowiednim czasie. Dlatego techniczne informacje zwrotne są tak ważne w społeczeństwie.
Komunikacja
ten rodzaj informacji zwrotnej jest związany z komunikowaniem informacji i procesów społecznych, takich jak wywieranie wpływu. Pomaga uzyskać opinie klientów, dzięki czemu możesz wprowadzać zmiany w swojej firmie i poprawiać sprzedaż. Sprzężenie zwrotne z komunikacją jest wysoko cenione w świecie społecznym, a gdy jest dobrze używane, może być bardzo skuteczne.
Zarządzanie
zarządzanie jest aktem kontrolowania zasobów i skutecznego kierowania ludźmi. Tak więc informacje zwrotne w tej dziedzinie są głównie oparte na wyniku biznesowym lub produkcie końcowym oraz na tym, co interesariusze myślą o niektórych kwestiach, które mogłeś im zaproponować. Jest to całkowicie niezbędne do prawidłowego zarządzania organizacją.
przywództwo
przywództwo pokazuje kontrolę nad pewnymi rzeczami lub ludźmi i sprawia, że poruszają się w jednym kierunku z Tobą jako ich liderem. Jest to naturalne uczucie, które występuje głównie bez formalnego autorytetu, co oznacza, że każdy może być liderem w dowolnym momencie, jeśli ma wymagane cechy.
Obsługa klienta
kiedy masz pełną kontrolę nad opiniami lub wynikami obsługi klienta, łatwo staje się mieć prawdziwą interakcję z klientami w odniesieniu do Twoich produktów. Dobra informacja zwrotna oznacza, że jesteś zaufany, a zatem jeśli jesteś osobą biznesową, staraj się dobrze komunikować, aby uzyskać lepszą opinię.
Nauka formacyjna
Feedback ma kluczowe znaczenie dla rozwoju pracownika lub ucznia. Formacyjne informacje zwrotne są częścią procesu uczenia się i są wykorzystywane podczas próby osiągnięcia określonych celów. To sprawia, że ludzie są bardziej produktywni i wymagają więcej od siebie.
podsumowanie uczenia się
podsumowanie uczenia się jest bardzo ważne i ma wpływ na osiąganie wyników uczenia się lub konkretnego zadania lub projektu, aby jednostka mogła się poprawić w przyszłości. Ma podnieść ludzi na duchu, aby lepiej radzili sobie w obszarach, w których nie radzili sobie zbyt dobrze.
kierunek własny
w kierunku własnym sprzężenie zwrotne ma kierować zdolnością jednostki do rozwiązywania problemów, wymyślając rozsądne rozwiązania niezależnie. Wymaga to osobistej inicjatywy, aby zebrać zasoby, skutecznie planować i pokonywać wyzwania.
odporność osobista
odporność osobista to zdolność jednostki do skutecznego radzenia sobie ze stresem. Ogólnie rzecz biorąc, jest to wspólny obszar, który dotyczy głównie opinii i rozwoju osobistego. Wymaga to radzenia sobie z trudnymi sytuacjami obsługi klienta, a jednocześnie bycia złożonym i profesjonalnym.
kreatywność
kreatywność to po prostu wykorzystanie oryginalnych pomysłów lub wyobraźni do tworzenia wartości, która nie jest oczywista dla wielu ludzi. Kiedy sprzężenie zwrotne jest używane w kreatywności, wymaga użycia przykładów lub ma dużą szansę brzmieć puszysto. Aby skutecznie rozwiązać problem, potrzebujesz prawdziwej opinii.
projektowanie
sprzężenie zwrotne projektu obejmuje umiejętność myślenia i wymyślania świetnych projektów. Wymaga uwierzytelnienia interesariuszy lub współpracowników biznesowych, aby można było je uznać za mające wpływ. Wiąże się to również z Twoją zdolnością do tworzenia projektów dla klientów bez ich narzekania lub dokonywania poważnych przeróbek.
podejmowanie decyzji
opinie o podejmowaniu decyzji są głównie oceniane w oparciu o czas podejmowania decyzji. Innymi słowy, wyniki nie są brane pod uwagę. Jeśli były to decyzje dotyczące jakości w zależności od sytuacji, w której się znajdujesz i wymaganych rozwiązań.
wymaga to podejmowania na czas decyzji, które mogą uratować złą sytuację, nawet jeśli wyniki nie byłyby tak wspaniałe. Na przykład możesz podjąć terminową decyzję o przesunięciu do przodu z uruchomieniem, jeśli niektórzy ludzie zbyt późno.
jakość pracy
jakość pracy jest powszechnym źródłem konstruktywnych informacji zwrotnych, ponieważ jakość produktu końcowego ma znaczenie. Wymaga to produkcji wysokiej jakości pracy, która może być oceniana, a jeśli nie, możesz przeprowadzić pewne testy jednostkowe jakości w celu poprawy jakości swojej pracy.
zarządzanie czasem
informacja zwrotna w zarządzaniu czasem wymaga, aby ktoś dotrzymał wszystkich terminów i był produktywny. Wymaga to poświęcenia czasu na ukończenie konkretnych projektów, aby nie upaść w terminie. Gdy ogólne zarządzanie czasem jest niskie, oznacza to, że nie angażujesz się w to, co robisz.
Podsumowując
sprzężenie zwrotne jest istotnym aspektem komunikacji, który może przybrać różne formy. Pomaga nadawcy zweryfikować swoją wiadomość i określić jej skuteczność. Jednak, jak widzieliśmy powyżej, opinie przychodzą na wiele różnych sposobów. Niektóre są ostre, podczas gdy niektóre są miłe i zachęcające. Aby komunikacja była skuteczna, potrzebuje informacji zwrotnej.