dzisiaj każda firma potrzebuje systemu telefonicznego, aby połączyć się ze swoimi klientami. Tak, istnieje kilka kanałów, które służą temu samemu celowi (czat na żywo, media społecznościowe, e-mail itp.). Jednak telefony nadal stanowią 61% wszystkich interakcji wspierających.
biurowy system telefoniczny może ułatwić nawiązywanie kontaktów z klientami, jednocześnie obniżając koszty operacyjne, zwiększając bezpieczeństwo i produktywność. I nie chodzi tylko o komunikację z klientami. Biurowy system telefoniczny ułatwia również komunikację między zespołami, analizę wydajności i przegląd strategii.
w ciągu ostatnich kilku lat systemy telefonii biurowej przeszły ogromną transformację. Nowoczesne biurowe systemy telefoniczne, takie jak VoIP, wykorzystują internet do wykonywania i odbierania połączeń, obniżając koszty nawet o 75%, są wysoce skalowalne i łatwe w utrzymaniu.
więc skąd wiesz, który system telefoniczny biura firmy jest dobry dla Twojej firmy? Jakie są zalety każdego systemu telefonicznego? W tym artykule omówimy dokładnie to. Zaczynajmy.
co to jest telefon biurowy?
biurowy system telefoniczny to sieć telefonów opartych na sprzęcie lub oprogramowaniu, które umożliwiają złożone funkcje telefonii w środowisku biznesowym za pomocą protokołu internetowego i tradycyjnych linii telefonicznych.
nowoczesne biurowe systemy telefoniczne umożliwiają nawiązanie kontaktu z klientami na całym świecie przy nominalnych kosztach. Poza tym możesz pozostać w kontakcie z nimi przez całą dobę, dzięki aplikacji mobilnej dostawców systemów telefonicznych.
rodzaje biurowych systemów telefonicznych
istnieją trzy podstawowe typy biurowych systemów telefonicznych.
1 ) Legacy Public Switched Telephone Network (PSTN)
znany również jako Telefony stacjonarne, PSTN jest w użyciu od końca 1800 roku. wykorzystuje podziemne przewody miedziane do łączenia połączeń telefonicznych. Kiedy korzystasz z PSTN, będziesz musiał zainstalować linie telefoniczne w całym biurze.
chociaż są one powszechnie stosowane na całym świecie, systemy PSTN nie są dobre dla firm. Będziesz musiał mieć osobną linię dla każdego pracownika. Oprócz wysokich kosztów połączeń, musisz wydawać setki dolarów na konserwację każdego roku.
2 ) systemy telefoniczne PBX
system PBX (Private Branch Exchange) to prywatna sieć telefoniczna, która pozwala firmom obsługiwać wewnętrzny system telefoniczny i korzystać z mniejszej liczby linii telefonicznych. Umożliwia przełączanie połączeń między użytkownikami na liniach lokalnych, umożliwiając tym samym wszystkim pracownikom udostępnianie określonej liczby zewnętrznych linii telefonicznych.
centrale telefoniczne PBX oparte są na dwóch elementach – zestawie telefonicznym i centrali PBX. Telefon jest podłączony do centrali PBX w celu ukończenia sieci. Ponadto biurowy system telefoniczny ma pewne nieodłączne cechy, takie jak przesyłanie połączeń, wstrzymywanie połączeń, niestandardowe pozdrowienia itp.
z kolei centrala PBX pozwala sieci komunikować się w grupach z połączeniami konferencyjnymi, wykonywać połączenia wideo, pracować z faksami i drukarkami bez ich ręcznej obsługi.
3 ) System telefoniczny VoIP
oprogramowanie VoIP (Voice over Internet Protocol) to biurowy system telefoniczny, który umożliwia wykonywanie i odbieranie połączeń biznesowych przez internet. Nie wymaga żadnego sprzętu ani specjalnego sprzętu, aby umożliwić komunikację biznesową. Wszystko czego potrzebujesz to internet i urządzenie (smartfon, laptop, komputer stacjonarny lub softphone).
istnieje wyczerpująca lista funkcji, które obejmują zarządzanie połączeniami, monitorowanie połączeń, Przekazywanie połączeń, dostosowaną pocztę głosową, głos na e-mail i wiele takich funkcji, które umożliwiają VoIP objęcie roli wielofunkcyjnej.
jedną z dodatkowych funkcji biurowych systemów telefonicznych VoIP jest to, że możesz wybrać dowolny numer telefonu. Ponadto możesz wziąć tyle liczb, ile potrzebujesz, bez ponoszenia żadnych wydatków inwestycyjnych.
możesz nagrywać połączenia, monitorować je w czasie rzeczywistym, a nawet wchodzić pomiędzy, jeśli uważasz, że agent nie jest w stanie skutecznie obsłużyć klienta.
Uwaga: VoIP zapewnia maksymalne korzyści w porównaniu z systemami PSTN i PBX.
Co Sprawia, Że Biurowy System Telefoniczny VoIP Jest Lepszy Niż Inne Biurowe Systemy Telefoniczne?
1 – opłacalne
jak wspomniano powyżej, VoIP korzysta z jednej sieci głosowej i danych do dostarczania usług głosowych i eliminuje sieci komutowane obwodami, aby obniżyć koszty. W rezultacie wykonywanie połączeń międzymiastowych staje się również bardziej przystępne, gdy korzystasz z dostawcy VoIP.
niezależnie od tego, czy szukasz małego biurowego systemu telefonicznego, czy klasy korporacyjnej, w Twoim budżecie znajdziesz rozwiązanie dla siebie.
2 – przekierowanie połączeń
systemy telefonii biurowej VoIP umożliwiają przekazywanie połączeń na dowolny numer. Może to być numer wewnętrzny Twoich współpracowników,twój osobisty numer lub inny wybrany numer. Jednak rozmówca zobaczy tylko numer, który wybrał, i nawet nie zostanie powiadomiony, że połączenie jest przekazywane dalej.
analiza 3 połączeń
śledzenie kluczowych wskaźników połączeń, takich jak czas trwania połączenia, liczba połączeń przychodzących, połączeń wychodzących, poziomy zadowolenia klientów i inne, pozwala lepiej zrozumieć wydajność Twojego agenta i znaleźć możliwości poprawy. Call analytics zapewnia dogłębne zrozumienie Twoich działań, umożliwiając ulepszanie usług w miarę upływu czasu.
4-Poczta głosowa
Poczta głosowa pozwala klientom zostawić wiadomość, gdy nie możesz odbierać połączeń. Wiodące systemy telefonii biurowej VoIP, takie jak CallHippo, wysyłają wiadomości głosowe bezpośrednio na Twoją pocztę e-mail, umożliwiając słuchanie klientów, kiedy tylko chcesz. To z kolei pozwala rozwiązać ich problemy i wrócić do nich, gdy tylko będziesz dostępny.
5 – VoIP łatwo integruje się z innymi systemami biznesowymi
integracja systemu VoIP z innymi narzędziami biznesowymi pozwala zautomatyzować żmudne procesy i wyposażyć agentów we wszystkie niezbędne informacje potrzebne do efektywnej pracy.
6 – lepsze zaangażowanie klientów
dzisiejszy rynek jest bardzo zorientowany na klienta w swoim podejściu, a jeśli nie otworzysz wielu kanałów komunikacji dla klientów, pójdą oni w kierunku rywali biznesowych. Posiadanie osobnego drugiego numeru telefonu dla Twojej organizacji jest najlepszym sposobem na zwiększenie interakcji z klientami, ponieważ pozwala im dotrzeć do personelu pomocniczego i przedstawicieli o każdej porze dnia.
tak więc, jeśli Twoja firma chce wskoczyć na szczyt rankingów zadowolenia klientów, wybierz niezawodnego dostawcę usług, aby jak najszybciej uzyskać najlepszy system telefoniczny VoIP!
7-profesjonalny wizerunek
numery telefonów biurowych są niezbędną platformą do nadania organizacji profesjonalnego wizerunku i pozytywnego zwiększenia reputacji biznesowej. Możesz nagrywać niestandardowe wiadomości powitalne dla rozmówców. Możliwe jest również odtwarzanie muzyki lub wiadomości głosowych dla klientów, gdy czekają na obecność członków zespołu wsparcia.
zautomatyzowane systemy odpowiedzi głosowej eliminują potrzebę całodobowej recepcji i sprawiają, że komunikacja z klientami jest bardziej elastyczna i elastyczna. W rezultacie biznesowe numery telefoniczne zmieniają sposób, w jaki klienci postrzegają Twoją organizację i tworzą solidną reputację korporacyjną Twojej firmy.
8 – zwiększona mobilność
mobilność to nazwa gry w obecnej erze cyfrowej, a biurowe systemy telefoniczne VoIP są najszybszym medium zwiększającym dostępność klientów poprzez promowanie komunikacji biznesowej w ruchu! Numery telefonów biurowych zasilane technologią VoIP są użytecznym narzędziem dla firm, które mają pracowników zdalnych i działają z wielu lokalizacji na całym świecie.
wirtualne numery telefoniczne umożliwiają również członkom zespołu pozostanie w kontakcie z zewnętrznymi partnerami i menedżerami niezależnie od lokalizacji geograficznej-wszystko, co jest wymagane, to szybkie połączenie internetowe, aby pracownicy byli dostępni.
9 – Call Supervision
funkcje te są bardzo przydatne podczas szkolenia pracowników lub nadzorowania ich.
istnieją cztery główne sposoby, w jakie system hel=
- Monitoring: umożliwia słuchanie rozmowy telefonicznej. Żadna ze stron wezwania cię nie słyszy. Ta funkcja jest przydatna, aby zachować czujność nad jakością połączenia.
- Ta funkcja pomaga rozmawiać z wewnętrznymi członkami organizacji, nie informując klienta, kto mówi lub co mówi dana osoba.
- : Ta funkcja pozwala na wprowadzenie trwającego połączenia, które pozwala obu stronom usłyszeć. Jest to podobne do połączeń konferencyjnych, ale może być zainicjowany w dowolnym momencie. Załóżmy na przykład, że trwa rozmowa między pracownikiem a klientem; możesz monitorować i wskakiwać, aby wrzucać sugestie, kiedy chcesz.
- nagrywanie: nagrywanie jest również możliwe poprzez proste naciśnięcie przycisku. To nagranie może być zapisane jako plik audio i pobrane później w celach szkoleniowych lub prawnych.
jakich funkcji należy szukać w biurowym systemie telefonicznym?
wybór biurowego systemu telefonicznego ze wszystkimi niezbędnymi funkcjami pomaga w pełni wykorzystać inwestycję.
1-przeniesienie połączenia
chcesz przenieść połączenie, gdy jesteś nieosiągalny lub zajęty? CallHippo oferuje dwa rodzaje funkcji przesyłania połączeń: zimny i ciepły.
zimny transfer to przeniesienie połączenia do kontaktu bez rozmowy z nowym kontaktem. Korzystając z tej opcji, wybrane połączenie może zaakceptować lub odrzucić żądanie. Po odebraniu połączenia zostanie ono odrzucone.
ciepły transfer jest, gdy rozmawiasz z nowym kontaktem przed przeniesieniem połączenia. Możesz również dołączyć i wykonać połączenie 3-kierunkowe.
2 – nagrywanie rozmów
istnieje tylko niewielka liczba systemów telefonicznych VoIP oferujących nagrywanie rozmów. Dźwięk jest przechowywany w chmurze,a informacje można uzyskać w dowolnym momencie.
oto kilka głównych zalet nagrywania rozmów dla Twojej firmy:
- Poprawa wydajności agenta: Monitorując połączenia, możesz przekazywać informacje zwrotne agentom na temat nakazów i zakazów zarządzania obsługą klienta i pomóc im poprawić się w czasie.
- Śledź postępy i ulepszenia: dobrym pomysłem jest porównanie sposobu, w jaki twój zespół rozmawia z klientami, z tym, co kiedyś robili. To daje wyobrażenie o tym, czy jakakolwiek poprawa została osiągnięta, czy nie.
- zakres R& D: chmurowe systemy telefoniczne, takie jak CallHippo, umożliwiają udostępnianie nagrań rozmów w ramach organizacji. Udostępniając połączenia z działem R& D, możesz lepiej zrozumieć, w jaki sposób klienci korzystają z twojego produktu, z jakimi problemami się borykają i tak dalej. Takie informacje skutkują ulepszeniami produktów i usług użytkownika.
- unikaj niepotrzebnych problemów: często zdarza się, że niezadowoleni klienci składają pozew przeciwko firmie, która następnie wiąże się z prawem i sprawy stają się niechlujne. Tak więc posiadanie bazy danych rekordów połączeń daje dźwignię przed takimi problemami i rozwiązuje je bez podrażnienia udziałem prawników. Poza tym taka baza połączeń jest automatycznie przechowywana przez system telefoniczny oparty na chmurze i pomoże Ci zachować zgodność z wytycznymi technicznymi, prawnymi i dotyczącymi poziomu usług.
3- Rozmowa telefoniczna
prowadzenie biznesu to nie spacer po parku. Często musisz zatrudnić jedną lub więcej osób ze swojego zespołu, aby wykonać swoją pracę. W takich przypadkach potrzebna jest ujednolicona komunikacja, która oferuje konferencje połączeń.
nawet mały biurowy system telefoniczny ma funkcję konferencji telefonicznej, która umożliwia łączenie ludzi, nawet jeśli nie są w tym samym biurze. Mogą odbierać połączenia z dowolnego miejsca na świecie, o ile mają numer telefonu biurowego. Poza tym transfer połączeń pomaga ludziom na
4-kolejkowanie połączeń
jeśli masz więcej pracy w ręku, niż możesz obsłużyć, Kolejka połączeń może uratować twój bekon. Dzwoniący nie muszą słyszeć angażujących sygnałów dźwiękowych podczas oczekiwania. Zamiast tego będą ustawione w linii. Możesz również umieścić automatyczną wiadomość, która informuje ich o swoich produktach, usługach, rabatach i innych ofertach, aby zmniejszyć szanse na rozłączenie połączeń.
Kolejka połączeń zmniejsza współczynnik ścierania, ponieważ informuje rozmówcę o dokładnym czasie odpowiedzi i uniemożliwia ich rozłączenie.
oferujemy kolejkowanie połączeń w brązie i powyżej. Aby uzyskać wycenę, sprawdź tutaj.
5 – Barging połączeń
menedżerowie połączeń mogą używać barging połączeń do pomiaru wydajności agentów dzwoniących. Jeśli okaże się, że agent stoi przed jakimkolwiek problemem podczas rozmowy z klientem, mogą im pomóc i poradzić sobie z sytuacją. Gdy widzą, że Klient nie jest w stanie rozwiązać żadnego zapytania, mogą interweniować i uratować skórę. W związku z tym pomaga zdusić problem w zarodku.
Barging to funkcja telefonu biznesowego, w której menedżerowie mogą słuchać rozmów na żywo w czasie rzeczywistym. Pomaga zrozumieć klientów i zaoferować im wartość w lepszy sposób. CallHippo oferuje funkcje barging połączeń w srebrnych i powyżej planów.
6-IVR
nie można zawsze mieć ludzkiej recepcjonistki do odbierania połączeń. Poza tym, wraz z rewolucją technologiczną, przedsiębiorstwa takie jak ty zatrudniają automatycznych uczestników do zarządzania połączeniami przychodzącymi.
ta funkcja wita klientów w wielu językach i zadaje pytania, takie jak to, czego potrzebują. Kieruje je również do wykonania określonego działania, które poprowadzi je w wymaganym kierunku.
CallHippo oferuje wielojęzyczny system IVR, który pomoże Ci pomóc klientom. Możesz wybrać preferowany język z listy bezpośrednio na swoim koncie.
dobrze mieć funkcje telefonu biurowego:
- ogłoszenia (Pozdrowienia)
- Automatyczny Pomocnik
- Stan Lampy pracowitej
- przekazywanie połączeń
- parking połączeń
- nagrywanie połączeń
- konferencje połączeń
- bezpośrednie wybieranie do wewnątrz (
- przytrzymaj muzykę
- wewnętrzny/zewnętrzny transfer połączeń
- komunikatory internetowe
- rozszerzenia linii
- identyfikator rozmówcy
- obsługa wielu urządzeń
- analiza w czasie rzeczywistym
- monitorowanie połączeń w czasie rzeczywistym
- numery bezpłatne
kto potrzebuje biurowego systemu telefonicznego?
bez względu na branżę, w której się znajdujesz lub wielkość firmy, będziesz potrzebować systemu telefonicznego dla biura, aby skutecznie zarządzać swoją firmą. Oto, w jaki sposób biurowy system telefoniczny może odgrywać istotną rolę w różnych branżach:
firmy IT i oprogramowania
będąc firmą IT, mówimy z osobistym doświadczeniem, gdy mówimy, że posiadanie dobrego systemu telefonicznego biura może zaoszczędzić do 20% czasu na interakcjach z klientami. Funkcje takie jak IVR, wiadomości powitalne i przytrzymaj oraz obsługa połączeń 24*7 zapewniają klientom płynne i zachwycające wrażenia. Daje to profesjonalne odczucie Zespołu Obsługi Klienta i pozwala im łączyć się z klientami na całym świecie.
szkoły i uniwersytety
z ekranami zastępującymi tablice, branża edukacyjna staje się coraz bardziej doświadczona technologicznie, aby zapewnić wysokiej jakości edukację studentom. Dzięki zastosowaniu biurowego systemu telefonicznego branża edukacyjna robi kolejny krok naprzód na ścieżce postępu technologicznego. System telefoniczny VoIP ma na celu zapewnienie lepszej i bardziej opłacalnej komunikacji w branży edukacyjnej poprzez Internet. Niezależnie od tego, czy chodzi o rodziców ucznia, członka rodziny lub zewnętrznego dostawcę, który chce współpracować z Twoją instytucją edukacyjną, system telefoniczny VoIP w chmurze dla szkół i bibliotek od CallHippo odpowiada na każdego rozmówcę 24*7 przez wszystkie 365 dni w roku.
instytucje rządowe
prowadzenie całego kraju nie jest łatwe. Szybka i bezpieczna komunikacja jest kluczem do funkcjonalnego rządu. Oparty na chmurze biurowy system telefoniczny to kompleksowe rozwiązanie dla wszystkich problemów komunikacyjnych, z którymi boryka się rząd. CallHippo obiecuje bezpieczną i opartą na współpracy zunifikowaną komunikację w przystępnych cenach. Lokalne numery bezpłatne zapewnią większy dostęp do potencjalnych klientów i pomogą im rozszerzyć zasięg w swoich miejscowościach. CallHippo oferuje funkcje takie jak dynamiczne Wstawianie numerów (DNI), które analizują ruch online i wskazują obszary, które wymagają największej uwagi.
branża opieki zdrowotnej
system telefoniczny biura medycznego to system oparty na VoIP, którego wszyscy w sektorze opieki zdrowotnej używają, aby pozostać w kontakcie. Cały system telefoniczny jest przesyłany do chmury, skąd ma do niego dostęp tylko upoważniony personel. Umożliwia pracownikom służby zdrowia utrzymywanie kontaktu ze swoimi zespołami medycznymi i zaspokajanie potrzeb pacjentów. Oparty na chmurze biurowy system telefoniczny CallHippo oferuje wydajne i wysokiej jakości linie komunikacyjne dla placówek służby zdrowia w rozsądnych i przystępnych cenach.
Branża hotelarska
w branży, w której Obsługa klienta jest podstawą, trzeba korzystać z najnowocześniejszych technologii, aby komunikować się z klientami, słuchać ich zapytań lub skarg i wracać do nich z rozwiązaniem. Korzystając z systemów telefonicznych VoIP, personel może obsługiwać połączenia klientów z dowolnej części hotelu lub restauracji. W przypadku, gdy pracownik nie jest w pobliżu, nagrywanie głosu i funkcja IVR będą tam, aby zająć się klientem.
funkcja przekierowania połączeń i interkomu umożliwia pracownikom hotelu sprawną komunikację między sobą we wszystkich zakątkach hotelu. Ułatwia to kierownikowi koordynowanie wydarzeń, rozpatrywanie skarg klientów i zarządzanie personelem hotelu, poprawiając w ten sposób obsługę klienta i zwiększając zadowolenie klienta.
biznes nieruchomości
jeśli chodzi o agentów nieruchomości, niezależnie od tego, czy są freelancerami, czy pracują dla uznanej agencji, korzyści z biurowego systemu telefonicznego opartego na chmurze są niezliczone. Oprócz zapewnienia im większej elastyczności, daje im również całodobowy dostęp do potencjalnych klientów w całym mieście. Taki system telefoniczny biura firmy jest przenośny, tzn. agent może go nosić wszędzie tam, gdzie idzie. Co więcej, nie wymaga żadnego fizycznego urządzenia telefonicznego ani nawet karty SIM. Wszystko czego potrzebujesz to każde urządzenie z dostępem do Internetu!
W CallHippo systemy telefoniczne biurowe dla branży nieruchomości są bardzo przystępne cenowo i bogate w funkcje. CallHippo oferuje nie tylko biurowy system telefoniczny dla małych firm. Oferujemy elastyczność wyboru z szerokiej gamy funkcji i płacimy za funkcje, których faktycznie potrzebujesz. W CallHippo robimy wszystko, co w naszej mocy, aby upewnić się, że Twoja firma z branży nieruchomości wspina się po drabinie wzrostu i poprawy!
myśli końcowe
bez względu na wielkość organizacji lub branży, w której się znajdujesz, system telefoniczny biurowy może ułatwić i usprawnić komunikację biznesową. To pozwala pozostać w kontakcie z naszymi klientami przez całą dobę (za pomocą automatycznej obsługi).
funkcje takie jak analiza połączeń, nagrywanie połączeń, przesyłanie połączeń i IVR pozwalają zapewnić najlepszą możliwą obsługę klienta i zwiększyć reputację marki.
szukasz telefonu biurowego? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, dlaczego CallHippo może być twoją najlepszą inwestycją!