co to jest układ biurowy? Cele, Zasady, typy

co to jest układ biurowy?

układ biurowy można zdefiniować jako rozmieszczenie urządzeń w ramach dostępnej powierzchni. Office layout zajmuje się projektowaniem i urządzaniem biura. Uwzględnia wszystkie akcesoria i sprzęt potrzebne w biurze.

szczegóły pracy biurowej zależą od rodzaju prowadzonej działalności i prowadzonej działalności. Cechy biura, takie jak ludzie, przestrzeń, sprzęt, meble i środowisko,muszą dobrze do siebie pasować, aby pracownicy czuli się zdrowi i komfortowo oraz mogli pracować wydajnie i produktywnie.

cele projektu Office Layout

jak wspomniano wcześniej, głównym celem projektu office layout jest zapewnienie oszczędności i efektywności pracy biurowej. Bardziej szczegółowe cele aranżacji biura to:

• zapewnienie maksymalnego zakresu nadzoru.
• aby zapewnić maksymalne wykorzystanie przestrzeni.
• zapewnienie odpowiedniej Prywatności i bezpieczeństwa osobom pracującym w tajemnicy.
• aby pozostawić wystarczającą przestrzeń dla ruchu ludzi i obsługi maszyn.
• aby umożliwić płynny przepływ pracy.
• aby utrzymać koszty operacyjne na minimalnym poziomie.

aby osiągnąć te cele, można stosować pewne zasady dotyczące układu. Należy zapobiec tendencji działu do rozłożenia się, aby wypełnić dostępną przestrzeń nawet kosztem niedogodności. Należy również zwrócić należytą uwagę na uporządkowany wygląd miejsca pracy, ponieważ pomaga w osiągnięciu lepszego morale pracowników.

Zasady rozplanowania biura

poniższe zasady rozplanowania biura zostały opracowane dla wskazówek kierownika biura projektującego rozplanowanie biura:

1. zasada stosunków międzyresortowych
2. zasada przepływu pracy
3. zasada maksymalnego wykorzystania
4. zasada elastyczności
5. zasada obiektów usługowych
6. zasada dobrego środowiska
7. zasada najniższych kosztów

zasada stosunków międzyresortowych

działania wykonywane w niektórych wydziałach urzędu są ściśle ze sobą powiązane. Działy te muszą być umieszczone obok siebie. Biuro ogólne powinno być centralnie umieszczone, aby wspólne usługi mogły być świadczone wygodnie dla różnych działów.

ścianki działowe i dźwiękoszczelne powinny być ustawione w celu segregacji działów przy użyciu głośnych maszyn, takich jak duplikaty, Maszyny do pisania itp.

czynności publiczne, które mogą wiązać się z obsługą zapytań i wpłat gotówkowych, odbieraniem maili itp. powinien być przy wejściu do biura. Osoby i działy, których to dotyczy, powinny być odpowiednio rozmieszczone.

zasada przepływu pracy

przed przygotowaniem planu układu konieczne jest zbadanie przepływu pracy w biurze. Należy również dokładnie przeanalizować systemy i procedury ustanowione dla różnych operacji. To, czy układ powinien być układem prostoliniowym, czy w kształcie litery V, zależy od przepływu pracy. W miarę możliwości przepływ pracy powinien być ciągły, gładki, prosty i bez ruchu do tyłu.

zasada maksymalnego wykorzystania

Dostępna przestrzeń powinna być w pełni wykorzystana. Należy zapewnić odpowiednią przestrzeń dla każdego indywidualnego personelu. Około 30 m2 miejsce na nogi jest wymagane dla każdego pracownika Działu. Sprzęt i szafki na dokumenty powinny być umieszczone w taki sposób, aby personel mógł do nich podejść bez straty czasu i niedogodności.

zasada elastyczności

układ biurowy powinien być tak zaplanowany, aby przy niewielkim dostosowaniu możliwe było dodanie personelu i sprzętu niezbędnego do radzenia sobie ze zwiększoną ilością pracy.

zasada zaplecza usługowego

przy planowaniu układu biura należy przewidzieć odpowiednie warunki dla zaplecza usługowego dla pracowników, takiego jak telefon, stołówka, umywalnie, windy, woda pitna itp. Udogodnienia te są niezbędne dla efektywności pracy oraz sprzyjają komfortowi i dobremu samopoczuciu pracowników.

zasada nadzoru

przy dużej liczbie pracowników biurowych w pracy układ powinien być tak zaprojektowany, aby ułatwić skuteczny nadzór i kontrolę.

zasada dobrego środowiska

prawidłowe oświetlenie i wentylacja odgrywają istotną rolę w funkcjonowaniu biura. Wystrój wnętrza i wygląd zewnętrzny dodaje stabilności psychicznej i morale.

zasada najniższych kosztów

aranżacja i zmiana układu biura powinny wiązać się z minimalnymi wydatkami. Ponieważ dobry układ ma na celu jak najbardziej ekonomiczne i efektywne wykorzystanie dostępnej powierzchni, koszty usług biurowych są automatycznie zmniejszane.

rodzaje aranżacji biura

w zależności od wymagań biura istnieją różne rodzaje aranżacji biura. Istnieją zasadniczo dwa rodzaje biura tj. open office i private office. Te dwa rodzaje układu można dalej podzielić na trzy różne typy w oparciu o najnowsze trendy w układzie biurowym, które są omówione w następujący sposób:

1. Biuro Otwarte
2. biuro prywatne

Open office

open office odnosi się do dużego pomieszczenia, w którym pracownicy i sprzęt wszystkich działów znajdują się pod jednym dachem bez przegród.

zalety open Office

• lepsze wykorzystanie przestrzeni jest możliwe.
• pozwala ludziom łatwo komunikować się ze sobą w biurze.
• bez ścianek działowych lub oddzielnych pomieszczeń w dużej hali można mieć lepsze oświetlenie i wentylację.
• układ biura można zaaranżować i przearanżować zgodnie z wymaganiami czasu.
• skuteczny nadzór jest możliwy przez mniej nadzorców, ponieważ nie ma fizycznych barier w obserwacji osób w pracy.

wady Open Office

• praca będzie miała wpływ na odwiedzających i ruch samych pracowników.
• będzie wewnętrzny hałas rozmowy przez samych pracowników lub z Gośćmi.
• infekcja lub choroby mogą szybko się rozprzestrzeniać.
• wzrost i ekspansja biznesu, a także dodanie personelu może spowodować przeludnienie i zatory.

biuro prywatne

biura prywatne to małe pomieszczenia zajmowane przez wydziały. Każdy dział zostanie umieszczony w każdym pokoju. Takie pokoje są przydzielane przez uwzględnienie charakteru poufnych spraw, które mają być rozpatrywane, lub dla najwyższych urzędników itp.

zalety prywatnego biura

• istnieje wzrost wydajności z powodu braku hałasu.
• poufność może być zachowana, ponieważ możliwa jest większa prywatność.
• Promuje osobistą atmosferę.

wady prywatnego biura

• dużo miejsca jest marnowane na partycję.
• droższe jest budowanie oddzielnych biur.
• sprzątanie biura staje się żmudną pracą.

w związku z powyższym możemy mieć pewne różnice w sposobie organizacji biur. Niektóre z nich są wskazane poniżej.

• : Zagospodarowane biuro jest otwarte biuro, że układ prostych linii biurek. Ten typ struktury jest odpowiedni dla specjalistów technicznych, usług informacyjnych zarządzania itp.
• ruchome przegrody: tego typu konstrukcja jest stosowana w prywatnych biurach. Do segregacji przestrzeni biurowej służą ruchome przegrody sufitowe, częściowe lub przeciwpoślizgowe wykonane z metalu, drewna, szkła lub tworzyw sztucznych.
• jednostki Modułowe: zajmują mniej miejsca na podłodze; zwiększają wydajność pracy, eliminując niepotrzebne ruchy. Najpopularniejszym rodzajem biurka modułowego jest biurko W Kształcie Litery L o płaskiej powierzchni.

zalety dobrego układu biurowego

układ zaprojektowany po uważnym przestrzeganiu powyższych kroków i z uwzględnieniem zasad i celów powinien zapewniać następujące zalety:

• ponieważ układ został zaprojektowany po przeanalizowaniu charakteru działań i schematów przepływu każdego działu, oczekuje się, że wydajność pojedynczego członka personelu biurowego będzie wysoka. To z kolei powinno poprawić ogólną wydajność urzędu.
• ponieważ-dzięki poprawie wydajności, koszty operacji biurowych powinny być niższe przy odpowiednim wzroście zysków.
• możliwe jest optymalne wykorzystanie maszyn i urządzeń w biurze. Układ zapewnia wspólne wykorzystanie maszyn i urządzeń, co zmniejsza inwestycje kapitałowe.
• uporządkowany wygląd miejsca pracy jest ważny dla pracowników biura. W rzeczywistości pracownicy biurowi są równie dumni z imponującego biura, jak menedżerowie firmy. Bezstresowe i orzeźwiające miejsce pracy zwiększa morale pracowników w biurze.
• dobrze zaprojektowany układ biurowy i ludzie, którzy pracują, zwiększają życzliwość organizacji. Odwiedzający i klienci czują się dumni z tego, że są związani z taką organizacją.
• dobry układ biura sprawia, że nadzór jest bardziej efektywny. Ponieważ obieg pracy przebiega najkrótszą trasą, rzeczywisty Nadzór jest zredukowany do * minimum. Skuteczny nadzór przy minimalnym cost.is zapewnione.

pomieszczenia biurowe

każdy kierownik biura troszczy się o to, aby praca biurowa była wykonywana z maksymalną wydajnością i przy minimalnych kosztach. Byłoby to możliwe tylko wtedy, gdy dokona on właściwego doboru pracowników, zapewni im odpowiednie szkolenia i wskazówki oraz umieści ich w odpowiednich miejscach pracy.

jednak, jeśli pracownicy biura mają pracować wydajnie, muszą być odpowiednio zakwaterowani, mieć dobre środowisko pracy i powinny być odpowiednio wyposażone w odpowiednie zakwaterowanie. Nowoczesny sprzęt i odpowiednie warunki pracy nie są w żaden sposób mniej ważnym czynnikiem w poprawie wydajności i obniżeniu kosztów.

miejsce pracy i jego otoczenie są ważnymi czynnikami wpływającymi w dużym stopniu na efektywność pracowników. Ponieważ personel musi pozostać przez długie godziny w biurze, a ponieważ głównie wykonuje pracę mózgu i koncentruje się na powtarzalnych i monotonnych czynnościach wypełniania, indeksowania, wysyłania, raportowania itp., nieefektywność byłaby zwykle większa w tych biurach, w których zakwaterowanie jest wystarczające, a środowisko i warunki pracy są przyjazne.

Zasady zakwaterowania w biurze

decydując o zakwaterowaniu w biurze, kierownik biura powinien mieć na uwadze następujące zasady

• biuro musi znajdować się w dogodnym miejscu, aby mogło służyć w najlepszy możliwy sposób całej organizacji.
• powierzchnia biurowa powinna być wystarczająca z punktu widzenia obecnych i przyszłych potrzeb organizacji.
• należy zapewnić odpowiednie udogodnienia i udogodnienia niezbędne dla komfortu i dobrego samopoczucia personelu, np. Pralnia, toaleta, chłodziarki wodne, stołówka itp.
• obiekty usługowe, takie jak telefon, Winda, komunikacja wewnętrzna itp., powinny być dostępne w biurze, podczas gdy inne, takie jak bankowość, transport, rynek, poczta itp., powinny być dostępne w pobliżu pomieszczeń biurowych.

Lokalizacja biura

po założeniu biura bardzo trudno jest przenieść się w inne miejsce. Tak więc przed rozpoczęciem biura należy wybrać odpowiednią lokalizację dla biura, zgodnie z wymaganiami pracowników, odwiedzających i klientów.

kierownik biura musi wziąć pod uwagę szeroki zakres czynników, takich jak rynki, podaż pracy, lokalne prawo, moc, podatki, trendy w rozwoju regionalnym i lokalnym, obiekty transportowe i lepsze obiekty infrastrukturalne itp. przed wyborem lokalizacji.

wybór lokalizacji również zależy od czynnika kosztowego. Najlepsza lokalizacja to taka, która daje maksymalną przewagę przy najniższych możliwych kosztach.

przy wyborze lokalizacji należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:

• wygoda dla klientów: Lokalizacja biura powinna być blisko tych stron, z którymi koncern ma niemal codzienny kontakt.
• Transport, Usługi pocztowe i bankowe: biuro powinno znajdować się w miejscu, w którym jest dobry transport, usługi pocztowe i bankowe.
• dostępność wystarczającej powierzchni: miejsce wybrane na biuro lokalizacji powinno mieć wystarczające zakwaterowanie i przyszły zakres rozbudowy.

wybór lokalizacji biura

ponieważ głównym celem biura jest ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej, jego właściwa lokalizacja zależy przede wszystkim od tego, gdzie może przynieść największe korzyści dla firmy. Lokalizacja biura może być w miejscu miejskim lub podmiejskim, w zależności od świadczonej usługi.

zasadniczo istnieje pięć czynników, które wpływają na wybór lokalizacji:

• bliskość powiązanego handlu: pożądane jest posiadanie biura w pobliżu innych biur, które zajmują się tą samą branżą.
• bliskość innych działów: gdy wszystkie funkcje firmy są realizowane w jednym miejscu, biuro powinno znajdować się w tym samym miejscu, aby działało w bardziej efektywny sposób.
• bliskość obiektów usługowych: biuro powinno znajdować się w pobliżu takich obiektów usługowych jak banki, urzędy pocztowe i telegraficzne, Dworce kolejowe, rynki, giełdy handlowe lub giełdy itp.
• bliskość obiektów transportowych: miejscowość, w której znajduje się biuro, musi być odpowiednio obsługiwana przez wszelkiego rodzaju usługi transportowe.
• dostępność siły roboczej: Duże biura, w których potrzebne są różne rodzaje pracowników, powinny wziąć pod uwagę ten czynnik.