jako właściciel małej firmy śledzenie zapasów i zamawianie materiałów eksploatacyjnych i towarów do sprzedaży może nie być twoim ulubionym zadaniem, ale z pewnością jest niezbędne dla sukcesu Twojej firmy. Zamówienia zakupu są kluczowe dla dobrze zarządzanego procesu zakupu, choć wielu biznesmenów i kobiet nie rozumiem, co one rzeczywiście są i jak je wykorzystać do sukcesu finansowego.
W tym artykule omówimy:
-
czym jest zamówienie zakupu
-
co należy uwzględnić w zamówieniu zakupu
-
różnica między zamówieniem a fakturą
Co to jest zamówienie
zamówienie zakupu (PO) jest prawnie wiążącym dokumentem utworzonym przez kupującego i przedstawionym sprzedającemu. Podobnie jak Twój „koszyk” w witrynie e-commerce, zamówienie zakupu jest zasadniczo listą tego, co chcesz kupić. Określa szczegóły zamówienia, w tym ilość i rodzaje produktów, których potrzebuje kupujący, a także warunki płatności i szczegóły dostawy.
różnica między żądaniem zakupu a zamówieniem zakupu polega na tym, że to ostatnie działa jako umowa między kupującym a sprzedającym. Składając zamówienie, kupujący zobowiązuje się do zakupu towarów lub usług za uzgodnioną kwotę. Ponieważ zamówienie jest wypełnione zanim kupujący otrzyma rachunek, zamówienie zakupu daje sprzedawcy ubezpieczenie od niepłacenia.
jak działa zamówienie?
zamówienia zakupu są zwykle używane przez małe firmy, które zamawiają towary w dużych ilościach. Na przykład sklep zoologiczny może potrzebować kupić kilka rodzajów karmy dla psów od dostawcy i zamówić wiele torebek każdego rodzaju karmy. Oto proces zamówienia zakupu, którego właściciel sklepu zoologicznego użyłby, aby uzyskać potrzebne towary:
-
właściciel sklepu tworzy zamówienie zakupu dokładnie to, czego potrzebuje od dostawcy.
-
jeśli dostawca ma zapasy do wypełnienia zamówienia, zaakceptuje zamówienie zakupu, zrealizuje je i dostarczy przedmioty w uzgodnionym terminie.
-
dostawca wyśle następnie rachunek lub fakturę sprzedaży za zakupione przedmioty.
-
kupujący płaci za przedmiot, a sprzedaż jest przetwarzana za pośrednictwem Systemu POS sprzedawcy.
kupujący mogą również tworzyć specjalne zamówienia na szczególnie duże przesyłki lub powtarzające się zakupy. Stałe zamówienie zakupu umożliwia Kupującemu wielokrotne kupowanie tych samych produktów przy użyciu tego samego numeru zamówienia.
ogólne zamówienie zakupu to umowa między obiema stronami dotycząca wielu dostaw w ustalonym okresie, za ustaloną cenę. Zamówienia zbiorcze są zwykle używane między firmami o silnych relacjach i czasami zawierają zniżki lub inne zachęty.
różnica między zleceniem zakupu a fakturą
ponieważ zlecenia zakupu i faktury są zarówno prawnie wiążącymi dokumentami wymienianymi między sprzedającymi a kupującymi, nie dziwi fakt, że często są one pomieszane. Oba są również połączone, ponieważ zamówienie zakupu jest często używane do tworzenia faktury, jako odniesienie do zakupionych towarów i ich cen. Jednak każdy dokument jest używany w innym punkcie procesu zakupu i często używany przez różne osoby.
oto kilka różnic między zleceniami zakupu a fakturami:
zamówienie zakupu
-
stworzone przez kupującego
-
utworzone przed zakupem
-
rozkłada potrzebne towary
-
zawiera proponowane szczegóły płatności
Faktura
-
stworzone przez Sprzedawcę
-
utworzone po zakupie
-
potwierdza dostarczony towar
-
wymaga zapłaty w określonym terminie
kiedy korzystać z zamówienia zakupu vs. Faktura
zamówienie zakupu jest używane przez kupującego do złożenia zamówienia i jest wystawiane przed dostawą.
faktura wystawiana jest przez Sprzedawcę za pomocą oprogramowania do fakturowania po dostarczeniu zamówienia. Określa kwotę należną Kupującemu za zakupiony towar i termin, do którego kupujący musi zapłacić.
rozpocznij fakturowanie za darmo
Jak utworzyć zamówienie zakupu
właściciele firm mogą znaleźć oprogramowanie online, które pomaga tworzyć zamówienia zakupu, ale możesz także użyć prostego dokumentu Word lub Excel, aby utworzyć własne formularze zamówień.
:
-
Data Wydania
-
potrzebne produkty i ilość każdego produktu
-
szczegóły produktu, w tym numery SKU, Numery Modeli i nazwy marek
-
cena każdego produktu za sztukę
-
data dostawy
-
numer PO
-
Informacje biznesowe, w tym adres wysyłki i adres rozliczeniowy, Nazwa firmy i dane kontaktowe
-
warunki płatności, takie jak „płatność przy odbiorze” lub konkretne opcje daty płatności
co robi a Jak Wygląda Zamówienie?
zamówienia zakupu również wyglądają bardzo podobnie do faktur-na górze masz dane kontaktowe i dane dla każdej firmy, a także numer zamówienia i datę. Poniżej tych informacji znajduje się zazwyczaj tabela z produktami, ilościami, szczegółami i cenami w oddzielnych kolumnach. W dolnej części zamówienia zakupu należy umieścić całkowitą kwotę zamówienia, całkowitą cenę i wszelkie inne warunki zamówienia lub płatności wraz z autoryzowanym podpisem.
korzyści z korzystania z zamówień zakupu
dla kupującego zamówienia zakupu są przydatne do śledzenia zapasów i Historii zakupów. Ponadto kupujący może zamówić towar z wyprzedzeniem bez konieczności natychmiastowej zapłaty. Podobnie w przypadku sprzedawcy zamówienia zakupu pomagają śledzić zapasy, powtarzające się zamówienia i nie tylko. Co najważniejsze, ta dokumentacja zobowiązuje kupującego do zapłaty po zrealizowaniu zamówienia, zapewniając sprzedawcy spokój ducha i bezpieczeństwo prawne.
podobał Ci się ten artykuł? Sprawdź więcej wskazówek i przewodników dla Twojej firmy:
-
Wprowadzenie do mediów społecznościowych dla właścicieli małych firm
-
9 najlepsze narzędzia analityki biznesowej do śledzenia wydajności
-
Obliczanie ryzyka samozatrudnienia w pełnym wymiarze godzin