15 październik 2018 / 9: 00
liczba i znaczenie projektów stale rośnie. Projekty są wykorzystywane do dostarczania innowacyjnych produktów i usług, dokonywania zmian i transformacji oraz – ogólnie – realizacji zadań w organizacjach. Ma to poważny wpływ na strukturę organizacyjną, procesy i kulturę. Większość organizacji nadal jest zorganizowana w oparciu o zasadę podziału pracy na działania funkcjonalne i tym samym organizowanie się w wyspecjalizowanych działach funkcjonalnych. Ponadto władza jest rozdzielana od góry do dołu organizacji, co skutkuje hierarchiczną piramidą opartą na dowodzeniu i kontroli. Organizacjom i ich działaniom udaje się wykonywać zadania w najbardziej efektywny sposób. Projekty realizowane są w takiej strukturze organizacyjnej, jednak skuteczność prac projektowych jest osłabiona. Projekty są stresem dla osób zaangażowanych w projekty, dla funkcji liniowych zakłócanych przez projekt i liderów rozpraszanych przez dysharmonię, którą może spowodować projekt.
im więcej projektów wykonuje tradycyjnie założona Organizacja, tym więcej stresu musi sobie poradzić i pojawiają się pierwsze pomysły optymalizacji, np. organizacja bardziej zorientowana na projekty. Mogą to być tymczasowe części organizacji, zajmujące się projektami, lub pierwsza organizacja matrycowa, w której projekty są wykonywane międzyfunkcjonalnie, czyli w działach funkcjonalnych z zasobami przypisanymi z tych działów do projektu. Jest wiele do omówienia na temat organizacji projektu matrix, ale w istocie nie jest on doskonały w wykonywaniu projektów. Głównym punktem jest nierównomierny podział lub walka o władzę między kierownikiem projektu a kierownikami działów funkcjonalnych. Istnieją mechanizmy lepszego równoważenia mocy (np. nadrzędne Rady sterujące, matryca RASICZNA), ale pozostaje dysfunkcyjna, zwłaszcza gdy zwiększa się udział prac projektowych, czego doświadczamy w wielu organizacjach. Rezultatem jest wiele konfliktów i nieefektywności, frustracji i fluktuacji itp.
organizacja oparta na projekcie (PBO) to według Daviesa i Hobday one, w którym projekt jest podstawową jednostką do wykonywania określonych zadań. Zwłaszcza firmy usługowe, na przykład dostawcy usług inżynieryjnych, studia filmowe, firmy konsultingowe, kancelarie prawne, marketing i reklama, są raczej zorganizowane wokół projektów. Funkcje wsparcia, takie jak sprzedaż, HR lub R&D, wspierają projekt, ale nie sprawują władzy. Wdrażają zasoby i know-how zgodnie z wymaganiami projektów i uzgodnionymi przez kierowników lub kierownictwo wielu projektów. Projekty mają pieniądze / budżet na pozyskanie lub rekrutację niezbędnych zasobów, z wewnętrznych lub zewnętrznych pul zasobów. Procesy w PBO są organizowane od klienta do klienta, strumień wartości działań, koordynowane przez kierownika projektu, przy użyciu zwinnych lub tradycyjnych metod, narzędzi i technik. Kultura PBO jest wyraźnie przyjazna projektowi, zorientowana na klienta i zorientowana na „robienie właściwych rzeczy”, co oznacza łączenie skuteczności i wydajności.
PBO może składać się z kilku firm, na przykład konsorcjum projektu lub organizacji sieciowej, a zatem jest tymczasowo zorganizowane, elastyczne i dostosowane do specyficznych okoliczności projektu, jego kontekstu i partnerów. Projekty i ich menedżerowie będą wzmocnieni, są jak przedsiębiorcy, odpowiedzialni za osiągnięcie maksimum możliwości przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka. Kierownicy projektów w PBO wymagają czegoś więcej niż tylko kompetencji technicznych procesów, metod i narzędzi PM. Muszą być kompetentni w obszarze przywództwa, w sprawach biznesowych i ustalaniu kierunków strategicznych, są odpowiedzialni za relacje z klientami, trwałe wyniki swojego projektu i współpracę między wszystkimi zaangażowanymi partnerami. Ponadto aspekt kierowania zmianą i transformacją odgrywa coraz większą rolę projektów w PBO. Zasadniczo planowanie i kontrolowanie projektów nie jest głównym celem PM, a raczej aspektami przywódczymi projektu. Wybór odpowiedniej osoby do obsadzenia takiego stanowiska ma kluczowe znaczenie dla sukcesu.
im bardziej postrzegamy zmianę z produktów na usługi, z masowej produkcji na indywidualizację, z pojedynczych organizacji realizujących projekty do współtworzonej sieci partnerów, tym bardziej postrzegamy PBO jako wzór do naśladowania. PBO są więc trendem, który zmieni sposób organizacji, a transformacja wielu organizacji dowodzi, że proces ten już ma miejsce. Musimy spojrzeć na to z gospodarczego punktu widzenia, określić czynniki napędzające tę zmianę i jej wpływ na tradycyjne organizacje. Idzie to w parze z chęcią młodego pokolenia do pracy w innej organizacji. Oba trendy idą w parze i w ciągu najbliższych kilku lat będzie ekscytująco…