co to jest Payroll?
Payroll to proces, w którym pracodawcy płacą pracownikowi za wykonaną pracę. Każda firma z pracownikami powinna mieć ustanowiony proces zarządzania płacami. Efektywny i wydajny proces płacowy zapewnia, że pracownicy są wypłacani dokładnie i konsekwentnie, a Dział kadr ma szansę skupić się na innych aspektach swojej pracy.
płace wydają się proste w swej istocie, ale stają się skomplikowane z powodu różnych odliczeń, które wchodzą w grę. Pracodawcy muszą dokładnie zrozumieć, jak robić listy płac, jak potrącać podatki z każdej wypłaty i jak upewnić się, że podatki są wypłacane do właściwej agencji rządowej. Pracodawcy mogą być również odpowiedzialni za potrącanie i opłacanie składek z tytułu ubezpieczenia oraz wpłacanie środków na konta emerytalne lub na rzecz wybranych organizacji charytatywnych.
obowiązki w zakresie zarządzania płacami mogą stanowić ogromne obciążenie i niechciany stres dla właścicieli małych firm i mogą być przytłaczające dla dużych firm. Spóźniony termin lub nieprawidłowe złożenie podatków może skutkować grzywną lub więzieniem. Aby uniknąć tych problemów, każda mała, średnia i duża firma powinna korzystać z oprogramowania płacowego.
Do Czego Służy Oprogramowanie Płacowe?
system zarządzania płacami to program przeznaczony do organizowania wszystkich zadań związanych z płatnościami pracowników i rozliczaniem podatków. Zadania te obejmują śledzenie godzin, obliczanie płac, śledzenie obecności, podatki u źródła i odliczenia, drukowanie i dostarczanie czeków, wypełnianie depozytów bezpośrednich, płacenie składek na rzecz przewoźników ubezpieczeniowych i/lub płacenie podatków od zatrudnienia na rzecz rządu. Oprogramowanie to można kupić u dostawcy oprogramowania HR lub dołączyć do pakietu oprogramowania HR jako moduł w ramach kompleksowego systemu.
oprogramowanie płacowe wymaga od pracodawców wprowadzania informacji o płacach pracowników i godzinach pracy-ale niewiele poza tym. Stamtąd oprogramowanie wykorzystuje te informacje do automatycznego obliczania i odliczania składek. Większość programów płacowych jest automatycznie aktualizowana za każdym razem, gdy zmienia się prawo podatkowe i przypomni pracodawcom, kiedy należy złożyć różne formularze podatkowe.
Dlaczego Małe Firmy Powinny Nabywać Oprogramowanie Do Obsługi Płac?
płace to coś, co trzeba robić dokładnie i regularnie, dlatego warto inwestować w system automatyzujący te procesy. Oprogramowanie do obsługi płac może ograniczać błędy, poprawiać zgodność i oszczędzać czas. Dzięki coraz łatwiejszym w użyciu opcjom, oprogramowanie płacowe pomaga firmom na całym świecie zachować kontrolę nad procesami płacowymi, zapewniając jednocześnie większą elastyczność niż w przypadku outsourcingu płac.
oprogramowanie Payroll jest łatwe w użyciu i przystępne cenowo i może łagodzić błędy w procesie płac i skracać godziny spędzone na obliczaniu godzin pracy pracowników, płac i zwolnień podatkowych, szczególnie dla małych firm. Właściciele małych firm mogą kupić niedrogi system na swoim komputerze lokalnym lub za pośrednictwem usługi w chmurze za pomocą modelu pay-as-you-go. Mogą również zachować większą kontrolę nad procesem płac za pomocą tego oprogramowania, co pozwala im kompilować raporty we własnym tempie i szybko wprowadzać zmiany, jeśli zajdzie taka potrzeba.
jak robić listy płac
kiedy działy HR decydują się robić listy płac ręcznie, zajmuje to dużo ich czasu. Chociaż jest to opłacalne, wymaga od pracowników nauki przepisów dotyczących płac i podatków i pozostawia wiele miejsca na błędy. Istnieje również długa krzywa uczenia się dla tej pracy.
jeśli płacisz ręcznie, pracownicy HR spędzają dużo czasu na śledzeniu informacji na temat stawki płac i zatajaniu informacji, danych pracowników i innych. Po uzyskaniu tych danych mogą obliczyć wynagrodzenie, mnożąc karty czasu pracy pracownika przez stawkę wynagrodzenia, w tym wszelkie nadgodziny lub zarobione napiwki. Wreszcie, będą one odliczyć od podatku i dystrybucji czeków i bezpośrednie depozyty do pracowników.
dzięki oprogramowaniu do zarządzania płacami Twoja firma nadal obsługuje własne procesy płacowe, ale czasochłonne aspekty są zautomatyzowane. Oprogramowanie płacowe jest nieco bardziej kosztowne niż ręczne wykonywanie płac, ale wydane pieniądze będą warte zmniejszonego ryzyka błędu i czasu zaoszczędzonego w godzinach pracy.
wszystko, co musisz zrobić, to kupić wybrane oprogramowanie płacowe, wprowadzić informacje o firmie i pracownikach, umożliwić pracownikom śledzenie ich czasu za pomocą oprogramowania online i pozwolić systemowi automatycznie uruchamiać listy płac i rozdzielać ich płace.
jak wybrać oprogramowanie do zarządzania płacami dla potrzeb Twojej firmy
wybór systemu płac, który najlepiej pasuje do Twojej firmy, jest niezbędny i istnieje kilka czynników, o których należy pamiętać przy podejmowaniu decyzji.
- budżet Twojej firmy: Najpierw przeanalizuj wielkość swojej firmy i zdecyduj, ile chcesz wydać na przetwarzanie płac. Znając swój budżet i klasyfikację wielkości firmy zawęzi listę dostawców oprogramowania płacowego. Małe firmy, które nie spodziewają się szybkiego wzrostu, mogą chcieć zainwestować w tańsze oprogramowanie płacowe, które pełni podstawowe funkcje płacowe.
- reputacja i możliwości dostawców: następnie porównaj oferty opłacalnych dostawców i przeczytaj opinie od niektórych z ich obecnych klientów. Duże lub szybko rozwijające się firmy mogą chcieć zainwestować w systemy oprogramowania płacowego, które są zintegrowane z innymi aspektami planowania i zarządzania zasobami ludzkimi. Zastanów się, ilu pracowników może obsłużyć oprogramowanie do obsługi płac i weź pod uwagę potencjalny wzrost. Jeśli są dostępne, poproś o wersje demonstracyjne i przekonaj się, jak łatwo działa oprogramowanie i jak dobrze pasuje do Twojej firmy. Upewnij się, że oprogramowanie jest wykonane przez znaną markę, a nie nową lub niestabilną firmę.
- funkcje bezpieczeństwa: wybierając system płacowy, będziesz chciał szukać bezpieczeństwa. Oprogramowanie chronione hasłem chroni Twoją firmę przed manipulacją informacjami i potencjalnymi naruszeniami danych. Idealnie, system powinien mieć dobre oceny i oceny bezpieczeństwa. Przedstawiciele sprzedawcy powinni również być w stanie odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące bezpieczeństwa.
- elastyczność i kompatybilność oprogramowania: Następnie należy rozważyć, czy oprogramowanie okaże się Kompatybilne i elastyczne. Ważne jest, aby mieć oprogramowanie płacowe, które działa dobrze z innymi systemami biznesowymi i będzie rosnąć wraz z Twoją firmą. Poszukaj możliwości integracji i upewnij się, że system pasuje do każdego aktualnie używanego oprogramowania HR lub finansowego. Alternatywnie, rozważ uzyskanie systemu, który obsługuje płace i wszelkie inne funkcje, które chcesz zautomatyzować.
- widoczność raportów i historii: na koniec potrzebujesz systemu przetwarzania płac, który pozwala zachować kontrolę i przeglądać raporty i informacje historyczne. Chociaż oprogramowanie do obsługi płac jest mniej podatne na błędy niż systemy ręczne, nadal istnieje możliwość wystąpienia usterek i usterek. Pomocna może być możliwość ręcznego przeglądania informacji i wprowadzania poprawek.
zalety oprogramowania do obsługi płac
inwestowanie w oprogramowanie do obsługi płac może zaoszczędzić pieniądze, wyeliminować błędy i uniknąć problemów z zgodnością. Procesy można wykonać w ułamku sekundy, co uwalnia pracowników do działań bardziej sprzyjających generowaniu przychodów. Oprogramowanie płacowe ułatwia również firmie adaptację i przyjmowanie większej liczby pracowników w miarę rozwoju.
przejście z outsourcingu zewnętrznego na oprogramowanie płacowe również oszczędza pieniądze, eliminuje ryzyko nieporozumień dotyczących płac i minimalizuje liczbę zaangażowanych dostawców. Jeśli rozwiązanie płacowe jest częścią kompleksowego systemu oprogramowania HR, procesy zostaną usprawnione, a łatwiejsze może być porównywanie informacji do celów decyzyjnych.
poprawia zgodność
obliczanie podatków firmowych i składanie raportów może być mylące, a brakujące terminy tej pracy mogą przynieść wysokie grzywny i kary. Programy płacowe dostarczają informacji i przypomnień o potrzebach w zakresie zgodności. Oprogramowanie jest regularnie aktualizowane, dzięki czemu firmy zawsze mają najbardziej aktualne informacje dotyczące zmian w przepisach podatkowych i innych przepisach. Niektóre programy mogą być skonfigurowane do automatycznego generowania raportów i plików podatkowych, więc menedżerowie i pracodawcy muszą po prostu złożyć zgodę przed sfinalizowaniem.
oblicza odliczenia i dochód netto
po ustaleniu dochodu brutto pracownika oprogramowanie do płac automatycznie oblicza odliczenia, takie jak podatki, ubezpieczenie i oszczędności emerytalne. Kwoty odliczeń są automatycznie odejmowane, a czek jest pobierany lub bezpośrednio wpłacany na określone konto bankowe. Niektóre rozwiązania w zakresie oprogramowania płacowego mogą być również skonfigurowane tak, aby automatycznie dodawać zwrot kosztów Mil, kosztów podróży i innych wydatków pracowników.
przygotowuje formularze podatkowe
oprogramowanie płacowe łagodzi niektóre stres w czasie podatkowym, automatycznie generując wszystkie formularze podatkowe, które są potrzebne pracownikom, kontrahentom i firmom. Typowe formularze podatkowe, które można generować i drukować lub wysyłać za naciśnięciem przycisku, to W2s, W3s, 1099-MISCs i 1099s.
Obliczanie i składanie podatków jest trudne w najlepszych momentach. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i zatrudniasz pracowników w wielu stanach, z różnymi stawkami podatkowymi, może to szybko zmienić się w koszmar HR. Korzystanie z HRIS może pomóc działowi HR w śledzeniu różnic i zmian stawek podatkowych, które mogą się różnić w zależności od kodu pocztowego lub stanu.
prowadzi ewidencję bez wysiłku
prowadzenie dokumentacji w systemie ręcznym może być trudne i wymaga dużo miejsca na pliki i dokumenty. Prowadzenie ewidencji za pomocą oprogramowania płacowego jest łatwe i przechowuje pliki elektronicznie. Stare pliki można również uzyskać dostęp lub usunąć za naciśnięciem przycisku, więc utrzymanie porządku jest proste.
umożliwia samoobsługę pracowników
chociaż nie jest to ogólnie potrzebne w mniejszych firmach, opcje samoobsługi pracowników mogą ułatwić życie menedżerom zasobów ludzkich w większych firmach. Samoobsługa zapewnia pracownikom dostęp do danych osobowych dotyczących historii płac, odliczeń, przepracowanych godzin, świadczeń i wniosków o Czas Wolny. Mogą automatycznie żądać zmian i przeglądać informacje, zamiast kontaktować się z działem zasobów ludzkich.
oparte na chmurze
wszelkiego rodzaju oprogramowanie oparte na chmurze staje się coraz bardziej powszechne, a oprogramowanie płacowe nie jest wyjątkiem. Pracodawcy widzą korzyści z możliwości dostępu do informacji ze zdalnych lokalizacji i płacenia za „software-as-a-service” co miesiąc zgodnie z ich potrzebami, zamiast wymyślać dużą sumę za kompletne rozwiązanie wewnętrzne.
oprogramowanie w chmurze aktualizuje się automatycznie, gdy zmieniają się przepisy podatkowe i przepisy dotyczące zgodności, podczas gdy oprogramowanie lokalne będzie wymagało ręcznej aktualizacji. Pozwala to zaoszczędzić czas na badaniach i aktualizacjach technicznych oraz zapewnia menedżerom i pracodawcom dostęp do potrzebnych informacji.
eliminuje błędy płacowe
Obsługa płac to kolejna ważna funkcja działu kadr — i to niewdzięczna praca. Nikt nie zauważa płac, chyba że coś jest nie tak, a następnie jest to stresujące i czasochłonne, aby rozwiązać wszelkie pojawiające się błędy. Nawet bez błędów wewnętrzne płace mogą pochłonąć wiele czasu i wysiłku kadr. Korzystanie z HRIS może zwolnić czas i złagodzić stres poprzez automatyzację procesu.
ostrzega pracowników o rozbieżnościach
HRIS powiadomi pracowników HR, jeśli wystąpią jakiekolwiek rozbieżności. Jeśli ktoś wprowadzi nieprawidłową kwotę dolara lub liczbę godzin lub jeśli coś różni się od poprzednich czeków, system może wysłać alert. W ten sposób wszelkie błędy mogą być natychmiast wyłapywane i poprawiane.
zapewnia terminowe płatności
alerty HRIS to nie tylko błędy i rozbieżności. Terminowe płacenie pracownikom ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy. HRIS może wysyłać przypomnienia, gdy nadszedł czas, aby zrobić listę płac. Może również usprawnić i zautomatyzować bezpośredni proces wpłat, co jeszcze bardziej ułatwia terminowe płace.
zapobiega błędnym klasyfikacjom
w organizacjach zatrudniających wielu pracowników łatwo występuje błędna klasyfikacja. Kontrahenci mogą być wprowadzani do systemu jako pracownicy i odwrotnie. Pracownicy mogą być zatrudniani i wprowadzani do systemu, ale nie pojawiają się na pierwszy dzień. Ci pracownicy duchów, jeśli nie zostaną złapani, mogą wypłacić wypłatę bez przepracowania dnia. Korzystanie z HRIS może pomóc złapać i wyeliminować błędy i błędne klasyfikacje, takie jak te.