kalendarze są przydatnymi narzędziami do śledzenia nadchodzących spotkań, terminów i kamieni milowych. Mogą one pomóc w wizualizacji harmonogramu i przypomnieć o ważnych wydarzeniach, takich jak wakacje i czas wakacji.
nic dziwnego, że ludzie często mają do wyboru różne narzędzia kalendarza, w tym wszystko, od papierowego kalendarza na ścianie biura po narzędzie do zarządzania kalendarzem, takie jak Calendly.
problem polega na tym, że ludzie zbyt często zarządzają wieloma kalendarzami naraz. Kiedy te kalendarze nie są zintegrowane z Twoją pracą i zsynchronizowane ze sobą, może to prowadzić do masowego zamieszania, bólów głowy i pominiętych terminów.
dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami kalendarz
jeśli już zarządzasz i aktualizujesz jeden lub więcej kalendarzy, możesz nie uważać funkcji kalendarza za ważną funkcję oprogramowania do zarządzania projektami. Jednak oprogramowanie do zarządzania projektami, które zawiera kalendarze, oferuje kilka korzyści, których nie mają inne opcje kalendarza.
na przykład tradycyjne kalendarze są świetne do planowania dnia, ale straszne do planowania, wizualizacji i udostępniania prac projektowych.
chociaż kalendarz online może przypominać o zbliżającym się terminie, nie jest zaprojektowany tak, aby informować, jakie zadania są wymagane do dotrzymania terminu, kto nad nimi pracuje i jaki jest ich aktualny status ukończenia. Musisz wyjść poza ten program (lub wysłać żądanie e-mail), aby znaleźć te krytyczne informacje.
kalendarze oprogramowania do zarządzania projektami odpowiadają na te podstawowe pytania, łącząc je bezpośrednio z postępem projektu i informacjami.
oto siedem funkcji, które oferują kalendarze zarządzania projektami, których tradycyjne Nie:
- umożliwia ręczne śledzenie i planowanie krytycznych prac
- automatyczne śledzenie określonych prac w projektach, zespołach lub folderach
- kod koloru według statusu, kanału, odbiorców i innych
- umożliwia warstwowanie kalendarzy, aby uzyskać pełny obraz wielu projektów lub folderów
- Umożliwia wyświetlanie kalendarzy według miesięcy, kwartałów i/lub lat
- umożliwia otwieranie zadań projektowych bezpośrednio z kalendarza
- umożliwia łatwe udostępnianie aktualizacji kalendarza w czasie rzeczywistym innym interesariuszom
oprogramowanie do zarządzania projektami kalendarze umożliwia wyświetlanie zaplanowanych zadań zawierających wszystkie powiązane informacje, pliki i rozmowy. Ta funkcja pozwala łatwo przejść z kalendarza od razu do pracy bez przechodzenia przez inne narzędzia lub aplikacje.
Ponadto posiadanie udostępnionego kalendarza zarządzania projektami umożliwia przeglądanie zadań i planów projektów dla wielu zespołów i projektów w całej firmie. Ta widoczność pomaga zidentyfikować potencjalne konflikty i koordynować pracę między poszczególnymi osobami i zespołami.
kalendarze oprogramowania do zarządzania projektami pozwalają szybko udostępniać aktualne informacje wewnętrznym i zewnętrznym interesariuszom. Ta funkcjonalność oznacza, że kierownictwo i klienci mogą łatwo uzyskać dostęp z lotu ptaka do harmonogramu projektu i nadchodzących kluczowych dat, wszystko w prostym, wizualnym formacie.
jak działają kalendarze do zarządzania projektami
w przeciwieństwie do tradycyjnych kalendarzy, kalendarze oprogramowania do zarządzania projektami łączą się bezpośrednio z podstawowymi projektami i zadaniami w oprogramowaniu. Oznacza to, że kalendarz będzie automatycznie aktualizowany wraz ze zmianą zadań i harmonogramów.
dodatkowo kalendarze te oferują synchronizację dwukierunkową. Oznacza to, że jeśli chcesz opóźnić lub przełożyć zadanie, możesz wprowadzić zmianę bezpośrednio w widoku kalendarza. Wszystko, co musisz zrobić, to przeciągnąć i upuścić zadanie do nowej daty. Nie tylko zaktualizuje zadanie, ale także automatycznie dostosuje wszystkie zależne zadania.
wszelkie zmiany zadań lub projektów są natychmiast odzwierciedlane zarówno w harmonogramie projektu, jak i Kalendarzu w czasie rzeczywistym, co oznacza, że nigdy nie musisz się martwić o sprzeczne dane, a cały twój zespół może polegać na jednym źródle prawdy.
innym sposobem, w jaki oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala zachować jedno źródło prawdy, jest wspieranie tworzenia pojedynczych kalendarzy bez powielania danych. Można na przykład utworzyć oddzielne kalendarze dla różnych widoków, takich jak:
- różne projekty, zespoły lub działy
- oddzielne fazy projektu
- praca według odbiorców docelowych
- praca według kanałów
- różne statusy przepływu pracy
każdy kalendarz nadal korzysta z tego samego źródła danych, więc wszelkie zmiany w projekcie będą natychmiastowe odzwierciedlone we wszystkich kalendarzach.
ta funkcja pozwala uprościć widoki kalendarza, aby ilość danych nie stała się przytłaczająca i nic nie zostało pominięte. Dodatkowo możesz wyciągnąć oddzielne kalendarze, aby zobaczyć pełny obraz.
Klasyczne kontra inteligentne kalendarze
istnieją dwa rodzaje kalendarzy oprogramowania do zarządzania projektami:
- Klasyczne kalendarze
- inteligentne kalendarze
Klasyczne kalendarze są tworzone ręcznie przez Ciebie lub twój zespół. Oferują elastyczne rozwiązanie, które umożliwia wyświetlanie tylko zadań, które zostały indywidualnie wybrane.
Klasyczne kalendarze są przydatne, jeśli masz dużo zadań rozłożonych na wiele projektów i chcesz monitorować tylko te najważniejsze lub o wysokim priorytecie. Podobnie, członkowie zespołu mogą stworzyć własny klasyczny kalendarz, dzięki czemu mogą zarządzać tylko wąską gamą zadań, takich jak własne zadania i te bezpośrednio poprzedzające ich.
Inteligentne kalendarze automatycznie tworzą widoki kalendarza, które wyświetlają wszystkie zadania w określonym projekcie lub folderze. Możesz także użyć filtrów do tworzenia inteligentnych kalendarzy, które spełniają tylko określone kryteria-na przykład, jeśli członek zespołu chce tylko zobaczyć przypisane mu zadania.
Inteligentne kalendarze są przydatne, jeśli zadania, które chcesz monitorować, znajdują się w tym samym projekcie lub folderze i jeśli możesz łatwo filtrować zadania, które chcesz śledzić. Największą zaletą inteligentnych kalendarzy jest to, że można je tworzyć za pomocą zaledwie kilku kliknięć i aktualizować w miarę zmian w projekcie.
na przykład, jeśli do twojego projektu zostanie dodane nowe zadanie, inteligentny kalendarz może pobrać je na ekran (zakładając, że spełnia kryteria filtrowania.) Natomiast w przypadku ręcznego kalendarza trzeba by ręcznie dodać to nowe zadanie do kalendarza. Zwiększa to ryzyko przeoczenia nowych zadań.
integracja z kalendarzem
chociaż kalendarz zarządzania projektami oferuje wiele dodatkowych funkcji i korzyści, nadal możesz chcieć korzystać z bieżącego narzędzia kalendarza, zwłaszcza jeśli śledzisz również wydarzenia, spotkania i terminy niezwiązane z projektem.
z tego powodu ważne jest wybranie oprogramowania do zarządzania projektami, które można zintegrować z popularnymi aplikacjami kalendarza, takimi jak Kalendarz Google, Outlook i Kalendarz Apple. Ta integracja pozwoli Ci utrzymywać własny kalendarz bez konieczności zarządzania i aktualizacji dwóch oddzielnych narzędzi.
pamiętaj, że tradycyjne kalendarze nie są zaprojektowane do obsługi wszystkich szczegółów, które może zaoferować oprogramowanie do zarządzania projektami. Powinieneś poszukać rozwiązania, które pozwoli Ci wybrać poziom szczegółowości publikowany w Twoim tradycyjnym kalendarzu. Na przykład w kalendarzu online możesz chcieć zobaczyć tylko daty realizacji zadań lub możesz wykluczyć podzadania.