spis treści
proste i skuteczne formatowanie to potężne narzędzie w zestawie narzędzi pisarza. Może pomóc przekształcić długie, zbędne i nudne (gasp!) dokument biznesowy w zwięzłą i atrakcyjną wizualnie prezentację. Dowiedz się, jak to zrobić poprawnie i obserwuj, jak twoje umiejętności pisania znacznie się poprawiają.
dlaczego trzeba sformatować
Twoim zadaniem jest edukacja i informowanie czytelników lub odbiorców. I musisz to zrobić w sposób, który zapewnia optymalne wrażenia z czytania. Dlatego użyj formatowania, aby tekst był czytelny, pouczający i interesujący (ale nigdy nie rozpraszający), aby czytelnik mógł szybko i łatwo przetrawić informacje.
techniki formatowania
istnieje kilka podstawowych technik formatowania, których można używać powszechnie w pisaniu biznesowym. Należą do nich:
- Punktory i listy numerów
- infografiki
- podtytuły
- czcionki
przyjrzyjmy się nieco głębiej, jak efektywnie wykorzystać każdą z nich.
bądźmy szczerzy: ludzie nie czytają tak jak kiedyś. Narzekają na widok długich akapitów i zaczynają się rozdzierać, myśląc o konieczności przeczytania 16-stronicowego podręcznika. Tak więc, jako autor tekstu, bądź miły dla czytelnika, łagodząc cios za pomocą kul i ponumerowanych list.
Ogranicz pisanie do podstawowych elementów, używając punktorów lub list numerowanych. Tego chce twój czytelnik-jasny kierunek, który przechodzi od razu do sedna. Oto przykład tego, jak długi akapit został uaktualniony do pierwszej klasy za pomocą jednego zdania i kilku punktów:
łatwo jest dołączyć do spotkania Zoom. Oto jak:
- Otwórz Zoom na telefonie lub laptopie.
- kliknij ” Dołącz do spotkania.”
- wprowadź identyfikator spotkania i hasło, które otrzymałeś.
- Wybierz połączenie audio / wideo i kliknij ” Dołącz.”
jeśli wolisz wygląd numerowanej listy, po prostu wymień kule. Niezależnie od tego, co wybierzesz, najważniejsze jest, aby lista była prosta i skupiona.
użyj infografik
infografiki obejmują obrazy, wykresy i tekst, które wizualnie przekazują informacje. Przyciągają twoją uwagę, uczą głównych punktów i są łatwe do zapamiętania. Mogą pokazywać terminy, zwiększać świadomość marki, promować wydarzenia, wyróżniać wyniki w raportach i wiele więcej. Możesz uzyskać szablony za darmo, kupić niestandardowe projekty lub stworzyć własne.
podpozycje
podpozycje skutecznie rozbijają długie akapity. Mogą wprowadzić nowy temat lub odpowiedzieć na pytanie. Podtytuł na końcu artykułu może uwypuklić wniosek.
podtytuły wymagają własnego formatowania. Możesz je wyróżnić, używając większej czcionki lub innego stylu czcionki. Albo po prostu zrób to odważnie.
oczywiście, gdy twój tekst będzie prezentowany online, pamiętaj, aby poprawnie używać nagłówków (H1, H2, H3 itp.) w celu poprawy SEO. Pozwolą one również czytelnikom na szybkie przewijanie tekstu, aby znaleźć to, czego szukają.
użyj podtytułów, aby przyciągnąć uwagę czytelnika. Zacznij od czasownika lub pytania, zachowaj je krótkie i mocne lub użyj jako mapy drogowej do zarysowania treści. Oto kilka przykładów:
- Jak korzystać z QuickBooks jak profesjonalista
- zatrudnianie konsultanta
- dlaczego nie możesz przegapić tego seminarium
- podsumowanie
- myśli końcowe
wybierz odpowiednie czcionki
wybór odpowiednie czcionki dla dokumentu biznesowego powinny być oparte na łatwości czytania. Jeśli czytelnik jest rozproszony przez czcionki, które są zajęte, trudne do odczytania, głupie lub tylko dekoracyjne, stracisz odbiorców. (I być może twoja wiarygodność.) Będą bardziej skupiać się na tym, jak wyglądają słowa, niż na przesłaniu, które próbujesz przekazać.
wybierz czcionki, które są proste, profesjonalne i spójne (staraj się używać jednego lub dwóch stylów czcionek na dokument). Dwa podstawowe typy czcionek używane w biznesie to serif i sans serif. Ogólnie przyjęte czcionki dla biznesu to New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial i Calibri.
podsumujmy
po napisaniu kopii dokumentu biznesowego przyjrzyj się jej jeszcze raz, aby zobaczyć, gdzie można użyć następujących technik formatowania:
- Wyróżnij główne punkty kulami lub numerami.
- użyj infografik, aby usprawnić nauczanie.
- Podziel tekst z podtytułami i użyj nagłówków do poprawy SEO.
- wybierz czcionki, które są proste i odpowiednie do pisania biznesowego.
po prawidłowym wykonaniu formatowanie może ożywić dokumenty biznesowe lub prezentacje. Naucz się używać odpowiednich technik, a twoje pisanie będzie nadal się poprawiać.