aby odświeżyć pamięć, BPR ocenia bieżące procesy i identyfikuje sposoby ich zwiększenia wydajności, co oznacza mniej marnowanego wysiłku i więcej czasu poświęcanego na wartościową pracę. BPR musi być dokładnie wypełniony, więc najlepiej jest zatrudnić eksperta, który wykona większość pracy za Ciebie. Konsultant będzie „cieniem” każdego procesu biznesowego i zadaje pytania zaangażowanym pracownikom. Pozwoli im to na:
-
zapewnij widok całej organizacji
-
zidentyfikować luki i nieefektywności, np. podwójne przetwarzanie danych, powielanie procesów
-
określ potencjalne obszary usprawnienia procesów lub automatyzacji
-
sprawdź, które procesy nie są wymagane lub nie wytwarzają tego, co powinny
sukces BPR nie przychodzi łatwo. Wymaga to zaangażowania wszystkich, a aby tak się stało, najwyższe kierownictwo musi być zaangażowane, pracownicy muszą czuć się upoważnieni, a także musi istnieć kierunek strategiczny i cel końcowy.
oto jak przeprowadzić przegląd procesów biznesowych w czterech krokach:
1. Identyfikuj i Mapuj bieżące procesy.
zacznij od zdefiniowania procesu biznesowego „tak jak jest”. Oznacza to wszystkie sekcje w typowym procesie biznesowym, takie jak:
- lista ról
- lista kroków
- punkty przekazania
- wyjątki
celem jest dokładne zrozumienie, jak działa proces biznesowy dzisiaj, załamania i wszystkie.
na tym etapie osoby zaangażowane w proces muszą zostać przesłuchane. Podpowiadaj im, zadając pytania, takie jak:
- dlaczego zrobiono taki krok?
- czy potrzebujesz czyjejś zgody, aby podjąć ten krok lub podjąć tę decyzję?
- czy są jakieś wyjątki od tej reguły?
nie wystarczy, że po prostu to opisują – muszą pokazać, jak to robią. Należy również zachęcić tych pracowników do wyjaśnienia wszelkich problemów z istniejącym procesem.
zastanów się nad następującymi pytaniami:
- co w tym procesie jest zepsute?
- które etapy procesu tworzą blokady?
- który krok wymaga najwięcej czasu?
- który krok powoduje największe opóźnienia?
- czy są jakieś kroki, które powodują wzrost kosztów / zasobów?
- czy są jakieś kroki, które powodują spadek jakości?
pomaga również stworzyć wizualną reprezentację procesu biznesowego od początku do końca i jego interakcji z ludźmi, działami i oprogramowaniem. Ułatwia to analizę i identyfikację potencjalnych luk i punktów przeciążenia.
2. Analizuj je, rozmawiając z interesariuszami (nie zapomnij o klientach).
po zmapowaniu procesów zorganizuj serię spotkań z pracownikami, aby zastanowić się, dlaczego istnieją problemy i jak je rozwiązać. Rozmowa z Klientami daje również świetny wgląd w to, gdzie idziesz źle.
z ustaleń tworzy się raport, który powinien składać się z mapy procesów, z każdym procesem związanym ze szczegółową dyskusją, która składa się z:
- etapy procesu
- problemy związane z krokiem
- rodzaj problemu
- wpływ problemu
- wymagania systemowe
3. Zaplanuj swój nowy plan i cele.
teraz przychodzi plan poprawy-zasadniczo plan działania, aby wprowadzić pożądane procesy w miejscu.
tutaj musisz ustawić realistyczne i mierzalne cele, które pasują do ogólnych celów biznesowych.
zawiera kluczowe działania, które należy podjąć, aby dotrzeć tam, gdzie chcesz, jak zostaną osiągnięte, oraz wszelkie konsekwencje finansowe i związane z zasobami.
4. Dowiedz się, jak technologia pasuje do twojego nowego planu.
technologia jest ostatnią częścią tego wszystkiego-BPR powinien napędzać technologię, a nie odwrotnie.
to zależy całkowicie od twojej sytuacji, ale przykładami technologii, które tworzą bardziej wydajne procesy są:
- zarządzanie relacjami z Klientami (CRM)
- system udostępniania plików i zarządzania projektami, taki jak Microsoft Office
czerpać korzyści:
szczegółowy BPR zmniejszy ryzyko, pomoże zarządzać budżetem i doprowadzi do pomyślnego wdrożenia nowych systemów.
ma również dodatkowy bonus w zmniejszaniu silosów w Twojej organizacji.
niezależny i obiektywny widok oczywiście pomaga, więc zatrudnienie konsultanta do zarządzania recenzją jest najlepszym rozwiązaniem.
Zazwyczaj będzie to doświadczony w tej dziedzinie partner IT, który zaoferuje rekomendacje, doradzi technologię najlepiej dopasowaną do potrzeb Twojej firmy i pomoże wdrożyć zmiany.
jeśli odrobisz pracę domową, naprawdę nie możesz się pomylić!