wejście do branży Tas (telefonicznej usługi sekretarskiej) nigdy nie było bardziej przystępne ani osiągalne niż w 2020 roku. Potrzeba outsourcingu połączeń przychodzących to szybko rosnący popyt na firmy, które się rozwijają i chcą być opłacalne i zaradne ze swoim czasem. Przy uruchamianiu TAS należy jednak wziąć pod uwagę kilka rzeczy, które mogą pomóc lub utrudnić rozpoczęcie działalności. Priorytetem NR 1 jest wybór odpowiedniego oprogramowania do obsługi zgłoszeń.
co to jest telefoniczna usługa automatycznej sekretarki (TAS)?
usługa telefonicznej Sekretarki działa jako wirtualna recepcjonistka dla firm, które muszą zlecić swoje połączenia przychodzące. Przed użyciem TAS firmy miały nieodebrane połączenia wysyłane na pocztę głosową i zwracały później połączenia klientów, ponieważ musieli zajmować się innymi zadaniami, które były bardziej wrażliwe na czas. Natomiast dzięki TAS połączenia mogą być wysyłane bezpośrednio do usługi odbierania NA ŻYWO, aby odbierać połączenia w czasie rzeczywistym. Potrzeby klienta mogą być zaspokojone w odpowiednim czasie, a firma może nadal skupić się na innych zadaniach.
usługa odpowiadania z domu lub z biura: plusy i minusy
jedną z pierwszych decyzji, które musisz podjąć, jest to, czy firma będzie pracować z jednego miejsca, czy wszyscy będą pracować zdalnie. Ze względu na charakter usługi i postęp technologiczny usługi sekretarskie mogą z powodzeniem działać z centralnej lokalizacji, takiej jak budynek biurowy, lub mogą być zdecentralizowane, gdzie operator usługi sekretarskiej może pracować z wielu lokalizacji i często pracować z domu. Istnieją plusy i minusy obu opcji, więc ważne jest, aby ocenić praktyczność, opłacalność i Aspekty prawne obu, aby upewnić się, że startup firmy jest dobrze poinformowany i dobrze wyposażony.
jak uruchomić usługę automatycznej sekretarki z domu
dla firmy startupowej Zezwolenie pracownikom na pracę zdalną jest Onieśmielające, ponieważ istnieje ryzyko, że firma może nie być w stanie funkcjonować tak, jak gdyby wszyscy byli w jednym budynku. Chociaż prawdą jest, że menedżer będzie miał mniejszą kontrolę nad codziennością i będzie musiał praktycznie szkolić pracowników, nie musi to oznaczać, że jakość Twojej firmy będzie brakować. Z właściwego zarządzania i dobrego zrozumienia, jak działa biznes, firma startup może z powodzeniem pracować z domu. Zaletą Twojej firmy pracującej zdalnie jest to, że będzie miała dużą pulę kwalifikujących się pracowników do wyboru, ponieważ nie ma ograniczeń dojazdu. Twoja firma może być również bardziej selektywna, kto jest zatrudniony, na przykład możesz zatrudnić tylko osoby, które mają doświadczenie w branży. Wyeliminowałoby to potrzebę intensywnego szkolenia przy komputerze.
jeśli Twoja firma chce mieć pozytywną synergię, stworzenie środowiska, które kładzie nacisk na komunikację i współpracę zespołową, może pomóc w funkcjonowaniu firmy tak, jakby wszyscy byli w tym samym budynku. Aby móc skutecznie współpracować ze zdalnymi agentami, konieczne jest użycie oprogramowania TAS opartego na chmurze (więcej informacji na ten temat poniżej). System TAS, którego używasz, może również oferować opcję monitorowania i trenowania pracowników podczas odbierania połączeń, co jest przydatną funkcją do ścisłej współpracy z pracownikami pracującymi zdalnie.
jak uruchomić usługę automatycznej sekretarki z biura
praca ze scentralizowanej lokalizacji jest najbardziej preferowaną metodą prowadzenia firmy, ponieważ posiadanie pracowników w jednej lokalizacji pozwala menedżerowi na większą kontrolę nad zapewnieniem jakości, udostępnianiem danych i współpracą między rolami w firmie. W większości przypadków bardziej opłacalne jest również ubezpieczanie ról w firmie, ponieważ nie musisz płacić opłat, miesięcznych prowizji ani prowizji dla strony trzeciej. Minusem pracy w scentralizowanej lokalizacji jest to, że uprawnieni pracownicy są bardziej ograniczeni niż gdyby firma zatrudniała zdalnie. Może to nie być problemem, jeśli znajdujesz się w dużym mieście, ale jeśli firma znajduje się w bardziej wiejskiej okolicy, znalezienie odpowiednich pracowników może być trudne. Jednak zatrudnianie pracowników może ułatwić szkolenie i pomóc im w odbieraniu i odpowiadaniu na połączenia. Decyzja sprowadza się do preferencji menedżera i tego, jaką kontrolę chce mieć na co dzień.
napisz biznes Plan dla swojej usługi telefonicznej
pisząc biznes plan dla Twojej firmy, powinieneś zwrócić się o pomoc do prawnika i księgowego w branży, aby poprowadzić proces decyzyjny w zakresie ochrony prawnej i strategii podatkowej. Prawnik i księgowy będą w stanie określić, który podmiot gospodarczy jest dla ciebie najlepszy. Na przykład:
- LLC (struktura biznesowa, w której właściciele nie są osobiście odpowiedzialni za długi lub zobowiązania firm)
- jednoosobowa działalność gospodarcza (struktura biznesowa, która ma tylko jednego właściciela, który płaci podatek dochodowy od osób fizycznych od zysków uzyskanych z działalności)
- partnerstwo (struktura biznesowa, w której partnerzy dzielą zobowiązania i zyski po równo)
- S-corp (osoba prawna, która decyduje się przekazać dochody, straty, odliczenia i kredyty swoim akcjonariuszom do celów podatkowych)
- C-Corp (osoba prawna odrębna od właścicieli)
w przypadku tego typu działalności rozsądnie byłoby wybrać między LLC, s-corp lub C-corp, ponieważ podmioty te chronią aktywa osobiste przed odpowiedzialnością biznesową. Po podjęciu decyzji o podmiocie księgowy będzie mógł stworzyć podstawę do księgowości, płac i prowadzenia dokumentacji.
twój prawnik i księgowy będą mogli współpracować, aby zapewnić bezpieczeństwo prawne Twojej firmy, ale dla dodatkowych środków zaleca się polisę ubezpieczeniową na błędy i pominięcia. To ubezpieczenie chroni przed pozwaniem firmy przez kogoś na podstawie błędów w odbieraniu telefonu, odbieraniu wiadomości lub przekazywaniu informacji rozmówcy. Będzie to również chronić Twoją firmę w przypadku, gdy pracownik nie dotrze do klienta z pilną wiadomością, co spowoduje utratę biznesu dla klienta. Jeśli Twoja firma chce ubezpieczenia od błędów i zaniedbań, znajdź firmę, która zaoferowała polisę innym służbom odpowiedzialnym, aby firma miała pojęcie o konkretnych potrzebach Twojej firmy.
podstawowy budżet będzie musiał zostać utworzony z szacunkami dochodów, które będziesz chciał pokryć, i szacunkami wydatków, które będziesz chciał przekroczyć. Weź również pod uwagę inwestorów i wszelkie pożyczone pieniądze do budżetu. Szacując punkt progu rentowności, daj więcej niż wystarczająco dużo czasu, aby osiągnąć ten cel, ponieważ wydaje się, że jest znacznie później niż wiele firm planuje. Dzięki biznesplanowi, który obniża dochody, przekracza wydatki i wyznacza dzień progu rentowności w przyszłości, firma ma lepsze wyobrażenie o możliwych stratach do tego czasu. Ponieważ firma zaczyna się rozwijać i otrzymujesz więcej klientów, biznesplan będzie musiał zostać zaktualizowany, aby zrozumieć, gdzie znajduje się wzrost firmy.
reaguj na wszystkie wymagania prawne rozpoczynając usługę odpowiedzi
zarówno prawnik, jak i księgowy będą niezbędnymi aktywami w odpowiedzi na wszystkie wymagania prawne. Najlepiej upewnić się, że księgowy i prawnik mieszka w regionie lub ściśle współpracował w obszarze, który wybierzesz, aby zlokalizować swoją firmę, ponieważ prawdopodobnie istnieją wymagania prawne specyficzne dla tej lokalizacji. Uzyskanie wymaganych zezwoleń i licencji może zająć trochę czasu, ponieważ plany będą musiały zostać przedłożone Radzie Miasta, departamentom stanu i departamentom Federalnym w celu zatwierdzenia lub zmiany. Niektóre podstawowe zezwolenia i licencje, które każda firma startup w Ameryce musi uzyskać, to:
- pozwolenia zdrowotne
- pozwolenia środowiskowe
- Ogólna licencja na działalność gospodarczą
- federalny/Stanowy numer identyfikacji podatkowej
- pozwolenie na podatek od sprzedaży
jeśli Twoja firma zdecyduje się zezwolić pracownikom na pracę w domu, możliwe jest, że twój stan/miasto nadal będzie wymagało standardowych zezwoleń Twojej firmy i większości będzie wymagać pozwolenia na zajęcie domu. Aby upewnić się, że Twoja firma spełnia wszystkie wymagania i przepisy prawne, Sprawdź witrynę Small Business Administration.
podstawowy sprzęt do uruchomienia usługi Sekretarki
sprzęt potrzebny do uruchomienia usługi Sekretarki telefonicznej będzie w dużej mierze zależał od dostawcy oprogramowania i rodzaju konfiguracji, którą chcesz skonfigurować. Przed najnowszym nowoczesnym oprogramowaniem opartym na chmurze, firmy miały oddzielną linię dla każdego klienta. To było bardzo trudne do zarządzania, wyczerpujące i drogie. W dzisiejszych czasach istnieją opcje oparte na chmurze, w których nie będziesz już musiał posiadać drogiego sprzętu lokalnego lub wewnętrznych linii telefonicznych do obsługi usługi automatycznej sekretarki.
niezbędny sprzęt wymagany do korzystania z platformy oprogramowania opartej na chmurze:
- dobre połączenie z Internetem
- komputer dla każdego pracownika podłączony do modemu lub routera
- zestaw słuchawkowy USB lub Bluetooth dla każdego operatora (agenta)
nie będziemy szczegółowo omawiać innych standardowych urządzeń biznesowych, których możesz potrzebować, jeśli używasz TAS z biura, takich jak biurka, krzesła itp., ale będziesz chciał również przemyśleć te elementy w zależności od konkretnej konfiguracji.
oprogramowanie do uruchamiania usługi sekretarskiej
znalezienie odpowiedniego oprogramowania do obsługi sekretarskiej ma kluczowe znaczenie dla sukcesu usługi sekretarskiej. Tradycyjnie usługi odpowiadania wymagały drogiego sprzętu lokalnego i korzystania ze standardowych linii telefonicznych, a wciąż istnieje wiele firm oferujących te przestarzałe rozwiązania. Niektóre inne stały się hybrydowymi rozwiązaniami on-premise / cloud / software-based. Firmy świadczące te usługi często pobierają od 10 000 do 25 000 USD tylko jako opłaty startowe i mogą potrwać do 6 miesięcy. Ponadto mogą wymagać, abyś wyszedł i rozejrzał się po usługach telefonicznych, usługach SMS-owych, numerach telefonów i innych.
na szczęście istnieje tendencja do systemów w pełni opartych na chmurze, takich jak oprogramowanie do obsługi telefonicznej oferowane przez EVS7. W tym przypadku wszystko, co jest potrzebne, to dostęp do strony internetowej wraz z zestawem słuchawkowym i dobrym połączeniem internetowym.
Oto lista ważnych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas zakupów dla dostawcy oprogramowania do obsługi odpowiedzi:
- możliwość szybkiego wyświetlania informacji o kliencie w zależności od tego, kto dzwoni
- intuicyjne skrypty i łatwy w użyciu interfejs
- dostosowywanie ważnych informacji dla każdego klienta
- możliwość szybkiego przesyłania połączeń
- wielokanałowa komunikacja z klientem (np. głos, tekst i e-mail)
- portal zarządzania dla klientów aktualizacja danych klienta
- raportowanie połączeń telefonicznych i śledzenie czasu
- możliwość szybkiego skalowania agentów w górę i w dół
- szybkie wdrażanie i aktualizacje w locie
- fakturowanie i fakturowanie opcje
- opcje All-inclusive i nieograniczone połączenia
oprogramowanie Evs7 Fox Answering Service spełnia każdy z tych elementów, a bezpłatne demo jest dostępne na stronie internetowej.
co następuje po uruchomieniu usługi odpowiadania
po zakupie przez firmę niezbędnego sprzętu, uzyskaniu wszystkich licencji i zezwoleń, zatrudnieniu/przeszkoleniu personelu i rozpoczęciu obsługi klientów, firma musi dążyć do osiągnięcia progu rentowności. Aby to zrobić, firma musi utrzymać obecnych klientów, jednocześnie dążąc do konsekwentnego pozyskiwania większej liczby klientów. Następnie skupiamy się na tym, jak sprawić, aby usługi, marketing i zarządzanie były jeszcze bardziej skuteczne i wydajne w miarę zwiększania skali.
chociaż usługa, którą oferuje Twoja firma, może być odpowiednia do przyjmowania nowych klientów, Twoja firma musi znaleźć obszary do poprawy, aby utrzymać przewagę konkurencyjną. Dlatego Badaj i badaj potrzeby klientów i dostarczaj je na bieżąco.
aby poprawić marketing firmy, korzystaj z platform internetowych do przesyłania blogów, postów informacyjnych i aktualizacji, często, aby zachować większą uwagę w Internecie. Ponadto, znaleźć godne zaufania Search Engine Optimization firmy, aby pomóc rozwijać swoją markę, to będzie warte pieniędzy w dłuższej perspektywie, a Twoja firma będzie czerpać ogromne korzyści z marketingu poprzez technologię wyszukiwarek.
zarządzając firmą, stale obserwuj konkurentów w branży, ucz się od nich i spraw, aby Twoja usługa była bardziej pożądana niż ich. Bądź na bieżąco ze zmianami w branży, aby mieć pewność, że Twoja firma nigdy nie będzie w tyle za aktualizacjami oprogramowania lub nowymi usługami oferowanymi przez inne firmy.
po osiągnięciu progu rentowności spółka będzie mogła spłacić wszelkie pożyczki i inwestorów. Następnie firma będzie wyłącznie czerpać zyski i rozwijać się, kontynuując proces aktualizacji i dostarczania swojej usługi telefonicznej Sekretarki.
Czytaj dalej nasz poradnik Jak założyć wirtualne call center, gdzie znajdziesz również pomocne wskazówki.
Dzieła Cytowane
Dehaan, Peter Lyle. Jak uruchomić telefoniczną usługę automatycznej sekretarki. Coppell, Zaawansowane Zasoby Call Center, 24 Października 2020 R.
ubiegaj się o licencje i zezwolenia. 2020. Złóż Wniosek O Licencje I Zezwolenia. Dostępne pod adresem: < https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits>.
Irs.Gov,2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, akcjonariusze%20fora%20federalna%20taksa%20przypadki. Dostęp 24 Listopada 2020.
2020. Telefoniczne Usługi Sekretarskie / Recepcjahq. Dostępny pod adresem: < https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service>.
Bliźniak, Aleksandra. „Jednoosobowa Działalność Gospodarcza: Co Powinieneś Wiedzieć”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Dostęp 24 Listopada 2020.