jak zaplanować konferencję naukową

Ustaw datę

sugerujemy wybranie daty, która przypada w czasie semestralnym-zawsze można ją przedłużyć później. Nie zapomnij sprawdzić, czy podobne konferencje będą organizowane w tym samym roku, aby uniknąć nakładania się na siebie.

Wybierz temat

jeśli myślisz o zorganizowaniu konferencji naukowej, prawdopodobnie masz już na myśli naprawdę dobry temat. Ale jeśli nie, spróbuj wybrać taki, który wprowadza nowy obrót w popularnym temacie, aby być bardziej pewnym przyciągnięcia mówców, delegatów i uczestników. Zbyt wąska i za mało osób będzie chciało przyjść, zbyt szeroka i twoja konferencja nie będzie wystarczająco skupiona.

Uzyskaj pomoc ze swojej instytucji

jeśli jesteś absolwentem lub pracownikiem, upewnij się, że poinformujesz swoją uczelnię o tym, co robisz! Porozmawiaj z personelem administracyjnym swojego wydziału i zespołem ds. wydarzeń Uniwersytetu, jeśli taki istnieje. Na pewno mają wiele porad i najprawdopodobniej będą gotowi pomóc Ci zorganizować rzeczy.

uzyskaj profesjonalną pomoc

jeśli nie jesteś związany z konkretną uczelnią, sugerujemy uzyskanie profesjonalnej pomocy w zorganizowaniu praktycznej strony rzeczy. Wtedy możesz skupić się na akademickiej stronie rzeczy. Niezależnie od tego, czy jest to wewnętrzny zespół ds. wydarzeń, taki jak ten, który mamy w Senate House, czy planer konferencyjny, ich wskazówki pomogą w planowaniu konferencji płynnie.

Ustaw swój budżet

• budżety mogą wydawać się dość zniechęcające, jeśli wcześniej ich nie obsługiwałeś. Oto kilka najlepszych praktyk zarządzania budżetem na konferencję:
• wiesz, jak zamierzasz zapłacić za wszystko i gdzie pójdą zyski-czy będziesz korzystać z konta Wydziałowego, potrzebujesz specjalnego kodu?
• nigdy nie zgaduj kosztów, zawsze obliczaj wydatki za pomocą aktualnych ofert.
• zawsze zakładaj najgorszy scenariusz, jeśli chodzi zarówno o wydatki, jak i dochody (brzmi to pesymistycznie, ale zapewni szczęśliwe budżetowanie.
• dowiedz się, za co musisz zapłacić z góry, a za co musisz zapłacić po konferencji.
• staraj się osiągnąć zysk, ponieważ może to być wykorzystane do sfinansowania innego wydarzenia.
• upewnij się, że opłaty rejestracyjne i wszelkie fundusze pokrywają twoje wydatki plus ewentualność.
• upewnij się, że opłata rejestracyjna odzwierciedla to, co jest oferowane w danym dniu (szczególnie w przypadku konferencji akademickich, które są dłuższe niż jeden dzień).

jak znaleźć dofinansowanie na konferencje naukowe

dodatkowe dofinansowanie to zawsze dobra rzecz. Oto kilka miejsc, które proponujemy sprawdzić:

• wydziałowe organy finansujące
• Stowarzyszenia tematyczne
• stypendia na rozwój umiejętności podyplomowych
• wydawcy
• Wyższa Szkoła Pedagogiczna
• odpowiednie firmy i organizacje
• firmy komercyjne
• lokalne firmy z powiązaniami do swojej dyscypliny

wskazówka: nie zapomnij utworzyć adresu e-mail konferencji

jeśli chodzi o zadanie nakłonienia ludzi do przemawiania na Twojej konferencji, masz dwie główne opcje. Możesz zaprosić do prezentacji wielkie nazwiska lub osoby z własnej instytucji. Ta ostatnia jest świetną opcją, jeśli chcesz kontrolować program Od początku i jeśli chcesz zasugerować tematy, które obejmują twoi prelegenci. Jednak zaproszeni prelegenci mogą być drogie i często mają bardzo napięty harmonogram. Złożenie zaproszenia do referatu jest kolejnym sposobem na znalezienie prelegentów, a także działa jako marketing dla Twojej konferencji. Oczywiście ta opcja ma również wady, ponieważ nie można kontrolować, kto proponuje artykuł.

jeśli składasz zaproszenie na referaty, sugerujemy, abyś zawsze:

• użyj fałszywych terminów.
• Określ typ akceptowanej prezentacji i liczbę słów.
• Określ, czy szukasz zgłoszeń tylko z określonej dyscypliny.
• wyraźnie zaznacz swoje dane kontaktowe i szczegóły dotyczące sposobu składania prac.

jeśli chodzi o wybór referatów / prelegentów, zawsze upewnij się, że:

• potwierdź swoją akceptację przed wysłaniem odrzuceń.
• Wybierz mówcę, którego praca spodoba się większości odbiorców.
• Przypomnij delegatom o czasie przeznaczonym na ich referat przed konferencją.

nie denerwuj się, jeśli ktoś odpadnie lub poprosi o zmianę dnia dla swojej gazety-takie rzeczy się zdarzają. Zawsze miej listę rezerw, aby to pomieścić.

przygotowanie programu

wraz z wyborem treści należy przygotować program konferencji. Nie lekceważ, ile czasu zajmie przygotowanie tego procesu; jest to jednak trudne zadanie!

najważniejsze praktyczne rzeczy do rozważenia to:

• format: ile masz slotów? Czy będziesz miał pojedyncze pasmo prelegentów lub równoległe sesje? Istnieją plusy i minusy obu, równoległe sesje pozwalają na więcej mówców, ale mogą być frustrujące dla delegatów, jeśli brakuje kluczowych sesji.
• upewnij się, że konferencja jest w dobrym tempie, ale nadal ma wiele przerw na napoje i szanse dla delegatów na spotkania towarzyskie.
• jeśli masz Sesje panelowe, upewnij się, że wyjaśniłeś format sesji i zasady dotyczące czasu z wybranymi panelami.
• kto poprowadzi? Uczynienie ostatniego mówcy przewodnikiem dziennym konferencja to świetny sposób na zapewnienie, że dzień biegnie do czasu.

nie zapomnij wziąć pod uwagę organizacji podróży i czasu podróży delegatów podczas planowania sesji.

zanim ukończysz program, upewnij się, że przejdziesz przez niego z perspektywy uczestników. Wysokiej jakości dokumenty i dobry prelegent to szkielet Twojej konferencji, ale upewnij się, że stworzyłeś wiele możliwości dla uczestników do nawiązywania kontaktów, wymiany pomysłów i zabawy wokół intelektualnych rzeczy.

wybór miejsca konferencji naukowej

wybór świetnego miejsca na konferencję to kolejna ważna część procesu planowania. Oto główne rzeczy do rozważenia:

• Lokalizacja: Wybierz lokalizację, która jest łatwa i wygodna dla osób podróżujących.
• połączenia komunikacyjne: upewnij się, że wybierasz miejsce w pobliżu połączeń transportu publicznego.
• wyposażenie: upewnij się, że miejsce ma aktualną technologię AV i WiFi. Wewnętrzny zespół wsparcia technicznego jest również ogromną pomocą.
• Rozmiar: pamiętaj, ile osób musisz pomieścić, wybierając miejsce; przepełniony lub w połowie pusty pokój nie jest idealny.
• Catering: lokal z własnym cateringiem oznacza jednak jedną rzecz mniej do zorganizowania.
• zakwaterowanie: jeśli konferencja trwa dłużej niż jeden dzień, upewnij się, że w pobliżu znajduje się wiele miejsc noclegowych.

Inne ważne rzeczy do rozważenia…

Bezpieczeństwo-czy potrzebujesz wynająć jakieś zabezpieczenia na swoje wydarzenie?

zakwaterowanie

jeśli twoja konferencja ma trwać dłużej niż jeden dzień, zastanów się, czy musisz zorganizować zakwaterowanie dla któregokolwiek z uczestników. Jeśli nie płacisz za zakwaterowanie, upewnij się, że podasz listę sugerowanych hoteli i B&Bs w różnych przedziałach cenowych.

Catering

nie zapomnij o specjalnych wymaganiach dietetycznych podczas organizowania jedzenia. Zawsze zalecamy próbkowanie menu, aby zapewnić jakość.

ceny i bilety

jeśli chodzi o ceny, chcesz pokryć swoje koszty, ale uważaj na zbyt wysokie opłaty za bilety.

jeśli planujesz sprzedaż biletów na konferencję online, Oto kilka kluczowych kwestii, które powinieneś wziąć pod uwagę przy wyborze platformy biletowej online:

upewnij się, że jest…

• łatwy w użyciu-idealnie uczestnicy powinni mieć możliwość rejestracji i zakupu biletów na tej samej stronie
• konfigurowalny-dzięki czemu możesz stworzyć niestandardową stronę dla swojej konferencji (powinieneś również mieć niestandardowy adres URL)
• przyjazny dla urządzeń mobilnych-ponieważ ludzie są tak samo skłonni rejestrować się za pośrednictwem telefonu komórkowego, jak na komputerze

upewnij się, że ma…

• dobra Obsługa klienta
• dobre narzędzia do raportowania i przechwytywania danych – dzięki czemu możesz łatwo śledzić, ile rejestracji / biletów zostało sprzedanych
• Wiele opcji cenowych-świetne do ustawiania różnych poziomów cenowych i oferowania różnych typów biletów

pamiętaj, że chcesz, aby powiedzenie ” tak ” było tak szybkie i łatwe, jak to możliwe, więc uwzględniaj Tylko niezbędne pola w procesie rejestracji. Dobrą praktyką jest wyznaczanie delegatom terminu, w którym mogą wycofać się z konferencji i otrzymać zwrot pieniędzy.

Wskazówki dotyczące sprzedaży biletów-oferty specjalne i rabaty

oferowanie ofert specjalnych (szczególnie w przypadku rezerwacji grupowych) i rabatu wczesnego ptaszka to świetny sposób na zapewnienie stałej sprzedaży biletów.

jak wypromować swoją konferencję akademicką

do tej pory ciężko pracowałeś nad organizacją konferencji akademickiej; teraz chcesz mieć pewność, że ciężka praca się opłaci poprzez zdobywanie miejsc. Ważne jest, aby wcześnie zacząć promować swoją konferencję. Twój program nie musi być sfinalizowany, zanim zaczniesz się o tym informować.

wiadomości:

Twoje wiadomości powinny być jasne, atrakcyjne i oparte na korzyściach. Zawsze podawaj temat, miejsce i czas, a także wskazuj, dla kogo jest konferencja.

obrazy

obrazy wysyłają silniejszy komunikat o Twoim wydarzeniu niż jakiekolwiek mądre słowa kiedykolwiek mogłyby. Więc upewnij się, że wybierasz je ostrożnie!

wezwanie do działania

upewnij się, że wezwanie do działania jest oczywiste i widoczne na wszystkich materiałach marketingowych.

jak promować swoją konferencję online

istnieje wiele metod, zarówno online, jak i offline, których możesz użyć do promowania swojej konferencji akademickiej. Możliwości promocji można podzielić na trzy główne kategorie: owned media, earned media I paid media. Korzystanie z mieszanki wszystkich trzech jest najlepszym sposobem, aby naprawdę krzyczeć o swoim wydarzeniu do swoich rówieśników.

posiadane media (kanały, które bezpośrednio posiadasz lub kontrolujesz)

korzystanie z wszelkich kanałów, które posiadasz (takich jak strona internetowa, blog lub Lista mailingowa) w celu promowania swojej konferencji jest dobrym pomysłem, ponieważ nie potrzebujesz pozwolenia i jest bezpłatne.

Earned media

Earned media to każda bezpłatna promocja hostowana na witrynie innej firmy. Promowanie swojej konferencji naukowej poprzez earned media daje Ci możliwość dotarcia na rynek do znacznie szerszej publiczności niż bezpośredni krąg wpływów.

Earned media channels to consider include:

media społecznościowe

ważne jest, aby być autentycznym, angażującym i przejrzystym, jeśli chcesz przyciągnąć uwagę ludzi w mediach społecznościowych. Wybierz witrynę społecznościową, z której korzysta większość odbiorców, aby skupić się na swoich wysiłkach, a nie uruchamiać wiele stron społecznościowych dla swojego wydarzenia. Jest to ważne z dwóch powodów: po pierwsze, zachęca do większej interakcji w jednym miejscu i po drugie, prowadzenie konta w mediach społecznościowych jest bardzo czasochłonne. Jeśli jesteś gotów poświęcić czas, jest to naprawdę satysfakcjonujący sposób na promowanie swojej konferencji naukowej. Nasze zasady 28 dotyczące marketingu Twojego wydarzenia na Twitterze (dodaj hiperłącze) to świetne miejsce, aby uzyskać więcej porad.

blogerzy i wpływowi

jeśli masz dobre relacje z blogerami lub wpływowymi w swojej branży, być może pomogą Ci promować Twoje wydarzenie. Nie kontaktuj się z blogerami po raz pierwszy wyłącznie w celu zachęcenia ich do promowania Twojego wydarzenia. Znacznie ładniejszy sposób na budowanie relacji może być coś takiego jak zapraszając ich za darmo.

płatne media

płatne media może mniej przyjazne dla budżetu, ale jest to znacznie bardziej efektywny sposób na promocję Twojego wydarzenia. Płatne kanały multimedialne do rozważenia obejmują:

• reklama PPC – możesz skonfigurować reklamy tekstowe pay-per-click za pomocą wyszukiwarek Google i Bing, aby kierować je do osób poszukujących konferencji naukowych lub terminów związanych z twoim kierunkiem studiów.
• Display-możesz również tworzyć reklamy wizualne, które są wyświetlane w sieci Google dla stron internetowych. Możesz filtrować rodzaje witryn, na których Google wyświetla Twoje reklamy, na podstawie wielu czynników, aby upewnić się, że docierasz do właściwych osób.
• posty sponsorowane (w mediach społecznościowych i na innych stronach internetowych)
• Reklama w czasopismach naukowych

Inne narzędzia promocyjne

nie zapomnij stworzyć plakatów na konferencję naukową, aby rozpowszechnić informacje o swojej instytucji.

zdobywanie dużych nazwisk do udziału

jeśli chcesz przyciągnąć najlepszych uczonych na swoją konferencję, upewnij się, że zaczniesz ją promować z dużym wyprzedzeniem. Ważne jest również, że masz silny program, a także czerpanie korzyści z uczestnictwa w konferencji naukowej jest naprawdę jasne w całym marketingu.

jak prowadzić konferencję naukową

najważniejszą radą, jaką możemy Ci dać na temat prowadzenia konferencji naukowej, jest: nie próbuj robić wszystkiego sam. Skorzystaj z pomocy zespołu eventowego swojej instytucji lub zorganizuj zespół wolontariuszy. Będziesz bardzo zajęty przed konferencją, więc spróbuj delegować zadania, takie jak prowadzenie punktu rejestracji i przygotowywanie pakietów konferencyjnych.

upewnij się, że nie zapomniałeś zorganizować:

• Pakiety rejestracyjne
• odznaki imienne
• herbata i kawa

w dniu:

• przyjedź wcześniej
• zapoznaj się z budynkiem
• sprawdź, czy masz wystarczająco dużo krzeseł
• sprawdź, czy masz wystarczająco dużo herbaty i kawy.
• sprawdź, czy Twoje oprogramowanie jest kompatybilne z lokalami
• Przynieś kopie zapasowe dla wszystkich technologii (pamięci USB, zapasowe wtyczki, kable itp.)
• Przedstaw się każdemu personelowi wewnętrznemu
• śledź czas
• oddychaj, Zrelaksuj się i ciesz się wysiłkami swojej ciężkiej pracy.