Nie będę cię okłamywał: ten artykuł ciężko było napisać, bo to taki suchy temat. Ale nadal uważam, że powinieneś zdawać sobie sprawę z roli, jaką mają założenia w projektach. Zrozumienie ich wpływu pomoże Ci uniknąć typowych zagrożeń projektowych.
przyjrzyjmy się więc, jakie są założenia projektu i dlaczego zasługują na twoją uwagę.
jakie są założenia projektu?
założenia projektu to pewne rzeczy, które uważamy za prawdziwe, które mają wpływ na sposób, w jaki planujemy lub zarządzamy projektem (patrz definicja PMI). Uważamy te czynniki za prawdziwe, aby dać nam podstawę do planowania. Jeśli nie mogliśmy być niczego pewni, nie mogliśmy przewidzieć czasu trwania i kosztów naszego projektu.
założenia mogą dotyczyć różnych obszarów, w tym naszej własnej roli i odpowiedzialności, odpowiedzialności naszego klienta, regulacji prawnych, potrzeb klienta, a także przyszłych zdarzeń, które spodziewamy się mieć miejsce.
Cholera, to było dużo abstrakcyjnego bełkotu.
wyjaśnijmy to na kilku praktycznych przykładach:
praktyczne przykłady założeń projektu
na tych przykładach najlepiej zrozumiesz koncepcję założeń:
- założenia dotyczące umiejętności: omawiasz projekt wymiany systemu informatycznego z potencjalnym klientem. CIO klienta informuje, że ma „bardzo doświadczony” zespół IT, który wykonał „setki migracji”. W związku z tym zgadzasz się z klientem, że sam przeprowadzi migrację danych. Klient jest zadowolony, że może zaoszczędzić koszty.
- założenia planowania: członkowie zespołu projektowego są również zaangażowani w inny projekt. Dlatego zaplanowałeś kluczowe działania (np. podróże służbowe), aby nie kolidowały z innym projektem. Przy planowaniu i alokacji zasobów Zakładamy, że inny projekt będzie zgodny z pierwotnym harmonogramem.
- założenia kosztowe: na projekt budowlany kupujesz w maju 5 ton cementu, a w październiku kupisz ponownie tę samą ilość. Zakładasz, że cena cementu pozostanie stabilna w ciągu najbliższych miesięcy.
- założenia dotyczące otoczenia prawnego: aby stworzyć atrakcyjną ofertę dla Twojego klienta, planujesz zatrudnić zagranicznych pracowników tymczasowych z Indii do pracy w biurze Klienta na kilka miesięcy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i imigracyjnego jest to możliwe. Zakładasz, że zasady prawne pozostaną takie same w trakcie tego 24-miesięcznego projektu, co znajduje odzwierciedlenie w planie projektu i budżecie opartym na niższych kosztach pracy.
dlaczego założenia projektu tykają bomby czasowe
przeglądając przykłady, prawdopodobnie zauważyłeś problem z założeniami: jeśli okażą się błędne lub jeśli zmieni się środowisko, Twój projekt może wpaść w poważne kłopoty.
Weźmy powyższy przykład zatrudniania zagranicznych pracowników:
- zakładał Pan, że (tańszy) Personel zewnętrzny będzie wykonywał pracę. W związku z tym szacunki kosztów są znacznie niższe niż w scenariuszu z udziałem pracowników domowych. Jeśli rząd teraz zdecyduje się zakazać zagranicznych pracowników tymczasowych, masz duży problem.
- będziesz musiał dostarczyć do klienta, ale będziesz musiał użyć (droższego) personelu domowego, który zarabia 3-5x więcej niż pracownicy z Indii. W końcu stracisz na projekcie. Jeśli jesteś dużą firmą, to nie zaszkodzi ci zbytnio. Ale jeśli jesteś małym wykonawcą, nawet jeden taki projekt może zakończyć twój biznes.
koszt to tylko jedna z konsekwencji oparcia prac na błędnych założeniach. W innych przypadkach zakres projektu może eksplodować (jest to tzw. pełzanie zakresu) lub projekt może napotkać poważne opóźnienie.
przeczytaj moje wskazówki, jak uniknąć opóźnień w projekcie
dostrzegaj założenia, zanim spowodują problemy
. Zawsze rzucaj wyzwanie założeniom stawianym przez innych i bądź świadomy założeń, które sam stawiasz (jest to jeszcze trudniejsze). Potrzeba trochę umiejętności i praktyki, aby zauważyć, kiedy ludzie podejmują założenia, ale proszenie o dowody na pomysł lub oświadczenie jest zawsze dobrym punktem wyjścia do odkrycia potencjalnych założeń.
na koniec chcę wskazać jedną technikę, która jest pomocna w identyfikacji założeń. Jest to stworzenie listy założeń wraz z zespołem projektowym-w zasadzie sesja burzy mózgów z zaangażowanymi osobami.