czy czujesz się sfrustrowany skomplikowanymi procesami, które wydają się uciążliwe, ręczne i powolne? Chcesz przyspieszyć zwrot z inwestycji dzięki inicjatywom cyfrowym?
mapowanie procesów biznesowych jest ważnym pierwszym krokiem w realizacji celów cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.
widziałem, jak inicjatywy zmian obejmujące transformację cyfrową kończą się sukcesem, a kończą niepowodzeniem. Porozmawiajmy o tym, dlaczego mapowanie procesów jest ważnym krokiem, aby uniknąć awarii, jak wpływa na budżety i jak rozpocząć tworzenie pierwszej mapy procesów.
w USA mamy powiedzenie: „Jeśli nie jest zepsuty, nie naprawiaj go.”Prawda jest taka, że prawdopodobnie masz wiele procesów w swojej organizacji, które nie są dosłownie zepsute, ale są całkowicie nieefektywne i powstrzymują Twoją firmę przed wyższymi przychodami, zyskami, satysfakcją klienta i szczęściem pracowników.
Co To jest mapowanie procesów biznesowych? Dlaczego jest to ważne?
mapowanie procesów biznesowych polega na wizualizacji procesów pracy zespołu lub organizacji w celu usprawnienia całego procesu i znacznego skrócenia czasu cyklu lub usunięcia drobnych usprawnień i zbędnych kroków.
najczęstszymi przykładami mapowania procesów biznesowych są schematy blokowe lub diagramy przepływu pracy, z uwzględnieniem wszystkiego, od Wejść i wyjść, punktów zatwierdzania i decyzji warunkowych, do dokumentów wprowadzanych lub modyfikowanych, do przypomnień dla interesariuszy i innych.
(znaleziony na conceptdraw.kom)
poziom szczegółowości mapy procesów zależy od ilości nieefektywności i kosztów, które chcesz ponieść.
jednym z powodów, dla których ważne jest mapowanie procesów przed wdrożeniem szybkich zmian, które są dla ciebie oczywiste, jest to, że sam proces szkicowania przepływu pracy łączy wielu interesariuszy. Kiedy wprowadzasz innych członków zespołu do mapowania procesów, masz większe szanse upewnić się, że każdy krok jest pokrywany, każdy koszt jest rejestrowany, a każda decyzja jest również nakreślona. Wszyscy są na pokładzie.
innym powodem, dla którego mapowanie procesów jest ważne, jest to, że pozwala to zidentyfikować wszystkie koszty bieżącego stanu, dzięki czemu można zidentyfikować koszty związane z dotarciem do pożądanego stanu.
jak mapowanie procesów wpływa na budżety
wykonywanie pracy w sposób, w jaki jest obecnie wykonywane, może wiązać się z ciężkimi kosztami — na przykład kosztami pracy, kosztami drukowania lub kosztami wysyłki — i zawsze wiążą się z tym miękkie koszty — na przykład czas spędzony na wykonywaniu poszczególnych zadań, czas spędzony na ponownym wprowadzaniu danych z wykonanej pracy, Czas spędzony na ocenie danych i podejmowaniu decyzji itp. Wreszcie istnieją koszty alternatywne-na przykład zdolność (lub brak zdolności) do podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym w oczekiwaniu na raportowanie ukończonych prac.
oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) może pomóc w identyfikacji twardych kosztów w środowiskach produkcyjnych i produkcyjnych. Koszty miękkie są jednak trudniejsze do zidentyfikowania w ten sposób, a mimo to są one kluczowym elementem wpływania na dolary budżetowe przeznaczone na inicjatywy transformacji cyfrowej, w których procesy zostaną znacznie usprawnione.
wyobraź sobie dzielenie się z kierownikiem działu lub sponsorem wykonawczym, że zidentyfikowałeś każdy krok w procesie, a aktualny koszt wykonania całego procesu jednorazowo kosztuje 17 000 USD. Powiedzmy, że proces ten odbywa się 100 razy w roku. Proces ten kosztuje organizację 1 700 000 USD rocznie.
teraz wyobraź sobie, że możesz przedstawić alternatywne podejście, które może kosztować 80 000 USD, ale usunie 4 000 USD z tego procesu za każdym razem, gdy jest wykonywany. To inwestycja 80 000 USD, aby zaoszczędzić 400 000 USD lub zwrot 5x.
w ten sposób mapowanie procesów wpływa na budżety.
Jak zbudować pierwszą mapę procesu
- Zidentyfikuj konkretny przepływ pracy, który jest ręczny, może oparty na papierze lub obejmuje wiele kroków przed zakończeniem (na przykład obszerną pracę lub dokumenty wymagające przeglądu i/lub zatwierdzenia). Nadaj temu procesowi prostą nazwę.
- z zespołem, burza mózgów każdy etap procesu zaangażowany:
- co inicjuje proces? Kto jest zaangażowany w proces? Kto podejmuje decyzję? Kto ocenia pracę dla jakości? Kto wprowadza dane z pracy? Kto zaznacza dzieło jako ukończone? Kto archiwizuje lub dotyka dokumentów związanych z pracą?
- zawierają wartości dodanej i nie wartości dodanej kroki, które wymagają czasu i / lub decyzji.
- umieść każdy krok w odpowiedniej kolejności.
- Wyróżnij „punkty przerwania” lub wąskie gardła w procesie:
- kroki, w których Proces jest wstrzymany z powodu innych oczekujących na raportowanie procesu jako ukończonego lub ukończonego dokumentu.
- kroki, w których Proces jest wstrzymany z powodu jednej osoby potrzebującej przeglądu jakości wykonywanej pracy.
- kroki, w których występuje duplikat pracy – dane są ponownie wprowadzane, dokumenty są ponownie skanowane.
- Oblicz koszt każdego kroku w kosztach twardych lub miękkich / kosztach pracy.
- projektuj roczne koszty w oparciu o częstotliwość procesu w ciągu jednego roku podatkowego.
mapowanie procesów jest ważnym pierwszym krokiem w procesie transformacji cyfrowej. Nie wymaga drogiego oprogramowania ani nie zobowiązuje do zmiany procesu, ale może zapewnić kluczowy wgląd finansowy. Będziesz musiał zdobyć zaangażowanie zespołu, zabezpieczyć budżet, sponsoring wykonawczy i spełnić swoje cele dotyczące przekształcania ręcznych procesów w cyfrowe w celu bardziej usprawnionego i wydajnego biznesu.
