Księgowość międzyfirmowa, jak to działa?

Księgowość Międzyfirmowa to złożona dziedzina dla wszystkich zaangażowanych firm. Ale co to dokładnie oznacza? Jakie są różne kroki do naśladowania i standardy do przestrzegania? W jaki sposób można zoptymalizować te procesy?

Rachunkowość Wewnątrzfirmowa jest zdefiniowana jako wszystkie transakcje finansowe i handlowe przeprowadzane i rejestrowane między różnymi podmiotami jednej grupy lub korporacji, a także „eliminacja” tych przepływów na koniec roku obrotowego.

Rachunkowość Wewnątrzfirmowa jest istotna dla wszystkich spółek posiadających zewnętrzne organy lub spółki zależne za granicą. W większości jurysdykcji sporządzanie skonsolidowanych sprawozdań finansowych dla przepływów między spółkami jest wymogiem dla spółek o określonej wielkości. Obejmuje to przegląd transakcji, które są zarówno wzajemne (transakcje między spółkami lub „interco”, ponieważ są one powszechnie znane), jak i nieodwracalne.

ten artykuł dotyczy różnych etapów związanych z rachunkowością wewnątrzfirmową, od konsolidacji rachunkowości i rodzajów Zwykle przetwarzanych transakcji, po różne rozbieżności, które mogą pojawić się podczas uzgadniania kont.

czym jest konsolidacja rachunkowości?

w ramach grupy lub korporacji różne spółki i spółki zależne mają tendencję do wymiany towarów i usług między sobą. Przepływy te są powszechnie określane jako transakcje wewnątrz grupy. W kontekście rachunkowości wewnątrzfirmowej konsolidację definiuje się jako mechanizm, za pomocą którego grupa anuluje transakcje dokonane między jej różnymi podmiotami. Celem jest połączenie sprawozdań finansowych spółki dominującej i jej spółek zależnych, co pozwala na przedstawienie dokładnego bilansu i rachunku zysków i strat, które odzwierciedlają sytuację finansową Grupy jako całości.

im większa grupa, tym bardziej skomplikowany staje się proces konsolidacji księgowej. Rozbieżności pojawiają się szczególnie w okresie uzgadniania rachunków

przyczynami tych rozbieżności księgowych są m.in.:

• coraz krótsze terminy realizacji zamówień, które mogą się różnić w zależności od oddziału.
• potrzeba identyfikacji transakcji jednostronnych między spółką dominującą a jej spółkami zależnymi, czasami żmudny proces.
• spółki zależne zlokalizowane za granicą rejestrują swoje transakcje w lokalnej walucie, co może skomplikować proces uzgadniania.

w świetle tych przeszkód, dyrektorzy finansowi, skarbnicy i inni specjaliści od księgowości muszą znaleźć rozwiązania upraszczające i usprawniające działania konsolidacyjne. W praktyce może to oznaczać standaryzację procedur księgowych w różnych spółkach zależnych grupy lub korporacji oraz cyfrową transformację funkcji finansowo-księgowych grupy.

ale jakie są rodzaje transakcji wewnątrzfirmowych? Jaka jest najlepsza procedura, aby zapewnić sprawną i skuteczną konsolidację rachunkowości?

jakie transakcje są związane z konsolidacją rachunkowości?

istnieją dwa rodzaje transakcji wewnątrz grupy:

• transakcje wzajemne(transakcje między spółkami lub między spółkami)
  odpowiednia kwota znajduje się na rachunkach innej spółki w ramach grupy.
• transakcje bez wzajemności
  odpowiednia kwota nie jest możliwa do zidentyfikowania w księgach rachunkowych innej spółki w ramach grupy, ale transakcja nadal musi zostać wyeliminowana.

poniżej znajdują się najczęściej obserwowane transakcje wewnątrzgrupowe:

eliminacja transakcji wzajemnych (lub interco) jest teoretycznie prosta, ponieważ kwota określona jako należność w księgach rachunkowych jednej spółki w grupie jest traktowana jako dług w księgach rachunkowych innej spółki. Skonsolidowany rachunek zysków i strat nie ulega zmianie po zakończeniu procesu likwidacji.

eliminacja transakcji jednostronnych jest odrębna, ponieważ odpowiednia kwota nie jest możliwa do zidentyfikowania w księgach rachunkowych innej spółki w grupie. Skonsolidowany rachunek zysków i strat jest zatem zmieniany po zakończeniu procesu likwidacji.

ale jak zidentyfikować transakcje? Gdzie rozpoczyna się proces konsolidacji? Jakie metody można zastosować, aby zapewnić wiarygodność wyciągów z konta?

jakie są różne kroki związane z konsolidacją?

konsolidacja rachunkowości rozpoczyna się od mapowania z „zakresu konsolidacji”. Dotyczy to jednostek wchodzących w skład grupy, które mają być uwzględnione przy sporządzaniu skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy. Jej zasięg zależy od kontroli spółki dominującej nad jej spółkami zależnymi. Po określeniu zakresu należy sporządzić spis transakcji wzajemnych, które mają zostać wyeliminowane, a także uzgodnić rachunki w celu stwierdzenia prawdziwości i zgodności wszystkich dokonanych transakcji.

mapowanie zakresu konsolidacji

włączenie jednostek zależnych do zakresu konsolidacji zależy od poziomu kontroli jednostki dominującej nad jednostką zewnętrzną. Jeśli utrzymuje więcej niż 50% praw głosu w spółce, włączenie tej spółki do zakresu konsolidacji jest koniecznością. Wynika to z faktu, że takie prawa głosu przypisują spółce dominującej ogólną odpowiedzialność za politykę finansową i operacyjną spółki zależnej.

sporządzanie spisu transakcji wewnątrzgrupowych

spis-drugi etap konsolidacji rachunkowości – polega na zbieraniu wszystkich danych dotyczących transakcji wzajemnych i niepowiązanych wewnątrzgrupowych. Jest to pierwszy krok do ich anulowania. W tym miejscu konieczne jest również ustalenie progu istotności, poniżej którego wszelkie błędy sprawozdawcze nie naruszają wiarygodności odpowiednich sprawozdań finansowych.

próg istotności jest regulowany przez zestaw standardów zawodowych i szereg najlepszych praktyk. Chociaż może się różnić w zależności od branży, progi ogólnie uważane za istotne to:

• od 1% do 3% dla obrotu.
• od 1% do 5% dla kapitałów własnych akcjonariuszy.
• od 5% do 10% dla bieżącego dochodu netto.

uzgadnianie kont

konsolidacja rachunkowości wymaga również wypełnienia pakietu sprawozdawczego. Zawiera listę różnych transakcji podejmowanych przez spółki w ramach grupy, co umożliwia przeprowadzenie analizy porównawczej i uzgodnienie sprawozdań finansowych. To ostatnie odnosi się do porównania dwóch wzajemnych rachunków lub oceny przepływów jednostronnych, których ostatecznym celem jest ustalenie prawdziwości i zgodności zidentyfikowanych kwot.

pogodzenie przepływów między spółkami może być męczące i czasochłonne. Aby to zrobić dobrze, specjaliści ds. księgowości w każdej z różnych spółek zależnych grupy muszą ściśle współpracować ze swoimi odpowiednikami, zgodnie z szeregiem uzgodnionych procesów w całej grupie. W fazie pojednania ważne jest ustalenie:

• precyzyjne metody wymiany istotnych danych księgowych.
• ścisły harmonogram wymiany odpowiednich danych księgowych.
• jasne procedury identyfikacji i rozwiązywania wszelkich rozbieżności.

centralizacja procesów jest prostsza w mniejszych grupach i staje się nieskończenie bardziej złożona, gdy istnieje wysoki poziom transakcji wewnątrz grupy. Jeśli chodzi o te ostatnie, wymagane jest rygorystyczne zarządzanie w każdej spółce zależnej.

jednak bez rygorystycznych procedur współpracy mogą pojawić się rozbieżności księgowe. Jak więc można je rozwiązać? W istocie, jak można ich całkowicie uniknąć i jak usprawnić proces księgowy?

dlaczego pojawiają się rozbieżności księgowe i jak je rozwiązać

aby rozwiązać rozbieżności księgowe między przedsiębiorstwami, należy zoptymalizować proces uzgadniania, rozważyć rozwiązania w zakresie zabezpieczenia walutowego i przyjąć bardziej ujednolicone podejście do zarządzania na poziomie grupy.

najczęstsze rozbieżności w księgowości międzyfirmowej wynikają często z następujących czynników:

• różne terminy zapisywania istotnych danych księgowych w poszczególnych jednostkach zależnych.
• różne terminy zamknięcia.
• transakcje wewnątrzfirmowe w walutach obcych, których kurs zmienia się między datą transakcji a datą uzgadniania.

niektóre ze sposobów, w jakie grupa może wyeliminować powstałe rozbieżności, obejmują konfigurację:

• odgórne zarządzanie księgowością, narzucanie ścisłych terminów procesu uzgadniania kont we wszystkich spółkach zależnych.
• Moduły uzgadniania międzyfirmowego jako uzupełnienie istniejącego oprogramowania konsolidacyjnego. Mogą one zautomatyzować proces uzgadniania w całej grupie, korzystając ze wspólnej bazy danych udostępnionej przez wszystkie spółki zależne.
• platformy lub usługi umożliwiające ustalanie stałego kursu wymiany walut, szczególnie przydatne w przypadku transakcji wewnątrz grupy denominowanych w walutach obcych.

oprogramowanie konsolidacyjne jest obecnie niezwykle rozpowszechnione, ale dodatkowe moduły, które automatyzują i centralizują uzgadnianie, nie są tak powszechnie stosowane, mimo oczywistych zalet. To samo można powiedzieć o rozwiązaniach zabezpieczających walutę, takich jak Kontrakty terminowe walutowe, które umożliwiają ustalenie stałego kursu walutowego na określony okres czasu, ułatwiając w ten sposób uzgadnianie rachunków denominowanych w walutach obcych.

w tak złożonej dziedzinie, jak księgowość międzyfirmowa, optymalizacja procesów i transformacja cyfrowa są niezbędne do spełnienia wymogów regulacyjnych nałożonych na przedsiębiorstwa, jednocześnie poprawiając ich efektywność operacyjną.

konsolidacja Księgowości jest jednym z głównych wyzwań rachunkowości wewnątrzfirmowej. Choć często złożony, jest on obowiązkowy dla grup lub korporacji o określonej wielkości i wymaga dbałości o szczegóły i optymalizacji, jeśli ma zapewnić dokładny obraz sytuacji finansowej Grupy.

proces konsolidacji obejmuje kilka etapów, od określenia zakresu konsolidacji po sporządzenie spisu transakcji wewnątrz grupy i uzgodnienie rachunków grupy. Podobnie jak w przypadku każdego okresu zamknięcia, mogą pojawić się rozbieżności, ale istnieją rozwiązania cyfrowe, które ułatwiają ich przetwarzanie i radzenie sobie z nimi.

ostatecznie procesy księgowe stosowane przez grupę zależą od wielu czynników, od położenia geograficznego grupy do liczby zaangażowanych przedsiębiorstw. W przypadku grup posiadających spółki zależne, których waluta księgowa różni się od waluty konsolidacyjnej, warto rozważyć rozwiązania zabezpieczające, ponieważ pomagają w prostszym przetwarzaniu transakcji wewnątrz grupy i przyczyniają się do optymalizacji przepływów pieniężnych w wielu walutach.