offboarding pracowników to formalny proces separacji, którego Twoja firma może użyć do adresowania pracowników, którzy opuszczają firmę poprzez rezygnację, zwolnienia, wypowiedzenie lub emeryturę. Obejmuje on szereg kroków mających na celu przeniesienie wiedzy pracowników i obowiązków zawodowych, dezaktywację haseł i praw dostępu, przekazanie sprzętu i zebranie informacji zwrotnych podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
Offboarding dla pracowników polega na odzyskiwaniu sprzętu należącego do firmy, takiego jak komputery, identyfikatory i telefony. Obejmuje również zapobieganie problemom z bezpieczeństwem komputera poprzez dezaktywację haseł i ograniczenie dostępu do sieci do systemów firmowych, aby zapobiec kradzieży lub niewłaściwemu wykorzystaniu danych. Offboarding pracowników zapewnia również terminowe i dokładne przetwarzanie ostatecznego wynagrodzenia.
aby uzyskać pełną listę kroków, sprawdź listę kontrolną offboardingu poniżej.
jakie są korzyści offboardingu dla Twojej firmy?
kiedy pracownik odchodzi, naraża Twoją firmę na kilka sposobów. Przestrzeganie formalnej listy kontrolnej offboardingu pracownika zapewnia, że Twoja firma może czysto zakończyć relację z wychodzącym pracownikiem.
poprawa bezpieczeństwa
właściwy offboarding pomaga zapewnić bezpieczeństwo, zapobiegając nieautoryzowanemu dostępowi do krytycznych informacji i danych. Ograniczając dostęp do firmowych stron internetowych, dokumentów wewnętrznych i oprogramowania stron trzecich, Użytkownik zapewnia poufność informacji firmy. Offboarding zapobiega również kradzieży lub niewłaściwemu wykorzystaniu sprzętu wydanego przez firmę.
może to być szczególnie ważne, jeśli pracownik zostanie zwolniony lub zwolniony. Wyobraź sobie potencjalny wpływ na przychody Twojej firmy, jeśli zwolniony sprzedawca pobiera pełną listę swoich perspektyw, a następnie podejmuje nową pracę u konkurenta.
zapobiega również sytuacjom, w których niezadowolony pracownik może uniemożliwić współpracownikom dostęp do krytycznego oprogramowania lub dostępu do sieci – na przykład gdy inżynier sieci w San Francisco odmówił przekazania swoich haseł sieciowych i zablokował swoich współpracowników poza siecią miasta. W tym przypadku inżynier był zmuszony zapłacić 1,5 miliona dolarów restytucji, z czego większość miała zrekompensować jego pracodawcy wysiłki na rzecz przywrócenia dostępu do sieci.
posiadanie formalnego procesu offboardingu pomoże zapobiec takim sytuacjom.
instytucjonalny transfer wiedzy
kiedy pracownik odchodzi, lata doświadczenia i wiedza instytucjonalna często wychodzą z nimi za drzwi. Ten „drenaż mózgów” może mieć znaczący wpływ na codzienne operacje. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku pracowników z wieloletnim stażem z lat (a nawet dziesięcioleci) wiedzy plemiennej na temat Twojej firmy, która nie jest zapisana w formie pisemnej.
ważne jest, aby Twoja firma miała formalne procedury dokumentowania i przekazywania wiedzy pozostałym pracownikom, aby zminimalizować zakłócenia spowodowane rotacją pracowników. Formalna dokumentacja pozwala firmie działać tak płynnie, jak to możliwe po odejściu pracownika i może przyspieszyć wdrożenie pracownika zastępczego na to stanowisko.
szczera, konstruktywna opinia
właściwe wywiady wyjazdowe są również ważną częścią offboardingu, szczególnie dla pracowników, którzy wyjeżdżają dobrowolnie. Uzyskanie szczerej informacji zwrotnej podczas rozmowy kwalifikacyjnej może pomóc lepiej zrozumieć zarówno pozytywne, jak i wyzwania, przed którymi stoi Twoja firma, dzięki czemu możesz próbować stale poprawiać zadowolenie pracowników i zmniejszać dodatkowe obroty.
rozmowy kwalifikacyjne mogą również ujawniać problemy, o których właściciele firm i zespoły HR mogą nie być świadomi. Podczas gdy obecni pracownicy mogą być ostrożni w omawianiu takich rzeczy, jak słabi menedżerowie, problematyczni współpracownicy lub wady strategii biznesowej, pracownik, który opuszcza firmę, nie ma już motywacji do zachowania tych informacji dla siebie.
rozmowa kwalifikacyjna daje również szansę na lepsze zrozumienie pozytywnych aspektów pracy dla Twojej firmy. Wiedza o tym, co jest ważne dla pracowników — i jakie wysiłki są skuteczne-pomoże Ci zweryfikować bieżące inicjatywy, dzięki czemu możesz nadal ulepszać kulturę firmy.
staraj się podejść do wywiadów wyjściowych ze spokojnymi, otwartymi pytaniami zaprojektowanymi tak, aby uzyskać szczerą opinię – nawet dla pracowników, którzy wydawali się zbyt negatywni lub mogą wyjeżdżać w wątpliwych okolicznościach. Poważne potraktowanie opinii może pomóc w poprawie kultury firmy, a także może pomóc w utrzymaniu otwartych drzwi dla wysokiej jakości pracowników, którzy mogą wrócić do firmy w przyszłości.
ważne jest, aby wyraźnie informować o odejściu pracownika. Może to zapobiec rozprzestrzenianiu się fałszywych plotek, które mogą wpływać na morale pozostałych pracowników i pomaga rozwijać kulturę otwartości, która prowadzi do poprawy satysfakcji pracowników.
dokładne listy płac i dokumenty
będziesz również musiał sfinalizować listy płac i wypełnić inne dokumenty wyjścia. Otrzymanie formalnej rezygnacji jest ważne i musisz upewnić się, że odpowiednio zaktualizowałeś swój system płacowy. W niektórych przypadkach pracodawcy, którzy tego nie zrobią, kończą nieświadomie płacąc pracownikom w błędzie, na przykład w przypadku pracownika, który zebrał ponad $250,000 po zwolnieniu.
rozmowa kwalifikacyjna powinna obejmować szybką dyskusję na temat czasu i kwoty ostatniej wypłaty pracownika. Należy również zapoznać się z kontynuacją świadczeń, w tym COBRA lub innych świadczeń, które wykraczają poza datę wypowiedzenia.
kto zajmuje się offboardingiem pracowników?
w przypadku wielu średnich firm Twój zespół HR zazwyczaj pełni rolę koordynatora ds. oddelegowania pracowników. Ważne jest, aby proces offboardingu obejmował menedżerów IT, facility managerów i menedżerów działów.
w przypadku mniejszych firm, które nie mają dedykowanych zespołów HR, proces może być zarządzany przez właściciela firmy, kierownika biura lub przełożonego pracownika. W takich przypadkach ważne jest, aby istniała formalna Lista kontrolna offboardingu, aby upewnić się, że kroki nie zostaną pominięte.
oprogramowanie HR dla małych firm może pomóc w zautomatyzowaniu procesu offboardingu, aby uniknąć pominięcia krytycznych kroków. Oprogramowanie HR może również usprawnić inne czasochłonne zadania HR, takie jak rekrutacja pracowników, zatrudnianie, onboarding, płace i zgodność z przepisami prawa pracy.
chcesz skrócić czas spędzany na zatrudnianiu związanych z HR zadań, takich jak znalezienie pracowników, formalności, onboarding/offboarding, płace, świadczenia i zgodność z przepisami biznesowymi?
możemy pomóc Ci znaleźć partnera do outsourcingu HR z naszej sieci ponad 300 dostawców usług w USA.
Pobierz ebooka
Lista kontrolna offboardingu pracowników
Użyj tej listy kontrolnej offboardingu pracowników, aby upewnić się, że Twoja firma nie przegapi żadnych krytycznych kroków offboardingu:
- bezpieczeństwo
- zwróć pracownika w dowolnej nieruchomości należącej do firmy
- laptopy i torby komputerowe
- telefony komórkowe
- identyfikatory pracowników i identyfikatory dostępu
- przepustki parkingowe
- pojazdy firmowe
- Ogranicz dostęp do logowania
- dostęp do logowania do sieci i komputera
- Konta poczty elektronicznej, konferencji telefonicznej i komunikatorów internetowych
- hasła do oprogramowania innych firm (dostęp do krytycznych systemów firmowych, intranetu, Salesforce, Marketo, CMS strony internetowej, analityki itp.
- dostęp do poufnych dokumentów firmowych
- zwróć pracownika w dowolnej nieruchomości należącej do firmy
- Lista płac i inne dokumenty
- Zaktualizuj system płac z datą wypowiedzenia
- omów ostatnią wypłatę pracownika, w tym wypłatę za niewykorzystane dni urlopu lub pakiet odpraw pracowniczych
- podpisz list o wypowiedzeniu
- podpisz formularze o zakazie konkurencji lub nieujawnianiu
- dokumentacja świadczeń: kontynuacja świadczeń zdrowotnych (COBRA), plan emerytalny, ubezpieczenie na wypadek bezrobocia itp.
- transfer wiedzy
- priorytetowa dokumentacja rutynowych zadań wraz z instrukcjami krok po kroku w razie potrzeby
- aktualizacje statusu bieżących i planowanych projektów
- poproś dotychczasowych pracowników o przeszkolenie współpracowników w zakresie wykonywania tych zadań
- pozbądź się dostępu do plików lub systemów
- uzyskaj listę kontaktów w organizacji i poza nią
- Exit interview
- uzyskaj opinię o tym, dlaczego pracownik odchodzi
- zapytaj o obszary, w których firma może się poprawić
- dyskutuj, czy pracownik miał wsparcie i zasoby niezbędne do wykonywania swojej pracy
- Określ relacje pracownika z menedżerem
- zapytaj, co można było zrobić, aby został
- staraj się zachować otwarte drzwi dla cenionych pracowników, aby powrócić do firmy
- Komunikacja
- wyślij e-mail lub ustnie powiadom współpracowników
- powiadom Kontakty zewnętrzne (takie jak klienci, z którymi pracował pracownik, dostawcy, z którymi współpracował itp.)
niektóre firmy i branże mają unikalne potrzeby, które wymagają dodatkowych kroków, które należy dodać do listy kontrolnej offboardingu oprócz powyższych. Zalecamy uaktualnienie listy kontrolnej o te elementy, aby zapewnić spójny proces offboardingu w całej firmie.
oprogramowanie HR może pomóc zautomatyzować wiele z tych kroków, aby uprościć proces i zapewnić przestrzeganie najlepszych praktyk w zakresie offboardingu.
jeśli uważasz, że czas spędzony na zarządzaniu zadaniami HR odciąga cię od innych krytycznych obszarów Twojej firmy, rozważ współpracę z dostawcą usług HR, który może pomóc w zarządzaniu wszystkimi aspektami HR, w tym płacami, korzyściami, zgodnością z przepisami, zatrudnianiem, procesem onboardingu i offboardingiem.
potrzebujesz pomocy w pokonaniu zawiłości federalnych i stanowych przepisów prawa pracy?
możemy pomóc Ci znaleźć najlepszego partnera do outsourcingu HR z naszej sieci ponad 300 dostawców usług w USA.
Znajdź dostawcę usług HR
podsumowanie
pracownik offboarding (definicja): formalny proces zarządzania pracownikami, którzy opuszczają firmę.
Korzystanie z listy kontrolnej offboardingu może pomóc Twojej firmie poprawić bezpieczeństwo, rozwiązać niezbędne formalności, zminimalizować utratę wiedzy instytucjonalnej i uzyskać informacje zwrotne, aby poprawić środowisko pracy.
Jeśli szukasz więcej informacji na temat tego, jak zmniejszyć ryzyko dla Twojej firmy i poprawić sposób znajdowania, zatrudniania, zatrudniania i odbierania pracowników, dowiedz się, jak współpraca z dostawcą usług HR może pomóc.