Autor: Nai Kanell
Dyrektor ds. marketingu
SpaceIQ
wszyscy wiemy, że komunikacja między zespołami jest niezbędna do sukcesu. Zespoły, które nie potrafią się dobrze komunikować, nie działają jako jednostka. Obowiązki, oczekiwania i informacje stają się pomieszane, co prowadzi do dowolnej liczby niepowodzeń. Natomiast grupy o silnej skłonności do komunikacji rozwijają pozytywne synergie. Twórca różnicy? Dostęp do pomocnych narzędzi komunikacji w zespole.
często problemy z komunikacją nie wynikają z braku wysiłku. Powstają one z powodu luk w sposobach komunikacji między członkami zespołu. John wysyła maila, którego Suzie nie widzi. Patty pracuje nad najnowszą wersją dokumentu, podczas gdy Jerry pracuje nad wcześniejszym szkicem. Kiedy ludzie nie są po tej samej stronie, nie mogą efektywnie współpracować. Dostęp do odpowiednich narzędzi komunikacji zespołowej może wypełnić te luki i pomóc ludziom w lepszej współpracy.
Oto pięć podstawowych rodzajów narzędzi komunikacji zespołowej i jedne z najlepszych opcji wśród nich dla zespołów, zarówno wewnętrznych, jak i zdecentralizowanych.
wiadomości i aplikacje do czatu
platformy wiadomości szybko zastępują pocztę e-mail jako de facto formę komunikacji. Aplikacja do komunikacji zespołowej, taka jak Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work, a nawet czat grupowy pakietu office, zapewnia więcej funkcji niż poczta e-mail.
wiadomości e-mail pojawiają się w Twojej skrzynce odbiorczej i niewiele możesz z nimi zrobić poza oznaczeniem ich lub posortowaniem w folderach. Aplikacje Messenger i czat oferują zespołom świat organizacji i interaktywności. Slack organizuje rozmowy w wątki, aby ułatwić nawigację. Microsoft Teams ułatwia udostępnianie plików w dużych grupach. Facebook for Work ułatwia komunikację za pośrednictwem GIFów i emoji.
aplikacje do przesyłania wiadomości wykraczają poza e-mail, aby zapewnić zespołom poziom komunikacji interpersonalnej, który jest bardzo potrzebny w dobrze funkcjonujących miejscach pracy. Szybka, zwięzła, zorganizowana-dokładnie taka powinna być komunikacja.
aplikacje do udostępniania plików
przenoszenie danych i zasobów między członkami zespołu jest kłopotliwe. Oparte na chmurze aplikacje do udostępniania plików zapewniają wszystkim dostęp do tych samych informacji w tym samym czasie, więc nikt nie jest pominięty ani pozostawiony w tyle.
dzisiaj Dropbox, Box.com, Dysk Google i Microsoft OneDrive rządzą chmurami biznesowymi. Przechowują one nieskończone gigabajty (nawet terabajty) danych w centralnym repozytorium, do którego dostęp mają wszyscy członkowie zespołu. Za każdym razem, gdy aktualizujesz plik, jest on aktualizowany dla wszystkich.
aplikacje do udostępniania plików ułatwiają organizację i współpracę. Aplikacje takie jak Dropbox i Dysk Google umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym bezpośrednio w chmurze. Te same aplikacje pomagają również dystrybuować ogromne pliki w szczypcie-te zbyt duże, aby wysłać za pośrednictwem poczty e-mail. Nie ma potrzeby umieszczania plików na pendrive ’ ie; wystarczy przesłać je do chmury za pomocą aplikacji do udostępniania plików i wysłać link.
narzędzia do wideokonferencji
zdecentralizowane zespoły rzadko są w stanie spotkać się osobiście. Mark jest w domu, John jest w kawiarni, a Nicole w biurze. Podczas gdy wszyscy mogą współpracować za pomocą niezliczonych narzędzi, czasami nie ma substytutu bezpośredniej komunikacji. Wpisz: narzędzia do wideokonferencji.
Zoom to wiodące na rynku narzędzie do komunikacji zespołowej do wideokonferencji, ale nie jedyne. GoToMeeting, Join.me i Skype wszystkie oferują własną iterację na czacie wideo. Dzięki funkcjom takim jak czaty osobiste, czaty grupowe, udostępnianie ekranu, a nawet prywatne ekrany czatu, grupy mogą spotykać się tak samo, jak osobiście. Czat wideo wypełnia pustkę komunikacji wizualnej, która pochodzi z coraz bardziej mobilnej siły roboczej.
oprogramowanie do edycji dokumentów
współpraca nad jednym elementem zabezpieczenia jest trudna bez oprogramowania do edycji dokumentów w chmurze. Grupy potrzebują Aktualnej w czasie rzeczywistym wersji każdego dokumentu, który ulepszają. Nowoczesne oprogramowanie do współpracy daje im to. Zapomnij o drukowaniu wielu wersji dla grupy do edycji lub próbie śledzenia niekończącego się łańcucha szkiców wiadomości e-mail. Dzisiejsze zespoły umieszczają swoje zapasy w pakiecie Google Apps, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign i wielu innych.
piękno oprogramowania do edycji dokumentów jako narzędzia komunikacji jest kontekstowa informacja zwrotna. Oznaczenie dokumentu jest znacznie łatwiejsze niż wyjaśnienie go w wiadomości e-mail lub nawet próba porozmawiania z kimś przez telefon. Zespoły mogą również zapraszać zewnętrznych współpracowników (takich jak klienci) do przeglądania i tworzenia notatek bezpośrednio w dokumencie. Dzięki zarejestrowanym i zarchiwizowanym iteracjom historycznym łatwo jest zobaczyć, kto co zmienia, a nawet wrócić, jeśli wystąpi błąd. To kolejny przykład tego, jak bezcenne są platformy oparte na chmurze do komunikacji grupowej.
platformy zarządzania projektami
platformy zarządzania projektami są bezspornie najcenniejszymi narzędziami komunikacji dla zespołów biznesowych. Te aplikacje łączą komunikację, współpracę, odpowiedzialność i odpowiedzialność. Są sercem każdego dobrze funkcjonującego zespołu—bazą do każdej pracy.
oprogramowanie do zarządzania projektami przyjmuje wiele form. Możesz zdecydować się na rozwiązania korporacyjne, takie jak Basecamp lub ZoHo, przejść w pełni funkcjonalny z Wrike lub Asana, lub spróbować minimalistycznych z Trello lub Monday.com. Lista trwa prawie wiecznie, z platformami dla wszystkich rozmiarów zespołów, budżetów i złożoności. Niezależnie od oprogramowania, sentyment jest taki sam: organizacja prowadzi do sukcesu. Platformy do zarządzania projektami są najlepszym przykładem komunikacji i zapewniają całkowitą widoczność wysiłków grupy.
pełny zestaw możliwości komunikacyjnych
każdy aspekt komunikacji odgrywa ważną rolę w sukcesie zespołu. Nie ma srebrnej kuli. To zadanie może wymagać prostej aplikacji do przesyłania wiadomości; że jeden może wymagać wideokonferencji. Ważne jest, aby zespoły korzystały z tego samego zestawu narzędzi i rozumieły rolę, jaką każdy z nich odgrywa we współpracy.
nie powinno być niepewności w środowisku zespołowym i nikt nie powinien zgadywać o czymkolwiek, co dotyczy ich rówieśników. Zamiast tego powinni być w stanie korzystać z dowolnego zasobu komunikacyjnego w swoim zestawie narzędzi, aby uzyskać odpowiedzi i informacje. Każda interakcja jest okazją do wzmocnienia dynamiki zespołu i poprawy naturalnej synergii grupy.
Czytaj Dalej: 10 Aplikacji Mobilnych Zwiększających Produktywność