to czas bezprecedensowych zmian w branży prawniczej, w odpowiedzi wielu prawników dokonuje poważnych zmian w karierze. Od doświadczonych adwokatów, którzy rozwijają się niezależnie, po nowych adwokatów rozpoczynających zawód w środku pandemii-coraz więcej prawników otwiera swoje własne praktyki. Ale w środku tych niepewnych czasach, fizyczna przestrzeń biurowa może nie być najlepszym rozwiązaniem. Prawidłowo wykonana aranżacja wirtualnego biura może być równie skuteczna, zapewniając jednocześnie dodatkową warstwę ostrożności.
w tym poście omówimy potrzeby założenia i założenia wirtualnej kancelarii prawnej. Od względów administracyjnych do zabezpieczenia niezbędnych zasobów, Czytaj dalej 8 wskazówek do rozpoczęcia własnej wirtualnej praktyki.
Tip # 1 Stwórz biznes Plan
każde udane przedsięwzięcie wymaga planu działania, a twoja nowa wirtualna Kancelaria nie jest wyjątkiem. Niezależnie od tego, czy otwierasz zupełnie nową praktykę, czy przechodzisz z fizycznego biura, poświęć trochę czasu na napisanie szczegółowego biznesplanu, który przeprowadzi Cię przez cały proces i aktywnie podejmie wyzwania. Twój plan powinien zawierać różne elementy, takie jak:
- Streszczenie zawierające twoją misję, ogólny Opis firmy i informacje finansowe.
- analiza rynku uwzględniająca podaż i popyt na usługi prawne w ramach Twojej praktyki i obszaru geograficznego.
- schemat organizacyjny, który określa strukturę firmy, w tym każde z stanowisk w ramach praktyki.
- opis usług w zakresie praktyki Twojej firmy, w tym stawki godzinowe i harmonogramy opłat.
- plan marketingowy, który określa, jakie wysiłki zostaną podjęte, aby wprowadzić firmę na rynek, przyciągnąć potencjalnych klientów i zabezpieczyć nowe sprawy.
- sekcja prognoz finansowych, która zawiera listę celów finansowych firmy, a także prognoz zysków i kosztów.
Wskazówka #2 Utwórz przestrzeń roboczą
możesz nie mieć biura stacjonarnego, ale nadal potrzebujesz fizycznej lokalizacji, aby codziennie wykonywać swoje zadania zawodowe. Zdecyduj, gdzie chcesz zlokalizować obszar roboczy. Czy masz dedykowane biuro w swoim domu lub będziesz Wielofunkcyjny inny obszar domu? Niezależnie od przypadku, zastanów się, czego potrzebujesz, aby ta przestrzeń robocza była produktywna. Niektóre z tych rozważań obejmują:
- Twoje biurko i krzesło
- Oświetlenie
- przestrzeń do przechowywania materiałów biurowych
- prywatność i poufność klientów
- dostęp do Internetu
- twoje otoczenie do wirtualnych spotkań
Wskazówka #3 ustal swoje procesy
sprawny i efektywny przepływ w ramach Kancelarii ma kluczowe znaczenie dla sukcesu. Bez odpowiednich procesów Członkowie firmy mogą marnować wiele godzin, próbując na nowo odkryć koło i ustalić obowiązki administracyjne. Jeszcze większym wyzwaniem jest fakt, że w środowisku wirtualnym Członkowie firmy nie znajdują się w tej samej przestrzeni, aby łatwo dzielić się pomysłami i informacjami. Z tego powodu niezwykle ważne jest, aby od samego początku istnienia nowej firmy istniały jasno określone procesy administracyjne.
zastanów się jak ty i Twoi pracownicy poradzicie sobie z takimi sytuacjami jak:
- konsultacje z potencjalnymi klientami
- pozyskiwanie nowych klientów
- Dystrybucja poczty
- przechowywanie dokumentów
- komunikacja wewnętrzna
- komunikacja zewnętrzna
- śledzenie czasu pracy
- fakturowanie klientów
po podjęciu tych ważnych decyzji ogranicz je do pisania, tworząc solidne instrukcje i standardy działania.
Tip # 4 Promuj kulturę Zjednoczonej firmy
gdy członkowie firmy pracują z różnych lokalizacji, ustanowienie jednolitej kultury firmy może być trudne. Podczas pracy w domu niektórzy pracownicy doświadczają uczucia izolacji i depresji. Przeciwdziałaj tym zagrożeniom, tworząc działania i praktyki, które wspierają jednolitą kulturę i obejmują każdego członka firmy. Wirtualne wydarzenia, takie jak konkursy zespołowe, czaty na lunch i kluby książki, mogą promować spójne i pozytywne wirtualne środowisko pracy.
Tip #5 pomyśl o swoich klientach
ty i członkowie Twojej firmy nie jesteście jedynymi, którzy doświadczają Twojej firmy w nowy lub inny sposób. Twoi klienci muszą również radzić sobie z sytuacjami, które są dalekie od ich oczekiwań co do współpracy z prawnikiem. Upewnij się, że wirtualny charakter Twojej firmy nie zmniejsza doświadczenia klienta ani zdolności Twojej firmy do świadczenia klientom znakomitych usług prawnych. Rozważ okoliczności takie jak:
- jak prowadzić spotkania z klientami
- jak bezpiecznie dostarczać dokumenty do klientów
- jak stale aktualizować klientów?
- jakich zasobów technicznych potrzebujesz, aby zaspokoić potrzeby klientów w środowisku wirtualnym?
Tip #6 wykorzystaj skuteczną technologię
technologia jest ważna w każdej kancelarii, ale staje się kluczowa dla kancelarii prawnych działających wirtualnie. Potrzebujesz narzędzi, które mogą być dostępne i wykorzystywane przez odpowiednich członków firmy, ponieważ pracują z różnych lokalizacji. Niektóre typowe opcje prawne tech obejmują:
- oprogramowanie do zarządzania praktyką
- Przechowywanie dokumentów w chmurze
- narzędzia badawcze Online
- oprogramowanie do śledzenia czasu
- platforma do fakturowania prawnego w chmurze
- oprogramowanie do zarządzania klientami
TimeSolv oferuje oprogramowanie do fakturowania prawnego wiele funkcji ułatwiających liderom firm prawniczych zarządzanie praktykami, śledzenie czasu, tworzenie faktur i skuteczne pobieranie płatności. Dzięki technologii opartej na chmurze i licznym integracjom TimeSolv pomaga wirtualnym firmom prawniczym utrzymać się na dobrej drodze i przynosić zyski.
Tip # 7 wewnętrzna & komunikacja zewnętrzna
jeśli twoja nowa wirtualna Kancelaria będzie zawierać zespół prawników i personel pomocniczy, będziesz potrzebował narzędzi komunikacji wewnętrznej, które pozwolą wszystkim członkom na szybką i łatwą interakcję ze sobą przez cały dzień. Rozwój wirtualnych środowisk pracy wprowadził wiele opcji komunikacji, w tym aplikacje do czatu, takie jak Slack, oraz narzędzia do współpracy, takie jak Microsoft Meetings. Zrób trochę badań, aby znaleźć najlepszą opcję dla Twojej firmy.
ważne jest również, aby zastanowić się, jakich narzędzi użyjesz do zewnętrznej komunikacji z klientami i innymi prawnikami. W przypadku osób pracujących w różnych lokalizacjach korzystanie z różnych telefonów domowych i komórkowych może sprawić, że Kancelaria stanie się nieprofesjonalna dla potencjalnych i obecnych klientów.
technologie VoIP umożliwiają kancelariom bezproblemową komunikację z klientami i współpracownikami w środowisku wirtualnym. Połączenia są kierowane przez sieci protokołu internetowego. Dlatego, niezależnie od tego, gdzie Członkowie firmy inicjują połączenia, odbiorca widzi jeden spójny numer telefonu dla firmy. Ponadto, gdy klienci dzwonią do firmy, używają jednego standardowego numeru, który może być kierowany do członków firmy bez względu na to, gdzie pracują fizycznie.
Portal Klienta może również pomóc w komunikacji zewnętrznej, zapewniając narzędzie do rozpowszechniania informacji i aktualizacji dla klientów w bezpieczny i wirtualny sposób. Dzięki tej technologii klienci mogą samodzielnie logować się na swoje bezpieczne konta, aby przeglądać aktualizacje, sprawdzać faktury i płacić rachunki prawne.
Tip #8 opcje płatności Online
wirtualna Kancelaria Prawna potrzebuje narzędzi do zbierania płatności online. W dobie dystansu społecznego wielu konsumentów preferuje transakcje online, ponieważ nie mają podróży do biura ani czeku pocztą. Niezależnie od tego, czy akceptujesz płatności za pośrednictwem Portalu Klienta, czy umieszczasz przycisk płatności na swojej stronie internetowej, opcje płatności online przekładają się na szybsze wynagrodzenie dla Twojej firmy i mniej zasobów wydawanych na pobieranie niezapłaconych faktur. Pracownicy kancelarii po prostu wysyłają faktury drogą elektroniczną, a klienci mogą je płacić po ich otrzymaniu.