w procesie A3 jest dziewięć (cóż, dziesięć) kroków.
0: Zidentyfikuj problem
ponieważ celem procesu A3 jest rozwiązywanie problemów lub zaspokajanie potrzeb, pierwszym, nieco niepisanym krokiem jest zidentyfikowanie problemu lub potrzeby.
1: Uchwyć aktualny stan sytuacji
po wyrównaniu problemu lub potrzeby, którą chcesz rozwiązać, nadszedł czas, aby uchwycić i przeanalizować bieżący stan sytuacji. Toyota sugeruje, że rozwiązywanie problemów:
- Obserwuj procesy pracy z pierwszej ręki i dokumentuj swoje obserwacje.
- zbierz się wokół tablicy i przejdź przez każdy krok procesu. Możesz to zrobić za pomocą fantazyjnych narzędzi do tworzenia wykresów, ale figury i strzałki również wykonają to zadanie.
- jeśli to możliwe, określ wielkość problemu (np. % biletów o długich czasach cyklu, # opóźnionych dostaw klientów, # błędów zgłaszanych na kwartał). Wykresuj swoje dane, jeśli to możliwe; wizualizacje są naprawdę pomocne.
2: Przeprowadź analizę przyczyn źródłowych
teraz, gdy widzisz swój proces, spróbuj dowiedzieć się głównej przyczyny wydajności. Możesz zadawać pytania takie jak:
- gdzie mamy problemy z komunikacją?
- gdzie widzimy duże opóźnienia bez aktywności?
- jakich informacji potrzebujemy, aby skuteczniej/sprawniej współpracować?
udokumentuj te punkty bólu, a następnie Kop głębiej. 5 whys jest pomocnym narzędziem do przeprowadzenia dokładnej analizy przyczyn źródłowych. Podstawową ideą jest to, że zaczynasz od stwierdzenia problemu, a następnie pytasz ” dlaczego?”dopóki nie odkryjesz prawdziwej przyczyny problemu. Możesz lub nie musisz pytać, dlaczego dokładnie pięć razy – jest to po prostu szacunek.
3: opracuj środki zaradcze, aby rozwiązać podstawowe przyczyny
środki zaradcze to twoje pomysły na rozwiązanie sytuacji; zmiany, które należy wprowadzić w procesach, które przybliżą organizację do ideału poprzez zajęcie się podstawowymi przyczynami. Środki zaradcze powinny mieć na celu:
- określić zamierzony rezultat i plan jego osiągnięcia.
- tworzenie jasnych, bezpośrednich powiązań między osobami odpowiedzialnymi za etapy procesu.
- zmniejsz lub wyeliminuj pętle, obejścia i opóźnienia.
4: Określ swój stan docelowy
po wybraniu środków zaradczych możesz jasno zdefiniować swój stan docelowy. W procesie A3 komunikujesz nasz stan docelowy za pomocą mapy procesów. Pamiętaj, aby pamiętać, gdzie zachodzą zmiany w procesie, aby można je było zaobserwować.
5: opracuj plan wdrożenia
teraz, gdy zdefiniowałeś swój stan docelowy, możesz opracować plan, jak go osiągnąć. Plany wdrożenia powinny obejmować:
- Lista zadań, aby uzyskać środki zaradcze w miejscu
- kto jest odpowiedzialny za co
- terminy terminów dla dowolnych elementów pracy wrażliwych na czas
większość zespołów decyduje się udokumentować swój plan wdrożenia w swoim A3.
6: opracowanie planu działań następczych z przewidywanymi wynikami
plan działań następczych pozwala zespołom Lean sprawdzić swoją pracę; pozwala im zweryfikować, czy rzeczywiście rozumieją obecny stan na tyle dobrze, aby go poprawić. Plan monitorowania jest kluczowym krokiem w doskonaleniu procesów, ponieważ może pomóc zespołom upewnić się, że:
- zrealizowano plan wdrożenia
- zrealizowano warunek docelowy
- osiągnięto oczekiwane rezultaty
pierwsze sześć kroków opisano w raporcie A3. Większość zespołów używa szablonu dla swojego A3.
7: weź wszystkich na pokład
celem każdej poprawy systemowej jest poprawa każdej części systemu. Dlatego ważne jest, aby przed wprowadzeniem zmian włączyć do rozmowy wszystkich, których może dotyczyć wdrożenie lub stan docelowy.
budowanie konsensusu w całym procesie jest zwykle najbardziej skutecznym podejściem, dlatego wiele zespołów decyduje się na uwzględnienie tego w każdym krytycznym punkcie zwrotnym w procesie A3. W zależności od zakresu prac ważne może być również poinformowanie kadry kierowniczej i innych zainteresowanych stron, na które mogą mieć wpływ prace.
8: 00
teraz czas na wdrożenie. Śledź wdrożenie, jak omówiono, obserwując możliwości poprawy po drodze.
9: Ocena wyników
w zbyt wielu sytuacjach proces A3 kończy się implementacją. Ważne jest, aby zmierzyć rzeczywiste wyniki i porównać je z przewidywaniami, aby się uczyć.
jeśli rzeczywiste wyniki różnią się znacznie od tego, czego oczekiwano, zrób badania, aby dowiedzieć się, dlaczego. Zmień proces w razie potrzeby i powtórz wdrażanie i kontynuację, aż do osiągnięcia celu.